Как распечатать лист согласования в 1с документооборот

Обновлено: 02.07.2024

Нередко у пользователей возникает необходимость настроить согласование различных документов. При этом хотелось бы иметь возможность настройки произвольных маршрутов (шаблонов) согласования, выбирать типы согласуемых документов, проводить как последовательное, так и параллельное согласование (например, на случай временного отсутствия нужных согласующих сотрудников).

Всем этим требованиям полностью удовлетворяет типовая конфигурация 1С:Документооборот, но с ней есть очевидные сложности:

программа сложная и тяжела для восприятия конечными пользователями,
многие функции программы не востребованы у 99% организаций,
непросто найти специалиста, который сможет качественно ее вам внедрить и настроить,
конфигурация стоит денег (по состоянию на 22.05.2018 стоимость самой конфигурации начинается от 36000, а ведь еще нужно приобретать лицензии на рабочие места и серверную лицензию).

В связи с этим у многих есть необходимость иметь под рукой простую и понятную подсистему согласования, которую легко можно внедрить и которая не потребует регулярного обслуживания специалистом.

В этой статье речь пойдет именно о такой системе.

Настройки согласования

После внедрения данного модуля в вашу конфигурацию необходимо первым делом дать доступ к нему всем пользователям, которые будут участвовать в процедурах согласования. Для этого создадим отдельную группу доступа и добавим туда всех пользователей.

При создании группы доступа создадим также новый профиль:

В профиль добавим роль Согласование (использование):

Выбираем профиль в нашей группе, добавляем пользователей, записываем и закрываем:

Для настроек согласования можно выбрать один из двух вариантов:

настраивать будут пользователи, включенные в группу Администраторы,
для настройки согласования создать новую группу, к ней создать профиль с ролью Согласование (настройка) и добавить в эту группу тех пользователей, которые будут отвечать за настройку согласования.

Если доступны настройки согласования, то добавляется новый пункт Согласование в разделе Администрирование:

Первым делом нам необходимо создать роли исполнителей, которые будут принимать участие в согласовании:

При создании новой роли указываем только наименование, записываем элемент справочника и сразу же настраиваем соответствие пользователей для данной роли (у каких пользователей будет эта роль):

Настройка соответствия пользователей конкретной роли задается следующим образом:

Одна роль может быть у нескольких пользователей:

Создадим еще несколько ролей и настроим для каждой роли список пользователей.

Теперь нужно создать шаблоны согласования. Для примера, настроим в программе согласование документов Заказ клиента. Открываем список шаблонов и добавляем новую строку.

Указываем наименование и тип согласуемого объекта - документ или справочник.

После выбора типа автоматически заполняется список доступных видов объекта, выбираем нужный.

Далее выбираем вариант доступности объекта после согласования:

Следующее действие - выбор типа уведомления, которое будет отправляться инициатору по результату согласования., вот возможные варианты:

Далее необходимо указать учетную запись электронной почты, которую модуль будет использовать при отправке уведомлений по почте.

Для каждого шаблона необходимо настроить список согласующих - маршрут. Для этого жмем Указать исполнителей .

В открывшейся форме нужно заполнить табличную часть, в каждой строке указать:

номер этапа (начинается с 1),
роль согласующего пользователя,
тип уведомления, которое будет отправлено пользователю (уведомление о необходимости согласовать объект),
период действия (если какие-то этапы имеют временные ограничения),
установив галку Расширенные права , мы дадим право пользователям выбранной роли согласовывать (или отменять согласование) заказ клиента на любом этапе (а не только, когда до этого пользователя дойдет очередь).

Возможно как последовательное, так и параллельное согласование (в последнем случае для параллельных этапов указывается одинаковый номер).

Если текущий шаблон необходимо применять не ко всем объектам выбранного вида, а по какому-то условию, есть возможность наложить фильтр.

При переходе по кнопке открывается стандартная форма отборов, в которой можно настроить фильтр по ЛЮБОМУ реквизиту исходного объекта (в т.ч. дополнительному реквизиту). Для примера, ограничим список заказов только документами по выбранным подразделениям.

Для сохранения шаблонов нажимаем одноименную кнопку.

Согласование заказов клиента

Теперь создадим и заполним заказ клиента. Провести его не удастся - только записать (перед проведением заказы теперь необходимо согласовывать). В командной панели документа появилась кнопка Согласование .

По кнопке открывается лист согласования с таблицей согласующих ролей и пользователей. Для начала необходимо запустить процесс согласования (запуск доступен только менеджеру заказа).

После этого в таблице появляется первый этап.

Для согласующего пользователя на первом этапе выбран тип уведомления Задача. Откроем сеанс под нужным пользователем и видим задачу на рабочем столе:

Из формы задачи можно сразу перейти к заказу клиента.

На время согласования редактирование заказа становится недоступным. Открываем лист согласования.

С помощью управляющих кнопок в нижней части формы исполнитель может или согласовать этап, или отменить согласование. При необходимости можно ввести комментарий.

После согласования текущий этап закрашивается зеленым цветом (если была отмена согласования, то красным), и создается новый этап.

Согласующим второго этапа настроено уведомление на почту.

На последнем этапе настроено параллельное согласование - свою визу поставить может или финансовый директор, или сотрудники экономического отдела.

После согласования последнего этапа все строки окрашиваются зеленым, заказ становится согласованным и автоматически проводится.

Согласно введенным настройкам, инициатору согласования уведомление должно прийти по смс.

В случае если автоматическое проведение не выполнится по каким-то причинам (не заполнен реквизит, нет остатка и т.п.), провести документ сможет инициатор.

Согласование элементов справочников

Теперь покажу еще один вариант использования модуля - согласование справочников. Для примера возьмем справочник Партнеры.

Создадим для данного справочника шаблон согласования

Возьмем любой непроведенный заказ и попробуем провести:

Т.е. используя данный модуль, вы сможете согласовывать не только произвольные документы, но и справочники (при этом проверка согласованности элементов справочников будет проводиться при проведении документов, в которых объекты будут фигурировать).

Для корректной работы расширения необходимо отключить безопасный режим.

Отмена согласования этапа приводит к общей отмене согласования заказа (в т.ч. согласованных предыдущих этапов). В дальнейшем инициатор может снова запустить процесс согласования, при этом вся история согласования сохраняется.

Если выбраны уведомления на почту или по СМС, убедитесь что в карточках согласующих пользователей указан мобильный телефон и адрес почты.

Релиз 553.1.1.3 от 07.07.2021

Добавлена возможность согласования объектов непосредственно из формы задачи.

Вас может заинтересовать

Обработка ищет проведенные документы в базе (по выбранному типу), не сделавшие бухгалтерских проводок.

Отображение долга клиента (и поставщику) на форме документов закупок и продаж (заказы + накладные), а также в списке партнеров.

Использование договоров кредитов и депозитов на примере выдачи займа сотруднику и получения кредита в банке.

Работа с договорами – трудоемкий процесс, который отнимает много времени и требует повышенного внимания сотрудников компании. Автоматизация договорной деятельности является самым популярным запросом клиентов нашей компании.

В своей повседневной деятельности компании сталкиваются с рядом проблем без автоматизации данного процесса:

Отсутствие актуальных шаблонов договоров и дополнительных соглашений в общем доступе;
Длительное согласование по электронной почте, когда невозможно оперативно понять на какой стадии согласования сейчас находится договор;
Отсутствие возможности контролировать возврат оригиналов;
Путаница в версиях и протоколах при согласовании в несколько итераций;
Отсутствие единого места хранения электронных версий договоров и подписанных скан-копий с разграниченными правами доступа;
Сложный поиск документов.

1С: Документооборот позволяет решить эти проблемы типовыми инструментами системы, выстроить полный цикл работы с договорами и упростить работу сотрудников.

1С: Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы:

Подготовка проекта, карточка договора

Карточка договора содержит все необходимые для аналитики реквизиты. Они бывают как типовые, предопределенные в программе, так и дополнительные, которые настраиваются в зависимости от потребности и специфики организации.

Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, бизнес-процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и пр.).

Рисунок 1 "Карточка договора"

Автоматическое заполнение типовых форм договоров позволяет ускорить процесс заполнения реквизитов и подготовки проекта договора. Помимо реквизитов, в файл может быть вставлен регистрационный штамп со штрихкодом.

Рисунок 2 "Пример автозаполнения типовой формы договора"

Согласование договора

В программе предусмотрено параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование с использованием условий маршрутизации. Это позволяет выстраивать сложные, многоэтапные процессы, не требующие вмешательства со стороны сотрудника. В соответствии с условиями, программа самостоятельно подбирает нужных согласующих.

Рисунок 3 "Карточка процесса согласования"

По результатам согласования можно распечатать Лист согласования. Он формируется автоматически в результате исполнения сотрудниками задач согласования. Печатную форму можно скорректировать.

Рисунок 4 "Печатная форма листа согласования"

Передача на подпись

Рисунок 5 "Задача подписания договора"

Исполнение

Рисунок 6 "Сопроводительные документы по договору"

Контроль документов

Контролировать исполнение договора можно несколькими способами. Добавить договор в избранное для быстрого доступа или поставить себе на контроль с кратким описанием кого контролировать и в какой срок.

Рисунок 7 "На контроле"

Для контроля возврата оригиналов документов предусмотрен Журнал передачи, в котором:

Отражается передача договора контрагенту на подписание;
Указывается контактное лицо контрагента, ожидаемый срок возврата, способ передачи;
Программа автоматически отслеживает срок возврата и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом в срок.

Рисунок 8 "Запись в журнале передачи"

Рисунок 9 "Журнал передачи"

Продление

Срок действия также может быть автоматически изменен:

при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
при досрочном расторжении договора;
при автоматическом продлении договора.

Срок действия также может быть изменен вручную. В программе хранится вся история изменения сроков действия договора.

Рисунок 10 "Срок действия договора"

Расторжение

В программе можно не только указать, что договор расторгнут, но и отметить, каким именно документом это оформлено (например, письмо, дополнительное соглашение и т.д.).

Рисунок 11 "Расторжение договора"

Рисунок 12 "Отчет по расторгнутым договорам"

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы в программе предусмотрено большое количество отчетов. Гибкость отчетов позволяет самостоятельно настроить их в том виде, который необходим для получения информации.

Рисунок 13 "Пример отчета "Список заключенных договоров"

Рисунок 14 "Пример отчета "Договоры с истекающим сроком действия"

Уведомления на электронную почту

1С:Документооборот автоматически уведомит вас по электронной почте обо всех важных сроках:

о просроченных задачах, если вы автор или исполнитель задачи;
о приближении срока задач, если вы исполнитель задачи;
об окончании срока действия документов, ответственным за которые вы являетесь;
о приближении окончания срока действия документов, ответственным за которые вы являетесь;
о просрочке контроля;
о приближении срока контроля.

Письма-напоминания содержат всю ключевую информацию о сроке, документе, задаче и гиперссылку для перехода к карточке.

Автоматизация договорной работы поможет Вам эффективно подготавливать проекты договоров, вести их учет и осуществлять полный контроль договорной работы в единой информационной системе с разграниченными правами доступа.

Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!

Мы предоставляем консультационные услуги.
В своей сфере - мы лучшие, благодаря богатому опыту.

В компаниях средних и крупных размеров ежедневно создается, согласовывается и подписывается множество документов: приказы на отпуск или командировку, договоры с покупателями и поставщиками, отчеты по продажам и затраченным средствам и пр.

В какой-то момент количество этих документов становится столь велико, а маршрут движения столь сложен, что начинают возникать проблемы:

сложности передачи документов между подразделениями (например, договор у менеджера по продажам, но финансовому отделу надо срочно проанализировать);

проблемы с защитой данных (слишком большое количество лиц, имеющих доступ к документам снижает уровень защищенности данных) и пр.

Но как решить эти проблемы?

Система для автоматизации документооборота

В перечисленных случаях на помощь приходят специализированные программные обеспечения, предназначенные для автоматизации документооборота.

Одним из представителей является 1С:Документооборот — современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников. Внедрив у себя, вы получите: удобный поиск нужных документов, четкое обозначение этапа согласования, доступ к истории событий и изменений, защиту от потери данных, оптимизацию времени прохождения по маршруту бизнес-процесса и т.д.

Процесс согласования документа в 1С:Документооборот

Для примера приведем простой бизнес-процесс внутри 1С:Документооборот.

Предположим, в нашей условной организации сотрудники подают заявки на выделение денежных средств на закупку техники. Эта заявка согласовывается непосредственным руководителем сотрудника, т.е. руководителем отдела, а также финансовым директором. После согласования заявка утверждается директором организации.

Схема описанного бизнес-процесса выглядит так:

После запуска заявка будет последовательно согласно схеме нашего бизнес-процесса переходить от одного исполнителя к другому. В первую очередь она попадает к непосредственному начальнику сотрудника.

После согласования заявка пойдет дальше — к финансовому директору, а затем — на утверждение к генеральному директору. Если заявка пройдет все стадии, то вернется к создавшему ее сотруднику со всеми соответствующими согласованиями, либо вернется к нему отклоненной в случае, при другом исходе.

Этот механизм продуктивно функционирует, когда все пользователи работают внутри одной программной системы. Фактически, все лица, причастные к бизнес-процессу, должны быть подключены к 1С:Документообороту. Но у большинства компаний структура систем и соответственно работы сотрудников выстроена иначе.

Работа с документами в Битрикс24 и согласование в 1С

Что делать, если 1С — не единственная система в компании, где ведется документооборот? Часто бывает, что в торговой фирме менеджеры по продажам не пользуются системами учета 1С компании, а работают, например, исключительно с Битрикс24. В этом случае теряется главная цель внедрения 1С:Документооборота — автоматизация движений документов, так как получается, что сотрудники разделены в разрезе используемых систем.

На самом деле, инициировать согласование документа в одной системе, передавать его в другую, потом возвращать результат обратно — это наилучший вариант работы с документооборотом.

И применительно к нашему примеру:

Сотрудник работает исключительно на портале Битрикс24. Ему потребовалось купить ноутбук.

Тогда схема нашего документооборота будет выглядеть следующим образом: сотрудник прямо в портале создает заявку на выделение денежных средств на покупку ноутбука.

Заявка отправляется в 1С:Документооборот (в том числе с информацией о создателе). Отправка инициируется на стороне портала по факту создания заявки, либо настроена по расписанию.

В 1С:Документообороте в списке сотрудников находится сотрудник, создавший заявку. От его имени создается внутренний документ и запускается процесс согласования:

согласование непосредственным руководителем сотрудника

согласование финансовым директором

утверждение генеральным директором

Когда процесс согласования/утверждения завершен, то согласованная или отклоненная заявка возвращается обратно на портал и сотрудник уже видит результат. Возврат заявки на портал оформляется на стороне 1С, либо настроен обмен по расписанию.

Сотруднику не придется погружаться в 1С, он сработается в привычной для себе инфраструктуре портала, запустит эти процессы из любой точки мира в любой момент времени. В то же время весь процесс автоматизирован и сделан максимально удобным для участвующих лиц.

Это один из многих вариантов интеграции 1С:Документооборота с внешними системами, с чем сталкивается ИНТЕРВОЛГА при работе с клиентами постоянно. В целом, процесс интеграции с 1С:Документооборот занимает у специалистов от 250 часов работы, зависит бизнес-процессов, настройки и индивидуальности компании.

Саму лицензию 1С:Документооборот можно приобрести у официального представителя компании 1С. К примеру, стоимость одной лицензии 1С:Документооборот ПРОФ составляет 36000 рублей. Для работы в программе 100 пользователей лицензия обойдется в 396000 рублей.

Подводя итоги

В современном мире каждая компания, стремящаяся не утонуть в огромном объеме документов, рано или поздно сталкивается с необходимостью внедрения автоматизации документооборота. Но в современных реалиях подобные системы не смогут существовать изолированно. Мы можем помочь вам реализовать типовой сценарий интеграции или вместе разработать уникальную схему документооборота между разнообразными системами с учетом специфики вашей деятельности.

В форме ниже вы можете оставить заявку на консультацию или приобретение данной услуги. После настройки интеграции вы поймете, на сколько процесс документооборота упростит работу вам и вашим сотрудникам.

Данная функция позволяет автоматически подставлять объекты адресации из предмета процесса в роль с объектом адресации. Для добавления новых автоподстановок в адресной книге необходимо нажать кнопку "Обновить автоподстановки":

После обновления появятся автоподстановки для ролей, которые используются с объектами адресации:

Допустим у нас есть роль "_Тест":

Исполняет данную роль пользователь "Администратор" по организации "ООО Управляющая компания" и по подразделению "Администрация":

Автоподставнока "_Тест (Роль)" со скришота выше сможет автоматически определить объекты адресации по предмету для роли "_Тест".

В расширении изменения объекта проверяются другим способом. Если хотя бы один реквизит из документа изменен, тогда файлы, которые не заняты на редактирование, созданы по шаблону, не помечены на удаление обновляются данными документа.

Настройка данной функции выполняется в виде внутреннего/исходящего документа.

Данная функция работает только при создании процесса по шаблону. В шаблоне процесса добавлен реквизит "Создавать задачу ознакомления":

В данном реквизите настраивается вариант создания задачи ознакомления.

Для заполнения реквизита "Создавать задачу ознакомления" после обновления расширения запустите обработку "Перенос значения реквизита не создавать задачу ознакомления".

Запрет повторного запуска комплексного процесса по предмету.

При открытии формы комплексного процесса стоит проверка, если пользователь пытается запустить более 1 комплексного процесса по документу форма нового процесса не открывается и пользователю выдается предупреждение.

Настройки расширения находятся в отдельной подсистеме "Дополнительные функции":

Динамические роли включены по умолчанию без возможности отключения.

Пользовательские автоподстановки.

Добавлена новая функция "Пользовательские автоподстановки". С помощью данной функции можно добавлять собственные автоподстановки для шаблонов бизнес-процессов в режиме предприятия. Пользовательские автоподстановки находятся в подсистеме "Дополнительные функции":

На закладке "Тестирование" можно проверить автоподстановку с нужными параметрами (если они требуются), результат работы кода автоподстановки выводится в список значений:

Технически пользовательские автоподстановки реализованы следующим образом:

- В функции"ПолучитьСписокДоступныхФункций" общего модуля "ШаблоныБизнесПроцессов" добавляются автоподстановки из справочника.

К имени функции автоподстановки добавляется префикс "ПользовательскаяАвтоподстановка_" для поиска элемента справочника с программным кодом при получении значения автоподстановки.

- В функцию "ПолучитьЗначениеАвтоподстановки" общего модуля "ШаблоныБизнесПроцессов" добавлена дополнительная проверка. В функции автоподстановки выполняется поиск префикса "ПользовательскаяАвтоподстановка_", если данный префикс найден, тогда выполняется поиск элемента справочника пользовательской автоподстановки по наименованию. Далее выполняется программный код элемента справочника. Запись пользовательских автоподстановок с одинаковым наименованием запрещена, поэтому при поиске элемента по наименованию будет найдено не более 1 автоподстановки.

Указание минут и секунд в правилах эскалации задач.

В правила эскалации задач добавлена возможность указания минут и секунд:

Автоматическое расширение рабочей группы связанных документов.

В справочник "Типы связей" добавлен реквизит "Автоматически вести состав участников рабочей группы":

При установке данного флага состав рабочей группы для связанных документов по данному типу связи будет вестись автоматически.

При установке связи "Договор" из документа "Закупка дисков для СХД" участники рабочей группы документа "Закупка дисков для СХД" будут автоматически перенесены в связанный договор:

При дальнейшем изменении рабочей группы документа "Закупка дисков для СХД" новые пользователи, которые были добавлены в рабочую группу документа будут автоматически перенесены в документ "Договор на поставку бетона".

Автоматическое создание делегирования прав заместителям при создании отсутствия.

При создании документа "Отсутствие" автоматически создаются делегирования прав доступа заместителям. Данная функция работает только для новых документов отсутствия.

Алгоритмы обработки задач и бизнес-процессов.

В шаблоны бизнес-процессов добавлены закладки "Назначения алгоритмов обработки задач", "Назначения алгоритмов обработки процессов":

На данных закладках можно назначить произвольные алгоритмы, которые будут выполняться перед записью задачи или бизнес-процесса. В дальнейшем будут добавлено событие "При записи".

На данный момент для выбора доступно только событие перед записью:

Для переноса настроенных алгоритмов из старой версии (до 2.1.27.1) расширения запустите обарботку "Перенос алгоритмов в новые объекты" из подсистемы "Дополнительные функции". В обработке нажмите кнопку "Запустить перенос".

Для переноса алгоритмов в единый справочник из старой версии (до 2.1.18.12) запустите обработку "Перенос алгоритмов в новый справочник, изменение назначений алгоритмов обработки". В обработке нажмите кнопку "Запустить перенос".

Отображение связей предметов на формах выполнения задач.

Отображение листа согласования на форме выполнения бизнес-процесса "Утверждение/Подписание".

Перенос файлов из задачи в предметы процесса.

Настройка переноса файлов из задачи в предметы процесса настраивается в шаблоне процесса:

В настройке необходимо указать имя предмета, в который необходимо переносить файл. При включенной настройке файлы не будут дублироваться в задаче. При добавлении файла в задачу файл будет добавлен в предмет в процесса.

Автоматическое добавление подразделения ответственного/подготовившего/подразделения из документа в рабочую группу документа.

Добавлена функция "Автоматическое добавление подразделения ответственного/подготовившего/подразделения из документа в рабочую группу документа" для внутренних, входящих, исходящих документов.

Настройка выполняется в виде документа:

Запрет интерактивного создания документов.

Добавлена функция "Запрет интерактивного создания документов" для внутренних, входящих, исходящих документов.

Настройка выполняется в виде документа:

- Добавлен механизм пользовательских автоподстановок

- Добавлена возможность отключения создания задачи ознакомления для регистрации и утверждения/подписания. Функция работает также как и отключение создания задачи ознакомления для согласования.

- В пользовательскую автоподстановку добавлена возможность прикрепления ссылки на файл (удобно хранить файлы с внешними обработками тестирования и т.д.):

Такой способ является не совсем оптимальным, но через расширение проблематично подключить собственный объект к посистеме хранения файлов, если перенести доработку в основную конфигурацию, то естественно удобнее использовать существующую подсистему хранения файлов.

- Поднят режим совместимости расширения до версии 8.3.14.

- Функции расширения переведены на новую версию конфигурации.

- В правила эскалации задач добавлена возможность указания минут и секунд

- Автоматическое расширение рабочей группы связанных документов

- Автоматическое создание делегирования прав заместителям при создании отсутствия

- Выполнение произвольного алгоритма перед записью задачи

- Отображение связей предметов в формах выполнения задач

- Отображение листа согласования в форме выполнения бизнес-процесса "Утверждение/Подписание"

- В пользовательские автоподстановки добавлен реквизит "ЗависитОтПредмета" для разделения автоподстановок, которые зависят от предмета процесса

- Выполнение произвольного алгоритма перед записью бизнес-процесса

- Удалены условия на пустую ссылку и состояние бизнес-процесса в произвольных алгоритмах перед записью задачи и перед записью бизнес-процесса

- Изменена логика работы алгоритмов перед записью задач и процессов

- Добавлена новая функция - перенос файлов из задачи в предметы процесса

- Добавлена функция "Автоматическое добавление подразделения ответственного/подготовившего/подразделения из документа в рабочую группу документа" для внутренних, входящих, исходящих документов

- Добавлена функция "Запрет интерактивного создания документов"

- Алгоритмы обработки задач и бизнес-процессов перенесены в единый справочник

- Настройка функции "Автоматическое обновление файлов данными владельца" перенесена в вид внутреннего/исходящего документа

- Исправлена ошибка записи документа при автоматическом расширении рабочей группы документов

- Исправлена ошибка при открытии формы "Задачи мне"

- Реквизиты с префиксом "Удалить" убраны с форм "Назначения алгоритмов обработки задач", "Назначения алгоритмов обработки процессов"

Данное расширение тестировалось на версии 2.1.28.14 1С:Документооборот КОРП.

Читайте также: