Когда владелец сертификата ключа обязан не использовать электронно цифровую подпись

Обновлено: 02.07.2024

С 1 июля до 31 декабря 2021 года предприниматели могут бесплатно получать квалифицированные электронные подписи (КЭП) в налоговой или покупать в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам. С 1 января 2022 года выдавать подписи предпринимателям будет только налоговая и её доверенные удостоверяющие центры. Рассказываем, как теперь получить КЭП и как новые требования коснутся тех, кто получил подпись до 1 июля 2021 года.

Автор: Дарья Суслова
Эксперт: Вячеслав Предыбайло
Редактор: Екатерина Лурина

Где получать КЭП до 31 декабря 2021 года

До 31 декабря 2021 года вы можете получить новую КЭП двумя способами:

Бесплатно в налоговой. С 1 июля 2021 года ИП и юрлица, которые не выдают кредиты и не являются финансовыми организациями, могут получать подписи в региональных подразделениях ФНС.

Срок действия бесплатной КЭП — 15 месяцев.

Если ваши сотрудники, например, бухгалтер, тоже подписывают документы компании или ИП — им понадобятся подписи физических лиц. Такие подписи выдают аккредитованные удостоверяющие центры.

Платно в удостоверяющем центре, который прошёл аккредитацию по новым правилам. С 1 июля 2021 года выдавать КЭП могут только удостоверяющие центры, которые прошли аккредитацию по закону 476-ФЗ после 1 июля 2020 года (ст. 3 закона 476-ФЗ). Остальные удостоверяющие центры не имеют права выдавать новые подписи.

Обычно платные КЭП действуют 12 месяцев, но некоторые удостоверяющие центры выдают подписи на 15 месяцев.

Чтобы подписывать документы компании или ИП, сотрудники должны получить подписи физлиц. Аккредитованные удостоверяющие центры выдают такие подписи.

Где получать КЭП с 1 января 2022 года

С 1 января 2022 года ИП и юрлица, которые не выдают кредиты и не являются финансовыми организациями, смогут получать КЭП только в налоговой или у её доверенных лиц (п. 14 ст. 1 закона 476-ФЗ).

Налоговая и её доверенные лица будут выдавать по одной подписи на ИП и юрлицо. Такую подпись сможет использовать только индивидуальный предприниматель или руководитель компании. Чтобы подписывать документы ИП или организации, сотрудникам понадобятся подписи физических лиц. В ыдавать КЭП физлицам будут аккредитованные удостоверяющие центры.

ИП и организации, которые выдают кредиты или занимаются финансированием, будут получать КЭП в Центральном банке РФ.

Как получить КЭП в налоговой

Шаг 1. Купите носитель для КЭП.

Носитель для электронной подписи или токен — это устройство в виде USB-флешки для хранения ключа подписи. Ключ — это код, который содержит информацию о КЭП в зашифрованном виде.

Носитель должен быть сертифицирован Федеральной службой по техническому и экспортному контролю России (ФСТЭК) или ФСБ России и иметь формат USB типа А. Например, подойдут Рутокен-S, Рутокен-Lite, JaCarta, E-Smart, Рутокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ, E-Smart ГОСТ.

Если у вас уже есть носитель и он соответствует требованиям — можете использовать его.

Шаг 2. Подготовьте документы:

Паспорт РФ.
СНИЛС.
Документы на носитель. Вам понадобится сертификат соответствия вашего носителя ФСТЭК или ФСБ России. Его можно найти на сайтах ФСТЭК, ФСБ России или производителя носителя для КЭП.

Если вы используете носитель со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Рутокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ или E-Smart ГОСТ — вам также понадобится формуляр на СКЗИ. Как его получить, подскажет производитель.

Шаг 3. Подайте заявление на получение КЭП.

Шаг 5. Получите подпись в выбранном подразделении ФНС. Возьмите с собой на приём носитель для КЭП и все необходимые документы. Сотрудник налоговой проверит документы, и если всё будет в порядке, запишет ключ подписи и сертификат на носитель. Сертификат подтверждает, что ключ подписи принадлежит именно вам. Запись займёт не более 15 минут.

Что делать, если вы получили КЭП до 1 июля 2021 года

Если вы получили электронную подпись до 1 июля 2021 года — убедитесь, что ваш удостоверяющий центр прошёл аккредитацию по 476-ФЗ. Если он не получит аккредитацию по новым правилам до 31 декабря 2021 года, с 1 января 2022 года ваша КЭП станет недействительной, и вам придётся её менять.

Чтобы проверить УЦ, найдите его в списке и посмотрите, когда он был аккредитован. Если после 1 июля 2020 года — значит он прошёл аккредитацию по 476-ФЗ.

Когда получили КЭП	Аккредитация вашего УЦ на момент оформления КЭП	Что делать
До 1 июля 2021 года	Не прошёл аккредитацию по 476-ФЗ	Проверять в списке , чтобы УЦ успел пройти аккредитацию до 31 декабря 2021 года.

Если успеет — можете продолжить пользоваться КЭП до окончания её срока действия.

Подытожим

Если вы получили КЭП до 1 июля 2021 года, проверьте, аккредитован ли ваш удостоверяющий центр по новым правилам. Если аккредитован — работайте с КЭП до окончания её срока действия, а затем получайте новую. Если нет — проверяйте в списке, чтобы удостоверяющий центр успел пройти аккредитацию до 31 декабря 2021 года. Если не успеет, с 1 января 2022 года вам придётся получать новую подпись в налоговой.

Если вы собираетесь получать КЭП до 31 декабря 2021 года, у вас два варианта: получить подпись бесплатно в ФНС или платно в аккредитованном удостоверяющем центре. Если хотите получить подпись в удостоверяющем центре, убедитесь, что на момент выдачи КЭП он аккредитован по закону 476-ФЗ — иначе подпись будет недействительной.

С 1 января 2022 года ИП и организации, которые не выдают кредиты и не занимаются финансированием, смогут получить КЭП только в налоговой и её доверенных удостоверяющих центрах. Сотрудники, которые подписывают документы компаний, должны будут получать подписи физлиц в аккредитованных удостоверяющих центрах. С 2023 года кроме подписей физлиц сотрудникам нужны будут электронные доверенности.

Финансовые организации с 1 января 2022 года будут получать КЭП в Центробанке РФ.

Государство меняет правила, по которым бизнес получает и работает с квалифицированными электронными подписями (КЭП). Изменения начались в июле этого года, когда налоговые стали выдавать бизнесу бесплатные КЭП наряду с удостоверяющими центрами, но главные перемены — впереди.

UPD: 20 октября СМИ написали, что реформу подписи перенесут на год: машиночитаемые доверенности, про которые тут идет речь, станут обязательными с 2023 года, а в 2022 году сотрудники, которые должны были ими пользоваться, продолжат получать подписи старого формата.

Что такое электронные подписи

Электронная подпись — это аналог подписи на бумаге, ей можно заверять документы дистанционно с компьютера. Такие подписи бывают трех видов:

Простые электронные — существуют в виде одноразовых кодов или паролей подтверждения. Используются на Госуслугах.

Усиленные неквалифицированные подписи — более надежные. Подходят, чтобы подписывать внутренние документы и договоры от контрагентов, счета и акты для клиентов. Физлица могут использовать их для работы в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС.

Усиленные квалифицированные подписи, или КЭП, — самые защищенные. Их используют при взаимодействии с госорганами, например, для подачи деклараций в налоговую, для участия в торгах и чтобы подписывать документы для клиентов и поставщиков. Еще усиленная КЭП позволяет отслеживать, не вносили ли изменения в документ после его подписи, а если вносили — перестает действовать и документ надо переподписывать.

Как устроена и как работает квалифицированная подпись

КЭП состоит из двух частей — непосредственно подписи (то есть закрытого ключа, который используется при ее формировании) и сертификата ключа (он содержит открытый ключ), который эту подпись удостоверяет. Сама подпись хранится на токене (защищенной паролем и криптографией флешке) и доступна только ее владельцу. Сертификат общедоступен и позволяет проверять подпись.

Чтобы пользоваться КЭП, нужен тот самый токен с ключом и специальная программа криптозащиты информации на компьютере. Работает КЭП только на Windows. Чтобы подписать документ со своего компьютера, нужно вставить токен и запустить эту программу. Сейчас есть второй вариант — когда подпись хранится не на токене, а на сервере УЦ. Ошибочно это называют облачной подписью, но это тот же файл, просто на другом носителе.

Раньше квалифицированные подписи выдавали в специальных коммерческих удостоверяющих центрах, но с этого года правила поменяли, передав полномочия налоговым. С 2022 года выдавать КЭПы бизнесу будут только они.

Что меняется: передача функций УЦ в налоговые и новые доверенные центры

Сначала удостоверяющих центров стало намного меньше, потому что их обязали пройти переаккредитацию по более строгим правилам. В 2020 до нововведений УЦ было 500, сейчас — осталось около 250. Они будут выдавать квалифицированные подписи руководителям компаний, ИП и нотариусам до 2022 года, а потом начнут работать только с физлицами.

Полученные в аккредитованных по новым правилам УЦ подписи будут действовать как обычно — год, а значит, их можно будет использовать в 2022 до истечения срока годности. Подписи, полученные в УЦ без новой аккредитации, с 1 января потеряют свою силу. Чтобы продолжить пользоваться своей подписью в следующем году, проверьте, что она выдана УЦ, прошедшим аккредитацию. Если у УЦ нет аккредитации, получайте новую сейчас.

Еще с 2022 появятся ДУЦ — доверенные удостоверяющие центры ФНС, которые проходят аккредитацию по еще более строгим правилам. Они тоже смогут выдавать КЭПы бизнесу. Пока таких ДУЦ на сайте ФНС значится два — это Сбербанк и Аналитический центр.

Новые подписи будут неэкспортируемыми, то есть будут храниться только на токене, а не в так называемом облачном виде на удаленном сервере, как можно сейчас. Пользоваться вашей подписью сможете только вы, при этом появятся машиночитаемые доверенности, про которые расскажем чуть ниже.

Как получить КЭП в налоговой

Сейчас получать подпись можно в любом УЦ налоговой, а не только по месту регистрации. Это делается только лично по предварительной записи. Можно записаться через личный кабинет юрлица или ИП. С собой надо принести документы по списку ниже (или их нотариальные копии) и токен для записи сертификата. Из документов нужны:

паспорт,
СНИЛС,
ИНН заявителя,
ИНН организации,
ОГРН юридического лица или ОГРНИП,
документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности.

Что касается токена, то он:

должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ;
должен соответствовать формату USB-токенов Type-A.

Такой токен можно купить в самой налоговой (но лучше заранее узнать о наличии в вашем отделении) или у дистрибьюторов. Документы к нему не нужны, потому что в УЦ его проверят на соответствие.

В налоговой вы проходите процесс идентификации и получаете токен с подписью. Выданные в налоговых КЭП действуют 15 месяцев.

С 2022 года налоговая собирается добавить функцию идентификации без личного присутствия при помощи действующей КЭП. Это похоже на так называемое безбумажное продление электронной подписи, которое практикуют УЦ: они перевыпускают подписи, используя действующую подпись клиента.

Что меняется: одна подпись на компанию и машиночитаемые доверенности

По старым правилам, можно выпустить несколько подписей от имени компании — например, на владельца, директора и бухгалтера. В 2022 года это изменится: руководитель будет получать одну подпись на юрлицо, а ИП — на предпринимателя. Это связано с тем, что в подписях старого образца была вшита информация о компании, в новых КЭПах такого не будет. Другие сотрудники (или сторонние лица, которые оказывают вам услуги согласно соответствующему договору) будут получать квалифицированные подписи как физлица.

Сотрудник (или подрядчик), не уполномоченный подписывать документы от компании, будет использовать машиночитаемые доверенности, заверенные КЭП руководителя.

Машиночитаемая доверенность — это доверенность, созданная в электронной форме и подписанная электронной подписью представителя компании/ИП, имеющего право на выполнение действий от компании/ИП без доверенности (уполномоченный представитель).

Правила получения и хранения машиночитаемой доверенности правительство должно утвердить к концу года. Сейчас есть проект правительственного постановления, где содержатся требования к МЧД.

МЧД составляется в формате XML.
Если доверенность передается в информационную систему, где невозможна автоматизированная обработка и визуализация данных документа, используется формат PDF.
МЧД должна подписываться КЭП доверителя в формате XMLDSIG или ином формате, который утверждает приказ Минцифры № 472.

ФНС не объявляла об этом официально, но, скорее всего, подавать декларации в налоговую электронно будет уполномочен бухгалтер — сейчас это может делать только руководитель. В таком случае заверение через машиночитаемую доверенность будет не нужно.

Мы будем следить за новостями от налоговой и расскажем, когда появятся подробности.

Читайте также: