Какие органы осуществляют контроль за соблюдением правил делопроизводства

Обновлено: 28.06.2024

"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ > Часть V > Раздел XIII > Глава 57 > Статья 353. Федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Статья 353. Федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется федеральной инспекцией труда.

Предметом федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, является соблюдение работодателями требований трудового законодательства, включая законодательство о специальной оценке условий труда, иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Организация и осуществление федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, регулируются законодательством Российской Федерации о государственном контроле (надзоре), муниципальном контроле.

Положение о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утверждается Правительством Российской Федерации.

Комментарий к ст. 353 TК РФ

1. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории РФ осуществляет федеральная инспекция труда (см. комментарий к ст. 354 ТК).

2. Государственный надзор за соблюдением правил по безопасному ведению работ в отдельных отраслях и на некоторых объектах промышленности наряду с федеральной инспекцией труда осуществляют соответствующие федеральные органы исполнительной власти, наделенные в установленном порядке функциями по контролю и надзору в установленной сфере деятельности (см. комментарий к ст. ст. 366 - 369 ТК).

3. Внутриведомственный государственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных организациях осуществляют федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления в порядке и на условиях, которые определяются федеральными законами и законами субъектов РФ (см. также комментарий к ст. 5 ТК).

4. Государственный надзор за точным и единообразным исполнением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляют Генеральный прокурор РФ и подчиненные ему прокуроры в соответствии с ФЗ "О прокуратуре Российской Федерации" (СЗ РФ. 1995. N 47. Ст. 4472).

Судебная практика по статье 353 TК РФ

Частью 1 статьи 353 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что федеральный государственный надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется федеральной инспекцией труда в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
Согласно части 1 статьи 354 Трудового кодекса Российской Федерации федеральная инспекция труда - это единая централизованная система, состоящая из федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и его территориальных органов (государственных инспекций труда).

Свои требования заявитель мотивировал тем, что обжалуемое положение Указа значительно расширяет права работодателя, лишая работника возможности обжаловать в органы государственного надзора и контроля правовые акты, изменяющие структуру и штаты учреждения, в связи с чем противоречит статье 353 Трудового кодекса Российской Федерации, а также пунктам 5 и 6 статьи 159 Бюджетного кодекса РФ, поскольку вопреки этим нормам исключает из-под контроля распорядителя бюджетных средств фонд оплаты труда в смете доходов и расходов, и статье 4 Федерального закона "Об упорядочении оплаты труда работников организаций бюджетной сферы", так как выделение средств для финансирования расходов на заработную плату исходя из расчетов фонда оплаты труда возможно только на основе штатного расписания.

Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации указала, что, признавая неуважительными причины пропуска Ш. предусмотренного частью первой статьи 392 ТК РФ месячного срока для обращения в суд по спору об увольнении, судебные инстанции не приняли во внимание всю совокупность обстоятельств, не позволивших Ш. своевременно обратиться в суд за разрешением спора об увольнении, с учетом положений статей 352, 353, 354, 356 и 357 ТК РФ об органах государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства, а также статей 10, 22, 26 и 27 Федерального закона от 17 января 1992 г. N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации", из которых следует, что государственные инспекции труда и органы прокуратуры, не являясь органами по рассмотрению индивидуальных трудовых споров, наделены законом полномочиями по рассмотрению заявлений, писем, жалоб и иных обращений граждан о нарушении их трудовых прав и по применению в связи с этим определенных мер реагирования в виде предъявления должностным лицам предписаний об устранении нарушений закона.

В судебном заседании Сердюков Г.З. поддержал свое заявление и просил признать Указ в оспариваемой части не действующим ввиду его несоответствия пунктам 5 и 6 статьи 159 Бюджетного кодекса Российской Федерации, статье 4 Федерального закона "Об упорядочении оплаты труда работников организаций бюджетной сферы" и статье 353 Трудового кодекса Российской Федерации.

В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.

Логика организации контроля

Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки.

В рамках контроля необходимо проверить:

дан ли на документ ответ;
насколько своевременно обработано поручение;
насколько точно выполнено поручение.

Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:

Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:

реквизиты документа;
дата регистрации;
назначенные исполнители;
суть поручения;
дата исполнения.

В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.

Документационное оформление контроля

В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:

какое подразделение обеспечивает контроль за исполнением;
какие именно документы ставятся на контроль. Это могут быть обращения граждан, претензии, запросы правоохранителей, поручения вышестоящих органов. Также на контроль ставится исполнение внутренних документов компании – приказов, распоряжений, инструкций;
последовательные или параллельные этапы контроля исполнения документов, их определение зависит от структуры организации. Так, исполнение одного документа может параллельно контролироваться на уровне руководителя филиала и на уровне профильного подразделения головной организации;
типовые сроки исполнения поручений по обработке документов, регламент их продления, если он предусмотрен правилами конкретной организации;
порядок регистрации и внесения сведений в информационные базы данных;
порядок внесения сведений об этапах контроля исполнения документов в базы данных;
порядок работы с документами исполнителя;
порядок их хранения информации с учетом принятой в организации номенклатуры дел;
порядок обобщения сведений о том, насколько своевременно и точно исполняются поручения, и целевое использование таких обобщений (докладные записки, отражение в ключевых показателях эффективности).

Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.

Сроки исполнения

Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.

Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.

Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.

Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.

Сроки отсчитываются в разном порядке:

для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.

Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.

Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.

Организационный контроль исполнения документов

На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.

Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:

поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.

Этапы контроля

Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:

постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
контроль при наступлении даты исполнения;
снятие документа с контроля;
отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
доклад руководству по итогам анализа.

ознакомлением под роспись с поручением;
направлением уведомления в системе ЭДО.

Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.

Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.

Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.

Как фиксируется исполнение

Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.

Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо.

Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.

Результаты контроля

Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.

Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.

В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы.

Автоматизированный контроль исполнения

Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.

Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.

Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.

Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года

Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Статья 2. Правовое регулирование отношений в сфере архивного дела в Российской Федерации

1. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

2. Органы местного самоуправления в пределах своих полномочий могут принимать муниципальные правовые акты, регулирующие отношения в сфере архивного дела в Российской Федерации.

3. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные настоящим Федеральным законом, применяются правила международного договора.

4. Решения межгосударственных органов, принятые на основании положений международных договоров Российской Федерации в их истолковании, противоречащем Конституции Российской Федерации, не подлежат исполнению в Российской Федерации. Такое противоречие может быть установлено в порядке, определенном федеральным конституционным законом. (Часть введена - Федеральный закон от 08.12.2020 № 429-ФЗ)

(Статья в редакции Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ)

Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

5) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

7) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

9) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

10) государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; (В редакции Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ)

11) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; (В редакции федеральных законов от 08.05.2010 № 83-ФЗ; от 28.11.2015 № 357-ФЗ)

12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства; (В редакции Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ)

16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства; (В редакции Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ)

18) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела

(Наименование в редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ)

1. К полномочиям Российской Федерации в сфере архивного дела относятся: (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ)

1) разработка и проведение единой государственной политики в сфере архивного дела; (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ)

2) установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил;

3) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

а) федеральных государственных архивов, федеральных музеев и библиотек;

в) государственных внебюджетных фондов;

г) (Подпункт утратил силу - Федеральный закон от 23.05.2016 № 149-ФЗ)

д) федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений (далее - федеральные организации), в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;

е) государственных корпораций, государственных компаний; (Подпункт введен - Федеральный закон от 11.02.2013 № 10-ФЗ)

4) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

5) решение вопросов о временном вывозе документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации.

2. К полномочиям субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела относятся: (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ)

1) проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории субъекта Российской Федерации; (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ)

2) хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов:

а) государственных архивов субъекта Российской Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской Федерации;

б) органов государственной власти и иных государственных органов субъекта Российской Федерации;

в) государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений субъекта Российской Федерации (далее - организации субъекта Российской Федерации);

3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

3. К полномочиям муниципального образования в сфере архивного дела относятся: (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ)

1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);

2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

4. Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, муниципальных округов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в сфере архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". (В редакции федеральных законов от 28.11.2015 № 357-ФЗ, от 28.12.2017 № 435-ФЗ, от 30.04.2021 № 114-ФЗ)

5. Законом орган местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств. (В редакции Федерального закона от 30.04.2021 № 114-ФЗ)

Глава 2. Архивный фонд Российской Федерации

Статья 5. Состав Архивного фонда Российской Федерации

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Статья 6. Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

2. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. (В редакции Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ)

3. Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней. (В редакции Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ)

4. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела в пределах их компетенции. (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ)

41. Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов осуществляется также экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных или муниципальных библиотек, экспертно-проверочными комиссиями научных организаций, в том числе государственных академий наук, включенных в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации (далее - научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации). (Часть введена - Федеральный закон от 23.05.2016 № 149-ФЗ)

5. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ)

6. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

7. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления), музеем, библиотекой либо научной организацией, включенной в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации. (В редакции федеральных законов от 28.11.2015 № 357-ФЗ; от 23.05.2016 № 149-ФЗ)

Статья 7. Архивные документы, относящиеся к государственной собственности

1. К федеральной собственности относятся архивные документы:

1) хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность); (В редакции Федерального закона от 23.05.2016 № 149-ФЗ)

2) государственных органов и организаций, указанных в подпунктах "б", "в", "д" и "е" пункта 3 части 1 статьи 4 настоящего Федерального закона; (В редакции федеральных законов от 11.02.2013 № 10-ФЗ; от 23.05.2016 № 149-ФЗ)

3) бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

4) отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

2. К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

1) хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

2) государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации;

3) перешедшие в собственность субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации. (Пункт введен - Федеральный закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ)

Статья 8. Архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности

1. К муниципальной собственности относятся архивные документы:

1) органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

2. Разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

Статья 9. Архивные документы, относящиеся к частной собственности

К частной собственности относятся архивные документы:

1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее - негосударственные организации);

2) созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Статья 10. Особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации, субъектов Российской Федерации или муниципальных образований

1. Передача архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований осущест

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Кадровая документация в компании состоит из:

бланков унифицированных форм;
положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

Ко второй группе относятся:

График отпусков (Т-7).
Штатное расписание (Т-3).
Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
Табель учета рабочего времени (Т-12)
Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
Журнал проверок воинского учета граждан.
Приказ об организации воинского учета.
Внутренние положения:
- коллективный договор;
- положение об охране труда;
- положение о премировании;
- правила внутреннего распорядка;
- положение о командировках;
- положение о коммерческой тайне;
- положение об оплате труда;
- положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
- прочее.
Что из кадровой документации обязательно должно быть в наличии?

В любой компании обязательными являются документы, которые отражают:
- перемещение персонала: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение;
- отработанное время: учет отработанного времени, командировки, отпуска.
- доход сотрудника: заработная плата, премии;
- общую информацию о сотрудниках: их численность и должности;
- обязательные правила, действующие внутри компании.
Важно! С 08.01.2015 командировочное удостоверение и служебное задание вышли из перечня обязательных документов (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Следует отметить, что в зависимости от специфики деятельности компании и работы конкретного сотрудника перечень обязательных документов может меняться. Рассмотрим на примерах.

Пример 1. В компании некоторые сотрудники пользуются личным автомобилем для выполнения служебных заданий. Следовательно, в организации следует издать положение, в котором будет регламентирован порядок компенсации за использование сотрудником личного транспорта.

Пример 2. В контракте с каждым сотрудником предусмотрен порядок выплаты премий. Таким образом, в компании не нужно формировать положение о премировании.

Кто осуществляет контроль кадрового делопроизводства?

Основным органом, отвечающим за контрольную деятельность по кадровому делопроизводству, признается Государственная инспекция труда.

Помимо контрольной деятельности, инспекция выполняет функции:
- защиты трудовых прав сотрудников;
- уведомления компаний и их сотрудников об оптимальных способах соблюдения ТК РФ;
- информирования компетентных органов о выявленных правонарушениях.
Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

ТК РФ предусматривает следующие виды ответственности за нарушение законодательства:
- дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
- административная (ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ);
- уголовная (ст. 143, 145, 145.1, 146, 147, 215, 216, 217 УК РФ);
- гражданско-правовая (ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ).
Следует отметить, что, помимо трудовой инспекции, кадровую документацию вправе затребовать:
- налоговые органы при выездных проверках;
- военкомат в целях контроля ведения воинского учета.
Как оформляется спецоценка рабочих мест?

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Важно! Проводить спецоценку нет необходимости по сотрудникам, которые осуществляют свою работу удаленно или в домашних условиях (п. 3 ст. 2 закона № 426-ФЗ).

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится раз в 5 лет, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

К документам, которые формируются во время оценки, относятся:
- приказ о проведении специальной оценки, свидетельствующий о начале проверки;
- приказ об утверждении графика проведения, регламентирующий последовательность;
- декларация соответствия условий труда, отражающая соответствие нормам;
- отчет с результатами.
Ответственность за непроведение оценки предусмотрена по ст. 5.27.1 КоАП РФ: на должностных лиц и ИП налагается штраф 5 000–10 000 руб., на компании – 60 000–80 000 руб.

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:
- приказ об организации воинского учета;
- журнал проверок воинского учета;
- личная карточка Т-2.
Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.

Итоги

Каждый работодатель должен следить за правильностью оформления кадровой документации. Вовремя и корректно оформленные документы позволяют избежать ответственности за нарушение трудового законодательства.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: