Кто регистрирует сдаточную опись в сэд

Обновлено: 30.06.2024

С 18.02.2019 вступили в силу Правила N 20. Они подробно регламентируют порядок передачи, хранения и работы с документами в электронном виде (далее — ДЭВ) в архиве организации. С этой же даты начала действовать Инструкция N 19. Она в том числе установила порядок формирования и подготовки электронных дел с электронными документами, т.е. документами с ЭЦП (далее — ЭД), для сдачи их в архив. Рассмотрим основные новшества в подготовке и сдаче ДЭВ в архив, а также в работе архивов с ними.

Какие ДЭВ передаются в архив

Перечень ДЭВ, подлежащих передаче в архив, сузился. Теперь к таким ДЭВ
относятся :

— документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу.

На заметку
ДЭВ временного (до 10 лет включительно) хранения могут передаваться в архив организации, как и ранее, по решению руководителя организации ;

— архивные копии информационных ресурсов;

— электронные издательские оригиналы печатной продукции.

Ранее передавать в архив также нужно было электронные версии НПА и методические документы, электронные географические карты, личные фонды работников организации в электронном виде и другие документы .

Что учесть при передаче ДЭВ в архив

Подробно регламентирован порядок подготовки и передачи ДЭВ в архив. В частности, установлено следующее.

1. Передача ДЭВ в составе электронных дел должна быть обеспечена средствами автоматизированной системы электронного документооборота (далее — АСЭД) .
То есть в АСЭД нужно сделать доработки, которые позволят подготовить и сдать ДЭВ в архив.

Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на съемных носителях в составе информационного пакета .

2. При подготовке электронного дела к передаче в архив необходимо составлять внутреннюю опись ДЭВ электронного дела (далее — внутренняя опись). Ее включают в состав электронного дела в качестве самостоятельного ЭД .

Обратите внимание!
Внутренняя опись составляется при помощи АСЭД по установленной форме.

3. Электронные дела в архив организации следует передавать по описям электронных дел :

— временного (свыше 10 лет) хранения.

При этом в состав электронного дела необходимо включать метаданные на каждый ДЭВ .

На заметку
Допускается создавать бумажный экземпляр описи электронных дел, если в этом есть необходимость .

Кроме этого, в описях электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть указаны :

— сведения о работнике, передающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия);

— сведения о работнике архива, принимающем электронные дела в архив (наименование должности, инициалы, фамилия).

На заметку
Опись электронных дел должна быть утверждена путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации .

4. Электронные дела необходимо формировать таким образом, чтобы метаданные каждого ЭД (кроме первого) содержали контрольные характеристики предыдущего ЭД и его метаданные. То есть чтобы они составляли однонаправленный связанный список. При этом данный порядок необходимо закрепить в локальном правовом акте организации. Например, в инструкции по подготовке и передаче дел в архив организации .

5. Передавать электронные дела в архив организации необходимо по графику. Его составляет руководитель архива организации либо лицо, ответственное за архив организации, по установленной форме. Затем график утверждает руководитель организации . Ранее отдельный график для передачи электронных дел в архив составлять не требовалось.

6. При передаче электронных дел в архив проверяется :

— действительность ЭЦП (на момент проверки):

на описи электронных дел структурных подразделений;

На заметку
Проверка действительности ЭЦП осуществляется с использованием сертифицированного средства ЭЦП ;

— состав метаданных электронного дела и ДЭВ;

— соответствие состава передаваемых электронных дел данным соответствующей описи;

— соответствие объема переданных электронных дел, ДЭВ объему, указанному в соответствующей описи;

— соответствие контрольных характеристик ДЭВ и файлов ДЭВ контрольным характеристикам, указанным во внутренней описи и в метаданных;

— возможность воспроизведения ДЭВ;

— отсутствие вредоносных компьютерных программ;

— соответствие форматов файлов форматам, согласованным с госархивом, обеспечивающим хранение ДЭВ при приеме электронных дел постоянного хранения;

— подлинность и целостность ЭД, включенных в электронное дело. Для этого проверяются их контрольные характеристики, указанные во внутренней описи. Результаты проверки сохраняются в метаданных ЭД, формируемых архивом организации.

На заметку
При приеме электронных дел на съемных носителях проверяется :
— физическое и техническое состояние съемных носителей;
— соответствие информации на съемных носителях данным о съемных носителях и размещении электронных дел и документов на съемных носителях в метаданных.

7. Гибридные дела постоянного и временного хранения, которые содержат ЭД и документы на бумажном носителе, по окончании календарного (делопроизводственного) года должны быть оформлены в два самостоятельных дела:

— документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

— ЭД формируются в электронное дело.

При этом данным делам необходимо присвоить один индекс и заголовок согласно номенклатуре дел, а также обеспечить связь между ними в рамках АС ДОУ .

Обратите внимание!
Гибридные дела с ДЭВ без ЭД и с документами на бумажном носителе, если они подлежат передаче в архив организации, должны быть сформированы либо в дело с документами на бумажном носителе, либо в электронное дело .

8. Завершение приема электронных дел в архив организации подтверждается проставлением на описи электронных дел структурного подразделения ЭЦП. Ее проставляет лицо, ответственное за архив организации, или работник архива организации, осуществивший прием данных документов .

Как вести учет ДЭВ в архиве организации

Определено, что учет ДЭВ ведется в единицах учета, каждой из которых присваивается свой номер . Такими единицами являются :

— электронное дело, в котором подлежат учету ДЭВ;

— ДЭВ, в котором фиксируется количество объектов хранения, составляющих его.

Учет электронных дел ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязаны вести все архивы. К ним, например,
относятся :

1) книга учета поступления и выбытия электронных дел. Она ведется для учета каждого поступления и выбытия электронных дел, их количества;

2) описи электронных дел структурных подразделений. Они ведутся для поединичного и суммарного учета электронных дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел);

3) описи (годовые разделы описей) электронных дел постоянного хранения и электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения. Они оформляются для поединичного и суммарного учета электронных дел в архиве организации, закрепления их систематизации;

4) реестр описей электронных дел. В нем осуществляется регистрация описей электронных дел, учет их количества.

Обратите внимание!
Основным учетным документом для ДЭВ является внутренняя опись электронного дела .

Что касается вспомогательных документов, то необходимость их ведения архив организации определяет самостоятельно. Если принято решение их вести, то формы архив разрабатывает сам .

Какие требования установлены для хранения ДЭВ

Хранение ДЭВ в архиве осуществляется в одном из двух мест :

— в специально выделенном помещении (далее — хранилище);

— специализированном центре обработки данных, в том числе действующем на основе технологий облачных вычислений (далее — ЦОД).

При этом к условиям хранения ДЭВ установлен ряд требований, в частности:

1. В хранилище ДЭВ должен соблюдаться определенный температурно-влажностный режим в зависимости от того, на чем хранятся ДЭВ, а также сроки его контроля. Например, для серверного оборудования температура воздуха должна быть от +18 до +24 °С, относительная влажность воздуха должна составлять 30 — 50% . Соблюдение данных требований необходимо контролировать путем регулярного измерения температуры и определения относительной влажности в одно и то же время в зависимости от помещения, в котором размещено хранилище .

2. ДЭВ должны быть защищены от воздействия магнитных полей. Для этого, в частности, установлено, что хранилища и ЦОД должны быть расположены вдали от неэкранированных мощных электромоторов, генераторов, трансформаторов и высоковольтных линий электропередачи .

3. ДЭВ должны размещаться в несгораемых шкафах, боксах, футлярах, ячейках при хранении на съемных носителях или на специальных устройствах .

4. Помещения хранилищ должны быть оборудованы охранной сигнализацией, и в них должны соблюдаться общие требования пожарной безопасности. В рабочее время они должны быть закрыты на ключ, а в нерабочее — опечатаны или пломбированы .

Обратите внимание!
Установлен ряд требований для работы со съемными носителями и их хранения. В частности, необходимо создавать два экземпляра ДЭВ и помещать их на двух разных съемных носителях, ДЭВ с разными сроками хранения размещать на разных съемных носителях, брать съемные носители в руки только в перчатках за кромки или защитный корпус и др. .

Как использовать ДЭВ в архиве организации

Архив обязан обеспечить доступ пользователей к ДЭВ. Такая обязанность у него была и раньше. Вместе с тем сейчас порядок доступа урегулирован более детально.
Так, архив :

1) предоставляет пользователям право просмотра архивных ДЭВ без возможности их копирования. Такой просмотр может осуществляться посредством локальной сети, каналов электросвязи или в читальном зале архива организации (специально оборудованном рабочем месте);

2) дает ответ на запрос госорганов, организаций, судов, граждан в виде информационного документа. Такой документ выдается:

— в электронном виде. Тогда он должен быть подписан ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является руководитель организации или уполномоченные им должностные лица организации;

— на бумажном носителе. Тогда он подписывается собственноручно руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом.

На заметку
Любое использование архивных ДЭВ подлежит учету .

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

утеря документов;
их излишнее дублирование;
длительное время согласования;
затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

удобный механизм поиска;
оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

входной и выходной регистрационный контроль документов;
перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
обмен документами между структурными единицами компании;
классификацию документов по группам;
оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
создание резервных и архивных копий;
возможность управления правами доступа;
решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
контролировать исполнителей по срокам;
протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

закрепляются основные правила работы системы;
определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
утверждаются их шаблоны и форматы;
описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
детализируются правила доступа к документам;
расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

указывается дата начала работы системы;
закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

масштаб и структура организации;
специфика ее деятельности;
географическая разрозненность структурных подразделений;
текучка кадров;
иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
сохранность носителей персональных данных;
доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
использование средств защиты информации;
выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

Формируемые в электронном виде.
Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Минфин планирует провести эксперимент с электронными кадровыми документами. Как участвовать в эксперименте и какие преимущества он дает, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Узнайте все подробности данной процедуры, получив пробный демо-доступ к системе К+.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

Подробнее об этом см. по ссылке.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

учитывается рабочее время;
работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
информируют о начале отпуска;
оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

формировать список лиц для согласования;
контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
была реализована возможность внесения корректировок;
все этапы работы с документом можно было проследить;
отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

когда запрос получен исполнителем;
сколько есть времени на его исполнение;
дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

В чём разница между хранением электронных документов и электронным архивом

Электронный архив представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Он создаётся с помощью программного обеспечения. Электронные копии документов помещаются в базу данных, но это не хранение, а лишь облегчение доступа. Сам электронный документ является полноценным документом, а не скан-копией бумажного.

Хранение электронных документов — это часть системы хранения документов организации, являющейся одним из основных процессов делопроизводства. Каждый бумажный или электронный документ должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.

В чём преимущества электронного архива и электронного документооборота

Электронный архив имеет аналогичные преимущества с электронным документооборотом. Вот четыре из них.

Электронные документы всегда доступны: их можно в любой момент переслать, распечатать, скопировать.
С электронными документами легко работать в режиме реального времени.
Документы легко найти и предоставить по требованию проверяющих органов.
Упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая 0% ставку НДС.

К документообороту в государственном архиве предъявляют особые требования.

Как правильно организовать электронный документооборот

Документооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.

Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД.

К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:

Соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.
Взаимодействие с иными государственными системами данных.
Формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему.
Обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД.
Обеспечение многокритериального поиска документов.
Обязательное использование электронной подписи ЭП.
Протоколирование всех действий пользователя системы.

Аналогичные принципы можно применять и в работе СЭД и СХЭД коммерческой организации.

Как хранить электронные документы

Хранение электронных документов должно соответствовать нормам безопасности, следует свести к минимуму вероятность сбоев и прочих факторов, которые могут привести к потере накопленных данных.

В рамках автоматизированной системы документ имеет непрерывный жизненный цикл от создания до уничтожения. На протяжении всего жизненного цикла, в том числе, в течение всего срока хранения формируются связанные с документом метаданные.

К управлению документами в СЭД и СХЭД предъявляют функциональные требования. Два из них являются общими:

При передаче документов на хранение в СХЭД документы должны быть аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования.
В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
- создаваемые при включении документа в систему;
- используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
- образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
- связанные с передачей на последующее хранение.

Системно-технические требования, такие как требования к информационной безопасности, надежности, интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД компания может разработать индивидуально.

Как передать электронные документы в СХЭД

Документы в организациях могут храниться и в других информационных системах, не подходящих под общие правила делопроизводства. Например, ERP. Для них нужно разработать дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.

К функциям СЭД относится:

СХЭД должна обеспечивать:

Как учитывать и хранить документы в СХЭД

Учёт электронных документов в СХЭД во многом аналогичен учёту бумажных документов. Спецификой обладают документы, типичные для госорганов (приказы, письма и т.п.).

В плане хранения СХЭД даёт следующие преимущества:

резервного копирования электронных документов;
проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;
конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы (особенно актуально, если документы нужно загрузить в стороннюю программу.

Использование ЭД, включенных в СХЭД предполагает:

Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам.
Многокритериальный поиск.
Формирование архивных копий, справок выписок.
Учет использования электронных дел.

Для чего нужно делать опись передаваемых документов

Опись документов необходима для фиксации факта их передачи адресату, которым может быть как орган власти (ИФНС, суд и т.п.), так и контрагент по договору. К составлению описи обычно прибегают в ситуации, когда требуется передать не один документ (заявление, исковое, справку и т.п.), а некий комплект или набор документации.

Наибольшее распространение опись получила при работе с традиционными, бумажными документами. Однако не исключено составление описи и при пересылке информации в электронном виде. Особенно если это происходит по обычной электронной почте.

Нормы составления описи документов

Единых законодательных требований к составлению описи документов не имеется. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные формы (к примеру, при отправке заказных писем), так и разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.

В любом случае, опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости может указываться и другая информация — о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.

Опись документов для передачи в налоговую

При общении с налоговым органом составлять опись требуется только если документы передаются в классическом, бумажном виде. Требований к форме такой описи законодательство не устанавливает. Поэтому составить ее можно в произвольном виде. Более того, опись можно оформлять как отдельный документ, так и включать в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ ).

ВНИМАНИЕ

При отправке документации в ИФНС в электронном виде опись составлять не нужно, т.к. состав документов в этом случае фиксируется автоматически соответствующим ПО.

Запросить в ИФНС акт сверки по налогам через интернет Запросить бесплатно

Что касается содержания описи, то в ней целесообразно отразить не только данные о передаваемых документах (дата, номер, наименование, количество листов и экземпляров), но и сведения, касающиеся оснований их передачи, а также отправителе и адресате. Таким образом, данная опись будет дополнительно содержать реквизиты организации (ИП), передающей документы, а также номер и дату требования или иного документа от ИФНС, в связи с которым предоставляется документация, указанная в описи. Не лишним будет пронумеровать в описи представляемые документы, а не просто привести их перечень.

Такое оформление описи поможет в случае возникновения в дальнейшем каких-либо претензий со стороны ИФНС (или вопросов при рассмотрении спора в суде) быстро сориентироваться в составе переданных документов и оперативно представить нужные пояснения или возражения.

Опись документов для передачи в архив

При передаче документов в архив по каждому делу составляется внутренняя опись включенных в него документов. Форма такой описи приведена в приложении № 27 к правилам, которые утверждены приказом Министерства культуры России от 31.03.15 № 526. А порядок ее оформления достаточно детально описан в п. 3.6.17 Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02).

Опись документов для передачи другой организации

Каких-либо специальных правил оформления описи при передаче документов контрагенту законодатель не установил. Поэтому если конкретная форма описи не согласована сторонами отдельно (к примеру, в качестве приложения к договору), то составлять ее можно в свободной форме. Главное требование — из описи должно быть понятно что, в каком количестве когда, в связи с чем, от кого и кому передано.

Опись документов для отправки Почтой России

ВАЖНО

Опись по ф. 107 заполняется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.

Читайте также: