Кто обязан установить уровень защищенности персональных данных сдо

Обновлено: 24.06.2024

Что можно считать распространением персональных данных в кадровой работе? Когда следует получать у работников согласие о распространении их данных? Какова форма этого согласия?

Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в нашей статье.

КОГДА ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ЯВЛЯЕТСЯ РАСПРОСТРАНЕНИЕМ

• обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

• распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

• предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Можно сделать следующие выводы:

1. Передача ПД может осуществляться путем их распространения, предоставления или открытием доступа к ним.

2. Распространение ПД — это один из видов передачи данных, при котором ПД раскрываются неопределенному кругу лиц.

Эти выводы очень важны, поскольку позволяют четко разделить, когда происходит распространение (данные видит неограниченный круг лиц), а когда предоставление (данные получают строго определенные лица).

Например, является ли предоставление ПД работника в банк для оформления зарплатной карты или передача данных работника для покупки билета на самолет распространением его ПД? Нет, не является, потому что эти данные предоставляются строго ограниченному кругу лиц. Их не сможет увидеть больше никто, кроме работников банка или специалистов по оформлению билетов.

Если все так очевидно, то почему мнения юристов и консультантов так противоречивы?

Полагаем, что законодатели сами несколько запутали ситуацию, применяя в п. 12 ст. 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ все термины, характеризующие передачу ПД:

Извлечение из Федерального закона № 152-ФЗ

12. Передача (распространение, предоставление, доступ)[2] персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, должна быть прекращена в любое время по требованию субъекта персональных данных.

Из этого некоторые специалисты делают некорректные выводы:

• все виды передачи ПД (в т. ч. их представление в ПФР, соцстрах, налоговую инспекцию) с 01.03.2021 обязательно должны сопровождаться получением от работника согласия на распространение его ПД;

• все данные о работнике, которые использует работодатель, должны быть включены в согласие, а работник сам отметит, к каким ПД он разрешает доступ, какие можно предоставлять, а какие — распространять.

ОБ ИЗМЕНЕНИИ ТЕКСТА СОГЛАСИЯ НА ОБРАБОТКУ ПД

Согласие на обработку ПД работников необходимо получать, только если работодатель собирает, обрабатывает и хранит данные, которые не связаны с исполнением трудового договора (фотография, адрес личной электронной почты и т. п.) То есть такие ПД, которые Трудовой кодекс РФ требовать у работника не обязывает.

Соответственно, если работодатель обрабатывает только обязательную информацию, установленную в ст. 65 ТК РФ и в разделах личной карточки формы № Т-2, согласие на обработку ПД работников может отсутствовать. Именно такие разъяснения ранее давал Роскомнадзор[3].

РАСПРОСТРАНЯЕТ ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ПД СВОИХ РАБОТНИКОВ?

Извлечение из Федерального закона № 152-ФЗ

1) персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)[4];

В настоящее время практически каждая компания каким-либо образом представлена в Интернете:

• у нее есть свой сайт или страничка в социальной сети;

• она включена в каталоги предприятий или организаций города;

В офисах на досках объявлений размещают поздравления с днем рождения, фотографии лучших работников или фотоотчеты о мероприятиях, графики дежурств или какие-либо списки. И конечно, почти в каждом офисе на кабинетах есть таблички с указанием должностей и фамилий начальников или специалистов.

Откройте страницу 3 нашего журнала. Справа указаны фамилия и инициалы шеф-редактора, его заместителя, научного редактора, должности и фамилии авторов статей. Любой человек может видеть эти ПД.

Если ПД работников может увидеть любой человек, который откроет журнал, зайдет в помещение организации или на ее сайт в Интернете, то распространение ПД имеет место.

В соответствии с изменениями в законодательстве у каждого работника, чьи ПД находятся на всеобщем обозрении, следует взять согласие на распространение его персональных данных. Однако из этого правила есть исключение: получать согласие не требуется, если обязанность размещать ПД работников в сети Интернет предусмотрена законодательством РФ [5] .

[2] В извлечении выделено автором.

[4] Пункт 1 ч. 1 ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ.

[5] Разъяснения от 14.12.2012, п. 15 ст. 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ.

А. Н. Славинская,
специалист по кадрам

Увеличение количества угроз и объемов обрабатываемой информации привело к формированию нормативно-правовой базы, устанавливающей требования к операторам персональных данных. Поскольку информационные системы между собой существенно отличаются, государственные органы предусмотрели отдельные правила по обеспечению безопасности для ИС с разным уровнем защищенности ПДн. Данный показатель позволяет определить, насколько эффективно организация справляется с угрозами. Рассчитывают его с учетом нескольких параметров, о которых вы узнаете, прочитав данный обзор. Сразу отметим, что для правильного определения требуется доскональное знание законодательной базы, опыт и навыки работы в сфере ИБ.

Уровень защищенности персональных данных — это комплексный показатель, который характеризует выполнение требований, нейтрализующих угрозы безопасности информационных систем персональных данных.

Длительный период времени классификация ИСПДн осуществлялась не по уровню защищенности персональных данных, а по классам. Современная терминология и разделения закреплены в правительственном Постановлении № 1119, утверждённом 1 ноября 2012 года. В документе представлена таблица ПД, описаны критерии определения уровней (всего их предусмотрено 4), а также прописаны конкретные меры профилактики несанкционированного доступа к конфиденциальным сведениям

Требованиями к защите ПДн при их обработке в информационных системах (Утв. Постановлением Правительства № 1119 от 01.11.2012) установлены 4 уровня защищенности персональных данных, различающихся перечнем необходимых к выполнению требований по защите информационных систем.

Определение уровня защищенности персональных данных

Для определения уровня защищенности необходимо установить категории обрабатываемых персональных данных субъектов (физических лиц), вид обработки по форме отношений между субъектами и организацией, количество субъектов, а также тип угроз актуальных для информационной системы.

Категории обрабатываемых персональных данных (ПДн), подразделяются на 4 группы:

1 группа — специальные категории ПДн, к которым относятся информация о национальной и расовой принадлежности субъекта, о религиозных, философских либо политических убеждениях, информацию о здоровье и интимной жизни субъекта;

2 группа — биометрические ПДн, то есть данные, характеризующие биологические или физиологические особенности субъекта и используемые для установления личности, например, фотография или отпечатки пальцев;

3 группа — общедоступные ПДн, то есть сведения о субъекте, полный и неограниченный доступ к которым предоставлен самим субъектом;

4 группа — иные категории ПДн, не представленные в трех предыдущих группах.

По форме отношений между вашей организацией и субъектами обработка подразделяется на 2 вида:

обработка персональных данных работников (субъектов, с которыми ваша организация связана трудовыми отношениями);
обработка персональных данных субъектов, не являющихся работниками вашей организации.

По количеству субъектов, ПДн которых обрабатываются, нормативным актом определены лишь 2 категории:

менее 100 000 субъектов;
более 100 000 субъектов;

К какой категории относить объем, который составляет ровно 100 000 субъектов, к сожалению, не понятно. Вот такая коллизия. Правовой вакуум, как любят говорить наши нормотворцы.

И наконец, типы актуальных угроз:

угрозы 1-го типа связанны с наличием недекларированных (недокументированных) возможностей в системном ПО, используемом в ИСПДн;
угрозы 2-го типа связанны с наличием недекларированных возможностей в прикладном ПО, используемом в ИСПДн;
угрозы 3-го типа не связаны с наличием недекларированных возможностей в программном обеспечении, используемом в ИСПДн.

Как установить тип актуальных угроз не регламентировано, поэтому необходимо привлекать для оценки специалистов в области информационной безопасности.

Установив исходные данные, для конкретной ИСПДн определяется уровень защищенности персональных данных в соответствии со следующей таблицей:

Таблица уровней защищенности персональных данных

Классификация персональных данных в контексте установления уровня защищенности ИСПДн

Одной из задач, которую предстоит выполнить аутсорсинговым (предпочтительнее) или штатным специалистам перед определением способа нейтрализации угрозы, является установление категории ПДн (раньше присваивались классы), подразделяемые на группы:

Первая категория включает специальные ПДн. Сюда относятся, прежде всего, данные о сексуальной ориентации и партнерах, состоянии здоровья, принадлежности к определенной расе или вероисповеданию, а также философские и политические взгляды.
Ко второй категории относятся биометрические персональные данные, позволяющие идентифицировать человека по особенностям его физиологии, например, отпечатку пальцев, рисунку сетчатки глаза, фотографии и т.д. Чтобы пользоваться такими ПДн легально, необходимо предварительно получить письменное согласие субъекта (кроме ситуаций, когда дело касается вопросов национальной безопасности, судебного производства или расследования преступлений).
Третья категория представлена общедоступной информацией о гражданине, которую он сам предоставляет для обработки. Речь идет о дате рождения, Ф.И.О., адресе, телефоне, образовании, профессии и других сведениях, опубликованных на страничках социальных сетей, в справочниках и т.д.
В четвертую категорию входят те личные сведения, которые нельзя включить ни в оду из других групп.

Определение типа ПДн осуществляется отдельно для каждой ИСПДн организации с учетом ее характеристик.

Как происходит определение уровня защищенности персональных данных?

На показатель, кроме категории обрабатываемых личных сведений граждан, влияют и другие параметры:

Форма взаимоотношений между оператором и владельцами ПДн. Информационная система может предполагать обработку данных персонала организации или ИП (имеются ввиду как штатные, так и внештатные сотрудники, с которыми подписаны контракты) либо использовать сведения субъектов, не связанных с организацией трудовым договором.
Типы актуальных УБ. В расчет берутся не все существующие угрозы, а только те, которые можно реализовать в рамках конкретной ИС. Выделяют угрозы 1, 2 и 3 типа. Первый связан с НДВ в системном программном обеспечении, второй — с недекларируемыми возможностями прикладного софта, а третий — вообще не имеет отношения к НДВ используемого ПО.
Количество субъектов, личные данные которых копируются, обновляются, распространяются, блокируются и удаляются. Действующее законодательство предусматривает разделение на ИСПДн, обрабатывающие информацию менее 100 тысяч или более 100 тысяч граждан.

Уровни обозначаются УЗ1, УЗ2, УЗ3 и УЗ4, при этом самым высоким (то есть требующим наиболее серьезной защиты) является первый, а самым низким — четвертый.

Чтобы определить 1, 2, 3 или 4 уровень защищенности ИСПДн, можно воспользоваться таблицей либо специальным онлайн-калькулятором, который есть на сайте ФСТЭК. Вам потребуется указать тип актуальных угроз, категорию ПДн, количество субъектов и взаимоотношения с ними (являются они вашими сотрудниками или нет), после чего программа сама рассчитает показатель. Но есть важный нюанс. Если неверно установить какой-либо из исходных параметров, например, преуменьшить или преувеличить тип УБ, то класс будет установлен неправильно. Избежать этого возможно при помощи привлечения экспертов в области информационной безопасности, которые грамотно выполнят за вас данную работу. Наиболее актуален подход, при котором обязанности по определению угроз и интеграции средств защиты на возлагаются на профессионалов. Так удастся в короткие сроки привести систему в соответствие ФЗ-152, требованиям ФСТЭК и ФСБ (если нужно) и исключить штрафные санкции в будущем.

Важность правильного определения уровня защищенности ИСПДн

На основании проделанной работы по установлению степени защиты на каждую из ИС составляется акт классификации и формируется список требований, которые предстоит соблюдать при совершении различных операций с ПДн. Чем выше уровень, тем более продуманной и многоаспектной должна быть система защиты, а это напрямую влияет на сумму, которую придется потратить владельцам организации. Поэтому завышать УЗ нет никакого смысла, но и занижать тоже, иначе могут быть наложены санкции контролирующих органов.

Законодательные требования к ИСПДн с разным уровнем защищенности

Выбор, внедрение мер и средств нейтрализации угроз базируется на требованиях правительственного постановления 2012 года и Приказа ФСТЭК № 21 от 18 февраля 2013 года. Именно в последнем документе четко прописано, что нужно обеспечить для ИСПДн с 4, 3, 2 и 1 уровнем защищенности. Приведем пример того, что понадобится организациям с третьим классом ИС:

утверждение внутренним приказом перечня лиц, имеющих доступ к ПДн;
назначение сотрудника, который несет личную ответственность за соблюдением мер безопасности в отношении ИСПДн;
подбор и интеграция СЗИ;
применение сертифицированных средств защиты;
установка замков, сигнализации, охраны в помещении, где располагается ИСПДн;
разработка и утверждение правил доступа к данным при обычном режиме работы организации и во время внештатных ситуаций;
хранение материальных носителей в сейфах с обязательным учетом их количества, характеристик, перечня лиц, имеющих доступ;
обеспечение защиты средств виртуализации, ТС, систем связи и передачи ПДн;
контроль работоспособности системы, фиксация происшествий;
оценка эффективности и контроль выполнения нормативов ФСТЭК минимум раз в три года;
внедрение средств аутентификации и идентификации для контроля доступа.

В зависимости от уровня защищенности ПДн определяется перечень требований, выполнение которых необходимо для нейтрализации угроз безопасности персональных данных.

Зачастую многие операторы персональных данных так или иначе сталкиваются с необходимостью подготовки пакета документов в сфере защиты персональных данных. Это может происходить в разных случаях. Некоторые операторы готовят документы при открытии или расширении собственного бизнеса. Кто-то – из-за надвигающейся проверки Роскомнадзора. В любом случае каждому оператору необходимо знать о существовании примерного перечня документов для надлежащей обработки персональных данных.

1. Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных, и подтверждение ознакомления с ним работников оператора

Согласно ч.1 ст.18.1 Закона № 152-ФЗ, оператор обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. К таким мерам, в частности, может относиться ознакомление работников оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.

2. Отдельные локальные акты по вопросам обработки таких данных, документы об ознакомлении с ними работников оператора.

различные положения (об обработке персональных данных, об обеспечении безопасности персональных данных и т. п.),
перечни (должностей и лиц, допущенных к обработке персональных данных, применяемых средств защиты и др.),
инструкции и регламенты.

3. Уведомление об обработке персональных данных (изменения в уведомление об обработке персональных данных).

4. Приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.

В соответствии со ст.22.1 Закона № 152-ФЗ, оператор, являющийся юридическим лицом, назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, то есть у оператора должен быть издан приказ (распоряжение) о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных у оператора.

В соответствии со ст.9 Закона № 152-ФЗ, субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных возлагается на оператора. То есть у оператора также должен быть такой документ, как согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

6. Документы, подтверждающие предоставление субъекту персональных данных информации, в случае если персональные данные получены не от субъекта персональных данных.

Согласно ст.18 Закона № 152-ФЗ, если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, оператор, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 настоящей статьи, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:
1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;
2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
3) предполагаемые пользователи персональных данных;
4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных;
5) источник получения персональных данных.

7. Документы, содержащие положения о принятии оператором ПД правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных.

Согласно ч.1 ст.19 Закона № 152-ФЗ, оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

Согласно ч.4 ст.22.1 Закона № 152-ФЗ, лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, в частности, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей и (или) осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов.

Документ о классификации информационных систем;
Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом.

Действие Закона № 152-ФЗ распространят свое действие как на случаи обработки персональных данных с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, так и, в большинстве случаев, без использования таких средств. Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687 (далее – Положение № 687), урегулированы вопросы обработки персональных данных (использование, уточнение, распространение, уничтожение) без использования средств автоматизации.

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

Оператором персональных данных при обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны быть оформлены также следующие документы.
• Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации.
Согласно п.6 Положения № 687, лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

• Типовые формы документов.
Согласно п. 7 Положения № 687, при использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, должны соблюдаться определенные условия:
- типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
- типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
- типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
- типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

• Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг…), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.
Согласно п.8 Положения № 687, при ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:
- необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;
- копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
- персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

• Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей, содержащих персональные данные
Согласно п.15 Положения № 687, при хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

различные положения (об обработке персональных данных, об обеспечении безопасности персональных данных и т. п.),
перечни (должностей и лиц, допущенных к обработке персональных данных, применяемых средств защиты и др.),
инструкции и регламенты.

3. Уведомление об обработке персональных данных (изменения в уведомление об обработке персональных данных).

Документ о классификации информационных систем;
Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом.

Читайте также: