Может ли директор расписаться за главного бухгалтера в счет фактуре

Обновлено: 25.06.2024

Почему в счёт-фактуре, при наличии главного бухгалтера в штате "на удалёнке", "иные лица" по приказу подписывать документ могут за главбуха, а сам директор - нет? В чём логика?

Ответы на вопрос:

В пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (или иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Поскольку руководитель не является "иным лицом" в контексте ст.169 НК РФ, повторное учинением им своей подписи в счете-фактуре может вызвать вопросы и потребовать разъяснений. В том числе в случаях, когда он согласно распорядительному акту организации исполняет обязанности главного бухгалтера.

На практике такое возможно, противоречия закону в этом случае не будет, поэтому ваш вопрос содержит ложное утверждение, и по этой причине сформулирован некорректно.

При отсутствии подписи либо одного из обязательных реквизитов счет-фактура считается неправильно заполненной, а значит, не может быть основанием для вычета.

В соответствии с п.6 ст.169 НК

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Счет-фактура, составленная в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приказ издает директор и сам не может подписать документ в отсутствии бухгалтера

В соответствии с "п. 2 ст. 169" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных "п. п. 5", "5.1" и "6 данной статьи".

"Пунктом 6 указанной статьи" Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

В статье 7 федерального закона О бухгалтерском учете №402-ФЗ сказано:

Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено настоящей частью. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

Если руководитель лично ведет учет в организации, ему следует дважды расписаться в счете-фактуре: и в строке для подписи руководителя, и в строке для подписи главного бухгалтера. Это единственный вариант когда директор может подписать счет фактуру и за бухгалтера.

В вашем же вопросе, говорится о том, что имеется в наличии главный бухгалтер.

Из этого следует что в соответствии со ст 7 данного закона руководитель возложил обязанности ведения бухгалтерского учета на главного бухгалтера

Если руководитель возложил обязанности по ведению бухгалтерского учета на главного бухгалтера, то он не может его подменять

В этом кроется логика пункта 6 статьи 169 НК РФ, когда при наличии главного бухгалтера директор не имеет права расписываться за него.

Если бы директор такое право имел бы-тогда спрашивается, а за чем нужен главный бухгалтер.

Накладные, акты, счета, платежки, кассовые ордера и другие первичные документы составляют основной документооборот бухгалтерии. Очень часто они оформляются в разных подразделениях компании, поэтому вполне логично, что и подписывают их разные лица. Однако право подписи документов необходимо за этими лицами закрепить.

Порядок подписания первичных документов регулируется двумя нормативными актами:

Счета-фактуры

Счета-фактуры стоят особняком от остальной документации, поскольку используются для расчета одного из главных платежей российской налоговой системы — НДС. Порядок подписи этих документов закреплен в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса. Он различается в зависимости от того, в каком виде составляется счет-фактура — в бумажном или электронном. Отметим также, что закон не обязывает компанию сообщать в ФНС о делегировании права на подпись счетов-фактур иному лицу.

Подпись бумажного счета-фактуры

Указанная норма закона требует, чтобы классические бумажные счет-фактуры подписывались руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Это могут быть любые лица, причем совершенно не важно, работают они в компании или нет. Главное, чтобы полномочия на подпись счетов-фактур были переданы им в соответствии с законодательством.

У организаций для этого есть два пути: включить это лицо в приказ или составить на него доверенность. Если же речь об индивидуальном предпринимателе, тогда для передачи права подписания счетов-фактур другому лицу на него необходимо оформить нотариальную доверенность.

Поскольку в соответствии с требованиями Налогового кодекса на документе должны стоять подписи руководителя и главбуха, в приказе либо доверенности следует указать, за кого из них будет расписываться уполномоченное лицо. Отметим, что один человек может подписывать документы как от имени руководителя, так и от имени главного бухгалтера. На практике зачастую подпись на счете-фактуре ставит только главный бухгалтер. В этом случае он должен быть наделен полномочиями подписывать эти документы от имени руководителя.

Электронные счета-фактуры

В отличие от бумажных собратьев, счета-фактуры в электронном виде подписываются лишь одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица. Передать право подписи иному лицу можно по тем же правилам, которые применяются в отношении бумажного счета-фактуры.

Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.

Отчетность по НДС

Как известно, с прошлого года все компании отчитываются по НДС в электронном виде. Исключение — налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС. Электронная декларация подписывается УКЭП и передается по каналам телекоммуникационной связи (ТКС) при помощи оператора электронного документооборота (ЭДО).

Передача полномочий на общение с ФНС

На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.

Правила составления доверенностей

В зависимости от того, кто делегирует свои полномочия — организация или предприниматель — правила составления доверенности будут отличаться.

Доверенность от имени организации должна удовлетворять требованиям статей 185–187 Гражданского кодекса РФ. В соответствии с ними доверенность должна быть оформлена в письменном виде с указанием даты выдачи и срока действия и подписана руководителем. Если срок действия отсутствует, то доверенность будет считаться выданной на один год. Составить ее можно как на юридическое, так и на физическое лицо вне зависимости от того, работает ли он в организации-доверителе или нет. Ни образца подписи уполномоченного лица, ни нотариального заверения такая доверенность не требует.

Если же полномочия делегирует индивидуальный предприниматель, то доверенность должна быть заверена нотариально (постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57).

Почему право подписи за главного бухгалтера иногда становится для руководителя не преимуществом, а дополнительной проблемой, из-за которой в суде приходится доказывать правомерность своих действий, в том числе применение вычета, читайте в публикации.

Может ли директор расписываться за главного бухгалтера?

Итак, законодательство наделяет генерального директора большими правами, чем других сотрудников, что неудивительно. Однако вместе с полномочиями на руководителя ложится ответственность за то, что происходит в организации. Поэтому право подписи директора за главбуха в большинстве случаев является признаком того, что первому лицу компании приходится отвлекаться от развития бизнеса на ревизию и оформление документов.

Руководителю компании, которая передала бухгалтерию на комплексное обслуживание специалистам 1С-WiseAdvice, не придется отрываться от стратегических вопросов, чтобы разбираться, должен ли кто-то кроме него подписывать финансовую отчетность или счет-фактуру. Ведь, к слову, даже нормативные акты содержат противоречивые требования к заполнению указанных документов, в связи с чем организациям нередко приходится обращаться в суд, например, чтобы доказать правомерность применения вычета.

Как заполнять документы, которые требуют двух подписей?

Еще с середины 2015 года приложением к Приказу Минфина России от 06.04.2015 № 57н подпись главбуха исключили из ряда документов, в том числе из:

бухгалтерского баланса;
отчета о финансовых результатах;
отчета об изменении капитала;
отчета о движении денежных средств и целевом использовании средств;
упрощенных форм бухгалтерского баланса.

Заполнение одного из ключевых документов бухгалтерии – бухгалтерской (финансовой) отчетности регулирует статья 13 закона № 402-ФЗ. Так, отчетность считается заполненной после того, как ее подписал руководитель организации. Других требований к ее визированию закон не предусматривает.

Это положение подтверждается Постановлением Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.02.2019 № Ф03-6116/2018 по делу № А73-8993/2018. В нем суд, ссылаясь на вышеназванную статью, подтвердил, что отчетность считается составленной после того, как гендиректор поставил на ней свою подпись.

В то же время п. 17 ПБУ 4/99 и п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ настаивают на том, что данный документ подписывается как директором, так и бухгалтером.

От всех прелестей штудирования многочисленных и порой противоречивых требований к заполнению отчетности, как и от ошибок и финансовых рисков, любую компанию избавит экспертное бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге.

Счет-фактуру, согласно п. 6 ст. 169 НК РФ, кроме руководителя должен подписать главный бухгалтер или другое лицо, наделенное на это правом через специальный приказ. В случае с ИП документ визирует или сам предприниматель, или его уполномоченный представитель, действующий по доверенности.

Что делать руководителю организации, если в штате нет бухгалтера, а счет-фактура является основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету? Расписаться как за себя, так и за главбуха.

Счет-фактура без подписи главбуха: правомерен ли вычет?

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.11.2006 по делу № А56-35103/2005 суд указал, что идентичность подписей гендиректора и главного бухгалтера в спорных счетах-фактурах не лишает организацию права заявить к возмещению НДС, уплаченный поставщику на основании этого документа. Но это при условии, что в нем указаны все необходимые реквизиты и сведения, предусмотренные налоговым законодательством.

То есть не последнюю роль в возможности отстоять правомерность отсутствия подписи главбуха общества в счете-фактуре играет детальное планирование организации бизнеса – в уставе и других учредительных документах.

Риск-ориентированный подход специалистов 1С-WiseAdvice к ведению стратегически важных для бизнеса процессов – бухгалтерскому и налоговому учету, документообороту, в том числе кадровому и пр. – освободит компанию от необходимости вносить изменения в учредительные документы или выпускать приказы задним числом.

Руководители компаний, которые передали бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, тратят свое время на развитие бизнеса, а не его повседневное обслуживание.

При проверке правильности заполнения счетов-фактур проверяющие органы искусно находят ошибки и недостатки даже в таких мелочах, как цвет чернил подписи. Во избежание негативных ситуаций рассмотрим все требования, касающихся этого нюанса – подписания счетов-фактур.

В статье рассмотрим, кто должен ставить подпись на этом документе – покупатель или продавец, можно ли сделать это черной ручкой, как доверить такое право другому лицу и многие другие важные нюансы.

Кто имеет право подписи?

Счет-фактура подписывается стороной (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем), выступающей продавцом по сделке. В соответствии с Налоговым Кодексом (п. 6 ст. 169 НК РФ) только руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на то приказом (другим распорядительным актом) или доверенностью от имени организации могут подписать данный документ.

Если счет-фактура имеет электронную форму, то она подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя, а подпись главного бухгалтера при этом не требуется (в соот. с п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137).

В обществе с ограниченной ответственностью

В ООО, как и в любой другой организации, являющейся юридическим лицом, счет-фактура подписывается также руководителем и главным бухгалтером либо иными доверенными лицами.

Однако бывают ситуации, когда в ООО отсутствует должность главного бухгалтера. В таком случае его функции входят в полномочия директора организации, который может производить бухгалтерский учет лично (п.3 ст. 7 ФЗ “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Соответственно, подписывать бумагу директор также правомочен самостоятельно.

У индивидуального предпринимателя (ИП)

В случае, если индивидуальный предприниматель ведет бухгалтерский учет самостоятельно, без договора оказания бухгалтерских услуг, то он имеет право подписывать документ лично, но с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП.

ВАЖНО! Ставить подпись вместо главного бухгалтера при этом не нужно – поле должно быть пустым, т.к. по законодательству ИП сам ответственен за ведение бух.учета.

ИП также может поручить эту работу стороннему лицу, и подпись в строке гл. бухгалтера будет принадлежать доверенному.

Кто должен расписаться, если нет главного бухгалтера?

Подписывать счет-фактуру за главбуха могут иные бухгалтера компании через приказ или вообще сотрудники другой организации. Последнее возможно, если ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передается этим лицам на основании договора оказания бухгалтерских услуг и с предварительным оформлением доверенности. Тогда в документе необходимо указать реквизиты доверенности.

Кто может это сделать за директора?

На больших предприятиях со сложноорганизованной структурой управления руководитель может передать часть своих полномочий заместителям, штатным работникам или иным сторонним лицам.

Если руководитель решил избавить себя от этого труда, то он должен предоставить это право путем оформления полномочий документально через соответствующий приказ (он оформляется для сотрудников компании) или доверенность (для сторонних лиц).

Индивидуальный предприниматель тоже может делегировать свои полномочия сторонним лицам. В этом случае он только через доверенность, удостоверенную нотариусом, предоставляет право подписи счет-фактур. При этом, обязательно указание атрибутов доверенности и свидетельства о государственной регистрации (в соот. с разъяснениями Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718).

Основные правила оформления

ВНИМАНИЕ! Когда счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо, которое не является руководителем или главным бухгалтером предприятия, то в качестве доп. реквизитов в счет-фактуре указывается его должность, а также фамилия и инициалы.

Если документ подписывают сторонние лица, как было сказано выше, это отражается в счет-фактуре путем указания реквизитов доверенности.

Таким образом, прямого запрета на подписание счет-фактур черной ручкой нет, но зачастую другая сторона отказывается принять такой документ, предполагая, что это ксерокопия. Поэтому во избежание проблем лучше подписать все синей пастой.

Можно ли ставить факсимиле?

По мнению Минфина России (Письмо Минфина РФ от 27.08.2015 № 03-07-09/49478), счет-фактура, где поставлена факсимильная подпись, считается составленной с нарушением установленного порядка, так как в Налоговом кодексе не предусмотрена процедура подписания документа этим способом. Поэтому, указанная форма не является основанием для принятия предъявленного покупателю НДС к вычету.

Однако в судебной практике, в отдельных случаях судьи, ссылаясь на п. 2 ст. 160 ГК РФ, приходили к выводу, что использование факсимильной подписи правомерно, но тогда, когда прямо это предусмотрено соглашением сторон.

Как возложить это право на другое лицо?

Правомочие на подпись руководитель или главный бухгалтер могут передать другим лицам посредством приказа на право подписи или доверенности, оформленных от имени организации. Поэтому для передачи обязанностей необходимо оформить один из указанных документов.

И в доверенности, и в приказе указываются следующие сведения:

Персональные данные уполномоченного лица.
Список конкретных видов документов, которые вправе подписывать сотрудник или доверенное лицо.

ВАЖНО! При оформлении обоих бланков руководителю необходимо удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которую нужно будет указывать в документах.

Что выбрать – доверенность или приказ?

Основной критерий разграничения приказа и доверенности состоит в том, что действие первого документа простирается только на сотрудников этой организации, тогда как доверенность распространяется на всех лиц, которых указали в документе. Поэтому составление этих документов регулируется двумя разными отраслями права – трудовым и гражданским.

Приказ целесообразней составить в случае, если подписать документ могут лишь внутренние сотрудники организации, т.к. наделять лишними полномочиями сторонних лиц непредусмотрительно.

Если же подписание счет-фактуры другими лицами для Вас обязательно (например, как в случае с договором оказания бухгалтерских услуг сторонними лицами), то оформление доверенности – необходимость.

Зачастую налоговая для подтверждения права подписи счета-фактуры требуют представить и приказ, и доверенность. Как правило, это происходит, если подтверждается право подписи за руководителя предприятия.

Доверенность

Правила оформления доверенности регулируются ГК РФ.

Бланки доверенности не имеют строгой законодательной формы. Образец доверенности можно ставить и самостоятельно, ориентируясь на стандартные формы. Но для того чтобы документ считался действительным, необходимо соблюдать следующие правила:

Приказ

Приказ издается на определенном бланке. К нему прикрепляется документ, имеющий образцы лично поставленных подписей директора, гл. бухгалтера или сотрудника, которые будут наделены соответствующим правом.

Как и в случае с доверенностью, жестко установленных правил для оформления приказа нет. В каждой организации могут быть специально предусмотренные формы бланка приказа. Однако для всех бланков существуют общие правила составления:

На распорядительном документе обязательно присутствие наименования предприятия в соответствие с уставом.
Название документа пишется заглавными буквами, далее указывается номер приказа и дата составления.
Причина оформления приказа должна быть написана, если исполнение делегированных обязанностей предусматривается лишь на определенный срок.
В распорядительной части обозначается должность, отдел и иные данные работника, которому предоставляется право на подпись счет-фактуры, а также срок наделения такими полномочиями.

Кроме того, с приказом может оформляться и доверенность (на случай долгого отсутствия руководителя или бухгалтера).

Теперь вы знаете по каким правилам происходит подписание счетов-фактур. Также предлагаем вам прочитать о том, как осуществляется оплата по такому документу и что такое счет-фактура инвойс.

Заключение и выводы статьи

Вопросы, касающиеся подписания счетов-фактур, должны решаться своевременно. Составленные приказ или доверенность официально определят, кто может подписывать счета-фактуры, и ваш контрагент не сможет поспорить с проверяющими и настоять на вычете в случае подписания счета-фактуры не главным бухгалтером или руководителем.

Читайте также: