Какие возможности предоставляют пользователю современные табличные процессоры

Обновлено: 30.06.2024

Табли́чный проце́ссор — категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

Электро́нные табли́цы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Что же такое электронная таблица? Это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач: Прежде всего, выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач; удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:

  1. подбор параметров,
  2. прогноз поведения моделируемой системы,
  3. анализ зависимостей,
  4. планирование.

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы); Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

Основные типы данных: числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате, текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т.д.) и знаки математических операций.

Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

Основные элементы электронных таблиц:

  1. Столбец,
  2. Заголовки столбцов,
  3. Строка,
  4. Заголовки строк,
  5. Неактивная ячейка,
  6. Активная ячейка.

История

Существует табличный процессор для мобильных телефонов и КПК под названием SpreadCE.

Перечень программных продуктов

Также в своё время были достаточно известны программы: en:Quattro Pro, en:SuperCalc и VisiCalc.

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим основные возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

1. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех—четырех способов, из которых пользователь выбирает наиболее удобный.

6. Рабочие группы, или рабочие папки. Документы удобно объединять в рабочие папки и рассматривать их как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь имеет возможность задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, благодаря чему работа становится максимально удобной. Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, задание формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование — в систему уже встроены различные способы оформления таблиц, и пользователь имеет возможность выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для формирования бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон предназначен для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение их формы.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они позволяют работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, обеспечивающие работу с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с помощью которой обрабатываются суммы и средние значения и ведется статистическая обработка при использовании данных разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; благодаря связанной консолидации удается не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформление осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта функция обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т.е. через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме того, все современные программы работы с электронными таблицами включают в себя средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов удается находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями.

При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Для этого создаются сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

Роль языка в формировании личности: Это происходит потому, что любой современный язык – это сложное .

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя. Перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

Много вариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) мыши на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам.

Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной. Среди таких возможностей — разбивка экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и так далее.

Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбивка на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменять формы бланка.

Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, проставив значения, получить результат.

Деловая графика. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и другие.

Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, то есть через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме этого все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно делать, создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

Программирование. В простейшем случае для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Самый простой макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Для создания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня (например, компоненты языка Visual Basic для составляющих Microsoft Office).




ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТИПЫ ДАННЫХ В ЭЛ-Й ТАБЛИЦЕ Excel

В стандартной конфигурации программы Excel на па­нель форматирования вынесены пять часто употребляемых форматов — денежный, процентный, формат с разделите­лями, увеличить разрядность, уменьшить разрядность.

Таблица - форма организации данных по столбцам и строкам.

Электронная таблица- компьютерный эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор - комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц

Электронная таблица- самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции и др. Главное достоинство электронной таблицы - возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

В Excel вычислительные возможности объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим приложениям пакета Microsoft Office.

Основные понятия MS Excel.

Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой (Книга 1, 2 и т. д.). Эта книга состоит из рабочих листов, как правило, электронных таблиц.

Рабочая книга Excel - совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.

Документом, т. е. объектом обработки Excel, является файл с произвольным именем и расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться 1 книга, а в книге - от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.

Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щелкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем - полужирным начертанием.

Электронная таблица Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки нумеруются числами (от 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита А, В, С, . Z. После столбца Z следуют столбцы АА, АВ, АС, ВА

Анализ и обработка данных электронной таблицы

В табличном процессоре Excel существует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окна Excel Сервис и Данные.

Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.

ОПЕРАЦИЯ ВЫЧЕСЛЕНИЯ В ЭЛЕКТРОНОЙ ТАБЛИЦЕ MS EXCEL

Основные сведения

Основные сведения по обработке информации в списках. Под списком понимается упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. В Excel списки – это специальные таблицы, для которых предусмотрены дополнительные операции обработки, такие как упорядочение записей, подведение промежуточных итогов и т. д. Списки по сути дела являются внутренними базами данных Excel. Записями здесь являются строки таблицы, а полями – столбцы.

Табличный процессор может иметь несколько режимов работы, наиболее важные из них: режим готовности, режим ввода данных, командный режим, режим редактирования.

Режим готовности — режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки цветом (подсвечивание).

Режим ввода данных. Как только вы начали вводить данные в определенную ячейку, вы автоматически покидаете режим готовности и входите в режим ввода данных. Этот режим может также инициироваться специальной комбинацией "горячих" клавиш. За­кончив ввод данных в ячейку, вы покидаете режим ввода и ищите новую ячейку в режиме готовности. Такая последовательная смена режимов происходит при работе с электронной таблицей многократно до тех пор, пока вы не закончите ввод данных во все нужные вам ячейки.

Работа в режиме ввода сконцентрирована на выборе определенных ячеек. Однако рано или поздно вам потребуется сохранить введенные данные, отсортировать, распечатать или произвести другие действия. В этом случае объектом ваших действий будет уже не одна ячейка, а некоторая их совокупность или вся таблица. Вам потребуется перейти в команд­ный режим.

Командный режим. Наиболее распространенным способом перехода из режима готовности в командный режим является нажатие клавиши (слэш) или F 10>. После этого пользователю предоставляется возможность мышью или комбинацией клавиш вы­брать и выполнить нужную ему команду (пункт) главного меню. После выполнения коман­ды происходит возврат к режиму готовности.

Примечание. Пункты главного меню часто называют режимами главного меню, командами, иногда именами вызываемых подменю.

Рекомендуемые файлы

Режим редактирования. При переходе в режим ввода данных прежнее содержимое текущей ячейки теряется. Если мы хотим, чтобы этого не происходило, исполь­зуем специальный режим редактирования, инициируемый определенной клавишной комби­нацией. Режим редактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения ее набора с клавиатуры. Этот режим особенно удобен, когда изме­нения по сравнению с содержимым ячейки невелики. В режиме редактирования содер­жимое активной ячейки появляется на контрольной панели, доступное для внесения изменений.

Основные группы команд

Табличный процессор располагает большим количеством команд, каждая из которых имеет различные параметры (опции). Команды совместно с дополнительными опциями образуют систему иерархического меню, которая у каждого типа табличных процессоров имеет свои особенности. На верхнем уровне иерархического меню находится главное меню. Выбор ко­манды из меню производится одним из двух способов:

• при помощи клавиш управления курсором с нажатием клавиши ввода;

• вводом с клавиатуры специально выделенного символа выбранной команды (этот сим­вол может быть выделен в меню цветом, подчеркиванием или использованием верхнего регистра).

Дополнительную информацию о командах, составляющих меню электронной табли­цы, и их использовании можно получить, вызвав систему помощи.

Несмотря на особенности командных систем в табличных процессорах, совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователя некоторой усредненной электрон­ной таблицей, можно разбить на следующие типовые группы:

• команды для работы с файлами;

• команды для работы с окнами;

• команды для работы с электронной таблицей как с базой данных;

• получение справочной информации;

Команды для работы с файлами

Чтобы созданный документ использовать в дальнейшей работе с электронной таблицей, его нужно сохранить, записав в файл. При работе с файлами программа позволяет сохранять и загружать файлы в окна электронной таблицы. Каждый файл при этом открывается в от­дельном окне. Специальные команды дают возможность пользователю открывать и закры­вать определенные окна. При запуске программы, как правило, открывается новое, пустое окно.

При большом количестве информации на диске поиск нужного файла для его загрузки в окно электронной таблицы может стать проблемой. Для ее решения в группу команд, предназначенных для работы с файлами, обычно включаются команды, обеспечивающие возможность поиска необходимых файлов без выхода из программы электронной таблицы.

Команды редактирования

Ввод данных и изменение содержимого любого диапазона ячеек осуществляются с помо­щью группы команд редактирования, главными из которых являются перемещение, копиро­вание и удаление.

Наряду с изменением и удалением содержимого ячеек электронной таблицы в ряде случаев требуется вставка (удаление) в нее определенного диапазона ячеек. Вставка (удале­ние) ячеек связана с изменением структуры таблицы. При вставке столбца остальные столб­цы сдвигаются с места вставки на одну позицию вправо. При вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. В ряде электронных таблиц имеются также команды вставки нового рабочего листа, макроса, диаграммы, рисунка и т.п., включая объекты, созданные в других программных средах.

Среди команд редактирования особое место занимают команды поиска и замены опре­деленного контекста в рамках всего документа или выделенной его части, а также отмена последних введенных команд (откатка).

Команды форматирования

Важное значение имеют не только представленные в электронной таблице данные, но и их визуальное представление. Табличные процессоры предоставляют в распоряжение пользо­вателя большое число команд, связанных с оформлением таблиц. При помощи этих команд пользователь может варьировать направление выравнивания данных в ячейках, виды шриф­та, толщину и расположение линий, высоту строки, ширину столбца, цвет фона и т. п. При выполнении любой команды форматирования следует выделить область, на которую будет распространяться действие команды. Если этого не сделать, то новые параметры формати­рования будут определены только для активной ячейки. Большинство табличных процессо­ров позволяет назначать и удалять параметры форматирования для данного диапазона ячеек независимо от его содержимого.

Выбор формата и направления выравнивания производится автоматически в зависи­мости от характера вводимых данных. Данные, интерпретируемые программой как текст, выравниваются по левому краю, а числа — по правому. Автоматический выбор формата и способа выравнивания производится только в том случае, если для заполняемых ячеек пользователем предварительно не заданы другие параметры.

Многие табличные процессоры позволяют скрыть отдельные столбцы или строки таб­лицы.

Совокупность выбранных параметров форматирования образует "стиль", который может быть задан различным для отдельных ячеек таблицы. Поддержка списка стилей по­зволяет пользователю назначать тому или иному объекту сразу всю группу нужных атрибу­тов форматирования (т.е. стиль) как единое целое. Это не просто ускоряет процесс форматирования, а позволяет, классифицируя объекты по их виду, реализовать принцип объектно-ориентированного форматирования. Стиль, выбранный пользователем в рамках реализации режима автоформатирования, используется для всего документа.

Команды для работы с окнами

Табличный процессор позволяет одновременно открывать множество окон, организуя тем самым "многооконный режим" работы. При этом некоторые окна видны на экране, другие находятся под ними. Открыв несколько окон, вы сразу работаете с несколькими электрон­ными таблицами, быстро перемещаясь от одной к другой. Существуют специальные коман­ды, позволяющие открывать новое окно, переходить в другое окно, изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Кроме того, пользователь может разделить окно на две части для одновременного просмотра различных частей большой таблицы или фиксиро­вать шапку (или другие части) таблицы, которая не будет исчезать с экрана при перемеще­нии курсора в дальние части таблицы. Существует также возможность работы с одним и тем же документом в нескольких окнах.

Команды для работы с электронной таблицей как с базой данных

При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. Для реализации таких задач в состав табличного процессо­ра входит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Единст­венным требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк. Типовыми операциями, которые выполняют данные команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.

Для поиска определенных строк таблицы пользователь задает критерий поиска. Кри­терий поиска определяет точное значение определенного поля или полей или указывает не­который диапазон, в котором эти значения находятся. Для построения сложных критериев, сочетающих в себе требования, предъявляемые к нескольким полям, используются логичес­кие операторы "ИЛИ" и "И". Задание сложных критериев ограничивает область поиска.

Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сорти­ровки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а чис­ловые данные — в порядке убывания или возрастания. При этом пользователь должен указать "блок сортировки", включающий все сортируемые строки, и "последовательность полей сортировки". Последняя определяет начальное поле, по значениям которого будет от­сортирована исходная таблица на первом этапе сортировки, вторичное поле, по значениям которого будут отсортированы строки, имеющие одинаковые значения в первичном поле, на втором этапе сортировки, и последующие поля сортировки. Таким образом, сортировка выполняется одновременно по нескольким полям сортировки.

Помимо рассмотренных типовых операций табличный процессор может иметь ряд специальных, например автоматическое подведение итогов по выделенным группам дан­ных, создание сводных таблиц, консолидацию данных и др.

Примечание. Если исходная таблица неоднородна по строкам, но однородна по столбцам, перед началом работы с базами данных таблицу следует транспо­нировать (т.е. провести с ней операцию замены местами строк и столбцов).

Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера. Для каждого типа принтера необ­ходим свой драйвер. Следующий шаг состоит в задании параметров страницы, формирова­нии колонтитулов, а также в выборе вида и размера шрифта. Далее следует установить число копий, качество печати и количество или номера печатаемых страниц документа.

Команда просмотра страницы позволяет получить представление о ее общем виде еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования.

Группа команд (мы условно назвали ее "сервис") предназначена для предоставления допол­нительных возможностей опытным пользователям. Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблиц или их частей, установкой защиты, экспортом и импортом данных из других и в другие программные среды, подключением дополнитель­ных математических инструментов и т. п.

Макросы. Макрос, как известно, — записанная последовательность команд или дей­ствий пользователя на клавиатуре. Табличные процессоры позволяют создавать собствен­ные макросы и тем самым автоматизировать часто повторяющиеся рабочие операции. Для записи макроса используются специальные языки макропрограммирования. Так, в элек­тронной таблице Excel 5.0 используются языки Excel 4.0 и Visual Basic . Макросы, написан­ные на этих языках, сохраняются и обрабатываются на отдельных листах в рабочей книге. Наиболее простой способ создания макроса — применение макрорекордера, содержащегося в некоторых электронных таблицах; он преобразует последовательность выбираемых поль­зователем действий на клавиатуре в код языка макропрограммирования. Однако использо­вание макрорекордера имеет свои ограничения. Так, если пользователь создает программу, содержащую циклы, точки ветвления и другие сложные элементы программирования, ему придется самому написать (и отладить) программу на языке, встроенном в среду таблично­го процессора. Существуют специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.

Установка защиты. Чтобы не допустить внесения изменений в содержимое некото­рых (или всех) ячеек электронной таблицы, устанавливается защита. После установки защи­ты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление будет невозможным до тех пор, пока защита не будет снята. Ячейки электронной таблицы могут быть защищены гло­бально или локально указанием адреса блока.

Многие программы защищают создаваемые в них электронные таблицы от несанкцио­нированного доступа при помощи паролей. Вводя пароль, помните, что он чувствителен к выбираемому вами регистру (строчных или заглавных букв).

Экспорт и импорт данных. Для решения сложных задач часто возникает необходи­мость обмена д .'иных электронной таблицы с другими программными продуктами. Элек­тронные таблицы преобразуют файлы, созданные в других программах, в "свой" формат и наоборот. В некоторых из них особо выделяется режим импортирования текстовых файлов.

Использование математических инструментов. Потребности пользователя элек­тронных таблиц часто не ограничиваются только решением поставленной задачи. Пользова­тель зачастую заинтересован в дополнительной информации и ее исследовании (моделировании). Моделирование в электронной таблице связано с решением целого ряда общих задач, таких, как "Что будет, если ?", "Как сделать, чтобы ?", анализ чувствительнос­ти, оптимизация и др. Иногда используются специальные методы исследования. В их числе регрессионный и дисперсионный анализ, обращение матриц, использование специальных функций. Многие математические инструменты предоставляются пользователю электрон­ной таблицей.

Система получения справочной информации

Табличные процессоры имеют электронные справочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможности выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Особенность получения справочной инфор­мации с помощью электронного справочника в том, что она выдается в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню пользователем выбрана опре­деленная команда, то после обращения к справочной системе (обычно оно инициируется клавишей F 1>) на экране будет представлена страница справочника, содержащая инфор­мацию о выделенной команде. В некоторых табличных процессорах возможно нахождение требуемой информации в справочнике путем задания темы поиска.

ГРАФИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Использование графики

Значение представления данных в графической форме трудно переоценить. Это повышает наглядность полученных результатов и показывает соотношение различных значений и ди­намику их изменения. Табличные процессоры располагают рядом команд для построения различных типов диаграмм, с помощью которых можно по-разному интерпретировать* чис­ловые значения. Учитывая важность использования графических возможностей при работе с электронной таблицей, расскажем о них подробнее.

Рассматривая графические возможности табличных процессоров, мы воспользуемся данными о прибыли, полученной в течение года по кварталам, в трех магазинах фирмы.

Читайте также: