Кто в овд осуществляет прием входящей корреспонденции

Обновлено: 02.07.2024

1. Сотрудникам подразделений делопроизводства и режима запрещается лично принимать обращения от граждан, за исключением рапортов и обращений, принятых в ходе личного приема уполномоченными должностными лицами.

- Операторов почтовой связи с доставкой ими письменной корреспонденции в здание органа внутренних дел.

- Почтового ящика, установленного в круглосуточно доступных для граждан местах зданий МВД России, его территориальных органов на межрегиональном, окружном и региональном уровнях, а также органов внутренних дел, где нет дежурных частей.

3. Срок рассмотрения обращения, поданного в ходе личного приема гражданина, исчисляется с даты приема.

4. Обращения, поступившие в орган внутренних дел в соответствии с его компетенцией, рассматриваются в течение тридцати дней со дня их регистрации. Если срок окончания рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то обращение должно быть рассмотрено в предшествующий ему рабочий день. Указанный срок исчисляется с даты регистрации обращения в органе внутренних дел до даты подписания окончательного ответа гражданину.

5. В течение срока, отведенного на подготовку ответа гражданину, головной исполнитель организует рассмотрение обращения по существу. Соисполнители в течение первой половины указанного срока представляют головному исполнителю предложения для включения в проект ответа гражданину или сообщают об отсутствии указанных предложений.

6. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на тридцать дней с одновременным письменным уведомлением об этом гражданина.

13. Решение о предоставлении гражданину возможности ознакомления с материалами по обращению или отдельными документами, а также снятии с них копий принимается руководителем органа внутренних дел или самостоятельного подразделения не ниже начальника отдела и оформляется заключением. На заключении проставляется отметка об ознакомлении гражданина с материалами по обращению, которая заверяется его подписью.

1. Ответ по существу поставленных в обращении вопросов направляется гражданину в письменной форме или в форме электронного документа на официальном бланке и подписывается

- На неподдержанное повторное обращение - вышестоящим руководителем (по отношению к должностному лицу, подписавшему первое обращение).

- На безосновательное обращение, в котором обжалуется ответ заместителя начальника органа внутренних дел, - начальником органа внутренних дел с одновременным прекращением переписки.

2. Ответ на письменное обращение гражданина, поступившее с личного приема, направляется за подписью принимавшего его должностного лица или уполномоченного им должностного лица.

3. Ответ в Федеральное Собрание Российской Федерации направляется за подписью должностного лица, которому адресован запрос, или лица, исполняющего его обязанности.

- Если обращение признано уполномоченным должностным лицом безосновательным и переписка по вопросам, поставленным в обращении, прекращена.

5. Ответ на обращение по существу поставленных вопросов не дается (о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения письменно уведомляется гражданин, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению):

- Если обращение признано некорректным по содержанию, изложению или форме. В случае признания обращения некорректным по содержанию гражданин предупреждается о недопустимости злоупотребления правом на обращение.

- Если невозможно подготовить ответ без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

1. Личный прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях. Запрещается прием в рабочих кабинетах руководителя органа внутренних дел и самостоятельных подразделений.

3.Для оформления письменного обращения помещения для приема обеспечиваются стульями, столами, а также писчей бумагой, ручками.

4. Рабочие места сотрудников, осуществляющих прием, оборудуются телефонной связью, а также необходимой оргтехникой.

6. Прием руководящим составом органа внутренних дел осуществляется по графику, который ежемесячно утверждается начальником органа внутренних дел и предусматривает в том числе прием в течение трех часов один раз в месяц в субботний день, а также один раз в неделю в рабочий день с 17 до 20 часов.

7. Прием начальником территориального органа и его заместителями осуществляется не менее одного раза в месяц, начальниками самостоятельных подразделений - по мере необходимости.

9. Ответ с согласия гражданина может быть дан устно в ходе приема, о чем проставляется отметка в карточке личного приема.

Документооборот - движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа его исполнения, отправки или сдачи в дело [52].

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167 с изм. от 29.11.2007г. № 1132, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

Руководитель, определяя порядок исполнения документа, не требующего дополнительной проверки, сам принимает по нему решение, исполнение которого поручается соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Если принятие решения требует дополнительных проверочных действий, руководитель поручает их производство подчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий. При этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность и целесообразность последующих проверочных действий.

В резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрения документа.

Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости производятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем органа.

Исполнение документов может заключаться в выполнении проверочных действий, в исполнении содержащихся в документе предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или резолюции, в случаях когда исполнение документа не требует подготовки новых документов, может сделать отметку об исполнении на документе в форме справки, в которой указывается, что выполнено исполнителем по документу. Об исполнении документа докладывается руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе производит надпись "в дело", что является свидетельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаются в канцелярию для отправки или хранения.

Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции: регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции; проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки; написание на конверте адреса; вложение документа в конверт; составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи. Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками канцелярии.

Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования.

Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел, утверждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел органа и его структурных подразделений, подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел, с указанием сроков ее хранения.

Большое разнообразие создаваемых и поступающих в орган внутренних дел документов, подлежащих хранению, требует их группировки и систематизации по предметно-логическому признаку (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т.п.).Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел. При разработке номенклатуры учитывается состав входящих и исходящих документов, количество документов по отдельным направлениям деятельности органа внутренних дел, степень секретности.

В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

Делом называется совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению) деятельности органа внутренних дел, с указанием наименования, номера по номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов и срока хранения.

Документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250 листов. Если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучной печатью.

На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранения которых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они в течение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение в архивы МВД, УВД.

Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится по разрешению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД). Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят, срок хранения, куда приобщен или отправлен.

Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения[54]. Экспертная комиссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. С разрешения последнего производится уничтожение дел.

Одним из важнейших условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях органа внутренних дел, излишние согласования, визирования документов. При определении порядка прохождения документов (схемы документооборота) в органе внутренних дел следует исходить из необходимости рассмотрения начальником органа документов, поступающих из органов государственной власти, из вышестоящих органов внутренних дел, документов, касающихся принципиальных вопросов деятельности органа внутренних дел в целом. Другие же входящие документы могут направляться для рассмотрения непосредственно заместителям начальника органа (руководителям служб). Установление такого порядка ускорит движение документов, освободит начальника органа от излишней информации.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа.

О не исполненных документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают руководителю органа внутренних дел.

2. Начальнику Департамента ОБДД МВД России - главному государственному инспектору безопасности дорожного движения Российской Федерации, начальникам департаментов, управления МВД России, первому заместителю начальника Следственного комитета при МВД России, начальникам подразделений, непосредственно подчиненных МВД России, главных управлений МВД России по федеральным округам, министрам внутренних дел, начальникам главных управлений и управлений внутренних дел по субъектам Российской Федерации, управлений внутренних дел на железнодорожном, водном и воздушном транспорте, образовательных и научно-исследовательских учреждений МВД России организовать изучение сотрудниками органов внутренних дел Российской Федерации настоящего приказа и обеспечить реализацию его положений.

3. ОИД (В.А. Волынскому) МВД России в срок до 1 августа 2010 года привести нормативные правовые акты МВД России в соответствие с настоящим приказом.

4. Считать утратившим силу приказ МВД России от 1 декабря 2005 г. N 985 1 .

5. Приказ вступает в силу по истечении одного месяца после дня его официального опубликования.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Министра по курируемым направлениям деятельности.

генерал армии Р. Нургалиев

I. Общие положения

2. Порядок включает в себя:

4.1.1. Заявление о преступлении.

4.1.2. Явка с повинной.

4.3. Иную информацию о происшествиях.

11. Материалы проверки по фактам выявления подделки или уничтожения идентификационного номера, номера кузова, шасси, двигателя, а также подделки государственного регистрационного знака транспортного средства незамедлительно направляются в орган внутренних дел по месту регистрации транспортного средства.

Если транспортное средство ранее было снято с учета, то материалы направляются по месту его последней регистрации.

12. Протокол принятия устного заявления о преступлении, письменное заявление о преступлении, протокол явки с повинной, рапорт сотрудника органа внутренних дел об обнаружении признаков преступления должны быть оформлены в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации 12 .

13. Анонимные заявления, поступившие по почте или информационным системам общего пользования, в которых содержатся признаки совершенного или готовящегося преступления, за исключением заявлений, содержащих данные о признаках совершенного или готовящегося террористического акта, без регистрации в КУСП передаются в соответствующие подразделения органа внутренних дел для возможного использования в установленном порядке в оперативно-розыскной деятельности.

Поступившие по почте анонимные заявления о признаках совершенного или готовящегося террористического акта регистрируются в порядке, определенном разделом III настоящей Инструкции.

В подразделениях вневедомственной охраны, ГИБДД самостоятельное ведение КУСП не осуществляется.

18. Информация о преступлении, выявленном сотрудником органа внутренних дел в процессе предварительного расследования иного преступления, оформляется рапортом сотрудника органа внутренних дел об обнаружении признаков преступления, который регистрируется в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

19. Если происшествие не относится к компетенции органов внутренних дел или происшествие произошло на территории обслуживания другого органа внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации в КУСП в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации передаются по подследственности, в суд (по делам частного обвинения). Одновременно принимаются необходимые меры по предотвращению или пресечению правонарушения, а равно по сохранению следов правонарушения.

Если по результатам проверки усматриваются признаки состава преступления частного обвинения, то в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, заявление и материалы проверки с сопроводительным письмом направляются мировому судье (за исключением случаев выявления признаков состава преступления, предусмотренного статьей 115 или статьей 116 Уголовного кодекса Российской Федерации, когда лицо, подлежащее привлечению к ответственности, потерпевшему не известно).

Заявления граждан специального характера (по направлениям деятельности), связанные с утратой или выдачей удостоверений, разрешений, лицензий, справок, заключений, государственных регистрационных знаков, талонов, паспортов, актов, документов, предоставляющих или восстанавливающих какое-либо право, направляются в соответствующие подразделения, где учитываются в отдельных учетных формах. Порядок работы с такого рода обращениями регламентируется законодательными и иными нормативными правовыми актами.

23. Талоны должны быть сброшюрованы в книжки и пронумерованы. Книжки талонов регистрируются в секретариате и хранятся в дежурной части органа внутренних дел.

24. Талон состоит из двух частей: талон-корешок и талон-уведомление. Обе части талона имеют одинаковый регистрационный номер.

25. Заявитель расписывается за получение талона-уведомления на талоне-корешке, проставляет дату и время получения талона-уведомления.

Заявления военнослужащих и членов их семей, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации рассматриваются в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

о возбуждении уголовного дела;

об отказе в возбуждении уголовного дела;

о возбуждении дела об административном правонарушении;

о вынесении мотивированного определения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении;

о передаче на рассмотрение по подведомственности;

о приобщении к материалам специального номенклатурного дела.

35. Материалы, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, незамедлительно регистрируются в специальном журнале (приложение N 6), который ведется в органах внутренних дел сотрудником по регистрационно-учетной и статистической работе или лицом, исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очередной порядковый номер (через дробь): номер по КУСП/номер по журналу учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. При этом в журнале учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, указывается двойной номер (через дробь): номер по журналу учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела/номер по КУСП.

Материалы проверки и копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела в течение 24 часов с момента его вынесения направляются прокурору для проверки обоснованности и законности его вынесения.

Копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела в течение 24 часов с момента его вынесения направляется заявителю. При этом заявителю разъясняются его право обжаловать данное постановление и порядок обжалования.

37. Материалы, по которым принято решение о начале производства по делу об административном правонарушении, регистрируются в Журнале учета производства по делам об административных правонарушениях (приложение N 8). Ведение журналов возлагается начальником органа внутренних дел на подразделения по борьбе с правонарушениями в сфере потребительского рынка и исполнению административного законодательства и Госавтоинспекцию в соответствии с их компетенцией или иное подразделение.

38. При приеме-сдаче дежурства оперативный дежурный докладывает письменным рапортом начальнику органа внутренних дел:

Сроки хранения документов

39. Начальник органа внутренних дел:

41. Начальник органа внутренних дел утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы на полугодие.

Секретарь комиссии ведет делопроизводство.

Члены комиссии проводят сверки с алфавитным журналом, журналом входящей корреспонденции органа внутренних дел, журналом учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, журналом учета административного производства, журналом учета обращений по телефону доверия, специальным номенклатурным делом, а также документацией подразделений вневедомственной охраны, ГИБДД, экспертно-криминалистических и кинологических подразделений.

В случаях, когда в ответах содержится информация о происшествии, о котором ранее не сообщалось в органы внутренних дел, членом комиссии составляется рапорт на имя начальника органа внутренних дел по факту выявления происшествия для регистрации в КУСП и принятия решения.

При выявлении членами комиссии материалов, по которым вынесены необоснованные постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, составляется рапорт на имя начальника органа внутренних дел для решения вопроса о направлении их в вышестоящую прокуратуру с целью проверки обоснованности вынесения постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. Копия сопроводительного письма (с указанием исходящего номера и даты), рапорт члена комиссии, а также ответ прокуратуры о результатах проведенной проверки подшиваются в специальное дело комиссии.

44. В целях обеспечения контроля полноты регистрации информации, поступившей по телефону, в дежурных частях органов внутренних дел производится ее запись программно-техническими средствами регистрации информации.

47. По окончании КУСП, журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, журналы учета административного производства, накопительные дела по материалам проверок, книжки с талонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел в секретариат для их хранения в течение 5 лет.

1 Далее - "органы внутренних дел".

3 Далее - "начальник органа внутренних дел".

4 Пункт 43 ст. 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 52, ст. 4921; 2002, N 22, ст. 2027; N 30, ст. 3015, 3020, 3029; N 44, ст. 4298; 2003, N 27, ст. 2700, 2706; N 50, ст. 4847; 2004, N 27, ст. 2711; 2005, N 1, ст. 13; N 23, ст. 2200; 2006, N 3, ст. 277; N 10, ст. 1070; N 23, ст. 2379; N 28, ст. 2975, 2976; N31, ст. 3452; 2007, N 1, ст. 46; N 16, ст. 1827; N 18, ст. 2118; N 24, ст. 2830, 2833; N 31, ст. 4008; N 31, ст. 4011; N 41, ст. 4845; N 49, ст. 6033; N 50, ст. 6235, 6236, 6248; 2008, N 12, ст. 1074; N 24, ст. 2798; N 49, ст. 5724; N 52, ст. 6226, 6235; 2009, N 1, ст. 29; N 11, ст. 1266, 1267, 1268; N 18, ст. 2145; N 26, ст. 3139; N 29, ст. 3613; N 44, ст. 5170, 5173; N 45, ст. 5263; N 51, ст. 6161; N 52, ст. 6422, 6453; 2010, N 1, ст. 4; N 8, ст. 780; N 11, ст. 1168, 1169; N 14, ст. 1552).

8 Далее - "секретариат".

9 За исключением письменных обращений, принятых в ходе личного приема граждан.

10 Ведомости СНД и ВС РСФСР, 1991, N 16, ст. 503; Ведомости СНД и ВС Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 360; N 32, ст. 1231; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 25, ст. 2964; 1999, N 14, ст. 1666; N 49, ст. 5905; 2000, N 31. ст. 3204; N 46, ст. 4537; 2001, N 1, ст. 15: N 31, ст. 3172; N 32, ст. 3316; 2002. N 27, ст. 2620; N 30, ст. 3029; 2003, N 2, ст. 167; N 27, ст. 2700, N 28, ст. 2880; N 50, ст. 4847; 2004, N 30, ст. 3087; N 35, ст. 3607; 2005, N 13, ст. 1078; N 14, ст. 1212; N 19. ст. 1752; 2006, N 24, ст. 2555; N 31, ст. 3420, 3425, 3452; N 52, ст. 5498; 2007, N 10, ст. 1151; N 41, ст. 4845; 2008, N 30, ст. 3616; N 52, ст. 6227, 6235, 6248; 2009, N 48. ст. 5715, 5717; 2010, N 1, ст. 4.

11 Далее - "ГИБДД" или "Госавтоинспекция".

12 Части 1, 2, 3 ст. 141, 142, 143 Уголовно-процессуального кодекса Российском Федерации.

13 Часть 4 ст. 141 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации.

15 Письменное заявление о преступлении может быть составлено заявителем в произвольной форме. В заявлении о преступлении заявитель предупреждается об уголовной ответственности по статье 306 Уголовного кодекса Российской Федерации за заведомо ложный донос.

17 Под оперативным дежурным в настоящей Инструкции понимаются: начальник дежурной части, начальник дежурной смены, помощник начальника отдела (отделения) - оперативный дежурный, помощник начальника дежурной части - оперативный дежурный, старший оперативный дежурный, оперативный дежурный, помощник оперативного дежурного.

18 Часть 4 ст. 144 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.

Сортировка

Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах 1 .

Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.

Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.

Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.

Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.

Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.

Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.

В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.

С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.

Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.

Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.

В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.

Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.

Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:

Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации
(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.

Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.

Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:

Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.

Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).

Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:

В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.

Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).

Пример 1

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе

Получен ответ.См. вх. № 345 от 04.04.2012

Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.

Пример 2

Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа

Передача на рассмотрение

Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.

Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.

Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.

Пример 3

Оформление резолюции на отдельном листе

Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову

Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.

Семенов Е.Е. Семенов

К вх. № 159 от 30.03.2012

Передача на исполнение

После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).

По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?

Исполнение документа

Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.

Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?

Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.

для писем-поручений и писем-запросов вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.

При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения 4 .

Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков

[…] 2. Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей), а также справки об остатках электронных денежных средств и переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа 5 .

Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки

[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.

Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках

[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).

Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.

Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации

Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля

1. Непредставление в установленный срок 6 налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган

Отметка об исполнении документа

Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки. Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.

Пример 4

Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации

Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале – эта статья для вас.

В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.

1С: Документооборот располагает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителю. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также в программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.

Стандартная схема обработки входящего документа в программе:

Рисунок 1 История переписки

Стандартная схема обработки исходящего документа:

1. Перечень видов документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

· состав реквизитов карточки документа;

нормативный срок исполнения;
маршруты обработки документов;
правила формирования регистрационного номера;
права доступа к документам данного вида.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.

Рисунок 2 Виды входящих документов

2. Состав реквизитов карточек документов

При создании документа в системе заполняется учетно-регистрационная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа может быть разный. В системе предусмотрены основные, предопределенные системой реквизиты, и дополнительные, которые определяются для каждого вида документа и настраиваются администратором системы. Реквизиты карточки можно вынести в отбор в списке документов, в отчет, либо настроить по реквизиту условие маршрутизации для бизнес-процесса.

Рисунок 3 Настройка основных реквизитов карточки документа

Рисунок 4 Настройка дополнительных реквизитов карточки документа

3. Перечень шаблонов исходящих документов

Шаблон документа – это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть с вложенным файлом типовой формы документа, а может быть без файла. Для типовых форм настраиваются правила автоматического заполнения. Один вид документа может содержать несколько шаблонов.

Рисунок 5 Шаблон исходящего документа с типовой формой

4. Типы связей между документами

В системе есть предопределенные типы связей, по которым карточки документов могут быть связаны между собой. Помимо этого, можно настраивать дополнительные связи вручную.

Рисунок 6 Типы связей

В 1С: Документооборот 8 поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, контрагента, подразделения, вопроса деятельности, проекта. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор. В настройках нумератора также указывается периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, непериодический.

Рисунок 7 Нумератор входящего документа

6. Маршруты обработки документов

Для настройки маршрутов обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута более одного этапа используется типовая обработка документа или комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса, прописывается описание, последовательность и сроки исполнения задач, важность, условия маршрутизации. Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут, привлекать дополнительных согласующих или исполнителей, в зависимости от выполнения условий.

Рисунок 8 Обработка входящего документа

Это минимальный перечень настроек, необходимый для организации учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.

Читайте также: