Кто отвечает за обеспечение руководства качественными и полными данными

Обновлено: 30.06.2024

Одной из ключевых составляющих успеха любой компании является эффективное информационное обеспечение ее персонала. Люди должны четко понимать, в чем именно состоит цель их работы, а для этого необходимо вовремя доносить до них сведения о целях и задачах бизнеса. Грамотно выстроенные внутренние коммуникации помогают не только создать позитивный имидж самой компании, но и добиться максимального эффекта от деятельности сотрудников.

Роль коммуникации персонала в организации

Внутренние коммуникации (ВК) в компании — это особая область, которая находится где-то между работой с персоналом и связями с общественностью. Их основной целью является достижение запланированных бизнес-показателей через выстраивание системы эффективных взаимоотношений с сотрудниками. Еще в 1980-х годах американские ученые Дэвид Нортон и Роберт Каплан предложили новую систему оценки эффективности работы любой компании, так называемую сбалансированную систему показателей, и персонал с точки зрения этой системы рассматривается как один из основных ресурсов организации.

Внутренними коммуникациями называют любые коммуникации персонала внутри компании. Они могут быть горизонтальными или вертикальными, устными или письменными, личными или виртуальными, одиночными или групповыми. По сути дела — это всегда двустороннее общение, участие в котором может одновременно принимать большое количество людей. В таких коммуникациях большое значение имеет суть, каналы и форма подачи информации. Качественные ВК помогают устанавливать ролевые взаимодействия сотрудников и распределять ответственность между ними. Признаками хороших ВК являются информативность, своевременность, ясность, лаконичность и беспристрастность. Эффективные внутренние коммуникации — одна из главных задач любой компании. Именно их наличие говорит о способности менеджмента прислушиваться к сотрудникам, определять слабые и сильные стороны производственного процесса и корректировать управленческие решения.

В список задач внутренних коммуникаций обычно входят следующие:

формирование общего для компании информационного пространства;
повышение лояльности сотрудников, их приверженности интересам и главной цели компании, создание и поддержание такого социального состояния персонала, которое будет мотивировать их на максимально эффективную работу;
укрепление позитивного бренда компании в глазах собственных работников, поскольку они являются одним из основных каналов распространения информации о компании во внешнюю среду;
формирование положительного HR-бренда фирмы — именно это поможет привлечь на работу в компанию лучших специалистов;
формирование и поддержка корпоративной культуры организации.

Внутренние коммуникации невозможно наладить, установить и забыть о них в надежде, что они будут работать самостоятельно. Процесс необходимо постоянно поддерживать и трансформировать в соответствии с изменениями и развитием самой компании.

Единое информационное пространство для всех и каждого

До сих пор во многих компаниях построение внутренних коммуникаций сводится едва ли не к одним корпоративным вечеринкам. Этого, без сомнения, недостаточно, поскольку сотрудники должны иметь место для постоянного общения и в рабочее время. Рассчитывать на формирование корпоративной культуры и рост внутренней мотивации работников можно только при создании единого информационного пространства компании.

На заметку
Как утверждает консультант Дэвид Керк (США), 91% факторов, формирующих лояльность сотрудников и 95 %, влияющих на уровень их удовлетворенности работой, связаны именно с эффективными внутренними коммуникациями [1] .

Во-вторых, коллективу необходима площадка для обмена информацией. Работники должны иметь возможность открыто общаться на интересующие их темы, выражать свое мнение и знакомиться с точкой зрения коллег. Наличие такой площадки также даст возможность руководителям своевременно заметить наличие любых негативных настроений в коллективе и принять меры по их устранению до того, как они станут достоянием народных масс и приведут к кризису.

В-четвертых, именно на такой площадке можно эффективно разъяснять корпоративную политику компании в сфере производственного обучения и развития персонала. Сотрудник, не знающий своих перспектив в компании, никогда не будет иметь сильную внутреннюю мотивацию. Как показывает практика, попытки мотивировать коллектив исключительно перспективами роста самого предприятия, результатов практически не имеют. Для формирования высокой лояльности к организации, человек обязательно должен знать, что именно здесь он сможет добиться личных успехов.

Исследования Hewitt Associates показали, что в тех компаниях, где у сотрудников имеется высокий уровень вовлеченности, снижаются расходы на наем персонала, повышается лояльность клиентов, увеличивается рентабельность, рыночная стоимость и дополнительный доход компании [2] .

Когда есть потребность в информационном обеспечении?

Вопрос 1. Знаком ли персонал с общей стратегией и ближайшими планами развития компании?
Вопрос 2. Знают ли сотрудники о рабочих процессах соседних отделов?
Вопрос 3. Проводится ли в течение года диагностика отношения персонала к политике компании и получены ли положительные результаты?
Вопрос 4. Проводилось ли в течение последних трех месяцев какое-либо корпоративное мероприятие и было ли оно удачным?
Вопрос 5. Было ли успешным последнее корпоративное обучение?
Вопрос 6. Отсутствует ли в компании текучка персонала/показатели текучки низкие?
Вопрос 7. Обсуждают ли сотрудники в своих личных соцсетях проблемы компании, публикуют ли посты на производственные темы, собирают ли комментарии?

Если хотя бы на три вопроса из шести (кроме седьмого) получен отрицательный ответ, то компании срочно нужно внедрять технологии по формированию единого информационного пространства. Положительный ответ на седьмой вопрос однозначно подтверждает эту необходимость.

Способы информирования персонала

Существует множество способов информирования персонала: от выпуска собственной газеты до организации корпоративного телевидения. Мы поговорим о трех самых популярных на сегодня решениях.

Корпоративные СМИ. К ним относятся периодические печатные издания: газеты или журналы, выпускаемые в компании. Отличие корпоративного СМИ от обычного — это то, что его целевой аудиторией являются работники конкретной организации, а все публикующиеся в нем материалы касаются именно ее проблем и подаются с положительной или нейтральной точки зрения. Цель таких журналов и газет — информирование сотрудников о новостях компании, важнейших событиях, публикация документов, знакомство, хотя бы заочное, с руководством и по возможности получение обратной связи. Обычно такие издания раздают на ресепшене или в холле организации. Несмотря на то, что такие СМИ отличаются удобством восприятия информации, возможностью ее длительного хранения и повторного обращения в случае необходимости, проблему создания эффективных внутренних коммуникаций они все же не решают. Газета или журнал недостаточно оперативно реагирует на события, информация о них появляется только через какое-то время. Кроме того, отсутствует возможность мгновенного обсуждения темы, общения на полях СМИ. Тем не менее свою роль в формировании у сотрудников лояльности к компании печатные СМИ играют. Практически у всех крупных и успешных организаций имеется свой корпоративный журнал или газета. По мнению HR-менеджеров, его наличие объединяет людей, помогает сотрудникам почувствовать себя частью команды.

Корпоративный портал или интранет — это некий внутренний веб-интерфейс, предоставляющий сотрудникам компании доступ ко всем корпоративным данным. То есть это нечто вроде виртуального офиса, дающего возможность совместной работы. Обычно порталы снабжают различным функционалом в зависимости от потребностей организации. Как правило, здесь публикуются официальные документы, создаются базы важных файлов с общим доступом, группы, календарь с важными для компании датами, форум для общения сотрудников между собой. Однако некоторые особенности порталов делают их не слишком популярными для свободного общения пользователей.

Так, например, в большинстве случаев порталы остаются средой для хранения конфиденциальной информации фирмы или постановки задач, поскольку представляют собой официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен общаться таким образом.

Еще один минус портала — отсутствие возможности для рядовых пользователей наполнять его контентом. Сотрудники не могут свободно поделиться своими наработками, пообщаться с коллегами, задать вопрос руководству. Для создания групп, открытия доступа к файлам необходим администратор. Это лишает портал возможности оперативного реагирования на потребности и интересы пользователей. Очень часто, несмотря на пользу этого инструмента, портал остается в организации невостребованным, а значит, своей функции по формированию внутренних коммуникаций полноценно не выполняет.

Корпоративные социальные сети (КСС), возникшие и довольно успешно развивающиеся на волне интереса к обычным соцсетям, являются действенным инструментом для повышения лояльности работников и формирования сильного HR-бренда организации. Наличие собственной социальной сети в компании воспринимается как свидетельство заботы руководства о подчиненных, как часть корпоративной культуры. Объединенные сетью сотрудники могут активно и эффективно взаимодействовать друг с другом и с руководством, даже если они находятся в разных городах. Особенно полезны соцсети для крупных организаций с множеством региональных департаментов, в которых сотрудники не всегда знакомы между собой. Сеть стирает границы между отделами и филиалами. КСС дает возможность обмениваться мнениями, публиковать собственные наработки каждого из сотрудников, а значит, постепенно в ней формируется информационная база, доступная для всех желающих.

Очень полезны соцсети и для кадровиков. С их помощью можно моментально донести до сотрудников информацию о важных новшествах или провести онлайн-обучение. Семинары и конференции в сети — прекрасная альтернатива очному обучению, для которого персонал необходимо отрывать от работы на довольно длительный срок. Как показывает практика, даже адаптация новичков происходит быстрее в тех компаниях, в которых есть собственная соцсеть. Она помогает знакомиться, новый сотрудник получает возможность задать любой вопрос каждому из коллег, найти опытных специалистов по своему профилю и получить их ценный совет. Сотрудник быстрее входит в курс своей работы и не испытывает сложностей с адаптацией, ведь в ней теперь опосредованно участвует весь коллектив, а значит, сокращается текучка кадров из-за проблем в этой сфере.

Итак, возможно именно корпоративные социальные сети в ближайшем будущем станут одним из основных инструментов, с помощью которого будет формироваться идеальное единое информационное пространство организаций. Уже сейчас самые продвинутые руководители понимают, что заставить сотрудников пользоваться устаревшими средствами общения практически невозможно — это негативно скажется на их лояльности, на рабочем процессе и в итоге — на положении компании на рынке.

Какую соцсеть для бизнеса выбрать?

Если компания уже поставила цель организовать собственную социальную сеть, то очень важно понять, какое именно решение выбрать. Мы обратились за консультацией по этому вопросу к Дмитрию Бенцу, разработчику отечественной КСС LOQUI BUSINESS:

«На рынке КСС на сегодня преобладают решения иностранного производства. Я ни в коем случае не хочу сказать, что они не достойны внимания, нет — они очень интересны, но они не адаптированы для особенностей российского бизнеса. К тому же собственно КСС не так уж и много, большинство решений — это, скорее, порталы или интранеты с социальной функцией. Именно поэтому мы поставили перед собой задачу создать социальную сеть для отечественных компаний с максимально полезными функциями и удобным интерфейсом. Итогом нашей работы явился LOQUI BUSINESS.

Что касается возможностей для самих пользователей, LOQUI дает им все самые полезные преимущества соцсети: от создания профиля, публикации постов до формирования общей базы знаний. Нашей гордостью, кстати, является наличие функции геолокации. Она будет просто необходима тем, кто по работе часто ездит в командировки, поскольку дает возможность быстро находить нужные объекты и даже размещать информацию о них с геопривязкой в сети.

P.S. По утверждению разработчиков, LOQUI сочетает в себе лучшие свойства социальных сетей и корпоративного портала.

С помощью корпоративных социальных сетей можно повысить вовлеченность сотрудников в рабочий процесс, обеспечить персонал необходимой базой данных, сэкономить рабочее время на официальную переписку.

Возможность донести свои мысли делает корпоративные соцсети удобным инструментом психологической адаптации новых сотрудников.

Корпоративная соцсеть позволяет сэкономить рабочее время и улучшить коммуникацию между отделами за счет удобного доступа к контактной информации, возможности быстро получить помощь онлайн.

Формирование единого информационного поля с помощью корпоративных сетей — возможность укрепить корпоративную культуру.

Чтобы минимизировать риск утечки в процессе обмена информацией, можно воспользоваться корпоративной соцсетью с комплексной защитой.

Белоногова Нарцисса Николаевна Ответственный редактор

Если задуматься, то все мы придем к выводу, что интранеты неинтересны сотрудникам как средства коммуникации. При этом невозможность высказаться на страницах корпоративной сети, в первую очередь по причине ее полного отсутствия, приводит к тому, что персонал начинает обсуждение внутренних проблем на сторонних, доступных для всех ресурсах, что может нанести урон репутации компании и ее информационной безопасности.

Корпоративный портал: разработка, создание и внедрение интранета

Адаптация персонала в организации: методики правильной организации процесса

Корпоративные социальные сети: для чего они бизнесу?

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардны.

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц.

Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации

Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации.

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях.

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ, состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

Читайте также: