Кому должна быть известна повестка онлайн совещания

Обновлено: 02.07.2024

Деловое общение важная часть рабочего процесса. Оно имеет строгую этику и преследует конкретные цели. Давайте подробно изучим, что же такое повестка делового совещания.

Деловая беседа — обсуждения двух или более коллег на тему возникшего рабочего вопроса;
Собрание — коллективное обсуждение возникших трудностей в процессе деятельности;
Переговоры — подразумевают под собой необходимость прийти к согласию двух сторон;
Дискуссии — “мозговой штурм”, в который вовлечены все сотрудники для поиска неординарных решений проблемы.

Для эффективного ведения бизнеса и дел в компании, необходимо устраивать периодические деловые совещания. Такие собрания позволяют на месте разобраться с трудностями и определить дальнейший вектор движения организации. Удобней всего это делать в специальных программах для ведения отчетности, например, Projecto. С его помощью можно составить повестку дня совещания и хранить все данные в одном месте.

Необходимость проведения делового совещания

Проведение деловых совещаний требуется в нескольких случаях:

необходимо обменяться важной информацией
для выявления мнений и альтернатив
чтобы проанализировать возникающие сложные ситуации
для принятия решения по поводу общих вопросов.

Чтобы провести совещание, которое принесет максимальную пользу, руководители должны подготовиться. Нужно определить, есть ли острая необходимость в проведении собрания, можно ли решить возникшие вопросы по телефону. Если проведение встречи необходимо, далее определяют, кто из сотрудников будет присутствовать и какие темы нуждаются в обсуждении.

Менеджеры определяют цели проведения собрания и какие задачи необходимо решить в процессе. Основные цели и задачи:

поддержание политики компании
анализ проведенной деятельности и назначение новых задач
решение серьезных вопросов, требующих обсуждения

Всем участникам заранее высылается повестка проведения — официальный документ, в который входит следующая информация:

тема совещания
цель проведения
список обсуждаемых вопросов
время начала и конца встречи
место, где будет проходить обсуждение
список участников
регламент докладов.

Правила проведения совещаний

Четко распланируйте повестку и распределите отвечающих.
Старайтесь не сводить разговор к сторонним темам.
Избегайте лишней эмоциональности.
Отвечающие должны предоставить максимально понятную для всех информацию. Если в речи присутствуют профессиональные термины, необходимо их разъяснить или заменить.
Руководство высказывает свое мнение в самом конце совещания, чтобы не влиять на решение сотрудников.

Виды совещаний

Основное отличие деловых встреч в тематике проведения, приглашенных лицах и форме проведения. Выделяют несколько типов собраний:

по направленности
по масштабности
по регулярности проведения
выездные и местные

Если тщательно спланировать совещание, оно будет эффективным. Однако, при возникновении непредвиденных обстоятельств, может потребоваться проведение оперативного собрания. Руководство собирает сотрудников в срочном порядке, чтобы моментально разобраться в появившейся проблеме.

Есть несколько способов решения вопросов на внезапном совещании:

принятие решения после высказывания всех точек зрения;
решение принимается в пользу наиболее подходящего;
руководство нашло решение вопроса и высказывает его с целью утверждения другими сотрудниками.

Классификации совещаний

Собрания классифицируются по формам проведения:

Диктаторские
Для такой формы характерна односторонняя коммуникация от лица руководства. Начальник собирает подчиненных, высказывает свою точку зрения и раздает указания. В таком случае четко сохраняется иерархия, а решения принимаются максимально оперативно.
Автократичные
Такой формат имеет общие черты с диктаторским. Руководитель задает вопросы, сотрудники отчитываются четко по назначенной повестке. Количество присутствующих ограничено.
Сегрегативные
Начальство выбирает, кто из участников собрания будет предоставлять отчет или отвечать на вопросы на повестке.
Дискуссионные
Решения принимаются сотрудниками, выбранными для участия, обычно не более 15 человек. Все высказывают свою позицию свободно. В таком случае ответственность за принятие решений полностью ложится на участников, и все погружаются в обсуждение.
Произвольные
Такие совещания проводятся для решения текущих вопросов по теме проекта. Они не имеют определенной повестки и организатора. Участие в них принимают те сотрудники, чья деятельность напрямую связана с текущим проектом.

Ошибки в проведении делового совещания

При возникновении необходимости в проведении деловых мероприятий, руководство может допустить несколько основных ошибок:

не определена главная тема
участники не подготовлены к обсуждению
вынесение на обсуждение вопросов разного объема и содержания
рассмотрение внезапно возникших вопросов, не вписанных в изначальную повестку.

Как сделать повестку дня для совещания

Для проведения эффективного собрания необходимо придерживаться четкого планирования и расставления приоритетов. Оформить повестку дня совещания можно по образцу Projecto.

Составляйте списки участников, делегируйте обязанности и расставляйте важные цели. Projecto предлагает придерживаться удобного шаблона для проведения коллективных обсуждений:

Оформите список целей и задач совещания.
Распишите основную повестку.
Назначьте участников.
Установите время и контролируйте регламент.

Projecto позволяет хранить все необходимые данные о проведенных обсуждениях. Записи документов, кто присутствовал, какие задачи были поставлены по итогу и какие выводы сделаны. Интегрируйте Projecto в работу своей компании, и все встречи будут приносить максимальную пользу.

Подготовка и проведение онлайн-встречи: чек-лист для ведущего

Не назначайте встречу, если она не так уж нужна

Рекомендуем обратить внимание на недооцененный формат скринкастов: вы можете показывать на экране документы, дашборды в CRM, любую наглядную информацию, и комментировать ее голосом.

Еще один совет: если для обсуждения достаточно разговора голосом, не делайте видео-встречу. Это избавит участников от необходимости настраивать камеру (и надевать что-то приличное вместо любимой пижамы), а для тех, у кого медленный интернет-канал, будет просто отличным выходом.

Приглашайте только тех, кто действительно должен присутствовать

Выберите удобное для всех время (с учетом часовых поясов)

Для автоматизации процесса можно использовать сервисы планирования онлайн-встреч — например, Meetter или Meetingbird. Или создавать события в CRM, Гугл-календарях и других сервисах.

Определитесь с сервисом для встречи

Для мозгового штурма, выступления руководителя компании, обучающего вебинара и коллективного обсуждения конкретных вопросов нужны разные инструменты. И вот несколько вариантов:

Как видите, не всегда нужно собираться именно в Зуме.

На всякий случай — вот как использовать Zoom оптимально.

Протестируйте сервис заранее

Если вы решили использовать новый сервис, попросите участников встречи ознакомиться с ним заранее (а лучше дайте краткую инструкцию). Перед встречей обязательно проверьте оборудование и убедитесь, что всё работает.

А вот еще несколько сервисов для эффективной удаленной работы.

Заранее сообщите о цели, повестке и примерной длительности онлайн-встречи

Это поможет всем участникам подготовиться, а в процессе обсуждения — не отвлекаться от темы. Заранее заданный тайминг поможет участникам планировать рабочий день, а на встрече — не затягивать обсуждения.

Обозначая повестку для участников, сразу определите спикеров и задайте им тайминг и тему.

Если сценарий встречи предполагает много пунктов для обсуждения и разные активности, вам могут понадобиться помощники. Они могут:

Проследить за временем и предупредить, если обсуждение затягивается.
Записать основные моменты и составить резюме после встречи.
Обеспечить техническую поддержку. В том числе помочь участникам разобраться в сервисе трансляции.
Модерировать чат.
Собирать важные вопросы и комментарии для ведущего, следить, чтобы они не остались незамеченными.
Копировать в чат упомянутые голосом ссылки.

Если встреча предполагает более 4-5 участников, помощник вам точно потребуется.

Разошлите повторное приглашение на встречу за 5 минут до начала

Возможно, кто-то о ней забыл или не рассчитал время. Если вы настраиваете оповещение о событии в каком-то сервисе, добавьте в нем повторное оповещение за 5-10 минут до начала.

Следите за динамикой обсуждения, не отвлекайтесь на частности

Не переходите к следующей теме в повестке, пока не убедитесь, что разобрались с предыдущей. Но если у одного из сотрудников возник вопрос, который лучше решать в личном порядке, договоритесь обсудить его после встречи — не тратьте время остальных участников.

Лайфхак: внимательно следите за своими микрофоном и камерой. А если вы ведете встречу, то и за устройствами участников. Вовремя отключенный микрофон может избавить кого-то от конфуза — мало ли что может произойти за спиной участника встречи.

Если у вас есть помощник, пусть это делает он. Важно, чтобы все собеседники не теряли нить разговора.

По окончании разошлите резюме и материалы встречи

Что обсудили, к каким выводам пришли, кто и что в связи с этим должен сделать. Вы же делаете так после обычных совещаний в офисе?

Если есть помощник, которому поручена эта задача, — проследите, чтобы он ее выполнил. Если нужно, разошлите запись и презентацию.

Участие в видео-встрече: общие правила поведения

Если раньше обустраивать уголок для видео-трансляций нужно было далеко не всем, то ситуация с удаленной работой все изменила. Естественно, никто не ждет, что вы создадите у себя дома полноценную студию. Но некоторые приемы стоит взять на вооружение.

Постарайтесь избежать подобных казусов.

Кроме того, стоит подобрать нейтральный фон для видео. В лидерах, конечно, книжные шкафы, но даже пустая стена будет лучше, чем окно или балкон, на фоне которых вы будете просто темным силуэтом.

Также попросите домочадцев не отвлекать вас и не появляться в кадре. Хотя есть сведения, что котик, участвующий в совещании, делает его эффективнее. Ну или мимимишнее.

Отдельный момент — освещение. Неправильно направленный резкий свет может превратить вас в панду или в героя детских страшилок. Проверьте освещение заранее.

Отключите звук на телефоне и избавьтесь от отвлекающих элементов на экране

Просто опирайтесь на здравый смысл. Выбрали изображение? Представьте, что у вас возникли проблемы с видеосвязью, пришлось ее отключить, и теперь все участники встречи видят это фото. Вас все еще устраивает выбранное изображение?

Бонус: интересные идеи для неформальных онлайн-встреч с сотрудниками

На удаленке в сочетании с самоизоляцией многим сотрудникам больше всего не хватает неформального общения. Люди не могут поболтать о пустяках в курилке или в столовой. Важно вернуть им эту возможность — пусть и в онлайн-формате.

Что можно сделать?

Этот вариант особенно подойдет компаниям, сотрудники которой живут в одном городе. Соберите коробки с сюрпризами (вкусный чай, баночка меда, забавная открытка и пр.) для каждого сотрудника и закажите курьерскую доставку. Если вам известны предпочтения работников (только зеленый чай, никаких сладостей и т. п.), учтите их. Предупредите сотрудников, чтобы не открывали коробки до начала онлайн-встречи, а потом пригласите их в виртуальное кафе с чаепитием и приятным общением.

Каждый день устраивайте короткие разминки

5-10 минут простейших упражнений в начале, в середине и в конце рабочего дня будет достаточно. Занятия лучше записывать на видео — если кто-то из сотрудников занят и не может сейчас присоединиться к вам, пусть у него будет возможность оторваться от дел и размяться попозже.

Для тех, кто привык тренироваться регулярно, можно также проводить занятия фитнесом, силовые тренировки и пр. каждое утро или каждый вечер.

Рассказывайте о результатах работы. Если есть хорошие отзывы от клиентов или бизнес-партнеров, если проект развивается лучше, чем ожидалось, обязательно сообщайте об этом команде.

Предложите проводить встречи по интересам

Например, обсуждения книг, сериалов, фильмов, хобби и пр.

Организуйте мини-обучение внутри команды

Может, кто-то хочет поделиться своими лайфхаками по работе с Google Таблицами? Или объяснить, как готовить элементарное, но очень вкусное блюдо? Взаимное обучение и полезно, и помогает сплотить команду.

И последний лайфхак: раз в 1-2 недели напоминайте сотрудникам выходить из чатов, которые больше не имеют к ним отношения. Это упростит жизнь всем участникам рабочих процессов.

Анна Бондаренко

Есть мнение, что онлайн-совещания – один из примеров самого непродуктивного взаимодействия: часто лишь пару человек из присутствующих играют активную роль, а все остальные только слушают. Кроме того, решение, которое прорабатывается, может быть принято еще до встречи, что делает обсуждение вопроса бессмысленным.

Для того, чтобы онлайн-совещание прошло максимально продуктивно, все участники были вовлечены и решили поставленную задачу, нужно приложить во много раз больше усилий, чем для офлайн-встречи.

Инструкция для организации рабочей онлайн-встречи

Можно выделить следующие этапы подготовки и проведения онлайн-совещания:

1. Взвесить разные способы решения задачи и понять, действительно ли совещание нужно.

Один из случаев, когда онлайн-совещание необходимо – нужно сформулировать решение задачи, привлечь к этому всех вовлечённых в неё людей и никаким другим образом решить эту задачу невозможно (нужно именно групповое решение).

2. Сформулировать содержание встречи.

Самое важное для онлайн-совещания – сформулировать цель, задачи и обязательно результат, который ты хочешь получить по итогу встречи. Результат должен быть сформулирован примерно таким образом: бюджет согласован, определены и предложены новые варианты каналов сбыта, собраны 20 идей для клиентской рассылки на следующей неделе.

Перед тем как пригласить участников на встречу, подготовь план, содержание и дополнительные материалы. Это очень важно: именно в момент получения приглашения, они смогут изучить материалы и подготовиться.

Итого в письме должны быть:
– содержание встречи, о чем пойдёт речь;
– ожидаемый результат на выходе;
– план встречи (например, выступление одного человека, а затем мозговой штурм);
– дополнительные материалы;
– призыв к действию (подготовить, изучить, почитать);
– ожидания от участников.

Если не очевидно, кто будет присутствовать на встрече, то обязательно стоит об этом упомянуть.

Также нелишним будет убедиться, что все приглашенные смогут принять участие. Это может показаться незначительным, но постарайся сделать встречу в то время, которое будет удобно для максимального количества людей.

Учитывай организационные моменты, чтобы люди могли заранее сообщить, что не смогут принять участие.

Если нужен быстрый ответ, то в самом письме стоит обозначить время, к которому ты его ждёшь.

4. Подготовить правила.

Примерный набор правил может выглядеть так:

– Включенные камеры для всех участников.

Обязательно, за исключением случаев, когда у человека нет камеры.

Возможность видеть друг друга повышает личную ответственность и вовлеченность. Так мы понимаем, с кем говорим.

– Микрофон включен только у того, кто говорит.

Так никому не будут мешать фоновые звуки и несколько человек не будут говорить одновременно. Могут быть случаи, когда несколько участников включают микрофон и перебивают друг друга, но именно включенные камеры помогают следить за этим и учат вниманию к другим.

Есть и альтернативное мнение: микрофоны должны быть включены у всех (если это встреча в малой группе) на протяжении всей встречи. Это может быть гарантией того, что человек полностью погружен в обсуждение вопроса и не занимается другими задачами одновременно.

Стоит помнить, что на онлайн-встречах паузы в ожидании ответа нужно делать более длительными, чем на личных встречах.

– У каждого участника должна быть возможность высказаться.

Иногда бывает, что говорит постоянно один человек или несколько, а все остальные не могут вставить ни слова. Во-первых, важно следить за собой, говорить с паузами, которые позволяют другим начать говорить. Во-вторых, именно в этом случае помогает модератор, который на разных этапах встречи служит контролером и следит, чтобы на какой-то конкретный вопрос ответили все люди по списку, хотя бы одним словом. Это особенно важно, если у тебя стоит задача узнать мнения других людей.

– На встрече должна быть атмосфера доверия.

Часто бывает, что до онлайн-встреч никто не задумывался о доверии в команде. Если раньше твои коллеги не обсуждали всё друг с другом, то в новых условиях они не смогут разговаривать открыто и непринужденно. Все будут испытывать дискомфорт от того, что от них что-то хотят, оказывают давление.

Стоит подумать о том, какой вообще в компании есть уровень доверия, какие инструменты помогут решить задачу, которая стоит на онлайн-совещании, и повысить уровень доверия. Например, если нужно обсудить плюсы и минусы, то можно предложить, чтобы сессия была проведена по принципам мозгового штурма. Это поможет обойтись без критики и собрать результаты с вниманием ко всем идеям. Такое предложение будет мотивировать на то, чтобы делиться.

5. Провести встречу.

Формат зависит от задач и целей, которые ты ставишь перед собой. Возможно, на этапе подготовки ты поймёшь, что кто-то должен следить за временем, вести записи, следить, чтобы все принимали участие. Хорошо, когда все эти функции выполняет не один человек: это может может быть дополнительным инструментом вовлечения.

Роли для участников:

– секретарь – ведет заметки по ходу обсуждения;

– синхронист – следит за временем. Если на встрече несколько блоков, то его задача – предупредить, что время заканчивается. Для этой цели можно использовать приложения-таймеры, выводя их на экран для общего обозрения. Например, Free timer для Windows или любое аналогичное.

– модератор беседы – следит, чтобы все высказывались, соблюдали правила дискуссии, не отклонялись от вектора обсуждения и так далее;

– заказчик – на этапе организации встречи это тот, кто точно знает и может сформулировать как цель, так и ожидаемый результат.

Кто будет выполнять эти роли можно обсудить заранее или на первых минутах встречи.

6. Оценить результаты встречи.

Если в рамках онлайн-совещания вы исчерпали время, обсудили все вопросы и получили запланированный результат, то перед завершением важно подвести итоги. Можно сообщить, к каким выводам пришли, как будет продолжена работа, каким будет следующий шаг, кто какие задачи на себя берет. Обязательно стоит не только сказать, но и прописать результаты. Если есть план действий, то можно руководствоваться тремя важными вопросами: что? кто? когда? Без этого постарайся не заканчивать совещание.

Общие советы для проведения онлайн-совещаний

Частота
Хорошее правило для обычного времени: если встречу можно заменить письмом, то отправь письмо. Во время пандемии многие люди испытывают чувство изолированности и нуждаются в более частой коммуникации, поэтому поддерживай социальное взаимодействие с коллегами онлайн. Если вы привыкли ходить обедать вместе, то это также можно делать онлайн.

Встречи один на один
В период пандемии стоит еженедельно делать 15-минутные встречи со своими подчиненными один на один. На этих встречах ты можешь узнать, как у них дела, есть ли какие-то сложности, можешь ли ты их как-то поддержать и так далее.

Оптимальная продолжительность
Зависит от цели и желаемого результата. Есть команды, которые каждый день начинают с 10-минутного так называемого стендапа, когда каждый член команды говорит о своих задачах на день и рассказывает о сложностях, если они есть. Стендапом он называется, потому что проводится стоя. Быстрый формат обмена планами и сложностями позволяет сразу же обсудить способы их решения. Так командная работа становится более прозрачной. Пример другого взаимодействия – ретроспектива. Это встреча, на которой вы можете обменяться обратной связью по завершении проекта. Цель встречи и ожидаемый результат – это получить как можно больше плюсов и минусов для будущих проектов. В таком случае, длительность будет не менее 60 мин.

Сервисы для проведения онлайн-совещаний

В условиях пандемии крупные создатели софта предложили возможность использовать свои решения бесплатно. Например, Microsoft Teams, Workplace от Facebook, Hangouts и другие.

Общий принцип для выбора сервиса – выбирай максимально простые инструменты из тех, что решат твою задачу. Например, если ты проводишь обучающие сессии, то отличным инструментом будет Mentimeter, у него достаточно широкий функционал для бесплатного аккаунта.

Для совещаний один на один и на группу наиболее распространенные – Zoom, MS Teams, Skype.

Microsoft Teams
Это корпоративная платформа, в которой есть чат, онлайн-встречи, приложения, обмен и совместная работа над файлами. Во время видеозвонков можно делиться экраном и записывать видео. Присоединиться к собранию можно и без учетной записи Microsoft Teams. До января 2021 года бесплатно можно проводить видеовстречи до 250 участников.

Skype
Чаще используется для небольших совещаний и индивидуальных консультаций. Позволяет подключить до 50 участников, использовать чат, демонстрацию экрана и сделать запись, которая доступна до 30 дней. Можно использовать веб-версию. Не позволяет общаться более четырех часов непрерывно, а объем групповых видеозвонков ограничен (100 часов в месяц и 10 часов в день).

Hangouts
Не требует дополнительной регистрации, доступен для всех, у кого есть аккаунт Google. Привязан к календарям и почте Gmail. До 1 июля 2020 года можно проводить видеоконференции до 250 участников. Доступны чат и демонстрация экрана. Записать видео можно только на платном тарифе.

Карантин всех заставил поменять привычки. Перестраиваться приходится даже тем, кто и раньше много общался с коллегами онлайн: проводить встречи, сидя на кухне, — совсем не то же самое, что в офисе. Корпоративный тренер Людмила Черных рассказала, как подготовиться к онлайн-встрече и о чём помнить по ходу, чтобы она оказалась результативной.

До собрания

Чтобы облегчить жизнь себе и коллегам и сделать каждую онлайн-встречу продуктивной, соблюдайте правила цифрового этикета. И помните, что совещание дома — это как совещание на работе. Только дома.

Проверьте интернет-соединение

мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Viber);
почта;
открытые в браузере вкладки, включая страницы поисковиков, соцсетей и музыкальных приложений;
учётные системы;
справочно-правовые сервисы;
антивирусные программы;
системные обновления.

Всё, что вам не понадобится на встрече, лучше закрыть (главное — не забыть потом перезапустить). Обновления лучше установить заранее.

Разберитесь с сервисом для связи

Сервисов для связи множество: это и Скайп, и Zoom, и Talk, и площадка Вебинар.Ру, и множество других решений. Если коллеги предложат вам способ связи, который вам ещё не знаком, разберитесь заранее, как всё работает.

Если нужно приложение — установите его. Может оказаться, что для этого нужны права администратора, и вам понадобится помощь админа.
Попробуйте войти во встречу и убедитесь, что ссылка работает.
Посмотрите, как включать и отключать своё видео и звук.

Подключайтесь с компьютера или ноутбука, а не с телефона

С телефона общаться удобно: можно побродить по квартире, дойти до холодильника, налить себе чаю, погладить кота. Но это убийственно для результата.

Подготовьте рабочее место

Тишина. Рабочую встречу лучше проводить там, где вас никто и ничто не будет отвлекать. Выключите звук на телефоне, прикройте окно, чтобы вам не мешал шум с улицы, закройте дверь в комнату и попросите домашних вас не беспокоить, пока идёт созвон.

Фон. Ещё один важный момент — что увидят ваши собеседники во время видеосвязи. Хорошо, когда вы сидите не вплотную к стене, и за вашей спиной есть хотя бы небольшое пространство. Позаботьтесь о том, чтобы сзади вас был нейтральный фон без лишних деталей: визуальный шум помешает вашим собеседникам сосредоточиться на обсуждении.

Материалы. Подготовьте заранее все ссылки и материалы, к которым будете обращаться во время собрания. Положите рядом блокнот и ручку: делать записи, стуча в эфире по клавиатуре, будет не очень удобно.

Питьё. Если встреча предстоит долгая, поставьте рядом стакан воды, чая или кофе. А вот печенье или фрукты лучше отложить на потом: чавкать всё-таки невежливо.

Позаботьтесь о своём внешнем виде

Надевать отглаженную рубашку и пиджак необязательно, но решать рабочие вопросы в халате или в байковом костюме с пандой — плохая затея. И дело не в том, что вашу панду увидят коллеги (что тоже не восторг). Даже если вы общаетесь голосом, без видео, в деловом виде вам самим будет проще настроиться на рабочий лад.

Продумайте регламент и заложите чуть больше времени

Время онлайн течёт незаметно, потому что мы находимся в привычной, комфортной для себя обстановке. Поэтому если встречу организуете вы, заранее продумайте, что, в какой последовательности и как долго вы будете обсуждать. Чёткий тайминг поможет сохранить продуктивность.

Не затевайте слишком длинных встреч. В идеале у мониторов лучше собираться не дольше, чем на час. Если вопросов много, поделите сессию на блоки и предусмотрите перерывы.

И ещё: онлайн нам труднее сосредоточиться, и даже простые вопросы могут решаться дольше, чем обычно, — в среднем на 15 %. Ещё 5-10 минут уйдёт на то, чтобы все подключились. Учитывайте это при планировании и не огорчайтесь, что встречи идут не так бодро, как в офисе.

Договоритесь о формате встречи

Созвоны технически проще и привычнее, но для дела видеосвязь лучше. Впрочем, решать каждому из участников: если кто-то не хочет включать видео, организатор не вправе настаивать. Главное — заранее это согласовать, чтобы на встрече не возникло заминки.

Плюсы и минусы видео- и аудиосвязи

С видео нам легче понимать друг друга: большую часть информации мы считываем невербально

Дисциплинирует: не получится параллельно проверять почту или готовить обед

Если интернет слабый, видео будет зависать

Нужно приводить себя в порядок и искать подходящее место

Проще: не надо одеваться по-офисному, искать презентабельное место

Связь не сбоит даже при слабом интернете

Хуже понимаем друг друга, не видим реакции на свои слова, сложнее вести разговор

Во время собрания

В онлайн-встречах в любой момент может всё пойти не так: от восстания машин никто не застрахован. Вот правила, которые помогают свести к минимуму накладки и решить все вопросы, ради которых вы собрались.

Обозначьте тему и цель встречи

Всё, как на встречах в офисе: если в начале собрания сказать, к какому результату вы должны прийти, проще сохранить вектор разговора и не уйти в обсуждение новостей.

Модерируйте разговор

В самом начале онлайн-встречи обязательно кто-нибудь будет говорить одновременно с коллегой. А потом замолчат оба. И повиснет тишина. Это нормально: когда мы общаемся вживую, легко заметить, что кто-то набрал в грудь воздуха и вот-вот что-то скажет. Онлайн это не отследить.

Придерживайтесь правила одного микрофона

Вести диалог онлайн сложнее, чем вживую: мы хуже чувствуем собеседника и можем не отследить, когда он захочет высказаться. Поэтому старайтесь придерживаться правила одного микрофона. В обычной жизни это означает, что когда один говорит — остальные слушают. В онлайн-встречах к этому добавляется ещё один нюанс: микрофон должен быть включен только у выступающего и модератора. Остальные включают микрофоны только тогда, когда подходит их очередь высказаться. Это поможет избежать лишних шумов.

Главное — не стоит молчать, если вы с чем-то не согласны. Да, даже вопреки этикету. Если вы принимаете важное решение здесь и сейчас, высказывать свои сомнения потом может быть поздно.

Подведите итоги

В конце встречи нужно озвучить, о чём вы договорились, и распределить задачи между участниками. Всё это нужно зафиксировать и письменно: организатор или модератор встречи должен вести записи и после встречи выслать участникам резюме. Это поможет закрепить договорённости и избежать разногласий в будущем — как на любой другой встрече.

В конце не забудьте спросить, как коллеги себя чувствуют и с каким настроем уходят. Онлайн можно упустить, что кто-то не согласен с решением, и потом это скажется на деле. Лучше обсудить все спорные моменты сразу.

Подготовила Мария Терновая

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: