Кто обязан сдавать отчетность по телекоммуникационным каналам связи ткс

Обновлено: 30.06.2024

На сегодняшний день трудно найти бухгалтера, который не знает, что такое электронная отчетность. Ведь требования и внутренние регламенты налоговых инспекций давно обязали налогоплательщиков представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность в электронном виде. Начало использования электронной отчетности в России принято считать с 2000 года, когда был запущен пилотный проект Министерства по налогам и сборам в Москве, с целью решения проблемы обновления программного обеспечения на стороне налогоплательщика при изменениях законодательства.

01. Электронная налоговая отчетность: что это?

Электронная отчетность – это информация из налогового или бухгалтерского отчета, зашифрованная в виде электронного файла, при помощи специализированной программы. Она освобождает специалистов от необходимости заполнять вручную отчетные формы, и позволяет налоговым органам намного быстрее принимать и обрабатывать у себя информацию от налогоплательщика.

Электронная подпись необходима для того, чтобы:

идентифицировать налогоплательщика;
сохранить конфиденциальность переданной информации;
защитить отчетность от несанкционированных исправлений.

Сдать отчетность в электронном виде можно двумя способами:

с использованием телекоммуникационных каналов связи (ТКС)
записав отчет на съемный носитель информации (флешку), представив лично (или по доверенности) с бумажным носителем распечатанного отчета.

Использование ТКС предполагает, как правило, наличие специализированного оператора связи – то есть компанию, которая поддерживает эти каналы, отвечает за техническую поддержку и является уполномоченной налоговыми органами на такие операции (фиксирует время отправки отчета и доставляет подтверждение получения от налогового органа).

Абоненты, сдающие через спецоператоров отчетность в ПФР, могут также обмениваться письмами с ПФР и направлять запросы в Пенсионный Фонд. Некоторые спец операторы, в качестве маркетингового хода предоставляют возможность без дополнительной оплаты пользоваться такими сервисами как:

обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами;
ответы экспертов на вопросы, связанные с налогообложением и бухгалтерским учетом;
оценка вероятности налоговой проверки;
просмотр обучающих видеосеминаров;
проверка контрагентов;
финансовый анализ своей отчетности.

02. Кто обязан сдавать налоговую и бухотчетность в электронном виде?

До 2021 года было общее правило. Его было просто запомнить. Организации, в которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий год превысила 100 человек, должны были сдавать налоговую отчетность только по ТКС. Остальные налогоплательщики сдавали налоговую отчетность по ТКС только по своей инициативе.

Тенденция такова, что скоро вся отчетность будет только электронной. Но в силу разных причин это происходит не так быстро.

Итак, какую налоговую и бухгалтерскую отчетность необходимо сдавать только в электронном виде:

№	Отчетность	Кто сдает электронно	Основание
1	Декларация по НДС	все плательщики НДС	ст. 174 НК РФ
2	РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ	при сдаче отчетности больше чем на 10 человек	ст. 230, 431 НК РФ, Письмо ФНС от 15.11.2019 N БС-4-11/23242@
3	4-ФСС	при средней численности за прошлый год больше 25 человек	ст. 24 Закона N 125-ФЗ
4	СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ	при сдаче отчетности на 25 и более человек	ст.8 Закона N 27-ФЗ
5	СЗВ-ТД	при численности работников за прошлый месяц 25 и более человек	ст. 11 Закона N 27-ФЗ
6	Другие декларации	организации со среднесписочной численностью работников за прошлый год больше 100 человек. Новые организации - при численности работников свыше 100 человек	ст. 80 НК РФ
7	Бухгалтерская отчетность	все	ст.18 Закона 402-ФЗ
8	Статистическая отчетность	все	ст.8 Закона 282-ФЗ

Фирммейкер, декабрь 2013 (следим за актуальностью)
Дина Ермакова
При использовании материала ссылка на статью обязательна

Что говорит НК РФ об отчетности в электронном виде

В Налоговом кодексе перечислены налогоплательщики, обязанные представлять электронные декларации и расчеты. ТКС в обязательном порядке должны использовать (п. 3 ст. 80 НК РФ):

организации и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников за прошедший год составила более 100 человек;

новые или реорганизованные компании, в которых число сотрудников превышает 100 человек;

крупнейшие налогоплательщики (если иной порядок не предусмотрен для информации, отнесенной к гостайне).

Все остальные фирмы и предприниматели могут самостоятельно выбирать – заполнять ли им бумажные отчеты или направлять документацию по ТКС, используя электронные форматы.

Кроме того, отдельно оговорено, что электронно отчитываются и те субъекты, для кого эта обязанность установлена положениями НК РФ по конкретным налогам или взносам.

Лимиты по численности работников и отчетность

По декларациям и отчетам установлены разные пределы, ограничивающие возможность выбора формы их представления. Рассмотрим подробнее, в каких случаях применяется электронная отчетность, кто обязан сдавать документы, используя ЭЦП и электронные каналы связи.

Отчеты, которые можно сдать только в электронном виде

Некоторые документы в бумажном варианте в ИФНС не передаются. К ним относится:

Порядок предоставления бухгалтерской отчетности изменил закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ. Начиная с 01.01.2020 г., баланс, отчет о финансовых результатах и прочие приложения подают через ТКС, применяя установленные форматы, все организации.

При этом за 2019 год отчитаться либо на бумаге, либо электронно вправе только малые предприятия, т.е. фирмы, у которых:

среднесписочное число сотрудников за 2019 год - менее 100 человек;

полученная в прошлом году выручка составила не более 800 млн. руб.

Отчитываясь за 2020 год, электронный формат бухотчетности будут обязаны соблюдать и все малые предприятия.

Налогоплательщики, применяющие ОСНО, ежеквартально отчитываются по НДС. Кроме них декларации заполняют налоговые агенты, а также спецрежимники, выделяющие НДС в выставленных счетах-фактурах. Декларация по НДС отправляется исключительно в электронном виде, независимо от организационно-правовой формы плательщика и количества наемного персонала (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Ограничения при подаче прочих отчетов

Законодательством предусмотрены и другие случаи обязательного применения электронного формата. Налогоплательщики и страхователи при превышении установленных ограничений должны использовать электронную отчетность. Сколько сотрудников трудится в компании - является решающим фактором для выбора порядка отправки документов.

Отчетность по НДФЛ.

Ранее по подоходному налогу электронно должны были отчитываться лишь налоговые агенты при численности получивших доходы физлиц от 25 человек. Начиная с отчетности за 2019 год, расчет 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ передаются электронно по ТКС, если число физлиц, получивших доходы в отчетном периоде, составило более 10 человек. Если же доходы выплачены 10 физлицам и менее, отчитаться можно на бумаге. Такие изменения внес в п. 2 ст. 230 НК РФ закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ.

Законом № 325-ФЗ были введены и новые лимиты для применения электронной формы отчета по страховым взносам. С 01.01.2020 г. РСВ направляется в ИФНС по электронным каналам связи, если число сотрудников, получавших доходы - более 10 человек (п.10 ст. 431 НК РФ). Кроме того, был изменен порядок учета численности:

применяется не среднесписочная, а общая численность, при этом в общее число сотрудников включатся внешние совместители и лица, получавшие доходы по договорам ГПХ;

количество персонала подсчитывается за текущий период (а не предыдущий, как было ранее).

По формам, направляемым в ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ), также применяется электронная отчетность. Передавать документацию через ТКС обязаны страхователи, у которых число работающих лиц, включенных в подаваемую отчетность, составило 25 человек и более (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. от 16.12.2019).

Отчет по взносам от несчастных случаев и травматизма в электронном виде сдают в ФСС компании и ИП, чья среднесписочная численность сотрудников за предыдущий расчетный период составляла более 25 человек. Такое ограничение введено п. 1 ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Кроме того, и сроки предоставления бумажного и электронного документа отличаются:

сдать 4-ФСС на бумаге нужно до 20 числа месяца, наступившего после отчетного периода;

электронная форма может быть подана на 5 дней позже – до 25 числа.

Лимит по численности для отчета в ФСС в 2020 г. не менялся.

Налогоплательщикам и страхователям следует помнить, что за несоблюдение обязательной электронной формы отчетности предусмотрены финансовые санкции. ИФНС, как и ФСС , налагает штраф в размере 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ, ст. 26.30 закона № 125-ФЗ), а ПФР взыщет 1000 руб. (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

В 2021 году все плательщики НДС должны сдавать налоговую отчетность в электронном виде. Обязанность по сдаче электронной отчетности в части налоговых деклараций и расчетов возложена также на компании с численностью работников 100 человек и более вне зависимости от того, на каком режиме налогообложения компания работает (ОСНО, УСН, ЕНВД).

Отдельно стоит знать, что отчетность по НДФЛ нужно сдавать по телекоммуникационным каналам связи (то есть в электронном виде) тем организациям, в которых работает 25 и более человек. В 2021 году речь идет об отчете 6-НДФЛ (ежеквартальный).

Как выбрать оператора для подключения к сдаче электронной отчетности? Петербургский правовой портал поможет! Представляем вашему вниманию несколько разных разработок — каждая из них поможет вам сдать электронную отчетность в ФСС, ПФР и налоговую инспекцию быстро и надежно.

Программы для отправки электронной отчетности

Отправка отчетов во все органы
Для всех регионов РФ
Доступ сразу из 1С
Автоматическая проверка на ошибки и опечатки
Круглосуточная поддержка
Работает в онлайн-сервисе

Отправка отчетов во все органы, включая РАР
Для Санкт-Петербурга и Ленобласти
Удобная интеграция с отчетами в 1С
СМС-оповещения об отправке и получении
Можно работать с разных компьютеров
Всегда актуальные формы отчетов
Неформализованная переписка с налоговой

Онлайн-тариф отправки отчетности от компании "Мое дело"
Для всех регионов РФ
Создан специально для ИП на УСН и ЕНВД
Включает ЭЦП в "облаке"
Оплата сервиса - любыми электронными платежами
Интеграция с бухгалтерией "Мое дело"

Простая отправка отчетности в ФНС и ПФР
Для всех регионов РФ
Принимает отчеты из любой программы
Перед отправкой проверяет документы
Простой и понятный интерфейс
Работает с любого компьютера
Умеет работать с требованиями ИФНС

Не требует установки и обновления
Отчеты в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат
Бесплатный тариф "Только отчетность"
Оформление электронной подписи за 1-2 дня
Уполномоченные представители во всех регионах РФ
Сдача отчетности нескольких компаний сразу

Бесплатный сервис на официальном сайте ФНС РФ
Отправка налоговой и бухгалтерской отчетности
Требует отдельной покупки ключа ЭП у сторонней компании
Требует установки дополнительных компонентов
Не принимает файлы из 1С и других программ - требуется их конвертация через "Налогоплательщик ЮЛ"

Кто обязан сдавать?

Отчеты в электронном виде обязаны сдавать все плательщики НДС — это новшество введено с 2014 года федеральным законом №134-ФЗ от 28.06.2013.

Сдавать отчеты онлайн в ПФР и ФСС с 2015 года обязаны и организации со штатом свыше 25 человек. Отчетность по НДФЛ за сотрудников обязаны сдавать по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) организации с количеством сотрудников более 25.

Подключение у операторов электронной отчетности — процесс технологичный. Необходима ЭЦП для сдачи отчетности в налоговую и другие органы. Ключ ЭЦП формируется для руководителя организации, и это занимает в сложных случаях до 10 дней, поэтому выбором оператора стоит озаботиться заранее.

Почему это удобно?

Даже если вы не обязаны сдавать отчетность в электронном виде, подумайте о том, как это удобно!

Отправка отчета по ТКС занимает не больше минуты! И вам не нужно ехать в ПФР или ФСС, чтобы отстоять там очередь и потратить полдня. Достаточно использовать сервис самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчетности или в Пенсионном фонде. Перед отправкой вы сможете провести тестирование отчета на соответствие техническому формату (многие операторы отчетности предлагают такую встроенную возможность) — это гарантирует, что отчет госорган точно примет.

Отправка отчетности в электронном виде — это надежная защищенная технология. Она экономит ваше время и защищает от штрафов со стороны государства.

Как выбрать поставщика

Во-вторых, изучите вопрос удобства интерфейса и настроек программы отправки отчетов. Если требуется специальное обучение работе, подумайте дважды, прежде чем заключать договор. Лучшие программы интуитивно понятны и не требуют сложных настроек.

Ну и, конечно, цена. Не спешите покупать самое дорогое — возможно, в комплект включены ненужные вам опции и услуги. Изучите цены и состав услуги внимательно и выбирайте то, что вам подходит!

Сравнение систем отправки ЭО

Каждая из систем решает разные задачи. Одни больше подойдут для разовой отправки отчетов, другие — для ведения бухгалтерского учета. Мы сравнили популярные программы между собой и составили сводную таблицу. Выберите программу, которая подходит вам.

Что такое ЭО

Электронная отчетность (ЭО) — предоставление установленных форм отчетов в ФСС, ПФР, налоговые органы и Росстат — используется организациями и индивидуальными предпринимателями как в обязательном, так и в добровольном порядке. Это зависит от вида налога и численности штата налогоплательщика.

Как сдать отчетность в налоговую в электронном виде бесплатно — зарегистрировать личный кабинет и получить электронную подпись. Сервисы специализированных операторов удобнее тем, что они позволяют сформировать и проверить отчетность перед отправкой.

Обязательное предоставление электронной отчетности по налогам в 2021 году

В 2021 году в обязательном порядке декларации в электронной форме должны представлять:

все плательщики НДС, в том числе являющиеся налоговыми агентами;
налогоплательщики, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек;
созданные организации (в том числе образованные при реорганизации), в которых численность работников более 100 человек;
крупнейшие налогоплательщики независимо от среднесписочной численности работников.

Также отчеты по НДФЛ направляются по ТКС, если количество сотрудников в компании больше 25.

Для направления всех этих отчетных форм необходима электронная подпись для ФНС. Оформить ее помогает оператор.

Напомним, что список крупнейших налогоплательщиков ежегодно формируется ФНС на основе определенных критериев (приказ МНС России №САЭ-3-30/290@ от 16.04.2004). Эти критерии регулярно уточняются налоговиками. Для таких предприятий предусмотрена не только сдача отчетности через сайт налоговой, но и сопровождение ФНС, в частности налоговый мониторинг.

Обязательное предоставление отчетов по страховым взносам в 2021 году по ТКС

В 2021 году новый единый расчет по страховым взносам в налоговую обязаны представлять:

плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек (до 2015 года это количество было 50);
созданные организации, в которых численность указанных физических лиц превышает 25 человек (до 2015 года это количество было 50).

В ФНС организации сдают единый расчет по страховым взносам по форме КНД 1151111. Он заменил используемые ранее для этих целей формы РСВ-1 и 4-ФСС.

Начиная с отчетности за I квартал 2017 года в ФСС надо сдавать только расчет по взносам на травматизм.

В ПФР с 2021 года направляют ежемесячно форму СЗВ-М, СЗВ-ТД (сведения о страховом стаже работников, форма пока не утверждена) и прочие персонифицированные формы.

В ПФР и ФСС в электронном виде сдают отчеты, если в штате 25 и более человек.

Это правило распространяется не только на плательщиков страховых взносов, попадающих под действие федерального закона №212-ФЗ от 24.07.2009. Тем же требованиям подчиняются и плательщики, перечисляющие взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, если у них есть работники.

Добровольное представление ЭО

Во всех иных случаях отчетность в электронном виде представляется по желанию налогоплательщика или страхователя. В последние несколько лет наблюдается заметная тенденция по переводу отчетности, представляемой компаниями всех сфер деятельности, в отчетность по электронным каналам.

Это удобно контролирующим органам, потому что сокращает время на обработку бумажных отчетов и приводит все к единым форматам.

Это удобно юридическим лицам и ИП, потому что позволяет избежать изматывающих посещений налоговой инспекции и фондов и исключает возможность споров с госорганами о сроках отправки отчетов по почте в спорных случаях.

Форматы электронной отчетности

Сократят лимит по численности получателей дохода, при котором зарплатные отчеты можно сдать на бумаге.

С 25 до 10 человек сократят лимит по численности для права сдать 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ на бумаге. Кроме того, чтобы определить способ сдачи РСВ, нужно будет считать не среднесписочную численность работников за предыдущий расчетный (отчетный) период, а численность работников за расчетный (отчетный) период. Такие поправки планируют внести в пункт 2 статьи 230, пункт 10 статьи 431 НК. Проект изменений в НК опубликовали на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов.

6-НДФЛ
Численность получателей дохода в налоговом периоде:

25 и более – в электронном виде;
до 25 – в электронном виде или на бумаге
Численность получателей дохода в налоговом периоде:

✅ численность - количество получателей дохода, а не средний показатель. По плану новые нормы вступят в силу с 1 января 2020 года.

Способы сдачи электронной налоговой и страховой отчетности через ТКС

через спецоператора;
отчетность в ФНС РФ - напрямую через сайт налоговой службы.
отчетность в ПФ РФ - напрямую через сайт Пенсионного фонда РФ.
отчетность в ФСС РФ - напрямую через сайт ФСС РФ.

Сроки сдачи отчетности в 2022 году нужно сдавать электронно, через интернет

Для многих компаний 2015 год был переломным в вопросах сдачи отчетности. Потому что с 1 января 2015 года вступили в силу нормы Налогового кодекса, обязывающие сдавать налоговую отчетность только в электронном виде.

C 2015 года также появились изменения, согласно которым многим работодателям придется отчитываться в ПФР и ФСС по интернету.

✉ При отправке декларации по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.

Другой из способов сдать налоговую отчетность – переслать ее по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)

При использовании этого электронного метода датой сдачи отчетности в налоговую инспекцию считается дата ее отправки. Об этом сказано в абзацах 1 и 3 пункта 4 статьи 80 Налогового кодекса РФ, пункте 216 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н.

Электронные форматы налоговой отчетности утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. 7 ст. 80 НК РФ). При передаче налоговой отчетности по ТКС руководствуйтесь Методическими рекомендациями, утвержденными приказом ФНС России от 31 июля 2014 г. № ММВ-7-6/398.

Передача отчетности по каналам связи освобождает организацию от представления документов на бумаге (п. 6 раздела I Порядка, утвержденного приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169). Однако, если организации требуются заверенные инспекцией бумажные экземпляры отчетности , сданной в электронном виде (для предъявления в банк, аудиторам и т. п.), инспекция обязана распечатать полученную отчетность и поставить отметку о приеме ( п. 219 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н).

Ниже приведена таблица по срокам сдачи отчетности в 2022 году . В ней указаны сроки представления декларации и расчеты по интернету. А также численность, когда сдается декларация, отчетность в электронном виде.

Если у вас численность работников менее той, при которой отчетность сдается только в электронном виде, у вас есть выбор. Либо сдавать отчетность на бумажном носителе. Либо по своему желанию представлять документы в электронном виде.

Таблица. Сроки сдачи отчетности в 2022 году в электронном виде

за первый квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом;
за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим.

✅ По этой ссылке приведены сроки сдачи отчетности за 2022 год. Приведена таблица сдачи бухгалтерского баланса, налоговой отчетности для организаций и ИП. Когда сдавать декларацию за год, 1 квартал, полугодие, 9 месяцев.

Ответственность за несоблюдение электронного вида подачи декларации, возможные санкции ИФНС

Согласно статьи 119.1 Налогового кодекса РФ за несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена налоговая ответственность. Размер штрафа составляет 200 руб. за каждое нарушение.

Нарушение инспекция может обнаружить с помощью сведений о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год. Для этого эти сведения обязаны сдавать все организации (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Могут ли оштрафовать организацию по статье 119 НК РФ. Организация обязана передавать налоговую отчетность в электронном виде, но представила декларацию на бумаге
Не имеет права, потому что ответственность за несоблюдение установленного способа представления налоговой отчетности в электронном виде предусмотрена статьей 119.1 Налогового кодекса РФ. Если организация представила декларацию своевременно, но при этом нарушила установленный порядок передачи отчетности, привлечь ее к ответственности можно только по этой статье. Размер штрафа составляет 200 руб. Отказать в приеме декларации, представленной неустановленным способом, инспекция не вправе.
Взыскивать штраф по статье 119 Налогового кодекса РФ инспекция не может: такая мера ответственности предусмотрена за другое правонарушение – непредставление (несвоевременное представление) отчетности (ст. 106 НК РФ). Оштрафовать организацию одновременно по статьям 119 и 119.1 Налогового кодекса РФ инспекция имеет право в единственном случае: если при подаче одной и той же декларации организация нарушила и срок, и способ ее представления.

Прежде чем заблокировать счет, налоговики должны напомнить налогоплательщику о его обязанности наладить электронный документооборот с инспекцией

Налогоплательщики, которые обязаны представлять отчетность в ИФНС через интернет, должны обеспечить получение от налоговой инспекции документов (например, требований, уведомлений) в электронном виде через оператора электронного документооборота (оператора ЭДО). Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней с даты появления этой обязанности. Такой срок установлен новой редакцией пункта 5.1 статьи 23 НК РФ.

Чтобы обеспечить получение от налоговиков электронной документации, необходимо заключить договор с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота (либо о передаче прав на использование соответствующего программного обеспечения) и получить сертификат ключа проверки электронной подписи. В случае невыполнения налогоплательщиком данной обязанности налоговики могут принять решение о приостановлении операций по его счетам в банках и переводов электронных денежных средств. Блокировка осуществляется в течение 10-ти дней с момента, когда проверяющие установят данное нарушение (п. 3 ст. 76 НК РФ).

ПОЛУЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ТРЕБОВАНИЯ НАЛОГОВОЙ ПОДТВЕРДИТЕ В ТЕЧЕНИЕ 6 ДНЕЙ

Если Вы обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС и Вам пришло электронное требование, в течение шести рабочих дней отправьте электронную квитанцию о его получении.

Если численность сотрудников в Вашей организации меньше 25 человек, и потому Вы не обязаны отчитываться по ТКС. Можете не отправлять электронную квитанцию. Тогда инспекция обязана прислать Вам требование на бумажном носителе.

Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день ( п.7 статья 6.1 НК РФ )

Автор: Александр Трудоношин, налоговый консультант, специалист по информационным технологиям, директор ООО "ЦЭАиЭ". Команда портала

Читайте также: