Как законно снизить фот

Обновлено: 30.06.2024

Управление по целям, или management by objectives (сокр. — MBO), в узком понимании — метод управленческой деятельности, предусматривающий предвидение результатов деятельности (KPI) и планирование путей их достижения (задачи, проекты).

Хочу сразу отметить, что на тот период в нашей компании цели имелись у большинства руководителей (и даже их подчиненных), расписанные на десятках листов бумаги, хранившейся в толстой папке, которая лежала мертвым грузом на полках наших менеджеров. Поэтому, подготавливая проект по внедрению данного управленческого подхода, я была готова к массе встречных вопросов и определенному сопротивлению со стороны менеджмента.

Управление по целям — это метод управленческой деятельности, предусматривающий предвидение результатов деятельности и планирование путей их достижения

На момент внедрения управления по целям были выявлены ошибки, которые можно назвать типичными для многих компаний:

цели подразделений и их руководителей были неконкретными, размытыми и больше походили на перечень должностных обязанностей;
цели чаще всего прописывались подчиненными самостоятельно, без привязки к стратегии и целям бизнеса;
прописанные цели попадали в бумажную папку и оставались там храниться до конца года без систематического контроля их выполнения, возможной корректировки и анализа над ошибками;
отсутствовали критерии эффективности достижения целей.

В широком понимании управление по целям — метод управления персоналом и организацией, который обеспечивает постановку целей и задач для реализации бизнес-плана компании, контроль за их исполнением и оценку эффективности результатов деятельности сотрудников и подразделений.

Внедрение МВО дает нам следующее:

1. Повышается эффективность управления.

2. Совершенствуется планирование. Данный метод является механизмом, заставляющим сотрудника концентрироваться на выполнении тех задач, которые ему поставлены в рамках общей стратегии компании.

3. Эффективнее становиться контроль.

4. Улучшаются взаимоотношения между руководителями и подчиненными. Это происходит по целому ряду причин: снижается потребность в строгом контроле; подчиненные получают больше возможностей для участия в процессе планирования, а руководители укрепляют ту основу, на которой с подчиненными можно обсуждать результаты их работы.

5. Расширяются возможности подготовки руководителей. Применяя МВО, высшее управленческое звено уделяет больше внимания подготовке и развитию менеджеров.

6. Устанавливаются стандарты и критерии для оценки выполнения задач.

На момент внедрения управления по целям были выявлены ошибки, которые можно назвать типичными для многих компаний

После предварительной подготовки проекта и презентации его топ-менеджерам компании было принято решение запустить вначале пилотный проект — исключительно на уровне высшего менеджмента компании, с целью полного понимания внедряемого инструмента и дальнейшего продуктивного применения его в управлении своими подразделениями.

Этап формирования целей и KPI

На стратегической сессии топ-менеджеры совместно с собственниками сформировали цели компании на будущий год.

При постановке целей использовали хорошо известный принцип SMART, согласно которому цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, важной и ограниченной во времени.

Проведя ряд рабочих сессий, сформулировали и закрепили основные ключевые показатели эффективности бизнеса, по которым в будущем смогут оценивать результативность бизнеса как собственники, так и клиенты компании.

Пример: Качество доставки клиентских грузов — 99%.

Так, в нашей компании на основании этой стратегии заработная плата всех сотрудников компании по итогу состоит из постоянной и переменной части, где переменная часть зависит только от выполнения KPI, причем как индивидуальных, так и коллективных. Эффективность работы СЕО оценивается за год, топ-менеджеры компании оцениваются ежеквартально, все остальные сотрудники ежемесячно с соответствующими выплатами переменной части зарплаты.

Просчитали и внесли соответствующие изменения касательно ФОТ в годовой бюджет. Сразу хочу уточнить, что благодаря внедрению МВО мы значительно сократили такую статью расходов, как фонд оплаты труда.

При помощи средств внутренней коммуникации в компании, а также на общих собраниях и рабочих встречах мы презентовали утвержденную стратегию, цели и KPI бизнеса всем сотрудникам компании и ключевым клиентам.

Этап согласования и обучения

Директора направлений бизнеса защищали свои годовые цели и показатели эффективности перед советом директоров. При этом годовые цели делились на квартальные цели и задачи для подразделений.

Важно: понимание всеми руководителями компании целей и задач каждого структурного подразделения с учетом всех пожеланий по структурно-функциональному взаимодействию.

Важно: на презентации целей и задач получить обратную связь от подчиненных, при необходимости внести нужные дополнения и корректировки. После подтверждения того, что все цели и задачи понятны и достижимы, они фиксируются документально и утверждаются генеральным директором.

Этап разработки систем KPI и мотивации

Разработали и утвердили новую систему заработной платы и мотивации, которая описывала принципы начисления расчета и начисления зарплаты, а также размер переменной части по отношению к ставке для каждого уровня должностей.

Пример: у специалистов ЗП = 70% постоянная часть ЗП + 30% переменная часть ЗП.

Переменная часть заработной платы насчитывается исключительно при соответственном выполнении ключевых показателей эффективности должности.

Переменная часть заработной платы насчитывается исключительно при соответственном выполнении ключевых показателей эффективности должности

Многие эксперты полагают, что нет необходимости внедрять показатели эффективности для сотрудников уровней ниже среднего менеджмента. Взвесив все за и против, мы приняли решение о внедрении KPI для всех должностей, учитывая, что для рядовых сотрудников показатели должны быть проще и в меньшем количестве (2–3 показателя).

Чем фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы

Фонд заработной платы (ФЗП) состоит только из основных выплат, связанных с выполнением трудовых функций:

выплаты по окладу, тарифу или сдельным расценкам;
доплаты за особые условия труда;
премии за трудовые показатели.

Фонд заработной платы можно представить в виде формулы:

ФЗП = Заработная плата + Премии за трудовые показатели.

Фонд оплаты труда (ФОТ) более широкий показатель, чем ФЗП. Помимо заработной платы и премий за трудовые функции он включает:

начисленные компанией суммы оплаты труда независимо от источника их финансирования;
стимулирующие и компенсирующие выплаты, в том числе компенсации по оплате труда в связи с повышением цен и индексацией доходов в пределах норм, предусмотренных законодательством;
суммы, начисленные работникам за непроработанное время, в течение которого за ними сохраняется заработная плата в соответствии с порядком, предусмотренным внутренними регламентами компании или законодательством (отпуска, простои, больничные и т. д.).

Величина ФОТ зависит от численности работников, размера окладной и сдельной части заработной платы, величины премиальных выплат.

Фонд оплаты труда можно представить в виде формулы:

ФОТ = ФЗП + Стимулирующие поощрения + Компенсирующие выплаты + Иные выплаты за непроработанное время.

То есть если к выплатам, производимым из ФЗП, прибавить, например, премии за выслугу лет, компенсации за неиспользованный отпуск, материальную помощь, получим величину ФОТ.

Фонд оплаты труда и фонд заработной платы взаимосвязаны между собой, но не идентичны. Совпадение их возможно, когда компания экономит на социальных и других выплатах своим работникам.

Данный подход не бесспорен. Многие экономисты считают ФЗП и ФОТ тождественными понятиями. Обоснованность такого мнения подтверждается и нормативными документами.

Так, Приказ Росстата от 27.11.2019 № 711 определяет под ФЗП начисленные организациями суммы оплаты труда в денежной и неденежной формах за отработанное и неотработанное время, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, доплаты и надбавки, премии и единовременные поощрительные выплаты, систематическую оплату питания и проживания.

Три условия, необходимые для качественного анализа фонда заработной платы

Анализ расходов на оплату труда нужен для:

понимания их структуры;
оценки достаточности персонала, что показывает экономия или перерасход ФЗП;
понимания объективной стоимости привлеченной трудовой силы;
оценки реального уровня расходов на оплату труда и их доли в общей величине расходов;
построения эффективной системы оплаты труда.

Для анализа расходов на оплату труда нужно выполнить три условия:

1) наличие внутренних регламентов, учетной политики в части ведения зарплаты;

2) тождество данных в документации;

3) учет зарплаты в соответствии с требованиями законодательства.

Рассмотрим влияние данных условий на качество анализа фонда заработной платы.

Наличие внутренних регламентов, учетной политики в части ведения заработной платы

На многих предприятиях отсутствуют какие-либо регламенты в отношении проработки нюансов учета заработной платы, нет положений по оплате труда и премированию.

Мало того, что это требования законодательства. Вопрос и в том, что без регламентных норм зачастую сложно разобраться в начислениях, подтвердить их обоснованность.

Особенно много проблем возникает со сложными системами премирования. Как показывает практика, желание руководства эффективно простимулировать работников за их трудовые достижения приводит к тому, что получаются громоздкие и слабо прописанные системы премирования.

В таких ситуациях сложно выявить динамику, сделать прогнозы и детальную аналитику.

Тождество данных в документации

Данные о заработной плате должны быть одинаковые в следующих документах:

штатном расписании;
трудовых договорах (контрактах) и дополнительных соглашениях;
ведомостях на заработную плату.

Между тем на практике эти документы часто содержат совершенно разные цифры.

ПРИМЕР

Принимая в организацию нового работника, ему установили оклад в размере 20 000 руб. При этом штатное расписание содержало устаревшие данные — 18 000 руб. Через некоторое время руководитель поднял работнику оклад до 22 000 руб. Эту сумму за минусом положенных удержаний (НДФЛ) стал получать сотрудник. То есть она проходила в ведомостях на выплату заработной платы.

Штатное расписание при этом так и не изменили, не оформили дополнительное соглашение к трудовому договору. В результате в разных документах содержались разные данные о заработной плате работника:

в штатном расписании — 18 000 руб.;
в трудовом договоре — 20 000 руб.;
в ведомостях по начислению заработной платы — 22 000 руб.

Комментарий: такой разброс данных отрицательно скажется на контроле заработной платы и точности планирования. Могут возникать определенные злоупотребления в отношении выплат.

Учет зарплаты в соответствии с требованиями законодательства

Анализируя фактические выплаты по заработной плате, нужно обратиться к суммам, начисленным по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета расходов.

ПРИМЕР

Общая сумма начислений по ведомостям составляет 302 765,87 руб.

Нынешние обстоятельства и возникающие в связи с ними финансовые проблемы приводят к тому, что в целях реструктуризации бизнеса компании ищут пути уменьшения своих затрат и зачастую начинают с того, что снижает заработную плату своим работникам.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся способы уменьшения заработной платы работников и разберемся насколько правомерны такие действия работодателей.

1. Уменьшение окладов, тарифных ставок, сдельных расценок.

Уменьшить оклады, тарифные ставки и сдельные расценки, установленные трудовым договором с работником при его приеме на работу, работодатель может только с письменного согласия работника — для этого он должен заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Этот вариант допустим в силу положений статьи 72 Трудового кодекса. Однако и в этом случае внесение указанных изменений в трудовой договор будет считаться неправомерным, если оно не обосновано соответствующими причинами (например, уменьшением объема работы или должностных обязанностей работников, снижением сложности выполняемой работы и т.д.). Ведь заработная плата каждого работника зависит не только от соглашения сторон, но и от целого ряда определенных законодателем факторов: от квалификации работника, сложности выполняемой им работы, количества и качества затраченного им труда. Кроме того, работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности.

Даже если работник согласится на снижение своего заработка, необходимо обосновать уменьшение оклада. В соглашении между работником и работодателем следует зафиксировать причину уменьшения оклада, обосновывая это, к примеру, уменьшением нагрузки работника. Единственное требование, которое предъявляет Трудовой кодекс РФ к уровню зарплаты при условии отработки работником полной месячной нормы труда, - он не должен быть ниже МРОТ.

Поэтому если оклад, тарифная ставка или сдельные расценки были уменьшены по соглашению сторон без указания соответствующих причин, то контролирующие органы посчитают, что у работника и работодателя не было оснований для их уменьшения.

На практике встречаются ситуации, когда работодатель в одностороннем порядке принимает решение об уменьшении окладов, тарифных ставок и норм сдельных расценок в связи с сокращением должностных обязанностей работников.

Однако, как уже было сказано выше, работодатель вправе изменить в сторону уменьшения оклады, тарифные ставки и нормы сдельных расценок в одностороннем порядке только в случае изменения организационных или технологических условий труда при условии соблюдения норм, предусмотренных статьей 74 Трудового кодекса.

2. Снижение размера или невыплата премий.

Стимулирующие выплаты, предусмотренные трудовыми договорами с работниками, коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, являются составной частью заработной платы работников. Указанными документами устанавливаются показатели премирования, условия выплаты премий.

Если же в организации установлена повременно-премиальная или сдельно-премиальная система оплаты труда, то выплата премий работникам, выполнившим все условия премирования, является обязанностью работодателей.

Снижать размер или полностью не начислять такие премии в одностороннем порядке работодатели не могут.

3. Предоставление работникам отпуска без сохранения зарплаты.

В последнее время одними из самых распространенных практик уменьшения расходов на оплату труда являются необоснованное предоставление работникам отпуска без сохранения заработной платы и установление неполного рабочего времени.

Такие действия руководства компании являются незаконными.

Законодательством не предусмотрено право работодателя в одностороннем порядке предоставлять работникам отпуск без сохранения заработной платы. В соответствии с нормами статьи 128 Трудового кодекса разрешается предоставление отпуска работнику без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Но когда на практике такой отпуск предоставляется, например, всем работникам цеха продолжительностью 89 календарных дней каждому, трудно предположить, что у них у всех одновременно возникли семейные или другие уважительные причины. Контролирующие органы обязательно обратят внимание на предоставление отпуска без сохранения заработной платы большому количеству работников на длительный срок в одно и то же время.

4. Режим неполного рабочего времени может быть установлен при достижении соглашения между работником и работодателем.

Однако массовое введение в организации режима неполного рабочего времени, даже на основании заключенных дополнительных соглашений к трудовым договорам, так же, как и в случае с предоставлением отпуска без сохранения заработной платы, позволит контролирующим органам усомниться в правомерности этих соглашений. У работодателя имеется только один законный способ установить в одностороннем порядке режим неполного рабочего времени — на основании части 5 статьи 74 Трудового кодекса. Эта норма говорит о том, что в связи с изменением организационных или технологических условий труда работодатель с целью избежать массового увольнения работников имеет право с учетом мнения профсоюзного органа первичной организации вводить режим неполного рабочего времени на срок до шести месяцев.

В случаях, когда работники не объединены в какие-либо первичные профсоюзные организации или ни одна из имеющихся первичных профсоюзных организаций не объединяет более половины работников данного работодателя и не уполномочена в порядке, установленном настоящим Кодексом, представлять интересы всех работников в социальном партнерстве на локальном уровне, на общем собрании (конференции) работников для осуществления указанных полномочий тайным голосованием может быть избран из числа работников иной представитель.

5. Введение простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера).

Для того, чтобы временная приостановка работы считалась простоем, работодателю необходимо издать соответствующий приказ, в котором указать срок такого простоя и его причины, а также уведомить службу занятости. В случае необходимости, можно издать новый приказ о продлении простоя. По его завершении, также нужно издать соответствующий приказ об окончании периода приостановления работы.

Если работники не могут выполнять обязанности, предусмотренные заключенными с ними трудовыми договорами, не по своей вине, то работодатель обязан оплатить им время простоя в размере не менее двух третей средней заработной платы работника.

Однако объявить простой на время нерабочего месяца нельзя, так как В. Путин сказал в своем обращении, что заработная плата за апрель подлежит выплате в полном объеме.

Мы бы рекомендовали заключить с работниками соглашения об изменении размера заработной платы. Необходимо разъяснить сотрудникам ситуацию, сложившуюся в компании, отсутствие денежных средств и невозможность продолжения работы. Так как у компании не предвидится доходов, нужно предупредить работников, что в случае несогласия их с уменьшением зарплаты, придется со всеми расторгнуть трудовой договор. Полагаем, что большинство сотрудников пойдут навстречу, так как не захотят оставаться без средств к существованию.

-->

Это очень просто!

- Дмитрий, расскажите, пожалуйста, в каком состоянии сейчас находится рынок временного персонала в Москве?

Сегодняшний рынок аутсорсинга молод и еще не до конца сформирован. Это значит, что на рынке присутствует большое количество компаний этого профиля. У них очень разные масштабы, возможности, уровень компетенций. Из-за этого велик разброс цен на услуги по предоставлению временного персонала. Небольшая компания с низкими издержками предлагает низкую цену, и в подавляющем большинстве случаев это означает невысокое качество услуги. Ведь подбор качественного персонала, организация его полноценного администрирования на объектах заказчика и полное сопровождение договора не может стоить дешево. Воспользовавшись услугами таких агентств, заказчик скорее всего не получит необходимого ему качества услуги и разочаруется в аутсорсинге. По сути, компании, предоставляющие некачественные услуги, мешают большему проникновению аутсорсинга в нашу жизнь.

Тем не менее, как и любой другой молодой рынок, рынок аутсорсинга сейчас стремительно растет, спрос превышает предложение.

- В своих интервью Вы не раз говорили, что найм временного персонала позволяет экономить до 20% ФОТ. Как это работает? Не связано ли с нелегальными схемами?

- Серьезные игроки нелегальных схем не используют. Приведу простой пример.

Введем коэффициент 1.5, учитывающий дополнительный персонал в сменах и умножим на него среднюю ставку грузчика. 25 000 * 1.5 = 37500
Добавим к получившейся сумме ЕСН на заработную плату, который выплачивает работодатель: 37 500 + 30% = 48 750
Добавим отпускные (больничными пренебрежем): 48 750 + 11% = 54 112
Разделим получившуюся сумму на часы, которые грузчик должен отработать в месяц согласно ставке: 54112 / 166 = 325.97 – это и есть итоговая стоимость часа работы собственного сотрудника.

Не стоит забывать, что согласно статьям 152 и 153 ТК РФ, в случае переработки или выполнения работ в выходные и праздничные дни труд рабочего оплачивается не менее чем в полуторном или двойном размере.

Средняя цена часа работы такого же грузчика в серьезных агентствах составляет 170-190 р. В эту стоимость включен НДС, который принимается заказчиком к зачету. Такая большая разница связана с некоторыми особенностями найма временного персонала. Например, ему не нужно начислять отпускные.

- Зачем нужны услуги агентства, если предприятие может нанять временный персонал само?

Кроме того, Трудовой кодекс Российской Федерации практически всегда выступает на стороне работника, а не работодателя, и если с временным работником возникнут проблемы, решить их ничуть не проще, чем со штатным сотрудником.

В хороших аутсорсинговых агентствах работают люди, которые умеют работать именно с временным персоналом, досконально знают особенности людей, которые предпочитают зарабатывать вахтовым методом. Мы знаем тонкости Трудового кодекса, связанные с этой категорией сотрудников. И потому серьёзные игроки рынка временного персонала обеспечивают выход на смену нужного заказчику количества обеспеченных униформой работников заданной квалификации, производственную дисциплину и многое другое. Такие компании гарантируют качество работы временных сотрудников, принимая ответственность за их действия на себя.

Еще один плюс работы с агентством – повышение прозрачности, а значит, инвестиционной привлекательности компании.

- Самый распространенный миф о временном персонале состоит в том, что такую форму отношений не приветствует налоговая инспекция. Так ли это?

- Какими еще законами и нормативными актами регулируются отношения заказчика и подрядчика, предоставляющего временный персонал?

- Трудовой кодекс (ТК) России не содержит упоминания об аутстаффинге, аутсорсинге и других формах найма временного персонала. В результате отношения заказчика и подрядчика строятся на основе гражданско-правового договора о возмездном оказании услуг. Заключение такого договора регламентируется гл. 39 Гражданского кодекса РФ ст. 779-783. А вот отношения агентства и персонала – это отношения работника и работодателя, которые регламентируются Трудовым кодексом.

- Дайте, пожалуйста, экспертные рекомендации по выбору операторов временного персонала.

- Чтобы у заказчика не было проблем с ФМС, его персонал должен иметь гражданство строго РФ или РБ. Любые формы разрешения на работу для граждан других стран, если только в них не стоит название компании, которая предоставляет вам персонал, недействительны. То же относится и к патентам на работу. Это очень важный пункт. Невнимательное отношение к нему грозит компании-заказчику штрафом в размере до 800 000 рублей за каждого сотрудника.

Внимательно изучите компанию-подрядчика, наведите о ней справки (с какими клиентами работает), запросите рекомендательные письма.

Запросите справку из налоговой инспекции об отсутствии претензий: один из инструментов предоставления низкой цены в недобросовестных агентствах – банальная и преступная неуплата налогов. А это может отразиться и на компании заказчика.

Если вы начали работать с компанией и видите, что ваша заявка не удовлетворяется, персонал не соответствует заявленному качеству, вы редко видите менеджера – это серьезные основания для смены подрядчика, поскольку говорит о том, что компания не обладает необходимыми ресурсами.

В договоре обязательно должна быть прописана материальная ответственность подрядчика за предоставляемый персонал.

Читайте также: