Кто осуществляет заполнение бланка путевой записки сдо

Обновлено: 30.06.2024

Для правильного отражения расхода топлива организациям нужен документ, содержащий сведения о работе автомобиля. Например, путевой лист. Приведем возможную форму путевого листа, в который организация вносит необходимые ей сведения об эксплуатации легкового автомобиля, используемого для поездок административно-управленческого персонала.

Ситуация

На рассматриваемый автомобиль приказом руководителя установлены для применения:

— норма расхода бензина 7,8 л/100 км (в размере, равном определенному Минтрансом);

— корректировки данной нормы при определенных условиях эксплуатации. В частности, при поездках по г. Минску норма повышается на 15%, при отрицательной температуре воздуха на момент выпуска автомобиля на линию норма расхода топлива повышается на 5%. При одновременном применении повышений они суммируются.

Учет топлива организация ведет в литрах с точностью два знака после запятой.

1 ноября данный автомобиль использовался для служебных поездок по г. Минску. При выпуске автомобиля на линию зафиксирована положительная температура воздуха.

Пояснения к заполнению

2. При создании формы путевого листа легкового автомобиля и правил его оформления следует определить круг сведений, которые будут в нем фиксироваться:

1) сведения о работе автомобиля, необходимые для списания топлива.

Стоимость топлива, израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, списывается в бухучете в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 в зависимости от направления использования этих транспортных средств (ч. 1 п. 83 Инструкции N 133). Каким образом фиксируются данные о направлении использования транспорта, организация определяет самостоятельно. В частности, в путевом листе можно отражать сведения о выполнении водителем задания (например, маршрут, подпись ответственного лица и др.). Степень детализации маршрута следования в данном документе организация определяет самостоятельно с учетом потребности в такой информации.

Расход топлива нормируется. В частности, при налогообложении прибыли в затраты включают стоимость топлива, израсходованного в пределах норм (подп. 1.2-1 ст. 171 НК). Поэтому для контроля расхода топлива наряду с его фактическим расходом целесообразно указывать сведения о расходе топлива по норме, экономии либо перерасходе.

Кроме того, целесообразно отразить сведения о пробеге: нормы расхода топлива легковым автомобилем в общем случае устанавливают на 100 км пробега, поэтому для подтверждения величины нормируемого расхода, контроля за использованием топлива необходимо знать пройденное автомобилем расстояние. Если организация в зависимости от условий эксплуатации автомобиля корректирует норму расхода топлива либо применяет разные нормы, пробег фиксируется в разрезе таких условий. Логично зафиксировать и исходные данные для расчета пробега, то есть показания спидометра при выезде автомобиля и его возвращении;

Перечисленные сведения могут быть необходимы организации и для иных целей, нежели списание топлива. Например, информация об экономии топлива нужна, если организация премирует водителей за экономию топливно-энергетических ресурсов (подп. 1.1 п. 1 Постановления N 1124).

2) учет рабочего времени водителя.

Наниматель должен организовать учет рабочего времени своих работников. Учет рабочего времени водителей осуществляется в табелях использования рабочего времени и других документах.

Формы документов для учета использования рабочего времени, а также порядок их заполнения утверждает организация (ст. 133 ТК, ч. 1 и 2 п. 20 Положения о рабочем времени водителей).

Отдельные сведения можно включить в документ, служащий для учета работы автомобиля. Но можно использовать и иной документ. В рассматриваемой ситуации в путевом листе учет рабочего времени водителя не ведется;

3) контроль за техническим состоянием автомобиля.

Организация обязана осуществлять контроль за соответствием технического состояния и конструкции принадлежащего ей автомобиля установленным требованиям. Транспортные средства, техническое состояние которых не соответствует установленным требованиям, не допускаются к участию в дорожном движении (абз. 2 ч. 1 ст. 34 Закона N 313-З, п. 208 ПДД). Требование о документальном оформлении результатов контроля технического состояния автомобиля указанные НПА не предъявляют. Однако такие результаты целесообразно зафиксировать. В рассматриваемой ситуации организация предусмотрела соответствующую отметку в документе, служащем для учета работы автомобиля;

4) сведения о прохождении водителем контроля на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения или в состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических или других одурманивающих веществ (далее — приборный контроль).

По решению руководителя организации приборный контроль опьянения может также проводиться во время и после окончания рабочей смены (рабочего дня) водителя (ч. 2 п. 3 Инструкции N 25/28).

Организация может вносить в документ, служащий для учета работы автомобиля, иные необходимые ей сведения.

3. Следует также определить, за какой период будет заполняться рассматриваемый документ. Например, можно составлять отдельный документ каждый день или заполнять его за определенный период (к примеру, неделю, декаду или месяц).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

его техническое состояние;
пройденный километраж;
часы работы водителя;
совершенные переезды в течение смены;
расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

Серия и номер листа.
Дата составления документа.
Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Название организации, составившей документ, и ее адрес.
Код по ОКПО.
Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

адрес, откуда автомобиль выехал;
место назначения;
время выезда и возвращения;
пройденный километраж;
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

В целях установления единых требований к распределению операций, выполняемых работниками отделов обработки документов по перевозке грузов и работниками железнодорожных станций, при осуществлении оформления перевозочных документов через отделы автоматизированной обработки документов по перевозке грузов территориальных центров фирменного транспортного обслуживания (далее - отделы ТЦФТО):

1. Утвердить прилагаемые Типовые требования и условия обработки документов, связанных с перевозкой грузов, через отделы ТЦФТО (приложение N 3).

2. Включить приложение N 3 в Порядок распределения и оформления электронных документов, связанных с перевозкой грузов, через отделы автоматизированной обработки документов по перевозке грузов территориальных центров фирменного транспортного обслуживания, утвержденный распоряжением ОАО "РЖД" от 14 ноября 2019 года N 2541/р (далее - Порядок).

3. Начальникам территориальных центров фирменного транспортного обслуживания, начальникам дирекций управления движением ознакомить причастных работников с внесенными дополнениями в Порядок и обеспечить его исполнение.

директора ОАО "РЖД" -

начальник Центра фирменного

распоряжением ОАО "РЖД"

от 27 апреля 2020 г. N 936/р

к Порядку распределения и оформления

электронных документов, связанных

с перевозкой грузов, через отделы

документов по перевозке грузов

территориальных центров фирменного

ТИПОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ И УСЛОВИЯ

ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПЕРЕВОЗКОЙ ГРУЗОВ,

ЧЕРЕЗ ОТДЕЛЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

ПО ПЕРЕВОЗКЕ ГРУЗОВ ТЦФТО С ВЫДЕЛЕНИЕМ ОПЕРАЦИЙ,

ВЫПОЛНЯЕМЫХ НА СТАНЦИЯХ И В ТЦФТО

Уполномоченный работник отдела ТЦФТО

Уполномоченный работник станции

Процесс "Прием к перевозке"

Операции, выполняемые при оформлении перевозочных документов

Операции, выполняемые при приеме груза

1. Проверка наличия договора на особые условия перевозки (если условия перевозки не предусмотрены Правилами перевозки грузов) .

2. Проверка наличия ответственного работника грузоотправителя за размещение и крепление груза, его должности, Ф.И.О. в АС КМ "Ревизор"

3. Проверка наличия МТУ, НТУ, а также наименование реквизита крепления, его размер и количество в АС КМ ТУ.

4. Проверка указания в графе накладной при предъявлении к отправлению опасных грузов:

- наличия сертификата соответствия тары классу опасности груза;

- наличия аварийной карточки на опасный груз (если в графе 3 Алфавитного указателя опасных грузов (приложение 2 к ППОГ) номер аварийной карточки отсутствует);

- проставления отметок, штемпелей, кодов прикрытия (в соответствии с Правилами перевозок опасных грузов).

5. Визирование накладной либо ввод причины отказа в визировании

2. Наружный осмотр вагонов, контейнеров на основании распечатанного вагонного листа.

3. При оформлении вагонного листа проверка:

- наличия подписи ответственного работника грузоотправителя за размещение и крепление груза в вагонном листе (при оформлении накладной с ЭП);

- соответствия номера главы, пункта, раздела, рисунка ТУ ЦМ-943 либо эскиза погрузки груза, номера МТУ, НТУ, даты утверждения, перечня примененных реквизитов с указанием их наименования, количества, размеров;

- наличия подписи ДС, ДСМ, НГР в графе "Груз погружен и закреплен правильно" (на грузы, погруженные по НТУ, МТУ, грузы с поворотными и вращающимися частями);

- непревышения массы погруженного в вагон груза грузоподъемности вагона;

- наличия дополнительной отметки о применении реквизитов крепления от разворота (при приеме техники, имеющей поворотные или выдвигающиеся части);

- соответствия номеров и типов ЗПУ с указанными в перевозочных документах (при приеме грузов, вагонов, требующих навешивания ЗПУ);

- необходимости проставления отметки "С горки не спускать";

- наличия необходимых отметок на опасный груз.

4. Проставление в вагонном листе:

- индекса негабаритности груза;

- отметки о том, что груз погружен по льготному или зональному габариту;

- штемпелей прикрытия, предусмотренных Правилами перевозок опасных грузов;

- в графе "Груз погружен и закреплен правильно", указывает должность и ставит свою подпись.

1. Проверка наличия в вагонном листе подписи приемосдатчика, проставление необходимых отметок и штемпелей на груз.

2. Проверка наличия ответственного работника грузоотправителя за размещение и крепление груза, его должности, Ф.И.О. в АС КМ "Ревизор".

3. Проверка соответствия реквизитов крепления в накладной МТУ, НТУ, чертежу в АС КМ ТУ.

4. Проверка отсутствия запрещений и ограничений по приему груза.

5. Проверка наличия отметки о договоре на перевозку груза на особых условиях (в случае несоответствия предъявляемого груза условиям действующих Правил) .

6. Проверка наличия отметки в накладной "Выпуск разрешен" (для грузов, следующих под таможенным контролем).

7. На перевозку отправительского маршрута:

- проверка наличия согласованной заявки на перевозку грузов маршрутами;

- проставление отметки "Отправительский маршрут", "Прицепная часть".

7. На перевозку в составе контейнерного поезда:

- проверка наличия объявленного КП, соответствия длины КП и вместимости КП в ДФЭ;

- проставление штемпеля "Контейнерный поезд".

8. На перевозку скоропортящегося груза:

- проверка наличия необходимых штемпельных отметок на груз .

9. На перевозку негабаритного (тяжеловесного) груза:

- наличие телеграммы-разрешения на отправление и пропуск;

- проставление отметки "Негабаритный груз (индекс негабаритности)", "С горки не спускать" или "Через горку не пропускать".

10. На перевозку опасного груза:

- наличие сертификата соответствия тары классу опасности груза;

- наличие аварийной карточки на опасный груз (если в графе 3 Алфавитного указателя опасных грузов (приложение 2 к ППОГ) номер аварийной карточки отсутствует);

- наличие отметок на груз, штемпелей прикрытия в накладной в соответствии с Правилами перевозок опасных грузов.

11. На перевозку смерзающегося груза:

- проверка наличия отметки о проведенных профилактических мерах против смерзаемости (при предъявлении насыпью и навалом в неблагоприятный для перевозки период времени года).

12. После проверки заполнения накладной:

- проставление в накладной в АС ЭТРАН вагонных, тарифных отметок, кодов тарифа для автоматического расчета провозных платежей;

- завершение оформления электронной накладной.

13. Взаимодействие с клиентом по подписанию электронной подписью

5. Передача информации о дате приема груза, вагона в ЕКЦ (скан подписанного вагонного листа).

6. Проверка статуса пакета документов, переданных в АРМ ЕКЦ.

7. Проставление календарного штемпеля приема груза к перевозке в накладной на бумажном носителе (на отправки в АРМ ЕКЦ в статусе "Обработан").

8. Передача в СТЦ вагонного листа, сопроводительных документов (на отправки в АРМ ЕКЦ в статусе "Обработан")

Особенности процесса приема груза к перевозке по электронным документам в режиме "Автоагент" на станциях, не имеющих сети передачи данных

1. Осуществляет в АС ЭТРАН операцию "Прием приемосдатчиком".

2. Контролирует прием в АСОУП с. 410:

2.1. при приеме с. 410 с ошибкой либо при отсутствии ответа АСОУП в течение 2 ч. происходит переход на ручное оформление перевозочного документа установленным порядком с последующей посылкой с. 410 без автоматического регламента;

2.2. после успешного приема с. 410 информирует работника станции по телефонной связи

После осуществления приемо-сдаточных операций и приема грузов и порожних вагонов к перевозке передает по телефонной связи данную информацию в отдел автоматизированной обработки документов по перевозке грузов

Процесс "Операции в пути следования"

Оформление перевозочных документов в пути следования

Операции, проводимые в пути следования

1. Проверка наличия разрешения на переадресовку.

2. Внесение в электронную накладную отметки о переадресовке (по первоначальным или новым перевозочным документам).

3. Раскредитование в АС ЭТРАН первоначальной накладной

(при переадресовке по новым перевозочным документам).

4. Оформление в АС ЭТРАН новой накладной.

Оформление отцепки вагона

1. Проверка наличия акта общей формы на отцепку, ВУ-23, ВУ-26 в пакете документов в АРМ ЕКЦ.

2. Внесение в АС ЭТРАН, в накладную на основную отправку, отметки об отцепке вагона на основании переданного акта общей формы.

3. Оформление досылочной дорожной ведомости на отцепленный вагон

1. Составление акта общей формы на задержку груза (вагона) в ожидании переадресовки.

2. Составление акта общей формы на отцепку от групповых, маршрутных отправок.

3. Оформление памятки приемосдатчика на подачу и уборку вагонов.

4. Передача пакета документов в АРМ ЕКЦ

Оформление перевозочных документов на станции назначения

Операции на станции назначения

При завершении оформления перевозки:

1. Информирование грузополучателя о прибытии посредством АС ЭТРАН (при наличии соглашения с РЖД).

2. Внесение информации об уведомлении грузополучателя о прибытии, переданной работником станции назначения, в АС ЭТРАН.

3. Проверка наличия отметки в накладной "Выпуск разрешен" (для грузов, следующих под таможенным контролем).

4. Проверяет наличие в АС КМ "Ревизор" работника грузополучателя, ответственного за выгрузку, и прохождение им аттестации в знании ТУ.

5. Внесение необходимых отметок в электронную накладную для обеспечения полноты и правильности взыскания провозных платежей и сборов.

6. Внесение необходимых отметок в электронную накладную на основании составленного итогового акта общей формы на увеличение срока доставки.

7. Раскредитование электронной накладной.

8. Взаимодействие с клиентом по подписанию электронной подписью.

1. Уведомление таможенного органа о прибытии груза под таможенным контролем.

2. Уведомление грузополучателя по телефону о прибытии (при отсутствии соглашения с РЖД), передача информации об уведомлении грузополучателя в ЕКЦ.

3. Оформление ДО-1, ДО-2 на размещение груза на хранение.

4. Оформление уведомления о подаче под выгрузку формы ГУ-2а.

5. Составление акта общей формы на ожидание подачи вагона под грузовую операцию.

6. Оформление памятки на подачу и уборку вагонов.

7. Проставление отметки о выдаче груза в накладной на бумажном носителе.

8. Составление итогового акта общей формы на увеличение срока доставки на основании попутных актов общей формы, внесение отметки в бумажную накладную.

9. Передача пакета документов в АРМ ЕКЦ

Процесс "Оформление дополнительных сборов и платежей, штрафов"

Оформление ведомости подачи и уборки вагонов формы ГУ-46ВЦ

Выполнение приемо-сдаточных операций

1. Проверка наличия в первичных документах подписи клиента, перевозчика.

2. Формирование в АС ЭТРАН ведомости на подачу и уборку вагонов с копий первичных документов, подписанных электронной подписью РЖД

1. Оформление памяток на подачу и уборку вагонов.

2. Составление акта(ов) общей формы.

3. Передача пакета документов в АРМ ЕКЦ.

Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92

1. проверка наличия в первичных документах подписи клиента, перевозчика РЖД.

2. Формирование в АС ЭТРАН накопительной ведомости с копий первичных документов.

3. Взаимодействие с клиентом по подписанию электронной подписью

Оформление учетных карточек выполнения заявок на перевозку грузов формы ГУ-1

1. Проставление в учетной карточке код ответственности за невыполнение согласованной заявки ГУ-12, на основании представленного и подписанного работником станции наряда-задания.

2. Осуществление взаимодействия с клиентом по подписанию электронной подписью.

3. Уведомление клиента о начислении штрафа посредством АС ЭТРАН (при наличии соглашения с РЖД).

4. Оформление накопительной ведомости формы ФДУ-92 для взыскания сборов, штрафов за невыполнение согласованной заявки.

1. Оформление наряда-задания:

- указание количества поданных грузоотправителям вагонов, пригодных в коммерческом и техническом состоянии;

- указание количества вагонов, фактически принятых перевозчиком от грузоотправителя;

- проставление причины (кода) невыполнения согласованной заявки;

2. Передача наряда-задания в АРМ ЕКЦ.

3. Направление клиенту письменного уведомления о начислении штрафа (при отсутствии соглашения с РЖД).

Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.

Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.

Кто занимается путевыми листами на предприятии

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Кто заполняет путевой лист в организации

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:

Название организации;
Сведения о работнике и основная информация о его должности;
Дата выхода на работу;
Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.

Кто выдает путевые листы водителям в организациях

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Кто может подписывать путевые листы в организации

Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.

Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.

Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Электронный учет путевых листов на предприятии

Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.

Программа для путевых листов: что умеет и как работает

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Готовый распечатанный бланк

Чтобы получить готовый лист, водитель:

Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:

маршрут по карте: плановый и по факту;
начало и конец маршрута;
количество заказов;
запланированное и фактическое время работы;
переписку с диспетчером;
какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
телефонные разговоры;
пробег автомобиля.

Можно настроить интеграцию с программами:

ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.

Регламент оформления путевых листов на предприятии

Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году

Порядок выдачи путевого листа в организации

В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.

Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021

Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.

Срок хранения путевых листов в организации

Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.

Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.

Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения

Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.

Штраф без путевого листа на организацию

Изменения в путевых листах с 2021 году

С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Электронный путевой лист — проект Минтранса

Электронные путевые листы: как это работает

Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.

Читайте также: