Нужно ли вернуть командировочные

Обновлено: 04.07.2024

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Работодатель не всегда имеет право учесть в расходах компенсацию затрат на проезд сотрудника в командировку и обратно. Как компенсировать билеты и дни в пути, законно учесть их в расходах по налогу на прибыль и не получить штраф?

Командировка во время отпуска

Отзываем сотрудника из отпуска

Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.

Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:

несовершеннолетних;
работников вредных или опасных производств;
беременных.

Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.

Пересчитываем отпускные

Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:

Принять наличными через кассу.
Вычесть из зарплаты.
Учесть в командировочных расходах.

Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.

Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска

Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.

Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.

Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.

Компенсируем расходы на проезд

Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.

Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки

Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы

Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт

Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.

Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.

Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).

Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:

участник ВОВ;
пенсионер;
инвалид;
супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).

Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.

Считаем, что можно учесть в расходах

Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.

За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

После командировки в отпуск

Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.

Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).

Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы

Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.

Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.

Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.

Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу

День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.

Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.

Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.

После отпуска в командировку

Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку.

Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.

Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).

Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.

Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Служебная командировка – обычное событие в деятельности любого предприятия, независимо от сферы экономической деятельности. Кто-то реже направляет работников в командировки, кто-то чаще. И не всегда командировка приходится на рабочие дни, иногда приходится захватывать и выходные. Наш эксперт Виктор Бочеев рассказал, как оплатить возвращение из командировки в выходной день.

Служебная командировка – это поездка работника в другую местность по приказу работодателя для исполнения своих трудовых обязанностей в рамках служебного поручения (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Закон предусматривает, что срок командировки должен быть определён конкретными датами. Это значит, что поездка не может быть бессрочной или с открытыми датами. Учтите, максимальный срок командировки действующими нормами трудового законодательства не установлен. Ограничения какого-либо нет. Это означает, что командировка может быть, как и однодневной, так и более длительной. Работодатель сам определяет продолжительность служебной командировки, а именно дату выезда и дату возвращения (п. 4 Положения о служебных командировках).

Уникальные аналитические материалы справочно-правовой системы КонсультантПлюс помогут вам при решении сложных спорных ситуаций.

По общему правилу фактический срок командировки определяется проездными документами, то есть документами, подтверждающими расходы на проезд. День выезда работника в командировку – это её первый день, а день приезда работника из командировки – это её последний день.

Из этого правила есть исключение. Если ваш сотрудник отправляется в командировку из транспортного пункта (станции, пристани, аэропорта), который находится за пределами населённого пункта, тогда в сроке командировки работодатель должен учитывать время, необходимое для проезда до (от) транспортного пункта отправления. Это имеет значение, когда отправление (прибытие) происходит на стыке суток. В данной ситуации первым днём служебной командировки будет не дата отправления, указанная в проездном документе, а предшествующие сутки. Последним же днём командировки будут последующие сутки.

Независимо от того, работает сотрудник или нет в день выезда или приезда из командировки, в любом случае это первый или последний день командировки. А вот вопрос, выходить ему на работу в эти дни или нет, решается по согласованию с работодателем.

Итак, мы можем сделать вывод, что законодательство не устанавливает запретов на отправление или возвращение работников из командировки в выходные или нерабочие праздничные дни.

Оформление командировки в выходной день в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Важно помнить, что за командированным работником сохраняется средний заработок. Это одна из гарантий трудового законодательства (ст. 167 ТК РФ). Разберём несколько вопросов.

А за весь ли период командировки сохраняется средний заработок или нет?

Согласно п. 9 Положения о служебных командировках средний заработок сохраняется за командированным работником за те дни, в которые он работает по графику своего работодателя. А также средний заработок сохраняется за дни, на которые приходится нахождение в пути туда и обратно, и в дни вынужденной остановки в пути.

Возникает вопрос: за какие периоды, которые приходятся на командировку, не сохраняется средний заработок?

Во-первых, это выходные или нерабочие праздничные дни, которые приходятся на командировку, но работник в эти дни не работает, а отдыхает.

Во-вторых, дни болезни работника, которые приходятся на командировку. За эти дни сотруднику выплачивается больничное пособие.

В-третьих, если работник отработал полный рабочий день и в тот же день уехал в командировку или вернулся из неё. Должен ли работодатель заплатить ему за этот день заработную плату? Законодательство сделать это не позволяет. Нужно сохранять средний заработок, так как это первый или последний день командировки. При этом работодатель имеет право установить доплату к среднему заработку до уровня заработной платы работникам, находящимся в командировке. Это будет уместно, если заработная плата за этот день больше, чем средний заработок. Этот подход можно применять ко всему сроку командировки.

Ранее наши эксперты разъяснили, может ли быть уволен за прогул сотрудник с разъездным характером работы.

Конечно же, командированные работники могут привлекаться к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Это не запрещено законодательством. Работа в эти дни оплачивается в общем порядке, закрепленном ст. 153 ТК РФ. То есть при привлечении к работе в выходные или нерабочие праздничные дни командированного сотрудника его труд оплачивается не менее чем в двойном размере, исходя из системы оплаты, установленной для работника, либо в одинарном размере, но с предоставлением ему другого дня отдыха, который оплате не подлежит.

Отсюда следующий вывод: если наш работник возвращается из командировки в выходной или нерабочий праздничный день, тогда каждый час нахождения в пути, который приходится на выходной или нерабочий праздничной день, оплачивается согласно ст. 153 ТК РФ. То есть не менее чем в двойном размере, исходя из системы оплаты, установленной для работника, либо в одинарном размере, но с предоставлением ему другого дня отдыха, который оплате не подлежит.

Конечно же, в такой ситуации нужно в надлежащем порядке оформить привлечение к работе в выходной день, а именно получить от работника согласие на это и оформить приказ. В таком порядке мы действуем, когда работник возвращается из командировки в выходной день в связи с производственной необходимостью, то есть по распоряжению работодателя.

А как же быть, если наш сотрудник возвращается из командировки в выходной день не в связи с производственной необходимостью, а по причине собственной инициативы? Работник ведь имеет на это право. Это его выходные или нерабочие праздничные дни. В такой ситуации эти дни не входят в срок командировки. А значит, ни средний заработок, ни двойная и ни одинарная плата за такие выходные или нерабочие праздничные дни работнику не полагаются.

Ранее мы рассказывали, можно ли контролировать работников с помощью видеокамер и программного обеспечения.

Также трудовое законодательство гарантирует работнику возмещение расходов, которые связаны с командировкой (ст. ст. 167, 168 ТК РФ). К командировочным расходам законодательство относит расходы на проезд к месту командирования и обратно, расходы на проживание, суточные и иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

В ситуации, когда работник в связи с производственной необходимостью возвращается из командировки в выходной или нерабочий праздничный день, расходы на проезд и проживание ему возмещаются в обычном порядке при условии, что эти расходы документально подтверждены. Суточные за этот день выплачиваются также в обычном порядке, потому что по закону суточные подлежат выплате за каждый день, который входит в срок командировки независимо от того, выходной или рабочий день.

Из этого правила есть одно исключение: командировка без проживания вне места постоянного жительства – суточные не выплачиваются. Например, однодневная командировка по России или длительная командировка в соседний населённый пункт, при которой работник ежедневно будет возвращаться в место постоянного жительства. Также фактический расход суточных работник документально не подтверждает, законодательство этого не требует. Экономическим обоснованием выплаты суточных является документально подтверждённый фактический срок командировки. По общему правилу он подтверждается проездными документами.

А если работник по собственной инициативе задержался в командировке и возвращается из неё в выходной или нерабочий праздничный день?

В этой ситуации фактический срок командировки отличается от срока между проездными документами. Попросите работника написать заявление (объяснительную или служебную записку) в произвольной форме, в котором последний укажет, что фактический срок пребывания его в командировке тот, который указан в приказе. А вернулся он из командировки в выходной день, так как решил провести выходные дни в местности командирования по собственной инициативе.

Из этого заявления мы делаем чёткий вывод, что фактический срок командировки отличается от срока между датами в проездных документах. Поэтому расходы на проезд работнику возмещаются в обычном порядке. Расходы на проживание возмещаем только за те дни, которые обозначены в приказе, то есть за фактический срок пребывания командировки. Суточные выплачиваем также за фактический срок командировки, указанный в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Таким образом, порядок оплаты возвращения из командировки в выходной день зависит от того, производственный ли характер носили причины этого или причиной была собственная инициатива работника.

Если работник возвращается из командировки в выходной день в связи с производственной необходимостью, работодатель оплачивает каждый час нахождения в пути, который приходится на выходной или нерабочий праздничной день, согласно ст. 153 ТК РФ. То есть не менее чем в двойном размере, исходя из системы оплаты труда, установленной для работника, либо в одинарном размере, но с предоставлением ему другого дня отдыха, который оплате не подлежит. Средний заработок за работником в это день не сохраняется. Расходы на проезд и проживание работодатель возмещает вернувшемуся из командировки работнику в обычном порядке при условии, что эти расходы документально подтверждены. Суточные за этот день выплачиваются сотруднику также в обычном порядке, потому что по закону суточные подлежат выплате за каждый день, который входит в срок командировки независимо от того, выходной или рабочий день.

В случае же, если наш сотрудник возвращается из командировки в выходной день не в связи с производственной необходимостью, а по причине собственной инициативы, ни средний заработок, ни двойная и ни одинарная плата за такой выходной или нерабочий праздничный день работнику не полагаются. При этом расходы на проезд работнику возмещаются в обычном порядке. Расходы на проживание возмещаем только за те дни, которые обозначены в приказе, то есть за фактический срок пребывания командировки. Суточные выплачиваем также за фактический срок командировки, указанный в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Напоминаю, такие уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс, как готовые решения и путеводитель по кадровым вопросам, помогут вам при решении сложных спорных ситуаций. Выводы готовых решений и путеводителя по кадровым вопросам учитывают нормы действующего законодательства, актуальную сложившуюся судебную практику и официальные разъяснения органов власти.

В непростые времена распространения коронавирусной инфекции не только меняются условия работы, но и нередко срываются командировки сотрудников. Оплачены билеты, забронирована гостиница, выданы суточные, но случается форс-мажор, и поездка отменяется. Кому-то повезет сдать билеты, а кому-то - нет. Как это отразится на налоговой нагрузке компании?

Приказ об отмене командировки

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника. После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки. Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу. Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги. Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно.

Да и при возврате билета все равно возникают расходы, поскольку перевозчики в таких случаях обычно удерживают комиссию.

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии?

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств.

Чиновники подтверждают, что подобные суммы, в том числе и штраф за отказ от проживания в гостинице, компания может отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли (письма Минфина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890, от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786).

Невозвратные билеты

В обычной ситуации, когда сотрудник благополучно улетает в командировку, расходы на покупку билета компания учитывает при налогообложении как командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В ситуации, когда служебная командировка не состоялась, затраты, которые фирма понесла в связи с планируемой поездкой, нельзя назвать командировочными расходами.

Есть вариант: списать их в уменьшение налогооблагаемой прибыли как прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ либо как внереализационные расходы на основании подп. 20 п. 1 (другие обоснованные расходы) или п. 2 ст. 265 НК РФ (убытки, полученные в отчетном периоде).

Но как на это смотрят чиновники и налоговики на местах?

Если обратиться к официальным разъяснениям, то мы увидим, что Минфин не против списания в налоговом учете расходов, понесенных в случае отмены командировки расходов (письма Минфина РФ от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766). А вот ФНС считает, что в целях учета расходов по отмененной поездке важное значение имеет причина отмены. Так, если командировка не состоялась по вине работника (например, из-за наложенного на него ограничения на выезд из России), то понесенные расходы компания не может учесть при налогообложении прибыли на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@). Правда, полной ясности данное письмо не дает. Можно ли понимать его как абсолютный запрет на учет расходов в подобной ситуации или как запрет только в качестве командировочных расходов?

Мы считаем, что затраты по отмененной командировке можно учесть, если отмена произошла по уважительным причинам, не зависящим от компании. Однако не исключено, что такой вариант не устроит налоговиков, которые могут заявить, что расходы на покупку билета не обоснованы, поскольку работник не воспользовался билетом.

НДФЛ и страховые взносы

Но вопросы возникают не только в части налога на прибыль. Не заставят ли налоговики исчислить и уплатить НДФЛ с суммы, которую компания потратила в связи с покупкой билета, оформлением загранпаспорта и визы?

Не исключено, что попытаются это сделать, указав, что при несостоявшейся командировке не может быть и расходов на командировку, которые освобождаются от НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. Однако здесь с ними можно поспорить. Приведем аргументы, которые следует использовать в защиту своей позиции.

Вспомним, что объектом налогообложения по НДФЛ являются доходы гражданина (ст. 209 НК РФ). А доходом, в свою очередь, признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 41 НК РФ). Экономической выгоды в виде стоимости билета у сотрудника не возникает, ведь билетом он не воспользовался. Даже если бы воспользовался, то это было бы в интересах компании - при поездке в командировку. Соответственно, и выгоды не возникает, и одновременно "включается" льгота в отношении командировочных расходов. Вот если бы приобретенный компанией билет работник использовал для того, чтобы съездить, допустим, в отпуск на море, то экономическая выгода была бы явной.

В отношении расходов на получение визы выводы аналогичны: экономическая выгода у работника отсутствует, значит, обязанности по исчислению и удержанию НДФЛ не возникает. Кстати, с этим чиновники согласны. В письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 Минфин России отметил, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ и в случае отмены командировки. Свой вывод Минфин аргументировал тем, что отмена служебной поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат. То есть эти расходы все равно можно считать расходами, связанными с исполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, организации не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые она выплатила работнику в качестве возмещения расходов на оформление визы, если загранкомандировка была отменена.

С оплатой расходов на получение загранпаспорта, на наш взгляд, можно сделать подобные же выводы. Но здесь будет сложнее доказать отсутствие экономической выгоды у сотрудника, поскольку загранпаспортом он может пользоваться и в своих личных интересах (при поезде в отпуск за границу).

Читайте также: