Когда состоится конференция и какова повестка дня

Обновлено: 28.06.2024

1. Слова да и нет, выражающие утверждение и отрицание, отделяются или выделяются запятыми: Да, пройдут десятки лет, и из памяти никогда не изгладятся дороги войны (Баб.); Нет, в то время у меня не было никакой охоты унестись с Земли на Луну или Марс (Пауст.); В лице Анатолия было выражение душевной силы, да, именно силы (Ф.); Это больше не повторится, нет, не повторится.

2. После слов да и нет, произносимых с восклицательной интонацией, ставится восклицательный знак (следующее за ними слово пишется с прописной буквы): Да! Злые языки страшнее пистолета! (Гр.); Нет! Ты уж выслушай (Л.Т.); Я понимаю, быть мучеником идеи, да! Но быть мучеником чёрт знает чего, дамских юбок да ламповых шаров, нет! — слуга покорный (Ч.).

4. Усилительные частицы, стоящие перед словами да и нет, не отделяются от них запятой: Ну да, Добчинский, теперь я вижу (Г.); О нет, мой младенец, ослышался ты (Жук.).

5. О дефисном написании сочетания нет-нет да и см. § 17, п. 1.

Вопросительно-восклицательные слова

В некоторых случаях возможны пунктуационные варианты в зависимости от значения, которое вкладывается в местоименное слово; ср.:

Как же он станет дальше действовать? — Как же, станет он и дальше тебе помогать!

2. Запятая ставится после слова вот, если следующее за ним предложение раскрывает его конкретный смысл: Вот, можете полюбоваться на своего сынка; Вот, возьмите эту книгу на добрую память.

Но: Вот аптека; Вот раздался удар грома; Вот взгляните; Вот ещё что затеял!; Вот оно что, где вот — частица с указательным значением.

В отдельных случаях возможны варианты пунктуации; ср.:

Вот, кончились наши запасы (пауза после вот). — Вот кончились наши запасы;

Ну вот, теперь можно поговорить о делах. — Ну вот теперь можно поговорить о делах.

РАЗДЕЛ 9

Знаки препинания в сложносочиненном предложении

Запятая в сложносочиненном предложении

1. Запятыми разделяются предикативные части сложносочиненного предложения (простые предложения), между которыми стоят союзы:

Примечание. Запятая ставится перед союзом и также в тех случаях, когда он присоединяет предложение, в котором подлежащее выражено личным местоимением, относящимся к подлежащему первой части или повторяющим его: Вдали по-прежнему машет крыльями мельница, и всё ещё она похожа на маленького человечка, размахивающего руками (Ч.); Ты всегда был строг ко мне, и ты был справедлив (Т.).

Но: Автор прочитал корректуру и сам внёс нужные исправления — предложение простое, сам не является подлежащим.

3) разделительные (или, либо, ли…или, ли…ли, то…то, то ли…то ли, не то…не то): Только иногда, вглядываясь пристально в неё, он вздрогнет страстно, или она взглянет на него мимоходом и улыбнётся (Гонч.); Уймись, или худо будет (П.); Он должен уехать, или я погибла! (Т.); Судьба ли нас свела опять на Кавказе, или она нарочно сюда приехала… (Л.); То он собирался поступить в Зоологический сад учиться на укротителя львов, то его тянуло к пожарному делу (Кав.); То ли шелест колоса, трепет ветерка, то ли гладит волосы тёплая рука (Сурк.); …В скользящей стеклянной зыби плавала не то утка, не то грачонок еле держался на распластанных крыльях, — нахлебался воды (А.Т.);

Примечания:

1. В сложносочиненном предложении ли…или рассматривается как повторяющийся союз (в отличие от простого предложения с однородными членами, в котором ли…или не образуют повтеряющегося союза, вследствие чего запятая перед или в последнем случае не ставится; см. § 13, п. 12): Во сне ль всё это снится мне, или гляжу я в самом деле, на что при этой же луне с тобой живые мы глядели; (Тютч.); Серьёзно ли в ней гнездилось это намерение, или она только шутки шутила (С.-Щ.); Жалобный ли тон Авдотьи подействовал на Буянова, или сведения о количестве поросят произвели на него впечатление, но через минуту он дал свет (Ник.).

4) присоединительные (да, да и, и притом, тоже, также): Решение Лизы сняло с его сердца камень, да и весь дом сразу ожил (Фед.); Вода была тепла, но не испорчена, и притом её было много (Гарш.); Она мне нравилась всё больше и больше, я тоже, по-видимому, был симпатичен ей (Ч.); Странный старичок заговорил очень протяжно, звук его голоса также изумил меня (Т.);

5) пояснительные (а именно, то есть): Мужская комнатная прислуга была доведена у нас до минимума, а именно… для всего дома полагалось достаточным не больше двух лакеев (С.-Щ.); Время стояло самое благоприятное, то есть было темно, слегка морозно и совершенно тихо (Акс.).

1) Общим может быть второстепенный член предложения: Вскоре после восхода набежала туча и брызнул короткий дождь (П.); У Ивана Ивановича большие выразительные глаза табачного цвета и рот несколько похож на букву ижицу (Г.); Глаза у всех устремились и носы вытянулись по направлению к письму (Гонч.); У Евсеича сорвалась какая-то большая рыба и вдобавок щука оторвала удочку (Акс.); Губы Кати не улыбались и тёмные глаза выражали недоумение (Т.); В сенях пахло свежими яблоками и висели волчьи и лисьи шкуры (Л.Т.); Тут так же, как и в зале, окна были раскрыты настежь и пахло тополем (Ч.); В селе не переводилась лихорадка и была топкая грязь (Ч.); Крылья у гуся были растопырены и клюв раскрыт (Ч.); У Гаврилы смешно надулись щёки, оттопырилисъ губы и суженные глаза как-то чересчур часто и смешно помаргивали (М.Г.); У него осунулось лицо и отяжелели веки (М.Г.); В гавани огни фонарей столпились в разноцветную группу и видны были стволы мачт (М.Г.); От долгого сидения у него затекли ноги и заболела спина (Купр.); По утрам кумысный домик привлекал людей со слабыми лёгкими и пятна солнца.. освещали около недопитых стаканов неподвижно лежащие бледные длиннополые руки (Фед.); В лесу ещё снег лежит нетронутый и деревья стоят в снежном плену (Пришв.); В это время тягуче скрипнула дверь сеновала и наружу просунулась голова деда Щукаря (Ш.).

Правило действует и в тех случаях, когда общим является обособленный второстепенный член предложения, сравнительный оборот и т. д.: Согласно общепризнанным нормам международного права, открытое море свободно для всех наций и все государства обязаны воздерживаться от всяких актов, способных причинить ущерб его использованию другими государствами (газ.); Дальнейшие встречи были так же приятны и беседы так же полезны, как в первый раз.

Примечания:

1. При наличии общего второстепенного члена предложения запятая перед союзом и ставится, если союз повторяется: В такую погоду и волк не рыщет, и медведь не вылезает из берлоги.

2. Не является объединяющим элементом противительный союз, после которого или перед которым находятся два соединенных союзом и простых предложения, поэтому запятая перед и ставится: Ибрагим был бы очень рад избавиться, но ассамблея была дело должностное, и государь строго требовал присутствия своих приближённых (П.); Он подавил вздох и не спеша стал сворачивать папироску, но почему-то дрогнули руки, и он рассыпал на колени табак (Ш.); Гроза прошла, и тучи рассеялись, но духота ещё сохранялась.

2) Общей может быть придаточная часть сложноподчиненного предложения: Уже совсем рассвело и народ стал подниматься, когда я вернулся в свою комнату (Л.Т.); Когда Аню провожали домой, то уже светало и кухарки шли на рынок (Ч.); Когда он вернулся в залу, сердце его билось и руки дрожали так заметно… (Ч.); Но Леля спала так спокойно и в её ресницах, казалось, роились такие хорошие сны, что Наталья Петровна не решилась разбудить дочь (Пауст.); Много веков сушили эту землю ветры-суховеи и палило солнце, пока она не стала такой крепкой… (Перв.); Пока я умывался, печь была затоплена и на сковородке кипело масло.

Но: Когда Каштанка проснулась, было уже светло, и с улицы доносился шум, какой бывает только днём (Ч.) — придаточное предложение относится только к первому простому предложению, а связь его со вторым слабее, на что указывает различный вид глаголов-сказуемых этих предложений (ср.: Когда Каштанка проснулась… с улицы доносился шум… — Когда Каштанка проснулась… с улицы донёсся шум — во втором случае придаточную часть следовало бы отнести и ко второй части сложносочиненного предложения); Как только сапёры перетащили машину на другую сторону и поставили на шоссе, Зубенко дал газ, и грузовик преспокойно поехал дальше (Медв.) — последнее предложение указывает на общее следствие.

3) Общим может быть поясняемое двумя частями сложносочиненного предложения третье предложение, предшествующее им и связанное с ними бессоюзной связью: Берегов не видать: их скрыла ночь и оттолкнули куда-то широкие волны разлива (М.Г.); Он чувствовал себя нехорошо: тело было слабо и в глазах ощущалась тупая боль (Купр.); Одно было ясно: ссора оказалась окончательной и назад он не вернётся; Это похоже на то, что мы наблюдаем в кожных покровах: при каждом нашем движении одежда стирает мёртвые клетки поверхностного слоя и их заменяют нижележащие клетки.

Но: Через час явилась возможность ехать: метель утихла, небо прояснилось, и мы отправились (П.) — последняя часть не входит в разъяснение.

Но: Действительно, в наших краях знают толк в пении, и недаром село Сергиевское… славится во всей России своим особенно приятным и согласным напевом (Т.) — вводное слово отнесено только к первому предложению; …Вероятно, около самой чёрной тучи летали перекати-поле, и как, должно быть, им было страшно! (Ч.) — каждая часть сложносочиненного предложения имеет свое вводное слово.

Примечание. В некоторых случаях общим элементом может быть частица (ограничительная, усилительная, выделительная): В воздухе тишина; только поскрипывает на берегу кузнечик да где-то робко мурлыкает орличка (Ч.).

3. Запятая перед соединительными и разделительными союзами в сложносочиненном предложении не ставится, если в его состав входят:

1) вопросительные предложения: Это кто такие и что им надобно? (П.) — объединяет вопросительная интонация; Который теперь нас и сколько времени оста лось до отхода поезда?; Когда состоится конференция и какова повестка дня?; Вы придёте ко мне или мне прийти к вам?;

2) побудительные предложения: Подпустить врага и огонь дать по команде! (Фурм.) — объединяет побудительная интонация; Пусть кончится холод и наступит тепло! — объединяет побудительная частица; Да будет свято имя героя и память о нём сохранится в веках! — объединяет побудительная частица;

3) восклицательные предложения: Как он смешон и как глупы его выходки! — объединяет восклицательная интонация; Как часто мы собирались вместе и какие вели интересные беседы!; Сколько скрытого смысла в этих словах и какой отклик вызывают они у слушателей!;

4) неопределенно-личные предложения (если мыслится один и тот же производитель действия): Стали искать черкесов во всех углах и, разумеется, ничего не нашли (Л.); Подсудимых тоже куда-то выводили и только что ввели назад (Л.Т.); Из церкви возвращались домой, ели пироги и снова ложились спать до вечера (М.Г.);

5) безличные предложения, имеющие синонимичные слова: Необходимо рассмотреть авторские заявки и надо срочно составить по ним заключения.

Но при отсутствии синонимичных слов запятая между двумя безличными предложениями перед союзом и ставится: Нету чудес, и мечтать о них нечего (М.); Между тем совсем рассвело, и надо было опять выходить в море (Кат.);

6) номинативные (назывные) предложения: Мороз и солнце… (П.); Хриплый стон и скрежет ярый (П.); Смрад и копоть (Н.); Хохот и шум (Пом.); Зловещий блеск и пестрота дерев… (Тютч.); Ночь, лес и снег (Бл.).

Но (при повторении союза): Деревья, и солнце, и тени, и мёртвый, могильный покой (Н.); Осинник зябкий, да речушка узкая, да синий бор, да жёлтые поля (Сурк.).

Запятыми разделяются предикативные части сложносочиненного предложения (простые предложения), между которыми стоят союзы:

Примечания:

1. В сложносочиненном предложении ли…или рассматривается как повторяющийся союз (в отличие от простого предложения с однородными членами, в котором ли…или не образуют повтеряющегося союза, вследствие чего запятая передили в последнем случае не ставится; см. § 13, п. 12): Во сне ль всё это снится мне, или гляжу я в самом деле, на что при этой же луне с тобой живые мы глядели; (Тютч.); Серьёзно ли в ней гнездилось это намерение, или она только шутки шутила (С.-Щ.); Жалобный ли тон Авдотьи подействовал на Буянова, или сведения о количестве поросят произвели на него впечатление, но через минуту он дал свет (Ник.).

1) Общим может быть второстепенный член предложения: Вскоре после восхода набежала туча и брызнул короткий дождь (П.); У Ивана Ивановича большие выразительные глаза табачного цвета и рот несколько похож на букву ижицу (Г.);Глаза у всех устремились и носы вытянулись по направлению к письму (Гонч.); У Евсеича сорвалась какая-то большая рыба и вдобавок щука оторвала удочку (Акс.); Губы Кати не улыбались и тёмные глаза выражали недоумение (Т.); В сенях пахло свежими яблоками и висели волчьи и лисьи шкуры (Л.Т.); Тут так же, как и в зале, окна были раскрыты настежь и пахло тополем (Ч.); В селе не переводилась лихорадка и была топкая грязь (Ч.); Крылья у гуся были растопырены и клюв раскрыт (Ч.);У Гаврилы смешно надулись щёки, оттопырилисъ губы и суженные глаза как-то чересчур часто и смешно помаргивали (М.Г.); У него осунулось лицо и отяжелели веки (М.Г.); В гавани огни фонарей столпились в разноцветную группу и видны были стволы мачт (М.Г.); От долгого сидения у него затекли ноги и заболела спина (Купр.); По утрам кумысный домик привлекал людей со слабыми лёгкими и пятна солнца.. освещали около недопитых стаканов неподвижно лежащие бледные длиннополые руки (Фед.); В лесу ещё снег лежит нетронутый и деревья стоят в снежном плену (Пришв.); В это время тягуче скрипнула дверь сеновала и наружу просунулась голова деда Щукаря (Ш.).

Примечания:

2) Общей может быть придаточная часть сложноподчиненного предложения: Уже совсем рассвело и народ стал подниматься, когда я вернулся в свою комнату (Л.Т.); Когда Аню провожали домой, то уже светало и кухарки шли на рынок (Ч.);Когда он вернулся в залу, сердце его билось и руки дрожали так заметно… (Ч.); Но Леля спала так спокойно и в её ресницах, казалось, роились такие хорошие сны, что Наталья Петровна не решилась разбудить дочь (Пауст.); Много веков сушили эту землю ветры-суховеи и палило солнце, пока она не стала такой крепкой… (Перв.); Пока я умывался, печь была затоплена и на сковородке кипело масло.

Примечание. В некоторых случаях общим элементом может быть частица (ограничительная, усилительная, выделительная): В воздухе тишина; только поскрипывает на берегу кузнечик да где-то робко мурлыкает орличка (Ч.).

Запятая перед соединительными и разделительными союзами в сложносочиненном предложении не ставится, если в его состав входят:

§ 31. Точка с запятой в сложносочиненном предложении

Постановка точки с запятой в некоторых случаях факультативна. Ср.: …Поговаривали, что происходил он от однодворцев и состоял будто где-то прежде на службе, но ничего положительного об этом не знали; да и от кого было узнать — не от него же самого (Т.). — Кликушу он уже знал, её привели не издалека, из деревни всего вёрст за десять от монастыря, да и прежде её водили к нему (Дост.) — во втором случае сближаются два неопределенно-личных предложения.

§ 32. Тире в сложносочиненном предложении

Если во второй части сложносочиненного предложения содержится неожиданное присоединение или резкое противопоставление, то между ними перед союзом вместо запятой ставится тире: Оковы тяжкие падут, темницы рухнут — и свобода вас примет радостно у входа (П.); Тут раздался лёгкий свист — и Дубровский умолк (П.); Я спешу туда ж — а там уже весь город (П.); Все вскочили, схватились за ружья — и пошла потеха (Л.); Но вот опять хлынули играющие лучи — и весело и величаво поднимается могучее светило (Т.); Вавила бросил что-то в костёр, притоптал — и тотчас же стало очень темно (Ч.).

Часто ставится тире, если первая часть сложносочиненного предложения или обе части являются номинативными (назывными) предложениями: Ещё напор — и враг бежит (П.); Ещё одна минута объяснения — и давнишняя вражда готова была погаснуть (Г.); Вот крик — и снова всё вокруг затихло (Л.); Ещё несколько слов, несколько ласк от матери — и крепкий сон овладел мною (Акс.); Ещё единый миг — и я паду к её ногам (А.К.Т.); Пятнадцать лет такой работы — и машина человеческого организма вся разбита (Г.-М.); Мгновение — и всё опять тонуло во мраке (Кор.); …Неверное движение руки — и машина дробит вам кости (М.Г.); Треск разрываемой рубахи — и Гаврила лежал на песке (М.Г.); Один прыжок — и лев уже на спине буйвола (Купр.); Ещё год, два — и старость… (Эр.); Один шаг, один весёлый шаг — и открывается вольная жизнь, прозрачная, как воздух, бесконечность! (Фед.); Улыбка маленькой дочки, солнечные блики на морозных окнах, удачно подрумяненные хлебы — и вот она уже светится, поёт своим тоненьким трепещущим голоском, замешивая пойло коровам (Ник.); Сухой треск ракетницы — и в небе вспыхивают два рассыпчатых зелёных огня (Перв.); Полчаса на отдых — и опять за работу!; Ещё дня два-три — и все разъедутся по своим домам.

Иногда предложение распадается на две части, между которыми ставится тире: В горах, если столкнуть с высоты камень, он сорвёт в своём полёте другой, третий, они повлекут за собою десятки, которые обвалят сотни, — и вот целая лавина каменьев, глыб и комьев земли рушится в пропасть с нарастающим устремлением, и гул раскатывается по горам, и пыль, как дым, застилает склоны, и перекатами бродит по ущельям грозное эхо (Фед.); Потом стакан остудят, отшлифуют, на цвет, на звон проверят — и тогда вы зачерпнёте воду ключевую, и будет он прозрачен, как вода (Щип.).

Встречается постановка тире в коротких конструкциях типа: Сфотографировать — и в газету; Стоит только протянуть руку — и дело в шляпе; Хотите свежих овощей — пожалуйста; хотите фруктов — и здесь отказа не будет.

Примечания:

1. Если по условиям контекста в конце первой части сложносочиненного предложения нужна запятая, то она сохраняется и перед тире: Гаврик мог бы сказать торговке, что у них с дедушкой совершенно нет денег, что надо обязательно купить хлеба и мяса для наживки, что требуется всего-навсего копеек пятнадцать — двадцать, — но стоило ли унижаться? (Кат.)

2. Для усиления оттенка неожиданности тире может ставиться в сложносочиненном предложении после сочинительного союза: Очень хочется сойти туда к ним, познакомиться, но — боюсь (М.Г.).

По правде говоря, повестка дня, выходящая из-под пера большинства людей, имеет жалкий вид. Она мало чем отличается от списка вопросов, которые выносятся на обсуждение. Конечно, это лучше, чем ничего, однако ее справедливее называть памятной запиской, напоминающей о том, что нужно сделать.

Проработанная повестка дня помогает провести совещание быстрее, делает его более продуктивным и понятным для всех. Она предотвращает беспорядок и пустую трату времени, позволяет получить конкретный результат или решение по каждому пункту.

Значение хорошо подготовленной повестки дня становится очевидным на фоне того, что нередко происходит, когда список вопросов выдают за повестку.

Задумайтесь, как часто с приведенными ниже примерами приходится сталкиваться во время совещаний?

Осталась малость — понять, что для этого нужно делать 🙂

ПУНКТЫ ПОВЕСТКИ

Первое, что нужно сделать, это определить, какие вопросы следует выносить на обсуждение. Мысленно вы, конечно, уже представляете, о чем должна идти речь, плюс пожелания со стороны ваших сотрудников. Еще один немаловажный источник тем для обсуждения — протокол прошлого совещания (будем считать, что это не однократное мероприятие).

После того как перечень вопросов составлен, чаще всего оказывается, что слишком велик. Регулярное совещание коллектива не должно выходить за пределы часа — у людей на большее нет времени, да и вопросам, когда их слишком много, невозможно уделить должного внимания.

Совещания команды проекта или совместные совещания отделов могут потребовать больше времени, но и они, как показывает практика, не должны длиться более двух часов. Вы стремитесь провести совещание по возможности быстрее, но каждый раз препятствием становится слишком длинный перечень вопросов.

Сократить повестку дня помогут следующие рекомендации:

Если повестка дня оказалась длиннее, чем обычно, перенесите несрочные вопросы на следующее совещание (конечно, этого не стоит делать, если вы знаете, что и в следующий раз повестка будет не менее длинной).
Подумайте над тем, нельзя ли какие-либо вопросы рассмотреть в более узком кругу или передать их руководству. Тогда решение по ним можно обнародовать на совещании без какого-либо обсуждения.
Возможно, более простым и продуктивным выходом будет проведение не одного, а нескольких совещаний. Если хорошо спланировать эти совещания, то не обязательно приглашать на каждое из них всех сотрудников. Это позволит также провести их быстрее (небольшие совещания всегда проходят быстрее).
Некоторые пункты повестки дня являются информационными. Мы рассмотрим их более подробно несколько позже, сейчас же отметим, что часто они не требуют вынесения на совещание — можно просто разослать соответствующий документ и исключить пункт из повестки.

УПОРЯДОЧЕНИЕ ПОВЕСТКИ

Второй этап — придание пунктам повестки определенного логического порядка. Это вовсе не означает, что самый важный пункт обязательно должен оказаться первым. Приведенные ниже рекомендации позволят эффективно упорядочить повестку.

СООТВЕТСТВИЕ ЦЕЛИ

Проанализируйте содержание каждого пункта повестки дня с учетом поставленной цели и убедитесь в том, что предлагаемые для обсуждения вопросы имеют отношение к данному совещанию. Уберите все нерелевантные вопросы — возможно, их следует обсудить в более узком кругу или вообще с одним-единственным человеком, которого они затрагивают напрямую, а не выносить на общее совещание.

НИКАКИХ ОТСТУПЛЕНИЙ

Один из лучших способов сберечь время на совещании — это запретить отступление от повестки, т.е. не давать людям выдумывать вопросы. Есть любители навязать аудитории в своих целях такой вопрос, к которому никто заведомо не готов. Иногда в самый последний момент просят включить в повестку дня дополнительный вопрос. Никогда не соглашайтесь на это, какими бы уважительными ни казались причины.

Первыми в повестке дня должны стоять вопросы, требующие неотложного решения. Совещание может начаться вовремя, однако всегда существует вероятность того, что какое-нибудь непредвиденное обстоятельство (тот же пожар) не даст довести его до конца.

Иногда один вопрос зависит от решения другого, это должно найти отражение в повестке. Например, обсуждать график мероприятий на выставке, организованной Национальным советом по электронике, не стоит до тех пор, пока вы не решили, будете ли участвовать в ней.
Имеет смысл сгруппировать взаимосвязанные вопросы так, чтобы людям не пришлось перескакивать с одной темы на другую и обратно во время совещания.

Это были логические соображения, но на порядок вопросов в повестке дня влияют еще и психологические факторы.

Люди обычно лучше соображают и более активны в начале совещания, поэтому вопросы, требующие свежих идей и изобретательности, лучше передвинуть вперед.
Внимание притупляется через 15-20 минут, именно в этот момент лучше всего начать обсуждение злободневного вопроса, который взбодрит присутствующих.
Одни вопросы сплачивают людей, другие разобщают. Учитывайте это при формировании повестки. Может быть, вам лучше начать с того, что объединяет, а затем перейти к более спорным вопросам. Возможно, наоборот. Так или иначе, вам необходимо понимать, что вы делаете, поскольку настроение собравшихся может измениться кардинальным образом.

ПОЯСНЕНИЯ

То, что находится в вашем распоряжении, это еще не повестка дня; это всего лишь список тем для обсуждения. Теперь вам нужно превратить его в повестку. Для этого необходимо раскрыть подробности. Ясность для повестки более важна, чем краткость. Не страшно, если ваша повестка не умещается на одном листе, коль скоро она помогает всем понять, о чем пойдет речь на совещании.

Если вы сформулируете предмет обсуждения ясно, пункт вашей повестки дня может выглядеть следующим образом:

формат;
дизайн;
содержание;
график подготовки.

Это уже кое-что. Теперь каждый может точно сказать, что выносится на обсуждение, прочитать необходимые материалы и подготовить соображения. Однако есть еще одна сторона вопроса. Мы можем прекрасно знать, о чем идет речь, но не иметь ни малейшего представления, для чего нужна дискуссия.

Существуют лишь три цели, ради которых стоит включать вопросы в повестку дня:

сообщить информацию;
инициировать действие;
принять решение.

Рассмотрим их немного подробнее и покажем, что любой вопрос так или иначе попадает в одну из этих категорий.

ИНФОРМАЦИЯ

Это может потребоваться, если:

информация требует разъяснений и вызывает у людей вопросы; информация должна исходить от конкретного лица;
информация имеет очень большое значение для присутствующих на совещании.

На совещания, например, нередко выносятся отчеты о ходе реализации проектов, которые вызывают у присутствующих вопросы.

ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА

Подпункты одного и того же вопроса в повестке неплохо было бы выделить каким-нибудь специальным знаком.

ДЕЙСТВИЕ

Вопросам, попадающим в эту категорию, обычно предшествует дискуссия.

В конце ее определяется действие, которое должно произойти. Существует множество разновидностей подобных вопросов, например:

согласование конкретной даты созыва следующего совещания;
образование нового комитета, который должен детально разобраться с вопросом и доложить о результатах;
принятие конкретных мер: от назначения нового дизайнера и сокращения времени подтверждения приема онлайнового заказа до 10 минут до изменения вида упаковки с тем, чтобы легче было открывать.

РЕШЕНИЕ

Итак, можно со всей определенностью утверждать, что вам нужно обсудить тот или иной пункт повестки, но обсуждение неизменно должно приносить определенный результат. Это не пустой разговор, в конце его необходимо принять решение или согласовать действие, которое позволяет продвинуться дальше.

Возможно, для вас очевидно, к какому результату должно привести обсуждение каждого пункта повестки, но пусть об этом узнают и все остальные. Укажите его в повестке дня. Конечно, ее объем может значительно увеличиться, но это не страшно. Чем более информативной она будет, тем лучше смогут подготовиться участники совещания к обсуждению вопросов.

формат — число страниц/размер/цветовое решение и т.п.

дизайн — согласование принципов, объявление конкурса;
содержание — согласование плана (проект прилагается) и требований к тексту;
график подготовки — обсуждение примерного плана работ.

Возникает вопрос, где взять время для разработки подобной повестки дня? Не беспокойтесь, на самом деле его требуется не так уж и много. Вся информация уже в ваших руках, изложите ее в письменном виде. Теперь, когда это сделано, у вас появляются собственные соображения, и идет процесс анализа. Остается лишь письменно оформить хорошо проработанную повестку дня.

ДЕЛАЙТЕ ЗАМЕТКИ

Вы прекрасно знаете, какие совещания вам предстоит проводить. Попробуйте делать заметки к каждому из них. Как только что-нибудь случается или возникает мысль, фиксируйте это на бумаге. Попробуйте обдумывать вопросы, пока вы ожидаете ответа на телефонный звонок или подключения к сети через модем. К моменту составления повестки дня основные пункты с детальной расшифровкой наверняка будут уже готовы.

РЕГЛАМЕНТ

С повесткой дня мы почти закончили. Однако есть еще один штрих, которого ей не хватает, чтобы стать действительно полезным инструментом. Необходимо определить регламент, т.е. установить продолжительность обсуждения каждого вопроса. На практике этим мало кто занимается, но это вовсе не значит, что так должно быть. Если пустая трата времени для вас непозволительная роскошь, вам просто необходимо знать, сколько времени действительно требуется на то или иное дело.

Допустим, в повестке дня восемь пунктов, а совещание не должно продолжаться более одного часа. Как избежать ситуации, при которой обсуждение первого пункта растягивается настолько, что на остальные вопросы не остается времени? Очень просто — заранее отвести определенное время на каждый пункт повестки.

Вряд ли стоит делить время совещания на восемь равных частей. Понятно, что обсуждение предложения совместить функции продажи и маркетинга займет больше времени, чем согласование даты следующего совещания.

При выработке регламента исходите из двух соображений:

Сколько времени на обсуждение вопроса требуется;
Сколько времени вопрос заслуживает.

На решение простых вопросов порой достаточно всего нескольких минут, а важные вопросы требуют более длительного обсуждения. При работе над регламентом опирайтесь на свой опыт и здравый смысл, следите за тем, чтобы суммарное время обсуждения не превышало время, отведенное на совещание.

Теперь проставьте время, отведенное на обсуждение, напротив каждого пункта повестки так, чтобы люди настроились либо на обстоятельную дискуссию, либо на быстрое перечисление основных моментов. Проще всего обозначить время начала обсуждения каждого вопроса — так удобнее контролировать ход совещания.

В окончательном варианте пункт повестки дня выглядит следующим образом:

формат — число страниц/размер/цветовое решение и т.п.

дизайн — согласование принципов, объявление конкурса;
содержание — согласование плана (проект прилагается) и требований к тексту;
график подготовки — обсуждение примерного плана работ.

Ну вот, пожалуй, и вся наука составления настоящей повестки дня и лучший способ добиться того, чтобы люди пришли на совещание подготовленными к разговору по каждому вопросу. Когда дело дойдет до совещания, вы убедитесь, что половина битвы уже выиграна.

ОГРАНИЧЕНИЕ СЛОВОБЛУДИЯ

Читайте также: