Какие функции выполняет подразделение документационного обеспечения таможенного поста
Обновлено: 28.06.2024
Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее - Типовая инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности таможенных органов Российской Федерации (далее - таможенные органы) документов, совершенствования делопроизводства, работы архивов таможенных органов и повышения их эффективности.
Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России, не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.
Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения), обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России.
Требования Типовой инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается:
- в таможенных органах - на начальников таможенных органов;
- в структурных подразделениях таможенного органа - на начальников структурных подразделений.
Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенного органа осуществляются подразделением документационного обеспечения таможенного органа, задачи, функции и порядок работы которого устанавливаются положением о подразделении документационного обеспечения.
Если в структуре таможенного органа не предусмотрено создание подразделения документационного обеспечения, то по решению начальника таможенного органа его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности (далее - ответственные за ведение делопроизводства).
Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется должностным лицом (работником) (далее - ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения), определенным начальником структурного подразделения. Ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует начальника (заместителя начальника) структурного подразделения о состоянии их исполнения.
Права, обязанности и ответственность должностных лиц (работников) подразделения документационного обеспечения (ответственных за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.
Должностные лица (работники) таможенных органов обязаны знать и выполнять требования Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе. Вновь принятые на работу должностные лица (работники) должны быть ознакомлены с положениями данной инструкции.
Должностные лица (работники) таможенных органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.
Заместитель руководителя Федеральной таможенной службы
Управление делами
Руководство
Контакты
Направления деятельности
Управление в своей деятельности решает следующие задачи:
1) обеспечение в ФТС России единого порядка документирования и организации работы с документами;
2) обеспечение контроля за исполнением структурными подразделениями ФТС России поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, поручений Минфина России, иных органов государственной власти, поручений и указаний руководства ФТС России;
3) разработка нормативных и иных правовых актов ФТС России, а также методических документов ФТС России по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, организации автоматизированной обработки документов, организации работы с обращениями граждан в центральном аппарате ФТС России и таможенных органах Российской Федерации;
4) совершенствование форм и методов работы с документами, сокращение документооборота, унификация форм документов;
5) организация работы с обращениями граждан в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах Российской Федерации;
6) организация применения системы электронного документооборота в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах Российской Федерации, сопровождение ее информационного обеспечения;
7) организация обмена документами в электронном виде между ФТС России и иными государственными органами с использованием системы межведомственного электронного документооборота;
8) комплектование, учет, обеспечение сохранности и использования документов, образовавшихся в деятельности ФТС России, а также других фондов, находящихся на архивном хранении в Управлении делами.
Функции
1. Организация работы с обращениями граждан в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах Российской Федерации:
1) информирование граждан о порядке обращения в центральный аппарат ФТС России и таможенные органы Российской Федерации;
2) организация личного приема граждан руководителем ФТС России, заместителями руководителя ФТС России, начальниками структурных подразделений ФТС России;
4) осуществление анализа обращений граждан, поступивших в центральный аппарат ФТС России и таможенные органы Российской Федерации.
2. Организация в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов:
1) контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями ФТС России дел, подлежащих передаче на архивное хранение в Управление делами;
2) комплектование, хранение, учет и использование документов, образовавшихся в деятельности ФТС России, а также других фондов, переданных на архивное хранение в Управление делами;
3) подготовка и передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в федеральный государственный архив.
3. Организация работы по приему, регистрации, учету и отправке документов, в том числе содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
4. Организация своевременного предварительного рассмотрения поступившей корреспонденции, подготовка проектов указаний по исполнению документов для доклада руководству ФТС России.
5. Осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству ФТС России.
6. Редактирование проектов документов за подписью руководства ФТС России.
7. Обеспечение своевременной регистрации и рассылки нормативных и иных правовых актов, издаваемых ФТС России.
9. Предоставление по указанию руководства ФТС России информации другим федеральным органам исполнительной власти.
10. Осуществление документационного обеспечения деятельности заместителей руководителя ФТС России, контроль исполнения их поручений, организация совещаний.
11. Разработка сводной номенклатуры дел ФТС России.
12. Участие в пределах компетенции Управления делами в подготовке мероприятий ФТС России по выполнению указов, распоряжений, поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, а также других документов по поручению руководства ФТС России.
13. Контроль исполнения поручений руководства ФТС России во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации; по обращениям депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; поручений Минфина России; по обращениям федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, таможенных органов Российской Федерации, организаций.
14. Анализ состояния исполнительской дисциплины, систематическое информирование руководства ФТС России и начальников структурных подразделений ФТС России о ходе исполнения документов.
15. Проведение контрольно-организационных мероприятий, направленных на предупреждение несвоевременного выполнения поручений руководителя ФТС России, заместителей руководителя ФТС России, в пределах компетенции Управления делами.
16. Взаимодействие с подразделениями Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти по вопросам обеспечения выполнения в установленные сроки поручений и указаний Президента Российской Федерации и поручений Правительства Российской Федерации.
17. Разработка проектов нормативных и иных правовых актов ФТС России, а также методических документов ФТС России по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, организации автоматизированной обработки документов, организации работы с обращениями граждан в центральном аппарате ФТС России и таможенных органах Российской Федерации.
18. Участие в разработке проектов федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Минфина России по направлениям деятельности Управления делами.
19. Разработка мероприятий по совершенствованию делопроизводства в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах Российской Федерации путем установления рациональной организации форм и методов работы с документами, унификации документов.
20. Анализ организации работы подразделений документационного обеспечения структурных подразделений ФТС России и таможенных органов Российской Федерации, оказание им методической и практической помощи в организации делопроизводства.
21. Участие в инспекторских проверках деятельности таможенных органов Российской Федерации по вопросам, входящим в компетенцию Управления делами.
22. Организация и проведение функциональных проверок деятельности таможенных органов Российской Федерации и структурных подразделений ФТС России по вопросам организации делопроизводства.
23. Организация и проведение в установленном порядке совещаний и семинаров с участием представителей структурных подразделений ФТС России, таможенных органов Российской Федерации и учреждений, находящихся в ведении ФТС России, по вопросам, входящим в компетенцию Управления делами, участие в работе совещаний и семинаров, организуемых другими структурными подразделениями ФТС России, таможенными органами Российской Федерации и учреждениями, находящимися в ведении ФТС России.
24. Разработка бланков организационно-распорядительных документов ФТС России с изображением Государственного герба Российской Федерации.
25. Организация, развитие и совершенствование системы электронного документооборота:
1) организация применения системы электронного документооборота в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах Российской Федерации, сопровождение ее информационного обеспечения;
2) организация обмена документами в электронном виде между ФТС России и иными государственными органами с использованием системы межведомственного электронного документооборота;
3) оказание методической помощи по применению системы электронного документооборота в структурных подразделениях ФТС России и таможенных органах Российской Федерации;
4) осуществление контроля ведения баз данных системы электронного документооборота в структурных подразделениях ФТС России.
26. Актуализация и представление информации для наполнения Портала ФТС России и официального сайта ФТС России (WEB-сервер) по вопросам, входящим в компетенцию Управления делами.
27. Осуществление оперативного копирования (до 1000 листов) документов с использованием программно-технических средств и компьютерной техники с бумажных и электронных носителей.
28. Участие в повышении квалификации должностных лиц подразделений документационного обеспечения таможенных органов Российской Федерации; оказание методической помощи по вопросам, относящимся к компетенции Управления делами.
29. Организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации должностных лиц Управления делами.
30. Ведение учета лиц, направленных в служебные командировки в ФТС России.
Читайте также: