Какую роль играет информационное обеспечение

Обновлено: 02.07.2024

Ключевые слова: информационное обеспечение, информационное сопровождение, информация, информатизация, деятельность органов государственной власти, информационное обеспечение управленческой деятельности.

INFORMATION SUPPORT OF PUBLIC ADMINISTRATION ACTIVITIES: CONCEPT AND SIGNIFICANCE

Troyanskaya M.A. *

Orenburg State University, Orenburg, Russia

Abstract

This article presents the understanding of information in public administration and highlights the requirements for management information. Attention is paid to information resources that support the activities of state authorities. The concept of “information support” as a type of public administration is considered and its elements are highlighted. The emphasis is placed on information support of public administration, with a generalization of the mandatory conditions for its implementation. The information function of public administration is given and the scope of its application in public administration is presented.

Keywords: information support, information support, information, informatization, activities of public authorities, information support of management activities.

В современном обществе информационные ресурсы и информационное сопровождение во многом определяют эффективность управления государством на всех уровнях. Для понимания, что такое информационное обеспечение деятельности органов государственного управления изначально определимся с информацией и информационным обеспечением и сопровождением.

1) в качестве совокупности знаний, активно воздействующих на управляемые объекты для их оптимизации;

2) в качестве набора узко специализированной совокупности данных, получаемых в процессе жизнедеятельности и общественного развития;

3) в качестве необходимого резерва и ресурса социума, такого же как трудовой ресурс, энергетический ресурс, материальный ресурс.

‑ все современные технологии основываются на информационном технологическом обеспечении;

Управление на государственном уровне также предполагает всестороннее использование информационных ресурсов, ориентированных на государственную управленческую деятельность. Информация в государственном управлении, в сущности, гарантирует информационное обеспечение и информационное сопровождение в решении задач политического, экономического и социального характера, в сфере личностной, общественной и государственной безопасности.

Требованиями, предъявляемыми к управленческой информации, являются: достоверность, полнота, актуальность, всесторонность, полный охват всех проблем, регулярность, периодичность, системный характер, возможность обработки, аккумулирование, возможность экспертизы, потребительские цели, обобщенный характер.

Информационные ресурсы должны соответствовать целям управленческих структур и комплексу средств, с помощью которых они добываются. Если информационные ресурсы качественны и достаточны, то государственное управление носит системный и плановый характер и имеет реальные целевые установки.

Работу с информационными ресурсами осуществляет специализированный орган (управление, отдел, комитет), который обязан отслеживать информационные потоки, обобщать информацию по конкретным вопросам; систематизировать оценки конкретных проблем; формулировать выводы. В качестве приоритетного в организации этой службы должно быть правовое регулирование вопроса, касающегося ответственности за информационную поддержку в органах государственной власти. В противном случае вполне вероятно, что информация, отправленная в структуру управления, будет искажена. Поскольку качество принимаемых решений зависит от надежности, своевременности и полноты информации, эти действия должны также предусматривать конкретную строгую ответственность за предоставленную информацию. Внедрение таких мер значительно повысит качество информационной поддержки и управленческого воздействия государственных органов.

Существующая практика принятия управленческих решений на государственном уровне сопровождается временным дефицитом, и как ни обидно – информационной некомпетентностью отдельной части государственных служащих [3]. Исходя из этого, на первый план выдвигается задача придания информационным ресурсам системного характера.

Успешно функционирующая информационная система в государственном управлении состоит из следующих активных информационных процессов:

а) процесс по целенаправленному сбору, первичной обработке и распределению информационных потоков;

б) процесс организации свободного доступа заинтересованных субъектов к информационным ресурсам;

в) процесс своевременного и достоверного получения информационных ресурсов для использования в управленческих целях.

В дополнение к официальной информационной системе, органы государственного управления должны использовать неформальную систему, которая не связана со структурными ограничениями и последовательностью отдельных операций. Однако информация имеет только потенциальную возможность стать полезной для пользователя. Фактическая цена информации раскрывается после ее использования, а использование информации требует серьезной профессиональной подготовки и четкой организации информационного обеспечения деятельности государственных органов.

Понятие информационного обеспечения как качественной новой разновидности государственного управления в настоящее время многогранно и имеет множество научных подходов (Заиграева А.А. [4], Ахметьянова Р.А. [5], Фирсов Д.В. [6], Кравцова Т.А. [7], Добролюбова Е.И. [8], Ильин Н.И. [9]). Обзор существующих подходов позволяет констатировать, что процесс информационного обеспечения определяется как в узком, так и в широком смысле слова. Каждое из существующих определений указывает на понятие информационного обеспечения в узком смысле: сбор, обработка и передача информационных ресурсов. Но в современных условиях при переменах в содержании и характере трудовой деятельности человека – переход на более высокий интеллектуальный уровень – информационные процессы должны быть интегрированы в управление и должны стать основной для принятия адекватных управленческих решений.

В рамках данной статьи к информационному обеспечению управленческой деятельности отнесены следующие элементы:

‑ информационная поддержка управленческих процессов;

‑ информационные источники и субъекты потребления информационных ресурсов;

‑ расчет составных элементов информационных ресурсов, периодичности циркуляции и форматов предоставления информации;

‑ технические средства для работы с информацией;

‑ наличие квалифицированного кадрового потенциала, способного работать с информационными ресурсами;

‑ информационная открытость и прозрачность государственного решения, гарантии права гражданина на свободный доступ к информации по принятию управленческого решения от муниципального до федерального уровня;

‑ современная телекоммуникационная инфраструктура государства;

‑ информационная безопасность во всех сферах.

Информационная деятельность, как составной элемент государственного управления, объемна и многогранна, поскольку от степени интеграции информационного обеспечения в управленческие процессы зависит, насколько высока будет эффективность деятельности органов государственной власти.

Информационное сопровождение государственного управления предполагает разработку и всестороннее использование информационных технологий в органах власти. Обязательными условиями внедрения данных технологий представляются следующие:

– наличие высококвалифицированного персонала соответствующей квалификации и подготовки;

– надлежащее финансово-экономическое и материально-техническое обеспечение;

– открытость и публичность управленческой деятельности органов власти всех уровней;

– доступность информационно-коммуникационных технологий;

– современная инфраструктура информационных услуг;

– преодоление избыточности и дублирования функционала государственных управленческих структур;

– исполнение финансовых планов по информационным проектам.

Информационное обеспечение государственного управления невозможно без программных продуктов, которые обрабатывают, систематизируют и анализируют огромные информационные потоки, организуют полноценные поисковые процессы и представляют доступ к информационным ресурсам. Осваивать данные программы, обучать персонал должен соответствующий государственный орган, которые реализует информационное обеспечение и информационное сопровождение собственной управленческой деятельности.

Огромные возможности в информационном обеспечении предоставляют Интернет-технологии. На современном этапе каждая властная структура имеет собственный сайт, на котором освещается и анализируется работа данной структуры, раскрывается в обязательном порядке нормативно-правовая информация.

Другим важным составляющим элементом информатизации процессов управления представляется процесс информационной поддержки, который, как показывает практика последних лет, находится на невысоком уровне, что приводит к недостаточной аналитической проработке, экономического и правового обоснования принимаемых управленческих решений на всех уровнях государственного управления.

В первую очередь, система информационной поддержки должна быть целенаправленна на потребителя информационных ресурсов; эта система особенно важна при решении сложных задач и преодолении сложных организационных управленческих проблем. Оправданием не может служить информационная неопределенность: временной дефицит и незначимость информационных потоков.

В пределах информационной поддержки особо значимы аналитические и прогнозные выводы, которые адекватно отражают актуальность принимаемых решений и результаты от претворения этого решения в жизнь. Поэтому для подготовки данных решений следует использовать проверенные и надежные методические и справочные базы. Разработчики информационных массивов (баз данных) учитывают комплекс количественных и качественных показателей и факторов, характеризующих современный этап развития государства, международное положение и прогнозные оценки специалистов. Современные реалии требуют уйти от предметных, тематических принципов построения баз к проблемным структурам массивов. Несомненно, это создает дополнительные трудности для пользователей, которые еще неполностью научились работать с предметными областями, не освоили принципы, методы и управленческие цели в системе информационной поддержки. Это приводит к формированию специальных служб (агентств, центров), которые ориентируются на современные информационные управленческие системы, на оказание информационной поддержки при решении стратегических проблем, где цена ошибки несоизмеримо велика.

Таким образом, процесс информационного обеспечения ‑ это организация информационных потоков при формировании, преобразовании, передаче и восприятии. А процесс информационного обеспечения управленческих функций представляет из себя взаимосвязанный и взаимозависимый информационный комплекс, формы и способы предоставления, которые обеспечивают успешное разрешение управленческих проблем.

Функция информационной поддержки управленческих процессов стала выделяться учеными как самостоятельная функция современного менеджмента недавно (в 90-х годах XX века), чего не было раньше. В промышленности информационная поддержка не употреблялась, информационные процессы занимали вспомогательное место в процессах управления. В конце 90-х годов этот вопрос начал подниматься и информационную функцию стали относить к функциям государства. Однако этот тезис не получил в тот период детального развития.

Информационная функция была окончательно признана в результате следующих процессов:

‑ было сформировано единое мировое информационное пространство;

‑ повысился уровень свободного доступа к информационным ресурсам;

‑ информационные ресурсы получили реальное техническое обеспечение;

‑ в общественном производстве была создана информационно-коммуникационная инфраструктура;

‑ инновационные технологические уклады, которые базировались на массовых информационных технологиях, средствах вычислительной техники и телекоммуникации;

‑ возросли информационные объемы применения и использования в обществе;

‑ повысился гражданский образовательный, научно-технический и культурный уровень из-за роста всех видов информационных обменов;

‑ повышение квалификационных требований к работникам, рост компетенций и профессиональных устремлений граждан;

‑ появление проблематики безопасности информационного пространства для гражданина, социума и государственного устройства.

Развитие информационного пространства Российской Федерации происходило за счет возрастания значимости информационной функции, реализация которой охватывала экономическую, правовую, научную, образовательную, управленческую деятельность.

К основным сферам применения информационной функции в государстве относятся:

а) активное и всестороннее использование электронного формата документооборота;

б) активное использование информационных сетей для доступа к базам данных;

в) оказание всемерной поддержки со стороны государственных структур развитию информационных ресурсов и информационных потоков в органах государства и органах местного самоуправления.

В заключение отметим, что возрастающая важность информационного взаимодействия приводит к встраиванию информационной функции во все виды управленческой деятельности, что свидетельствует о том, что информационное обеспечение превращается в условие эффективности деятельности государственных и муниципальных органов. Реализация этой функции также позволит прояснить цели общества и разработать государственную политику в контексте появления качественно новой социальной системы, главной ценностью которой являются информация и знания, а также повысить эффективность государственного управления.

Список литературы / References

Список литературы на английском языке / References in English

Статья позволяет оценить значимость и сущность информационной системы в процессе функционирования предприятия различных сфер деятельности и отраслей.

Ключевые слова: информационная система, информация, хранение информационных ресурсов, обработка информационных ресурсов, информатизация, экономика, предприятие.

Информация и система, по отдельности являются простыми фундаментальными категориями, которые невозможно выражать через общие понятия.

Сведение — есть форма представления информационных ресурсов в виде устной или письменной речи, изображений или графических данных и т. д. В широком смысле информация –есть общенаучное понятие, которое включает процесс обмена сведениями между людьми [1].

С ХХ века — общенаучное понятие информации заключается в следующем: отношения между людьми, человеком и механизмом, животными и растениями и т. д. На сегодняшний день распространенно понятие информации как ресурса, аналогичного материальному, трудовому или денежному. Данная точка зрения находит подтверждение в следующих взглядах.

Информация — есть новое сведение, которое позволяет улучшить процесс преобразования ресурсов. Информацию невозможно отделить от процесса информирования, исходя из этого необходимо изучить источник информационных ресурсов и самого потребителя информационных ресурсов.

Информация — есть новые сведения, которые приняты и оценены потребителем как полезные. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем нас мире. Наряду с информацией в информатике часто употребляется понятие Данные.

Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся. В том случае, если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности о чем-либо, данные превращаются в информацию. Поэтому информацией являются используемые данные.

На сегодняшний день российская экономика переживает период трансформации, что вызывает рост числа информационных ресурсов, которые необходимы для успешного развития предприятия. При этом объем информационных ресурсов значим и велик, большинство управленцев принимают управленческие решения, основываюсь лишь на интуицию и опыт, так как большой объем информационных ресурсов не дает выделить из него действительно необходимый и качественный информационный ресурс.

Быстрое изменение среды привело к необходимости искать пути развития в условиях информационного пространства, которое основывается на избытке информационных ресурсов, огромном числе информационных связей и информационных продуктов. Такое значение информационных ресурсов вызывает просчеты и ошибки при принятии управленческих решений, основанных на неправильно выбранных информационных данных.

В настоящее время для каждого предприятия информация имеет важное значение. Качественно и своевременность информационного обеспечения в части управленческой деятельности стало основой для успешного развития предприятия, при этом дает гарантию на долговременное конкурентное преимущество на рынке.

Таким образом, формирование и эффективное функционирование информационных систем организации стало необходимым условием для реализации стабильной работы в современной экономической обстановке. Информационные системы занимают важное место при выделении данных из громадного потока различных информационных ресурсов о среде предприятия, как внутренней, так и внешней, что помогает повышать результативности работы в целом, увеличению производительности труда сотрудник и производственных фондов.

Следует отметить, что современные тенденции привели к тому, что организациям необходимо держать ориентир на глобальное состояние рынков и перспективу их развития. Важной задачей маркетинга становится выявление перспектив рынка, с учетом которых и должна происходить реализация внутренних и внешних возможностей предприятия.

Информационная система позволяет обеспечить стабильное функционирование, снабжает управляющий персонал значимой информацией для принятия оптимальных и верных решений в соответствии с производственным циклом.

Особенно значимой для эффективного развития промышленного предприятия является маркетинговая информационная система, поскольку принятие маркетинговых решений требует точной и своевременной информационных ресурсов, приспособленной к сфере функционирования предприятия. При этом для каждого вида маркетинговой деятельности необходимо иметь специализированный банк информационных ресурсов, адаптированный для извлечения конкретных данных по поставленному вопросу.

Маркетинговая информация является полноправным экономическим ресурсом, вместе с такими средствами производства, как капитал, земля, труд и т. д. Маркетинговая информационная система чаще всего представляется как определенный комплекс приемов и методов, поддерживаемый информационной инфраструктурой, который должен удовлетворять запросам специалистов в области маркетинга [3].

Следует отметить, что большинство современных информационных систем ориентированы на поддержание работоспособности предприятия, при этом аналитическая работа и создание системных информационных источников практически не ведется, что снижает эффективность стратегического планирования и развития предприятия. Аналитическая функция информационных систем должна обеспечить координацию информационных ресурсов с организационных, методологических и идеологических позиций, поскольку представляемая информация должна определять уровень соответствия продукции предприятия требованиям рынка, должна исходить из единого информационного центра и быть целенаправленна.

Формирование информационной системы промышленного предприятия является одним из основных вопросов современного менеджмента. Особенное значение решение этого вопроса играет в сфере информационного обеспечения маркетинга [1].

Современный уровень развития маркетинговых информационных систем предполагает их трансформацию в сторону усовершенствования автоматизированных процессов работы с имеющимися базами данных. Задача развития существующих на предприятиях информационных систем в настоящее время перешла на уровень стратегических задач и имеет принципиальное значения для успешного функционирования предприятий на рынке. Это предполагает задействование значительных финансовых и интеллектуальных ресурсов с целью создания высокоэффективных информационных систем управления различными сферами производства в рамках одного предприятия.

В общем информацию для управления предприятием, возможно рассмотреть исходя из ее структуры и структуры хозяйствующего субъекта. Рассмотрим более подробно системы формирования информационных потоков на промышленном предприятии.

При этом можно согласиться с мнением Д. А. Ловцова [2], что в системе промышленного предприятия следует выделить два вида информационных ресурсов (объективную и субъективную), которые представляют собой:

- внутреннюю структурную информацию, заключенных в структурах системы предприятия, его элементах управления, алгоритмах и программах переработки информационных ресурсов и являющуюся физической величиной (примером внутренней информационных ресурсов может служить информация об уровне запасов по отдельным видам продукции, о выработке продукции за смену и т. д.;

- внешнюю содержательную информацию (специально осведомляющую, измерительную и управляющую, а также научно-техническую, технологическую, планово-экономическую и др.) относительно промышленного предприятия (например, поток заявок от потребителей, информация, касающаяся рыночных условий, законодательства и т. д).

Первый вид взаимосвязан с качеством информационных источников в системе организации, с внутренними технологическими эффектами, которые получают в результате применения передовых методов и средств переработки информации.

Второй вид взаимосвязан, в большей степени с внешним целевым (материальным) эффектом, который получается в самом управляемом объекте.

Изучая детально всевозможные классификации информационных потоков организации, можно выделить ряд типов информационных ресурсов.

Структурная информация — есть отраженная в знаковой форме организованность (сложность, разнообразие) материальных систем, которая представляет собой универсальную физическую величину, которая используется для описания процесса функционирования системы [2].

Структурная информация, которая содержится в самой системе и представляет собой структурно-информационный ресурс, а также является основной моделью описанием системы как информационной.

Содержательная информация — есть совокупность определенной информации о конкретном материальном объекте как о системе или процессе, которая содержится в информационных системах (базах данных предприятия), воспринимаемая получателем и используемая им для выработки и принятия решений.

Взаимодействие и взаимовлияние различных видов информационных ресурсов происходит в самой системе управления организацией следующим образом: на вход поступает информация (контрольная или сигнальная), в самой системе происходит хранение, которое используется при переработке поступающей информации, которая в свою очередь объединяет структурную и содержательную информацию и системы организации в целом; на выходе системы формируется уже преобразованная информация, или информация для принятия решений, которая после реализации исполнительным органом системы становится управляющей.

При этом само многообразие структур обуславливает также многообразие и многогранность типов информационных потоков на российских предприятиях, что, в свою очередь, создает характерную для российских предприятий неформальность информационного обмена и управления: в отличии от присущей предприятиям развитых стран высокой формализацией информационных потоков на российских предприятиях формализация основных потоков будет неэффективна в силу множества отличительных особенностей [3].

2. Информационные системы в экономике / под ред. Г. А. Титоренко. — М.:Юнити-Дана, 2012. — 463 с.

Основные термины (генерируются автоматически): ресурс, информация, промышленное предприятие, информационная система, данные, предприятие, самая система, система, маркетинговая информационная система, содержательная информация.

Ключевые слова

информационная система, информация, хранение информационных ресурсов, обработка информационных ресурсов, информатизация, экономика, предприятие.

Какую роль играет информационное обеспечение

Ключевые слова

Похожие статьи

Информационные технологии в торговле | Статья в журнале.

Архитектура информационной системы предприятий

Взаимодействие информационной системы управления.

Теоретические аспекты многомодельных систем.

Проблемы формирования системы управления.

Анализ систем управления содержимым для создания.

Интеграция информационных систем на основе стандартов XML.

Информационные системы и их применение в АПК

Разработка и внедрение информационной системы.