Можно ли заверить у нотариуса электронное письмо
Обновлено: 19.05.2024
Документы, оформленные на иностранном языке, нуждаются не только в переводе, но в некоторых случаях и в нотариальном заверении такого перевода. Рассказываем, какие документы требуют нотариального перевода и как его сделать.
Нужно ли переводить документы, поступающие в компанию на иностранных языках
В подавляющем большинстве случаев российские организации и ИП оформляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными контрагентами и поставщиками, возникает необходимость обрабатывать и переводить документы, оформленные на иностранном языке.
Следовательно, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/ИП, то он должен быть переведен на русский язык. Документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения ими понесенных расходов, исключением не являются.
Поскольку в России все официальное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, то первичные учетные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).
При этом в ряде случаев компании должны иметь не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, осуществленный/засвидетельствованный нотариусом.
Обязателен ли нотариальный перевод документов
Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначается тот или иной документ и кто выступает в качестве принимающей иностранные документы стороны. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, составленные на иностранном языке, могут вообще не переводиться на русский язык.
Если же документ предназначается для передачи контрагентам, государственным учреждениям или любым третьим лицам, то он обязательно должен быть переведен, так как делопроизводство в нашей стране осуществляется на русском языке.
И если иное не установлено законом, перевод может быть осуществлен любым специализированным бюро переводов или штатным дипломированным специалистом, имеющим документ об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика при этом существенного значения не имеет. Верность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.
Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях обычным, незаверенным переводом обойтись нельзя. Тогда от организаций, предпринимателей и рядовых физлиц требуется уже нотариальный перевод иностранных текстовых документов.
Случаи, когда перевод должен быть заверен в нотариальном порядке, оговорены в отдельных законах. Если в законе нет требования о нотариальном переводе того или иного документа, такой документ нотариально заверяться не должен, и принимающая его сторона не вправе требовать от заявителя обратного.
В соответствии с действующим законодательством нотариального перевода требуют следующие документы:
Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере
Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.
Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.
При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.
Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.
Свою официальную позицию по этому вопросу ФНС России выразила в письме от 14.09.2018 № БС-4-11/17934@. Речь в письме шла непосредственно о необходимости нотариального заверения документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ доходов, получаемых при ликвидации контролируемых иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что нотариальному заверению подлежат не только эти, но и любые другие первичные документы, оформленные на иностранном языке.
Для того, чтобы подтверждать расходы, к таким документам во всех случаях должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык. Иначе в учете осуществленных расходов компании могут попросту отказать.
Поэтому если организация нотариально не удостоверит перевод подтверждающих документов, в том числе и первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и свою правоту налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Как нотариально заверить перевод документа
Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус только свидетельствует подлинность подписи данного переводчика под переведенным документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате).
И в том, и в другом случае переведенный с иностранного языка документ имеет равную юридическую силу и считается заверенным нотариусом. При этом получить нотариальный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и удаленно. Заявление об удаленном свидетельствовании верности перевода нотариусом направляется по форме, утв. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.
Заявление с приложением к нему документов, которым требуется перевод, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариата. Сделать это можно в том числе с использованием единого портала Госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются для совершения нотариального перевода при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.
Затем ФНП направляет поступившее заявление и прилагаемые к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить перевод этих документов/свидетельствование верности перевода.
За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой взимается пошлина. Величина пошлины составляет 100 рублей за одну страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).
Сам перевод и его нотариальное свидетельствование совершаются сразу же после оплаты заявителем данной пошлины. Срок перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя информации, подтверждающей оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).
Скриншот является надлежащим доказательством, об этом высказался Пленум Верховного Суда Российской Федерации в Постановлении от 23.04.2019 № 10. Суд высшей инстанции разъяснил, что законодательно перечень аргументов, на основании которых суд выносит решение по делу, не установлен. А значит, в качестве доводов сторон могут быть приняты любые средства доказывания, имеющие отношение к случившемуся событию.
Что необходимо указать в первую очередь?
Давайте рассмотрим пошаговую инструкцию, как оформлять снимок экрана для предъявления в суд.
Шаг 1. Указываем фактическую дату и время создания снимка
В другом случае, по делу о взыскании задолженности, снимок монитора был принят в качестве аргумента одной из сторон, поскольку содержал необходимые фактические сведения. Им ответчик подтверждал факт отправки письма на электронную почту истца, в котором были указаны причины отказа в постановке на кадастровый учет представленной документации (Дело №А61-1167/2017).
Дата и время снимка
Шаг 2. Указываем на снимке адрес сайта и его название
По мнению Пленума Верховного суда, если такого рода информация будет отсутствовать, то суды, представленное изображение в качестве доказательства по делу не примут (Постановлением Пленума ВС РФ от 23.04.19 № 10).
Название и адрес сайта
Шаг 3. Указываем Ф.И.О., должность и подпись лица, оформившего скриншот
Скорее всего, ваш снимок будет отклонен судом в случае отсутствия указанной информации.
Так, в Деле №А56-11028/2010 по обслуживанию проекта в сети Интернет в связи с отсутствием необходимых сведений на изображениях экрана, доказательства были признаны недопустимыми.
Роскомнадзор в своем письме также рекомендует компаниям после распечатки скриншота добавлять необходимые персональные данные.
Ф.И.О., должность и подпись лица, сформировавшего скриншот
Шаг 4. Указываем компьютерную технику и программное обеспечение
Отсутствие указанных данных на снимке может препятствовать признанию его в качестве допустимого доказательства по делу (Дело №А56-11028/2010).
Так, в одном из споров о взыскании ущерба были предоставлены следующие аргументы:
- снимок монитора с информацией компьютерной программы COMBAT и сведениями о передвижении группы быстрого реагирования;
- скриншот компьютерной программы Welltime, подтверждающий начало обзвона указанных в анкете лиц.
Эти доводы были оформленные надлежащим образом и не вызвали у суда сомнений (Дело №А82-879/2017).
Шаг 5. Заверяем изображение у нотариуса
Если представление доказательств впоследствии станет затруднительным или вовсе невозможным, нотариус по желанию заинтересованных лиц вправе их заверять. Также он может опрашивать свидетелей, назначать экспертизу (ст. 102, 103 Основ законодательства о нотариате).
Однако материалы судебной практики подтверждают, что прибегать к услугам нотариуса вовсе не обязательно. Об этом напомнил Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в деле о нарушении прав на фотографическое изображение, ссылаясь на несоответствие нормам материального и процессуального права (Дело №А60-24052/2016).
Скриншот, заверенный нотариусом
Что еще необходимо учесть?
Представить перевод иностранного текста
Как правило, его могут запросить и в процессе рассмотрения дела.
Девятый арбитражный апелляционный суд по делу о признании недействительным решения налоговой инспекции запросил предоставление всех обозначений на закладках иностранной системы TOPS на русском языке. Именно этот документ имел решающее значение при оценке пояснений Заявителя (Дело №А40-143 831/10-107-845).
Сохранить скриншот сбоя программы
Нередко случаются ситуации, когда при отправке налоговой декларации происходит ошибка. Документы не могут быть переданы в соответствующий орган. Тогда организация может предоставить пояснительный документ с приложенным скриншотом, который подтвердит случившуюся неудачу при отправке. Как показывает практика, эта предусмотрительность помогает избавить организацию от штрафа за несвоевременную подачу декларации (ст. 119 НК РФ).
В одном из дел участник в подтверждение своих доводов приложил скриншот экрана персонального компьютера, свидетельствующий о невозможности подачи заявки на участие в электронных торгах (Дело №А40-210753/2018).
Сохранить изображение экрана на персональном компьютере
Об этом предупреждает Роскомнадзор (абз. 2 п. 3 Приказа от 6 июля 2010 г. № 420). За сохранность информации ответственность несет сама организация, поэтому лучше перестраховаться и последовать совету ведомства.
В любой непонятной ситуации делай скриншот
Как видите, действующее законодательство не запрещает представлять снимки экрана в суд в качестве доказательств. А многочисленная судебная практика лишний раз это подтверждает. Главное, о чем следует помнить, это должное оформление.
Кстати, скриншот может сослужить хорошую службу не только как аргумент в суде. Например, снимок экрана во время транзакции подтвердит совершенный онлайн-платеж.
А вы используете скриншоты в своей деятельности? Поделитесь примерами, когда снимок экрана помог вам отстоять свою правоту или выручил в другой непростой ситуации.
Эксперты по экспертизе электронной переписки (почты и мессенджеров) для суда
Волокитин Сергей Анатольевич
Ведущий эксперт компьютерно-технического направления
Опыт: Профессиональный опыт в сфере информационных технологий и информационной безопасности с 2008 года
Задать вопрос эксперту: Волокитин Сергей Анатольевич Задать вопрос эксперту Все эксперты
Музалевский Фёдор Александрович
Ведущий эксперт компьютерно-технического направления
Задать вопрос эксперту: Музалевский Фёдор Александрович Задать вопрос эксперту Все эксперты
Чайковский Андрей Сергеевич
Эксперт компьютерно-технического направления
Опыт: Профессиональный опыт в сфере информационных технологий и информационной безопасности с 2012 года
Задать вопрос эксперту: Чайковский Андрей Сергеевич Задать вопрос эксперту Все эксперты
Как заверить электронную переписку для суда
Существует несколько способов доказывания достоверности и подлинности электронных писем.
Анализ реквизитов email
Нотариальное заверение email
Следующий вариант доказывания – это нотариальное заверение электронной переписки. Здесь необходимо разобрать два распространенных варианта заверения нотариусами электронной переписки.
Проблема заключается в том, что способы фальсификации электронных писем настолько разнообразны, что нотариус в данном случае может увидеть ровно то, что хотели злоумышленники. То есть он может увидеть тех отправителей, тех получателей и то содержание электронной переписки, которые фальсифицировали злоумышленники.
Вариант 2. Некоторые нотариусы, при заверении электронной переписки, привлекают экспертов в области компьютерно-технической экспертизы. То есть нотариус осуществляет заверение совместно с экспертом.
Второй вариант, конечно, более предпочтителен, потому что он позволяет если не исключить факты фальсификации, то значительно снизить их вероятность. В любом случае, при нотариальном заверении, можно говорить лишь о вероятностном установлении факта того, что переписка действительно существовала и переписка подлинная. Позже мы разберем, почему так происходит.
Получение категоричного ответа относительно отсутствия фальсификации электронной переписки возможно только путем проведения экспертизы.
Экспертиза email
Для проведения наиболее всестороннего исследования эксперту необходимо получить доступ к серверному оборудованию получателя и отправителя письма.
Подобное требование обусловлено тем, что клиентский компьютер, как правило, находится в распоряжении одной из заинтересованных сторон, а почтовые клиенты не имеют средств контроля целостности электронных писем (за исключением случаев применения электронной подписи (ЭП)). В таких условиях полное исследование можно провести только анализируя данные почтовых серверов.
В случае же, когда такой запрос невозможен, единственным способом установления подлинности переписки остается экспертиза электронной переписки.
Экспертиза мессенджеров WhatsApp, Telegram, Viber и прочих
Количество проведенных экспертиз/исследований переписки на мобильных устройствах год от года растет. Это связано с двумя причинами:
Электронная переписка, чаще всего, отождествляется с перепиской по электронной почте. Здесь достаточно широка и правоприменительная практика, и включение подобной переписки в договоры как официального канала уведомления сторонами друг друга, и экспертная возможность доказательства подлинности переписки.
Самые распространенные вопросы, которые ставят перед экспертом:
Каким образом придать электронной переписке силу допустимого доказательства?
Опыт и практика использования электронных писем в суде
Какие документы регламентируют нотариат онлайн
Работу нотариусов в России по-прежнему регулируют Основы законодательства РФ о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1) (далее – Основы). Но с 29 декабря 2020 года Федеральный закон от 27.12.2019 № 480-ФЗ внёс в Основы многочисленные изменения и дополнения. Они направлены на:
- оптимизацию нотариальной деятельности;
- повышение востребованности нотариальной защиты прав граждан и юридических лиц в условиях развития цифрового общества.
В развитие положений о нотариусах онлайн приказ Минюста России от 30.09.2020 № 232 утвердил:
- порядок направления заявления о совершении нотариального действия удаленно;
- порядок оплаты нотариального действия, в т. ч. с использованием электронных средств платежа;
- порядок возврата заявителю платежа за совершение нотариального действия удаленно;
- порядок взаимодействия заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, и нотариуса.
Эти регламенты также одобрены решением правления Федеральной нотариальной палаты (ФНП) от 16.09.2020 № 16/20.
Что нового в законе о нотариусах с 29.12.2020
В части взаимодействия с нотариусами по электронным каналам это следующее:
- обеспечение возможности автоматизированной проверки нотариального документа на действительность по машиночитаемой маркировки, размещенной на нём (с использованием ЕИС);
- формирование правил взаимодействия единой информационной системы нотариата (далее – ЕИС) с иными информационными системами (при совершении нотариальных действий нотариусы получают через ЕИС сведения из других информационных систем и проверяют в этих системах сведения, представленные обратившимся лицом);
- установление права нотариуса при отсутствии документа, удостоверяющего личность, или при наличии сомнений в личности устанавливать её посредством единой биометрической системы;
- обеспечение возможности представления сведений об открытии наследственного дела по Интернету (ежедневно и круглосуточно);
- развитие возможности удаленного обращения за совершением нотариального действия;
- установление возможности удостоверения сделки двумя и более нотариусами;
- уточнение порядка совершения нотариусом отдельных действий.
Только за январь-октябрь 2020 года бизнес и граждане 2,8 млн раз обратились к нотариусу, чтобы перевести бумажный документ в цифровую форму, сохранив его юридическую силу, или наоборот (кроме документов, удостоверяющих личность и договоров в простой письменной форме – это ограничено законом).
С 29.12.2020 расширен спектр нотариальных действий, которые могут быть совершены в электронной форме удаленно. То есть, без личной явки обратившегося лица к нотариусу. Сюда входят, например, следующие нотариальные действий и услуги:
- свидетельствование верности перевода документов с одного языка на другой;
- передача документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;
- принятие в депозит денежных средств;
- взыскание денежных сумм или истребование имущества от должника по исполнительной надписи нотариуса;
- депонирование нотариусом безналичных средств или бездокументарных ценных бумаг;
- обеспечение доказательств в виде осмотра сайта;
- выдача выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;
- совершение исполнительной надписи в виде электронного документа;
- принятие на хранение электронных документов.
Само собой, выбрать между обращением онлайн или личной явкой к нотариусу – это право заявителя. Никаких требования к проверке нотариусом такого волеизъявления нет.
Как подать нотариусу заявление онлайн
Заявитель направляет нотариусу через ЕИС заявление о совершении нотариального действия с приложением установленных законом документов – в электронной форме или скан-образов. Затем нотариус изготавливает нотариальный документ в электронной форме и направляет обратившемуся. Либо по просьбе заявителя может выдать его на бумаге.
Заявление нотариусу онлайн можно передать сайт Госуслуг. При этом личность заявителя в этом случае установят путем проверки:
- его регистрации в Единой системе идентификации и аутентификации при предоставлении государственных и муниципальных услуг в электронной форме;
- усиленной квалифицированной электронной подписи обратившегося лица.
- личный кабинет ЕИС нотариата;
- веб-сервиса ЕИС.
Для подачи заявления его форму заполняют в одном из указанных сервисов.
Нужно выбрать место совершения действия – нотариальный округ или субъект РФ. И заявление поступит первому в очереди нотариусу. О его принятии придёт уведомление. Но могут попросить поменять место, если нотариусов в очереди не было.
Порядок оплаты и сроки
После получения нотариусом заявления и документов он укажет размер платы за услуги (нотариальный тариф), реквизиты для денежного перевода, способы оплаты. Уведомление о ее поступлении придёт на адрес электронной почты из заявления, а также через сайт Госуслуг или сервисы ЕИС.
Не позднее 5 рабочих дней со дня получения подтверждения оплаты заявителю направят нотариальный документ либо мотивированное постановление об отказе в совершении нотариального действия или о его отложении.
При отказе нотариуса он вернет деньги в течение 10 дней со дня вынесения соответствующего постановления.
Несколько нотариусов
Урегулирован порядок удостоверения сделки с привлечением 2-х и более нотариусов – новая ст. 53.1 Основ. Она устанавливает общие положения такого порядка, в частности:
- создание нотариусами в электронной форме проекта сделки посредством ЕИС;
подписание экземпляра сделки в электронной форме электронной подписью участника сделки и каждого из удостоверивших ее нотариусов (до этого каждая сторона в присутствии своего нотариуса заверит экземпляр сделки простой электронной подписью и распишется на бумажном экземпляре);
- обеспечение неизменности текста сделки в электронной форме средствами ЕИС;
- регистрацию посредством ЕИС удостоверенной сделки в реестре регистрации нотариальных действий.
Этот способ удобен, когда стороны находятся в отдалённых друг от друга регионах России.
Договор, который заверили несколько нотариусов, будет считаться заключенным в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами.
Порядок удостоверения сделки двумя и более нотариусами очень востребован российским бизнесом, учитывая большую территорию России. Подобная практика уже не первый год успешно реализуется во Франции, позволяя участникам сделки значительно экономить свое время и средства.
Заключение
Хранить такую электронную версию документа можно на любом носителе или устройстве – флешке, планшете, телефоне. Если же адресату нужен документ в бумажном формате, то любой ближайший нотариус переведет документ обратно в бумажную форму, удостоверит и отдаст на руки.
- либо не откроется впоследствии;
- либо УКЭП нотариуса открепится от него.
По мнению руководителя Министерства цифрового развития, уже в 2021 году у граждан может появиться возможность создавать и хранить в мобильном приложении цифровые двойники основных документов. В т. ч. удостоверяющих личность.
Читайте также: