Кто должен сдавать отчеты в пфр кадровики или бухгалтеры

Обновлено: 04.07.2024

Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М) – отчет, который обязаны формировать все работодатели, имеющие в своем штате наемных сотрудников. Порядок заполнения такого отчета, перечень ошибок, которые можно совершить при заполнении, и состав административной ответственности за совершенные ошибки отражены в соответствующих законодательных актах и официальных разъяснениях контролирующих органов.

Однако законодательство не устанавливает другого: кто является ответственным лицом за сдачу такого отчета в Пенсионный фонд РФ (ПФР). С одной стороны, документ можно считать приближенным к бухгалтерской отчетности, потому что отдел бухгалтерии чаще взаимодействует с органами ПФР по вопросам начисления заработной платы персонала. С другой стороны, за ведение кадрового учета отвечают сотрудники соответствующего подразделения и вносят в отчет данные, с которыми бухгалтеры обычно не работают.

Кто должен формировать и подавать СЗВ-М в органы ПФР отвечают эксперты Acsour.

ПОЧЕМУ СДАЧУ СЗВ-М СТОИТ ДОВЕРИТЬ КАДРОВОМУ СПЕЦИАЛИСТУ?

Отчет состоит из четырех разделов:

Реквизиты компании-страхователя с указанием ее регистрационного номера в ПФР, наименования, ИНН и КПП.
Отчетный период – месяц, за который подаются сведения о сотрудниках.
Тип формы (исходящая, дополняющая, отменяющая), выбор которой зависит от изменения состава сведений документа.
Сведения о застрахованных лицах – сотрудниках с указанием их ФИО, СНИЛС и ИНН.

Самый важный раздел – четвертый, куда вносят данные о сотрудниках, работающих в компании. То есть процесс заполнения СЗВ-М подразумевает тесное взаимодействие с работниками, что больше свойственно для кадрового персонала, так как должностные обязанности бухгалтера подразумевают иное – ведение учета через призму отражения хозяйственных операций. Также, можно выделить и другие причины почему сдачей отчета лучше заняться кадровикам:

Отсутствие у бухгалтеров обязанности использовать в работе информацию об ИНН сотрудника

СНИЛС – это страховой номер индивидуального лицевого счета в системе персонифицированного учета обязательного пенсионного страхования, который необходим компании для заполнения некоторых кадровых и бухгалтерских отчетов (СЗВ-М не исключение). При отсутствии в отчете СНИЛС компании может быть отказано в приеме документа. А подобный исход уже является признаком неполноты сведений и основанием для начисления штрафа.

И вполне вероятно, что именно специалист кадрового отдела будет первым владеть информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в СЗВ-М.

ПОЧЕМУ СДАЧУ СЗВ-М СТОИТ ДОВЕРИТЬ БУХГАЛТЕРУ?

С другой стороны, благодаря ведению учета в автоматизированных системах, в том числе по отражению данных о своих сотрудниках, специалисты бухгалтерского и кадрового отделов смогут увидеть персональные данные своих коллег. То есть и бухгалтер, и кадровик, имея доступ к системе в рамках своих прав, могут найти информацию необходимую для работы. Соответственно заполнить СЗВ-М и сдать его в ПФР не вызовет трудностей для бухгалтера.

Кроме того, если в должностной инструкции бухгалтера будет закреплена обязанность по представлению всех данных по персонифицированному учету, то тогда подавать отчет СЗВ-М должен сотрудник бухгалтерии, так как это часть его трудовой функции (ст. 57 ТК РФ).

И, конечно, вопрос подачи СЗВ-М не будет возникать в том случае, если в штате организации числится бухгалтер, который в единственном лице выполняет функции финансового и кадрового работника.

КАКАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПРЕДУСМОТРЕНА ЗА ОШИБКИ В СЗВ-М?

В любом случае, наложение административной ответственности за некорректное составление отчета никто не отменяет. И вне зависимости от того, кто такой отчет подает, за совершение ошибок компании может грозить штраф. Размер штрафа зависит от состава ошибки. Такой ошибкой может быть:

Некорректное отражение сведений о сотрудниках (например отсутствие информации в отчете, наличие записей о лишних сотрудниках, неверно указанные ИНН или СНИЛС сотрудника).
Несвоевременная сдача отчета. Срок сдачи отчета – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Размер штрафных санкций для указанных видов нарушений одинаковый – 500 рублей за каждое физлицо, в отношении которых были совершены ошибки в отчете.

Непредставление СЗВ-М в электронной форме при наличии такой обязанности у компании. Если в компании трудится более 25 сотрудников, то такой отчет необходимо подавать только в электронном виде, если менее 25 человек – подавать отчет можно на бумаге. Размер финансовых санкций фиксированный и составляет 1 000 рублей вне зависимости от количества сотрудников.

Должностные лица при совершении подобных ошибок будут привлечены к административной ответственности по статье 15.33.2 КоАП РФ и оштрафованы на 300-500 рублей.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ РАБОТОДАТЕЛЯМ В ДАННОМ СЛУЧАЕ?

Решение о назначении ответственного лица по заполнению и предоставлению СЗВ-М в ПФР остается за руководителем организации. Кроме того, нагрузку по заполнению отчета можно распределить между двумя отделами. Это помогает специалистам сконцентрироваться на своей задаче и быть наиболее внимательными при отражении сведений в отчете.

Также, альтернативным решением будет являться передача указанных функций на аутсорсинг. Специалисты аутсорсинговой компании:

фокусируются на развитии вашего бизнеса и учитывают специфику вашей деятельности, тем самым освобождая ваше время и ресурсы для выполнения других задач;
распределяя нагрузку между отделами, смогут сконцентрироваться на заполнении отчета вашей компании и начать процесс взаимодействия с ПФР при необходимости;
гарантируют безопасность и конфиденциальность информации. Большинство процессов на аутсорсинге включают в себя конфиденциальные сведения, и персональные данные о сотрудниках – не исключение. Благодаря безопасному хранению и передаче данных вам не стоит беспокоиться об их утечке.

Специалисты компании Acsour учитывают все возможные риски и организовывают процесс оформления документов таким образом, чтобы избежать нежелательных последствий в будущем.

Читайте также: