Как звонить начальнику с вопросом
Обновлено: 04.07.2024
Сегодня все, несомненно, пользуются телефоном, как для бытовой, так и для деловой связи, но мало кто соблюдает при этом правила телефонного этикета. Впрочем, многие делают это просто даже потому, что этих правил и вовсе не знают. Об этих правилах и пойдет речь в данной статье. Разумеется, мы опустим банальные правила вроде необходимости здороваться и представляться, а рассмотрим несколько менее очевидные.
1 Оптимальное время делового звонка
Если вы не знакомы с человеком, которому осуществляете деловой звонок, то оптимальное время звонка будет в промежутке между 12:00 и 18:00.
По логике вещей, если человек вам ответил, значит, говорить ему-таки удобно. Однако никогда не будет лишним об этом спросить. Если ваш звонок будет для принимающей стороны не вовремя, то вам об этом скажут, и вы перезвоните позднее.
3 Прекращайте дозвон через 30-40 секунд
Набрав номер, если вам не ответили в течение 30-40 секунд, — вешайте трубку. Это значит, что принимающая сторона либо не может, либо не хочет отвечать на ваш звонок.
4 Не звоните более двух раз
Если вы позвонили кому-либо, с кем вы знакомы, и кому известен ваш номер, но не дождались ответа, то можете перезвонить ему позднее, спустя некоторое время. Но не более одного раза. Если человеку известен ваш номер и он с вами знаком, то он сам должен будет перезвонить вам.
Исключение из данного правила может быть только в том случае, если у вас случилось ЧП, вы, не дай бог, попали в беду и вам срочно нужна его помощь.
В остальных случаях не следует надоедать человеку звонками. Если вам не ответили — значит, не было такой возможности (или желания, что тоже можно понять).
5 Не есть! Не пить!
Совершенно не допустимо во время телефонного разговора есть или пить. Во-первых, даже случайное непроизвольное чавканье и разговор с набитым ртом в трубке звучит омерзительно. А во-вторых, принятие пищи во время разговора с собеседником — прямое проявление к нему неуважения. Поэтому во время разговора воздержитесь от принятия пищи и напитков. Сюда же можно смело приравнять и жевательную резинку.
6 Не отвечайте моментально, но и не тяните
Если вы поднимите трубку буквально сразу же, как только зазвонит телефон, вы своим мгновенным ответом вполне можете вызвать растерянность собеседника. Собеседник, очевидно, к такому быстрому ответу может не быть готовым изначально и, возможно, он хотел бы настроиться на предстоящий разговор, послушав хотя бы 3-4 гудка.
Поэтому не срывайте трубку сразу же, как только услышите телефонный звонок, подождите хотя бы несколько секунд.
7 Перезванивайте на пропущенный!
Если вы не смогли ответить на входящий звонок со знакомого номера — обязательно перезвоните, когда появится возможность.
Если же номер был незнакомым, то перезванивать или нет — вопрос неоднозначный. Скажем, если вам могут звонить незнакомые люди с незнакомых номеров по делу (например, ваши клиенты), то перезванивать им будет логичным и разумным решением. В остальных же случаях, перезванивать или нет — смотрите сами.
8 Отвечайте или поставьте автоответчик
Если же вы заняты, не можете ответить, но автоответчика у вас нет, то всё равно ответьте на звонок, сообщите, что вы заняты и попросите перезвонить в то время, когда вы освободитесь. Или еще лучше, перезвоните потом звонившему вам самостоятельно, когда уже точно освободитесь.
9 Никогда не используйте громкую связь, не уведомив собеседника
Иногда может возникнуть необходимость в использовании громкой связи и в ней, в общем-то, нет ничего плохого за исключением случаев, когда она используется без ведома одной из сторон.
Если по той или иной причине вы хотите включить громкую связь, то непременно спросите, не будет ли возражать собеседник. Или же, если вы уже ответили на звонок с включенной громкой связью, первым же делом после приветствия сообщите об этом оппоненту. Никогда не включайте громкую связь без предупреждения!
Также не пользуйтесь громкой связью в общественных местах, где ваш разговор могут услышать посторонние, даже если ваша беседа не конфиденциальна и ваш собеседник не возражает против общения на громкой связи. Просто окружающим, поверьте, совершенно не интересно слушать ваш разговор.
10 Никаких удержаний
Не важно, вы звоните или вам, раз начался разговор, то и продолжайте его до конца, не прерываясь на какие-то посторонние дела и другие звонки.
Часто встречается нарушение этого правила, когда во время вашего разговора по телефону одной из сторон вдруг поступает еще один звонок на этот же или другой телефон. Отвечать на него — значит заставлять собеседника ждать, а, как известно, заставлять ждать кого-либо нехорошо.
Поэтому если вам во время телефонного разговора позвонят, не отвечайте на параллельный звонок — перезвоните, когда окончите ваш разговор текущий.
В крайнем случае, если параллельный звонок будет исключительно важным, извинитесь перед собеседником, прервите разговор и перезвоните, как освободитесь. И не ставьте вызов на удержание, заставляя вашего собеседника сидеть и ждать с трубкой у уха. Цените чужое время.
11 Если связь оборвалась, то перезванивает инициатор звонка
Это незыблемое правило. Если в процессе вашей беседы по той или иной причине оборвется связь, то согласно телефонному этикету, перезванивать должен тот, кто позвонил.
В противном случае, если этому правилу не следовать, оппоненты начинают звонить друг другу и слышать в итоге у себя короткие гудки. В итоге дозвониться кому-то из них удается далеко не с первой попытки.
12 Выключите звук!
Находясь в любом общественном месте, за исключением шумной оживленной улицы, выключите звук на вашем телефоне, оставив только вибровызов.
Звук следует отключать на любых совещаниях, собраниях, в заведениях общепита, особенно — в общественном транспорте и уж тем более в театре, музее и кино.
Поверьте, никому не будет приятно слышать откуда-то внезапно начавшуюся музыку, которая к тому же редко бывает для всех такой уж приятной. Отсюда же вытекает и следующее общее правило.
13 Уединитесь
Если вы находитесь в общественном месте, за исключением шумной оживленной улицы, то прежде чем начать диалог, уединитесь. Это правило действует в ресторанах, кафе, театре, в кино, на совещаниях, собраниях и… даже в общественном транспорте разговоры по телефону не приветствуются.
Также всегда следует уединяться для телефонного разговора, если вам позвонили во время вашего присутствия в гостях или даже у вас дома, если в комнате помимо вас есть кто-то еще.
Если вам позвонили, когда вы находились в одном из перечисленных выше мест, и вы не можете при этом не ответить на звонок, то переместитесь в то место, где ваш разговор точно никому не будет мешать.
14 Ошибся номером!
Если оппонент попадет на вас второй раз, то не злитесь и тогда уже уточните, какой номер он набирает и кому звонит.
Вы не туда попали?, то сразу же, как вам об этом сообщили, извинитесь и назовите номер, который вы набираете. Если номер оппонента окажется совсем другим — вас неверно соединили. Вежливо попрощайтесь и повторите попытку набрать номер.
Ну а на этом всё. Надеемся, следование этим простым правилам сделает вашу жизнь и жизнь окружающих намного проще и приятнее.
Значительное время в течение рабочего дня у секретаря занимают телефонные переговоры. Благодаря телефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость в переписке, поездке в другую организацию и т. п. В обязанность секретаря входят прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя с абонентом. Задача секретаря – освободить руководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственный сотрудник организации.
Немаловажно соблюдать этикет при телефонных переговорах, потому что звонков очень много и каждый звонящий имеет свой характер. Если мы говорим, что секретарь – лицо фирмы, то правила этикета при телефонных разговорах знать необходимо.
1. Говорите только по существу, о самом главном, без излишних подробностей, кратко.
2. Будьте вежливым: необходимы доброжелательный тон, употребление вежливых форм общения, четкая дикция.
3. Будьте выдержанным: вести разговор нужно терпеливо, без эмоций, спокойно;
4. Нельзя передавать по телефону информацию, имеющую конфиденциальный характер.
5. Недопустимо занимать служебный телефон разговорами по личным вопросам, особенно в присутствии посетителей.
Помните, что каждый позвонивший вам человек считает, что его проблема самая важная и что вы его будете слушать столько, сколько потребуется, и что именно вы дадите ему исчерпывающий ответ. Безразличие с вашей стороны или нехватка времени могут разочаровать его и заставить плохо думать о вас, а значит, о вашей фирме. Деловые партнеры и клиенты судят об уровне профессионализма секретаря и о самой фирме именно по телефонным разговорам. Высокомерный, раздражительный тон, вульгарные интонации, неправильное произношение, детский лепет, отсутствие интереса к собеседнику навсегда оттолкнут человека от фирмы. Соблюдение культуры телефонных переговоров позволит сократить затрачиваемое на клиентов время.
Снимать трубку следует не позже третьего звонка, а лучше после первого. Секретарь первым начинает разговор, называя фирму, для того, чтобы исключить лишние расспросы звонящего. По правилам этикета первым должен поздороваться позвонивший, но это может сделать и секретарь после или до того, как назовет фирму. Если вас опередят, не забудьте ответить на приветствие. Не заставляйте ждать звонящего, но, если есть для этого веская причина, поинтересуйтесь, есть ли у него время ждать. Если такая пауза затягивается, обязательно вернитесь к аппарату и спросите, может клиент еще потерпеть.
После вашего ответного приветствия звонящий должен представиться, назвать цель обращения. Если этого он не делает, секретарь обязан попросить его об этом в вежливой форме, спокойно, но твердо. Нужно проявить корректную настойчивость, если звонящий упорствует и отказывается называть себя, ссылаясь на то, что в вашей фирме так принято или на то, что этого требует руководитель.
Проявите максимум внимания к звонящему, чтобы не переспрашивать и не уточнять, что ему нужно. Секретарю необходимо знать четкие распределения обязанностей всех руководящих работников, чтобы в случае ошибки звонящего, правильно его переадресовать в соответствии с его целями, интересами. В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, следует сообщить абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон. Неправильная информация секретаря ведет к конфликтам в коллективе и раздражению звонящего.
Если для ответа абоненту возникает необходимость навести справку и отойти на некоторое время от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить.
Вежливо ответьте на все вопросы позвонившего, но только если он представился. Не разглашайте коммерческих тайн, не выходите за рамки своей компетенции, не говорите лишнего. Большинство людей, звонящих в организацию, волнуются, переспрашивают, забывают что-то спросить и перезванивают снова. Высококлассный секретарь должен быть выдержанным, терпеливым, вежливым, не давать волю чувствам, уметь успокоить нервного собеседника.
Правильно используйте голосовые интонации. Тоном можно привлечь и оттолкнуть, заставить раздражаться или улыбаться собеседника, возвеличить или оскорбить. Для придания голосу магической силы необходимо:
1) перед началом важного разговора сделать несколько глубоких вздохов, собраться с мыслями и одновременно расслабиться. Вспомните о прошлых победах в телефонных переговорах, чтобы настроиться и войти в это приятное состояние;
2) улыбнуться, и голос станет более дружелюбным;
4) на выдохе сила звука возрастает – воспользуйтесь этим;
5) артикулировать губами с большой амплитудой для хорошего произношения;
7) не говорить быстро, иначе вас будут переспрашивать, и это займет больше времени, чем разговор в умеренном темпе;
8) сложные слова говорить вразбивку;
10) вести разговор на личной ноте – доверительный тон предпочтительнее сухого и официального;
13) делать паузы. Они выделяют главные мысли, дают возможность обдумать и запомнить ответ, придают особую значимость словам;
14) делать артикуляционную гимнастику. Утром до начала рабочего дня в течение 5 мин необходимо сделать несколько несложных упражнений:
а) погладить себя по шее, плечам, медленно повращать головой сначала в одну сторону, затем в другую сторону, вперед-назад;
г) пощипать себя за уши, помассировать мочки ушей, поднять руки над головой и встряхнуть кистями.
Все упражнения необходимо делать 6 – 8 раз. Кстати, они имеют и косметический эффект, предупреждают образование морщин, улучшают циркуляцию крови, а, следовательно, ваш внешний вид. Эту артикуляционную зарядку желательно повторить в течение дня;
15) беречь голос:
б) не есть острого и соленого;
в) не разговаривать на холоде;
г) молчать дома, если связки устали;
д) не пить шипучих напитков.
Нужно уметь оборвать разговор с нежелательным собеседником, не обидев его и не испортив мнение о вас и вашей фирме. Перебивать нужно вежливо, извиниться за то, что не в силах помочь звонящему. Если вас провоцируют на конфликт, можно действовать так: если вы готовы к разговору, то берите инициативу на себя и предложите варианты разрешения конфликта, объявите свое решение, не позволяйте манипулировать вами.
Если вы не готовы к беседе, тогда настойчиво уклоняйтесь от разговора, договоритесь о более удобном времени для вас, сошлитесь на то, что сейчас говорить не можете. Не пытайтесь собраться с мыслями и настроиться на выигрыш. Возможно, звонящий лучше вас подготовлен и владеет инициативой. Воспитанный человек понимает, что все имеют право на подготовку исчерпывающего ответа.
Используйте эффективные слова. Точно бьют в цель следующие рекламные слова: Вы, деньги, экономить, выгодно, бесплатно, новый, легко, безопасно, любовь, открытие, доказано, гарантии, прямо сейчас, да.
Именно телефон позволяет овладеть искусством делового общения, потому что имеет ряд достоинств:
1) телефон – лучший посредник для знакомства и начала деловых отношений;
2) моральные издержки при отказе по телефону меньше, чем при личном общении; но и вероятность, что разговор прервут, больше;
3) по телефону получаешь немедленный ответ, не тратя время на встречу;
4) застенчивым людям легче говорить по телефону, чем лично; с этого и надо начинать оттачивать свое мастерство общения.
Если вы соблюдаете этикет телефонных переговоров, то и ваши собеседники, деловые партеры будут его соблюдать.
Особенности междугородних телефонных переговоров
Зачастую именно по телефону происходит первый контакт между будущими иностранными партнерами. Но, как ни странно это звучит, именно здесь допускаются многочисленные ошибки. Рассмотрим две ситуации. В обеих ситуациях разговор по телефону происходит без участия переводчика в условиях отсутствия у иностранного партнера знания русского языка.
Ситуация № 1. Вы (секретарь) звоните на фирму с целью назначить дату и время переговоров.
Это пример правильного построения телефонного разговора.
Ситуация № 2. А теперь пример неправильного построения телефонного разговора.
Наиболее часто при телефонных переговорах встречаются следующие ошибки:
1) переоценка собственного знания иностранного языка. Разговор начинается с нескольких заученных фраз, а затем знания языка не хватает, делается попытка перейти на русский язык – и темп разговора утерян! Учтите, что по телефону разговаривать на иностранном языке в несколько раз труднее, чем на родном русском, так как вы не видите собеседника и не можете реагировать на его мимику и жесты;
Если разговор должен вести руководитель, телефон переключается на его аппарат.
Если вы что-то недопоняли, лучше переспросить, уточнить, но не оставлять неясностей!
Еще одно маленькое замечание: не следует без особой на то необходимости использовать для телефонных переговоров (особенно если предстоит достаточно длительный разговор) мобильную связь. Исключение составляют те случаи, когда нужно действительно срочно связаться с абонентом или когда ваш партнер сам рекомендует вам в любом случае звонить по мобильному телефону.
И последнее. В случае обрыва связи перезванивает тот собеседник, который звонил первым.
Обладает ли для вас телефон тем или иным свойством, зависит от того, насколько рационально вы его используете и насколько успешно вам удается избежать злоупотребления им. В любом случае будьте предельно вежливы со всеми.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Процедуры, используемые МВА в офисе
Процедуры, используемые МВА в офисе Курс ОП, помимо ознакомления слушателей с их собственным потенциалом и недостатками, ставил целью привить нам некоторые практические навыки межличностного общения, которые пригодятся в работе.Активное слушание. Один из наиболее
Телефонный звонок
Телефонный звонок Мы бились над этой недвижимостью три месяца, а соглашения все не было. Стоило нам только подумать, что очередная проблема решена, как тут же возникала новая. Мы делали шаг вперед и два шага назад. Да закончится ли эта сделка хоть когда-нибудь?Ответ
Что происходит у вас в офисе?
Что происходит у вас в офисе? Давайте для начала зафиксируем в блокноте все операции, которые в настоящее время выполняются в офисе.Хорошо. Какие из перечисленных операций вы бы делали в другом месте, если бы в вашем доме нашлось свободное помещение? Обведите варианты.
Глава 18 Фотосъёмка в офисе
Телефонный звонок
Полицейские в офисе: идти ли им навстречу?
Полицейские в офисе: идти ли им навстречу? Серьезный промах — отдавать проверяющим все, что они захотят посмотреть. Кроме того, часто выполняются любые их распоряжения, даже незаконные. Сотрудники полиции под разными предлогами просят открыть кабинеты, шкафы, показать
Полиция уже в офисе: что делать?
Полиция уже в офисе: что делать? Введен ли у вас пропускной режим, дежурит ли охранник, выходит ли к пришедшим один из работников компании или посетители обращаются к секретарю на ресепшен — в любом случае тот, кто встречает сотрудников полиции, должен быть
Что такое по сути телефонный разговор?
Что такое по сути телефонный разговор? Почему не следует придавать большое значение телефонной беседе?Телефон — лишь один из способов коммуникаций.В предыдущей главе мы говорили, что звуковая волна действительно один из лучших способов воздействия на сознание.Но
Использование вытягивания в офисе GM
Использование вытягивания в офисе GM Систему вытягивания-пополнения можно эффективно использовать в офисной работе, где она позволит сэкономить деньги и избежать нехватки различных принадлежностей. В большинстве офисов в той или иной форме уже используется система
Эксперимент: клиенты в офисе
94. Сон в офисе
94. Сон в офисе Суть идеиОфис, обеденный перерыв. Вы только что вернулись из столовой, где прекрасно провели время с коллегами. И теперь, к сожалению, снова надо браться за работу… А было бы здорово хоть немножко вздремнуть! Вот только как это сделать на рабочем
Первые часы в офисе
Первые часы в офисе (Кофейный аппарат в коридоре. Слева па сцене появляется Бланш.)Роуз: О, доброе утро.Бланш: Доброе утро.Роуз: Кофе?Бланш: Да, пожалуйста.Роуз: Какой у вас код?Бланш: 243.(Роуз вводит код.)Роуз: Хорошо провела выходные?Бланш: Как обычно.Роуз: Ничего
Как проложить путь к миллионам через телефонный провод
Как проложить путь к миллионам через телефонный провод Специалисты, поднаторевшие в прямом маркетинге, все чаще склоняются к тому, чтобы объединять прямой маркетинг по телевидению с маркетингом по почте, что резко повышает общий результат и способствует упрочению
Г-1. Как сделать анонимный телефонный звонок
Г-1. Как сделать анонимный телефонный звонок В бизнесе иногда бывает нужно позвонить кому-нибудь так, чтобы ваш звонок невозможно было отследить. К сожалению, телефонные компании — не говоря уже о любом человеке, у которого есть персональные данные звонящего, — могут
Телефонный маркетинг
Телефонный маркетинг Значительная часть затрат директ-маркетинга приходится на телефонный маркетинг – рекламу по телефону. Это объясняется тем, что телефонный маркетинг обладает почти такой же силой убеждения, как и личные продажи, но при этом требует намного меньших
XX. Всегда отвечайте на каждый телефонный звонок
Написать письмо партнёру или сразу позвонить ему с предложением, новой идеей, критикой проекта? Как правило, мы выбираем более удобный нам вариант, не задумываясь, что человек на том конце провода может быть другого мнения. А ведь от того, какой вид коммуникации удобен собеседнику, зависит не только скорость ответа, но подчас и результат переговоров.
Люди любят сами планировать свой день, а звонок, как правило, вмешивается в планы и разрушает стройный график. Часто бизнесмены не принадлежат себе, их рабочий день расписан по минутам, поэтому многие из них будут благодарны, если вы замените звонок письмом. Однако есть и те, кто однозначно предпочтёт телефонные разговоры письменному общению.
Позвони мне
Помимо очевидно большей скорости коммуникации, у звонка есть другое важное преимущество — он может передать не только информацию, но и эмоции. Иногда человеку важно услышать голос, чтобы составить мнение о потенциальном партнёре и либо закрыть перед вами дверь, либо широко распахнуть её навстречу коммерческому предложению.
Бешеный ритм жизни не мешает общительным людям найти время для телефонного разговора любой длительности
Кроме того, телефонный звонок позволяет лучше усвоить информацию с помощью слуховой памяти, проверить компетентность собеседника и скорость его реакции, узнать его как человека, быстро сделать встречное предложение, а также просто получить удовольствие от общения.
Бешеный ритм жизни не мешает общительным людям найти время для телефонного разговора любой длительности. В крайнем случае, всегда можно совершить несколько звонков в машине, пока стоишь в пробке. Получив звонок в неудобный момент, такие люди обязательно перезвонят или не будут против повторного звонка от вас.
На что следует обратить внимание при телефонном разговоре?
Обязательно поинтересуйтесь, не занят ли человек, и удобно ли ему разговаривать.
Переходите к сути как можно быстрее.
Подстраивайтесь под скорость речи собеседника. Она обычно соответствует скорости усвоения информации, поэтому важно не дать слишком быстро говорящему собеседнику заскучать, а слишком медленному — потерять ход мысли.
Используйте функцию Hold в своём телефоне, если нужно оставить собеседника на линии и при этом оградить его от лишних звуков вокруг вас. Однако, прежде чем нажать кнопку Hold, нужно спросить собеседника, удобно ли ему будет подождать вас на линии.
Главное правило телефонного общения — слушайте человека. Не позволяйте себе перебивать его и всегда давайте возможность высказать свои мысли до конца.
Пишите письма
Вероятно, в исследовании Yahoo! участвовали в основном интроверты, но трудно поверить, что соотношение психологических типов было настолько неравным. Возможно, почта и правда удобнее?
многим людям труднее вернуться к делам после разговора по телефону
О чём не следует забывать в деловой переписке?
Давайте названия своим письмам, но избегайте бессмысленных заголовков. Старайтесь придумывать ёмкие заголовки, которые действительно соответствуют теме письма, чтобы ваш собеседник смог без труда сориентироваться в своей почте.
Старайтесь предоставлять исчерпывающую информацию по теме. Вставляйте ссылки, прикрепляйте файлы — не нужно заставлять собеседника писать вам ответное письмо с просьбой что-то уточнить, ведь пока вы получите его и ответите, может пройти ещё несколько часов.
Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Возможно, с момента отправки пройдёт некоторое время и собеседник забудет, о чём шла речь.
Внимательно читайте письма, вы можете не заметить что-то важное и допустить ненужное непонимание.
Используйте короткую автоматическую подпись, в которой обязательно укажите альтернативные способы связи с вами, на случай если ваш собеседник терпеть не может электронную почту.
Что выбрать
Есть несколько способов выяснить, к какому типу относится предполагаемый собеседник.
Проанализировать сферу деятельности — насколько часто человек бывает в командировках и на встречах.
Понять психологический тип — есть ли очевидные коммуникационные барьеры, сдержан ли человек в общении или чувствует себя свободно.
Правильно определив тип собеседника, вы повысите вероятность успешного общения. В сочетании с индивидуальным подходом к каждому собеседнику, хорошее отношение и результаты успешно проведённых переговоров не заставят себя долго ждать.
Но если вы всё же считаете приемлемым лишь один вид связи, а все остальные запретили бы при первой возможности — попробуйте приучить клиента или партнёра к своему способу общения, но делайте это осторожно, минимизируя стресс. А войти в доверие, чтобы завербовать человека в свой лагерь, вам помогут рекомендации, описанные выше.
Смартфоны так плотно вошли в нашу жизнь, что мы и дня не можем представить без гаджета в руке. Тем не менее, многие люди по-прежнему не знают, что существует специальный телефонный этикет. Особенно актуален он для ведения эффективной рабочей коммуникации. Следуя неписанным установкам, вы станете приятным и учтивым собеседником, с которым хочется вести дела. Во избежание неприятных ситуаций и стресса рекомендуем ознакомиться с 10 правилами телефонного этикета.
Зачем нужны правила?
Разговор по телефону - один из видов современной коммуникации. Соблюдая правила, вы сможете понятно и лаконично вести разговор, без лишней траты времени и с эффективным результатом. Особенно эти советы будут актуальны для деловых переговоров. Четко и кратко излагайте свои мысли, старайтесь избегать слов-паразитов, пространных речей и излишней эмоциональности. Так человек на другом конце провода сможет понять - он говорит с профессионалом. Опустим банальные советы о том, что обязательно нужно здороваться, представляться собеседнику и рассмотрим менее очевидные правила.
1. Подберите удачное время
Также не забывайте уточнять, удобно ли собеседнику сейчас говорить. Скорее всего, ответ на звонок - уже знак того, что удобно, но лучше спросить. Если вас попросят перезвонить в конкретное время, постарайтесь соблюсти просьбу собеседника.
2. Не названивайте
Зачастую телефон всегда находится рядом с нами, особенно на работе, когда приходится решать массу задач. Наберите нужный номер и продержите гудки 30-40 секунд. Если ответа нет, значит, человек занят или не хочет поднимать трубку.
Через некоторое время можете повторить попытку, но только один раз. По правилам этикета, человек должен перезвонить сам и уточнить необходимые вопросы. Конечно, из каждого правила есть исключения. В чрезвычайных ситуациях можно звонить столько, сколько необходимо, но причина должна быть по-настоящему веской.
3. Отложите еду подальше
Во время беседы не ешьте и не пейте. Посторонние звуки, чавканье или сербанье звучат отвратительно и моментально испортят впечатление о вас. Также не нужно жевать жвачку, курить и перекидываться репликами с другими собеседниками.
4. Когда снимать трубку и перезванивать
Моментально брать трубку не стоит, так как вы можете смутить собеседника. Вспомните себя: перед звонком незнакомому человеку нужно настроиться, в том числе и во время нескольких гудков ожидания. Если отвечают мгновенно, можно растеряться и обречь беседу на провал. Обождите несколько секунд, прежде чем поднимать трубку. Еще один нюанс: сбрасывать звонки - невежливо. Либо не берите трубку, либо ответьте и пообещайте перезвонить как освободитесь.
5. Уведомляйте собеседника о громкой связи
Иногда для удобства переговоров необходимо воспользоваться громкой связью. Важно: не включайте громкоговоритель без предупреждения! Обязательно уведомите собеседника, что хотите поговорить по громкой связи. Если вторая сторона будет против такого формата, переведите телефон в стандартный режим. Не пользуйтесь функцией громкоговорителя в общественных местах. Вы лишь создадите неудобства для посторонних людей. Их ваша беседа вряд ли заинтересует, а вот нервы пощекочет точно.
6. Забудьте об удержании
7. Выключайте звук
В тихих общественных заведениях, на совещаниях, в театре, кино, музее и т.д. ставьте телефон на виброрежим. Ваш рингтон может отвлечь коллег или посторонних людей, сбить их с важной мысли. Оставляйте любимую мелодию только в оживленных местах, чтобы наверняка услышать важный звонок.
8. Уединитесь
Проводите рабочие созвоны в тихом месте, где вам никто не помешает и нет посторонних звуков. Если звонок застал вас в кафе, на улице, в транспорте, в кино и т.д., постарайтесь найти укромное место, чтобы спокойно поговорить.
9. Извинитесь после ошибки номером
Придерживаясь простых правил, вы сможете расположить к себе собеседника, показать, что уважаете его время, личное пространство и готовы к плодотворному сотрудничеству. Если хотите узнать больше интересной информации о хороших манерах, прочтите статью о правилах этикета во время еды разных стран мира, которые вызывают недоумение у наших соотечественников.
Читайте также: