Нужен ли личный листок по учету кадров в личном деле

Обновлено: 07.07.2024

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

заявление о приеме на работу;
анкета;
копия паспорта;
копии актов гражданского состояния;
копии документов воинского учета;
копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
приказы о поощрениях или наложении взысканий;
договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
докладные и объяснительные записки;
акты нарушения трудовой дисциплины;
приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

страницы паспортов;
свидетельства о присвоении ИНН;
карточки СНИЛС;
свидетельства о браке и рождении детей;
военные билеты.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

об образовании;
о повышении квалификации;
об отсутствии судимости;
аттестационных листов;
характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
каждый лист нумеруется;
документы подшиваются в хронологическом порядке;
сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
максимальное количество листов в одном томе — 250;
каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Личное дело сотрудника (ЛДС) — это обычно папка с документами, которая содержит максимально полную информацию о сотруднике, о его личных качествах, деятельности и рабочих навыках.

Оформление и состав личного дела сотрудника не являются формализованными, так как кадровый учет регламентируется на уровне компаний, а не государственных законов. Кадровики сами могут выбирать правила и порядок ведения документации по сотрудникам, исходя из задач и требований руководства. Например, можно в ЛДС учитывать не всех сотрудников, не записывать личную информацию о сотрудниках или собирать только определенные, самые важные данные. Образец личного дела можно легко найти, примеров в сети предостаточно.

Документы, которые формируют личное дело сотрудника

Часть документов сотрудник представляет при приеме на работу. Они в большинстве случаев являются обязательными:

копия паспорта РФ или другого документа, который подтверждает личность сотрудника;
копия диплома и других документов о высшем и ином образовании: сотрудник должен подтвердить квалификацию;
копия СНИЛС;
копия военного билета (для военнообязанных, которые подпадают под армейский призыв);
копия свидетельства о постановке на учет в налоговую;
копия трудовой книжки;
медсправка, если суть работы предполагает определенные физические ограничения и требования;
документы о наличии/отсутствии судимости или уголовного преследования.

Часть документов появляется уже в процессе работы:

подписанный договор о неразглашении коммерческой тайны или договор о материальной ответственности;
документы о вступлении в брак или о разводе;
свидетельство о рождении ребенка/детей;
копия водительских прав;
подписанные должностные инструкции;
различные дополнения к рабочему договору, справки, награды и штрафы;
итоги медицинских осмотров, проводимых уже после трудоустройства;
приказы по сотруднику;
заявления на отпуска и т.п.

После того как сотрудник увольняется, его личное дело обычно сохраняется, но к нему добавляются заявление работника об увольнении и копия приказа о том, что должность освобождена.

Поговорим о заполнении личной карточки сотрудника

Оформляется карточка в отделе кадров в момент приема на работу по форме Т-2 и соединяет в себе все собранные документы и данные. Карточка корректируется, пока работник является сотрудником. Заполняется вручную под роспись. Опишем внутреннюю структуру документа.

Первый раздел

В нем хранится общая информация о сотруднике (паспортные данные, копии дипломов об образовании и т.п.) и о его трудовом договоре. Ведется учет рабочего стажа из трудовой книжки. Нужно высчитать и записать сумму — количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Второй раздел

Здесь хранится информация о воинской обязанности, и заполняется она на основании данных из военного билета.

Третий раздел

Это раздел для внесения данных аттестаций сотрудников, например, при приеме на работу, или результатов тестов по определению их профпригодности.

Четвертый, пятый и шестой разделы

Эта часть содержит информацию по заполнению карточки Т-2 при повышении квалификации сотрудника.

Седьмой раздел

Наградная страничка: здесь фиксируются все разовые премии работника, которые он получил в процессе работы, кроме стандартных ежемесячных.

Восьмой раздел

Здесь содержится информация об отпусках сотрудника, которая заполняется по мере необходимости.

Кроме того, в личной карточке есть разделы, содержащие информацию о льготах сотрудника или другие данные, которые не попадают в предыдущие разделы. Когда сотрудник увольняется, кадровику нужно внести последнюю запись о работе. Уволившийся работник должен ознакомиться с информацией и расписаться.

Ведите учет по сотрудникам в облачном веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, начисляйте зарплату, отчитывайтесь онлайн и работайте в сервисе вместе с коллегами.

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Что надо знать о персональных данных работников

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Нет цели — нет права хранить копии

обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

для целей добровольного медицинского страхования работников;
для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

Личное дело сотрудника, кто должен его вести и что туда входит

Автор статьи

Автор обучающих курсов "Бухгалтерский учет для продвинутых", "Бухгалтерия и налоги для руководителя. Как проверить бухгалтера?", "Финансовый анализ для экспертов кредитных организаций", "Управленческий учет и бюджетирование". Сооснователь и Генеральный директор ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 20 лет.

Личное дело сотрудника, кто должен его вести и что туда входит

Начнем с того, что ведение личных дел для коммерческих предприятий совсем не обязательно, для них это дело добровольное. В отличии от государственных предприятий, на которых личные дела должны вестись в обязательном порядке.

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если же речь идёт об учащемся, то сведения о его обучении).

Так как для коммерческих предприятий ведение личных дел необязательно, их кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

руководители и их заместители;
ведущие специалисты;
материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
работники с перспективой повышения в должности и др.

Но на практике уже давно доказано, что ведение личных дел на всех сотрудников, не зависимо от должности, помогает предприятию систематизировать кадровую информацию и получать сведения о работе и документах работников в короткие сроки.

Порядок формирования личного дела работника начинается в момент принятия сотрудника на работу и продолжается до его ухода из компании. После чего личное дело помещается в архив. Личное дело каждого сотрудника удобнее располагать в отдельной папке или в отдельном файле в общей папке.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых моментах:

Связанный курс

в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому перечень документов, входящих в личное дело, определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При оформлении трудоустройства сотрудников, работники кадровой службы включают в личное дело копии документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании) и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

Вот примерный перечень документов, которые стоит включать в личные дела работников:

заполненная анкета компании;
копия паспорта (разворот с личными данными, пропиской, семейным положением);
копия ИНН;
копия СНИЛС;
копия военного билета (для военнообязанных);
диплом или иные документы об образовании;
фотография (цветная или черно-белая);
характеристика с прошлого места работы;
заявление работника о приёме на работу (если его написание является обязательным на предприятии);
копия приказа о приёме сотрудника на работу;
копия трудового договора и должностной инструкции;
опись документов в личном деле;
иные документы;
копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для упорядочивания сведений о сотруднике, в личное дело вкладывается опись личного дела с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере его работы (приказы, заявления, справки).

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено так:

на титульном листе личного дела пишется ФИО сотрудника и дата начала личного дела;
если личные дела находятся в файлах в общей папке, то располагать их удобнее по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
количеством страниц в личном деле не должно быть больше 250.

Журнал регистрации личных дел служит для учёта личных дел работников компании. Единой учётной формы для ведения журнала не предусмотрено, его можно изготовить самостоятельно (распечатать шаблон из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от нужд предприятия и его сферы деятельности.

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

с помощью нумерации;
в алфавитном порядке;
по структурным подразделениям компании.

При большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

/ "Бухгалтерская энциклопедия "Профироста"
@2017
10.05.2017

Новые статьи по бухучету, оповещения об изменениях в законодательстве и другие интересные материалы по бухучету и налоговому учету.

Читайте также: