Может ли экономист исполнять обязанности главного бухгалтера

Обновлено: 25.06.2024

Кто может принять на себя функционал отсутствующего главбуха?

Вам также будет интересно:

Занимать должность в течение некоего промежутка времени может:

Заместитель, если такая должность предусмотрена штатным расписанием. Но в соглашении о труде или в должностной инструкции необходимо заранее прописать условия перехода обязанностей в период отсутствия начальника. Если поступить так, то дополнительно приказ оформлять нет необходимости.
Сам руководитель, если ему позволяет образование и компетенция. Необходимо оформить приказ.
Любой другой сотрудник компании, подходящий под должность. Он должен соответствовать требованиям, предъявляемым в п. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ.
Человек из сторонней фирмы – аутсорсинг. Он также должен соответствовать требованиям из вышеуказанной нормы закона.

При обращении к сторонней организации посредством аутсорсинга волноваться о том, что ведение бухучёта прервётся, не стоит. Также не нужно назначать врио. Со сторонней компанией заключается договор, в рамках которого она несёт ответственность за некачественное исполнение услуги.

Процедура оформление ВРИО

Необходимо правильно оформить временный переход функционала главного бухгалтера на другого сотрудника. Сделать это можно несколькими способами:

У каждого варианта есть свои особенности.

Внутреннее совмещение

Если главбух будет отсутствовать непродолжительный промежуток времени, подходит такой вариант. Руководствоваться нужно ст. 60.2 ТК РФ и ст. 151 ТК РФ.

Работник, который временно займёт должность, подписывает согласие, которое оформляется в виде дополнительного соглашения к его трудовому договору. Также оформляется приказ. В допсоглашении указывается временной промежуток совмещения должностей или отдельным пунктом выносится, что срок не установлен.

В ст. 60.1 ТК РФ прописано, что у сотрудника есть право отказаться от совмещения, уволить за этого его не имеют права.

Отдельно стоит прописать нюанс – даётся ли ВРИО право подписи финансовых документов или нет.

Внутреннее совместительство

Не путать с предыдущим пунктом. Здесь не обойтись дополнительным соглашением, нужно составлять отдельный трудовой договор. Такой вариант подходит, если главный бухгалтер будет отсутствовать долго.

Также стоит учесть:

функционал в должности по внутреннему совместительству может отличаться от обязанностей, прописанных в первом соглашении о труде.

Законодательно установлен запрет на использование одного сотрудника одновременно на двух должностях. Поэтому во втором трудовом договоре необходимо указать, что обязанности отсутствующего главбуха возложены по внутреннему совместительству, и дополнительно сделать ссылку на п. 4 ст. 282 ТК РФ.

Важно! Внутреннее совместительство оформлять нельзя, если у сотрудника установлен неполный рабочий день.

Временный перевод

Обратить внимание нужно на ст. 72.2 ТК РФ. С временно исполняющим обязанности заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, что он временно переводится на другую должность, но в рамках одной компании. Временной промежуток перевода – не более календарного года. В случае замещения временно отсутствующего главного бухгалтера можно указать, что перевод осуществлен до тех пор, пока основной работник не выйдет снова на работу.

Важно! В ст. 72.2 ТК РФ прописаны основные гарантии. Если по окончании срока перевода работнику не предоставляется его прежняя должность, то перевод необходимо оформить как на постоянной основе.

Данный вариант освобождает ВРИО от основной работы. С момента подписания соглашения он выполняет только функции отсутствующего главбуха. К прежней должности он пока отношения не имеет, и выполнять прежние должностные обязанности не должен. Также нужно оформить приказ, в котором ВРИО ставит подпись об ознакомлении.

Заключение соглашения о труде срочного характера

Можно взять на работу стороннего сотрудника, заключить с ним срочный трудовой договор. Основания для заключения соглашения о труде срочного характера прописаны в ст. 59 ТК РФ. Основной минус такого сотрудничества – если главный бухгалтер не вернётся на работу, а новый кандидат на должность не устроит руководство, расторгнуть срочный трудовой договор будет сложно.

Срочное соглашение о труде так называется по той причине, что у него срок действия. За 3 дня до его окончания руководство обязано предупредить временного работника. Уведомление о скорейшем увольнении составляется в письменной форме, вручается сотруднику лично в руки под роспись.

Если главбух на работу так и не выйдет, то основания для прекращения трудовых отношений с временным работником отпадают. Его придётся оформить на постоянное трудоустройство. Если этого не сделать, увольнение можно оспорить в судебном порядке.

Важно! Принимая на работу временного сотрудника на должность отсутствующего главного бухгалтера стоит помнить, что он должен соответствовать требованиям, предъявляемым Законом № 402-ФЗ .

Нужно ли доплачивать за временное исполнение обязанностей?

Решая этот вопрос, стоит учесть несколько утвержденных позиций:

Если обязанности выполняются в рамках трудового договора или должностной инструкции (так часто бывает с заместителем главного бухгалтера), то доплату делать не нужно. В Письме Минздравсоцразвития от 12.03.2012 года № 22-2-897 сказано, что исполнение трудовых функций осуществляется в рамках одного соглашения о труде, поэтому доплату осуществлять нет необходимости.
Руководитель обязан установить размер доплаты в зависимости от объема взятых на себя обязанностей и выполнения работ. Можно доплачивать фиксированную сумму, можно взять к доплате разницу между окладами. Но доплату нужно оформить документами.

Если речь идёт о временном переводе, то сумма доплаты устанавливается по соглашению сторон, так как перевод возможен только с согласия работника.

Ответственность на временном исполняющего обязанности

Огромное внимание нужно уделить правильному оформлению временно исполняющего обязанности. Этот же нюанс касается возможности привлечения ВРИО к ответственности. Если в трудовом договоре, в дополнительном соглашении или в должностной инструкции прописана возможность привлечения ВРИО к ответственности, тогда такие действия осуществлять можно.

Вам также будет интересно:

Если речь идёт о материальной ответственности, то тут рискуют абсолютно все сотрудники, если причинили прямой материальный ущерб. Стоит обратить внимание на п. 2 ст. 243 ТК РФ. Здесь прописано, при выполнении каких конкретно обязанностей можно наказать человека рублём. Это касается и должность главбуха и ВРИО. Руководство не может возлагать на главного и врио при работе с материальными и денежными средствами. Кроме того, при трудоустройстве работник должен ознакомиться с документами о материальной ответственности и подписать их.

В ст. 192 ТК РФ прописан порядок привлечения к дисциплинарной ответственности. В зону риска попадают все работники, вне зависимости от занимаемой должности и положений трудового договора.

Что писать в документах?

При назначении временно исполняющего обязанности возникает вопрос: как писать в документах? Есть два варианта – ВРИО или ИО. Как правильно?

Писать нужно так:

Указывать ВРИО. Так нужно делать, если главный бухгалтер отсутствует временно. То есть, определён срок, когда он не будет исполнять свои обязанности, и они возлагаются на иного работника. С замещающим работником оформляется допсоглашение на конкретный временной отрезок. Здесь прописываются условия временного исполнения обязанностей, фиксируется плата. В трудовой книжке дополнительная запись не делается.

Указывать ИО. Рационально использовать такую приставку, если главный бухгалтер уволился, а нового пока не наняли или же оформлен временный перевод.

Неправильно писать так: ВРИО, Вр.ио, в.р.и.о. или использовать иные варианты написания. Правильно только так: врио.

Заключение

Назначая врио главного бухгалтера необходимо тщательно выбирать кандидатуру. Если человек окажется непрофессионалом, он может принести фирме реальные денежные убытки. Именно по этой причине, руководитель привлекает работников со сторонних фирм посредством аутсорсинга. С фирмой заключается договор, за ошибки своих работников несут ответственность. Поэтому если временный главбух окажется некомпетентным, сторонняя организация возместит убытки.

Вы можете передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска другому работнику вашей организации, в том числе руководитель организации может взять на себя ведение бухучета. Либо вы можете заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Но есть ограничения, в частности:

руководитель организации не может принять ведение бухгалтерского учета на себя, если у вас кредитная организация. В организациях, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, — может (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ);
запрещено возлагать обязанности главного бухгалтера на временно пребывающего в РФ иностранца, что следует из п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах;
кандидат на должность главного бухгалтера в некоторых организациях должен еще отвечать определенным требованиям, предусмотренным, в частности, ч. 4 — 7 ст. 7 Закона N 402-ФЗ. Например, у главного бухгалтера в ОАО (кроме кредитных) должно быть высшее образование и стаж работы в области бухгалтерского учета или аудита не менее трех лет из последних пяти календарных лет (если высшего образования нет, то продолжительность такого стажа должна быть пять лет за последние семь календарных лет), а также не должно быть неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Специальный порядок законом не определен. На практике на время отпуска главного бухгалтера передачу его полномочий другому работнику оформляют одним из следующих способов:

совмещение должностей. Для этого рекомендуем с замещающим работником заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем, в частности, укажите дополнительные обязанности по должности главного бухгалтера, срок совмещения, размер доплаты за эту работу (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 — 3 ст. 60.2 ТК РФ); на должность главного бухгалтера. Для этого заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 72.2, ст. 114 ТК РФ); главного бухгалтера другого работника, в том числе по совместительству. Заключая трудовой договор, укажите в нем, в частности, трудовую функцию главного бухгалтера, срок договора и основание срочности (на время исполнения обязанностей отсутствующего главного бухгалтера, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы) (абз. 3, 4 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 59, ст. ст. 60.1, 114 ТК РФ);
предусмотреть у себя должность работника, трудовая функция которого предполагает исполнение обязанностей главбуха в период его отсутствия (обычно это его заместитель). Пропишите такое условие в трудовом договоре этого работника (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если же руководитель организации принимает ведение бухгалтерского учета на себя (если для этого нет ограничений), то достаточно издать об этом приказ в произвольной форме (нормативной формы нет).

Можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера?

Да, можно. Для этого включите в его трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) условие о том, что полная материальная ответственность возлагается на работника в связи с исполнением трудовой функции главного бухгалтера. Это следует из абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 2 ст. 243 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52.

Приказ о передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска

Приказ необязателен, но на практике его обычно издают. В него можно включить, в частности, следующую информацию:

Ф.И.О. и должность работника, на которого вы возлагаете обязанности главного бухгалтера. Напомним, что в зависимости от способа оформления передачи полномочий главного бухгалтера работник может занимать и иную должность (например, при совмещении должностей);
какие именно полномочия передаются;
срок, на который передаются полномочия (на время отпуска главного бухгалтера);
поручения ответственным работникам в связи с передачей полномочий. Например, кадровику — оформить документы для возложения на работника обязанностей главного бухгалтера, организовать прием-передачу дел с участием главного бухгалтера и замещающего его работника.

С приказом рекомендуем ознакомить под подпись всех поименованных в нем лиц.

Процедура передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемой и законом не установлена. На практике применяется такой же подход, как и при увольнении главного бухгалтера. В частности, обычно издают приказ о приеме-передаче дел (можно указать это сразу в приказе о передаче полномочий и не оформлять дополнительный документ), а по итогам подписывают акт приема-передачи дел. Передают при этом документы и ценности организации, за сохранность которых отвечает главный бухгалтер (обычно это, в частности, документы бухгалтерского и налогового учета, отчетность, ключи). Если у вас локальным нормативным актом утвержден свой порядок передачи дел, руководствуйтесь им.

Также обязательно проведите инвентаризацию, если это предусмотрено вашим локальным нормативным актом или главбух и замещающий его работник — материально ответственные лица (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Общие правила проведения инвентаризации утверждены нормативно. В частности, создайте инвентаризационную комиссию. Мы рекомендуем проводить инвентаризацию, даже когда она необязательна, если главный бухгалтер на длительный срок уходит в отпуск. Если будет обнаружена недостача или утрата материальных ценностей, будет проще установить, кто в этом виноват, и привлечь его ответственности.

Бухгалтер - второй человек после директора в компании, но в первую очередь сотрудник, который работает по найму. По закону его можно привлечь к субсидиарной ответственности, так как в его силах довести компанию до банкротства. Однако засосать в трясину банкротства может не только главных, но и рядовых, и даже бухгалтеров на аутсорсе. Люди тратят годы, здоровье и нервы, чтобы оспорить субсидиарную ответственность в судах. Но если бы все было так плохо, мы бы не писали эту статью. При соблюдении простых правил можно обезопасить себя. Рассказываем, как главному бухгалтеру подготовиться к СО.

Для начала подробно рассмотрим, какие есть основания для привлечения к субсидиарной ответственности.

Основание No1. Действия контролирующего должника лица (КДЛ), которые стали причиной того, что компания не может погасить требования кредиторов.

С одной стороны главный бухгалтер может управлять ключевыми финансовыми процессами в фирме. У него есть возможность давать руководителю указания, замещать его или иным образом определять действия организации. Но с другой стороны бухгалтер действует только в рамках закона и трудового договора. Дьявол кроется в деталях, фразу “иным образом определять действия” суд может трактовать по-разному. Не в пользу бухгалтера, если тот является родственником руководителя компании, которая задолжала кредиторам. Или если он может ставить свою подпись на ключевых документах, замещать руководителя или определять вектор направления компании.

Однако согласно Постановлению Пленума Верховного Суда No 53, родство с КДЛ или его замещение еще не делает из бухгалтера серого кардинала, который управляет должником как марионеткой. Похожая ситуация с аффилированностью лиц: сделки с родственниками но это еще не значит, что они будут оспорены.

А вот что точно потопит вас перед судом, так это позиция, что вы действовали по указке руководителя. Точка зрения Пленума Верховного суда на этот счет ясна - руководитель и бухгалтер фирмы несут одинаковую ответственность.

Основание No2. Сокрытие или неправомерное изменение бухгалтерской отчетности и первичных документов учета (договоров, актов выполненных работ и т. д.), а также иных документов, за которые как раз отвечает бухгалтер.

Кто должен отвечать за ошибки или отсутствие важных для компании и кредиторов документов? Очевидно, что эти обязанности возложены на лиц, которые отвечают за бухучет и хранение документов, а это всегда руководитель и коммерческий директор или главный бухгалтер.

Но формальное отсутствие документов не может быть для привлечения к субсидиарной ответственности. В Постановлении No53 Верховного суда сказано, что именно заявитель должен объяснить суду, как отсутствие документов или их искажение повлияли на то, что фирма оказалась банкротом.

5 заповедей бухгалтера: как обезопасить себя

1. Не занимайте должности главбуха с другими влиятельными позициями в компании. Даже по просьбе собственника не приобретайте доли/акции компании. Сначала это может показаться невинным, но в других обстоятельствах сыграет с вами злую шутку. Суд может признать вас контролирующим лицом.

2. Не проводите никаких финансовых операций без обосновывающих документов, потому что именно вы несете персональную ответственность за эти действия.

3. Если чувствуете, что дела в компании не идут в гору, и есть подозрения, что фирме грозит банкротство, снимите копии с важных документов. В случае увольнения, попросите директора принять документы по акту приема-передачи. Если вдруг он отказывается, попросите коллег составить акт о том, что руководитель не хочет принимать от вас документы.

4.Если уволились, сохраняйте трудовой договор и должностную инструкцию. Чем меньше ваши полномочия в них, тем лучше.

5. Под каждую проведенную финансовую операцию не забывайте делать подтверждающие документы.

А теперь от теории к практике. Юристы “Бизнес-Гаранта” не раз помогали компаниям и отдельным людям избежать субсидиарной ответственности.

Например, в 2017 году в рамках процедуры банкротства в адрес нашего клиента конкурсным управляющим было подано заявление о привлечении директора и учредителя в одном лице, а также главного бухгалтера организации к субсидиарной ответственности по долгам компании. Судебные тяжбы шли более 2 лет, в итоге сотрудникам “Бизнес-Гаранта” удалось убедить суд, что между действиями клиента и долгами перед кредиторами нет причинно-следственной связи. В 2019 году директора компании не привлекли к субсидиарной ответственности. И таких случаев, когда наши сотрудники проводили доскональную и тщательную работу, из нашей практики очень много. Мы помогаем и в случаях банкротства, когда необходимо сохранить активы и имущество компании. Если вы оказались в похожей ситуации, можете рассчитать стоимость банкротства.

Помните, что есть две причины для привлечения бухгалтера к субсидиарной ответственности - если он способен своими действиями нанести вред кредиторам или исказить бухгалтерские отчетности, чтобы сокрыть активы. Но даже в том случае, если вам уже грозит СО, не сидите сложа руки, и обращайтесь к опытным адвокатам и юристам, которые специализируются на этом. Двери "Бизнес-Гаранта" всегда открыты для вас.

Читайте также: