Как проверить бухгалтера на воровство

Обновлено: 19.05.2024

Бухгалтер, ̶н̶е̶милый мой бухгалтер.
Вот он какой, такой ̶н̶е̶простой.

Чаще всего проверка бухгалтера на полиграфе проходит уже по факту ЧП или каких-то обстоятельств, когда к нему пошатнулось доверие. Либо когда возникли подозрения, что в компании что-то не так.

Почему руководителю важно контролировать бухгалтерию

Восстановить запущенный учет – это долго. Или малореально. Ответственность за мошенничество в бухгалтерии ляжет на плечи директора. Нецелевые расходы и хищение денежных средств главным бухгалтером – это убытки, масштабы которых порой могут удивлять. Ладно пару сотен гривен. Но незаметные для собственника суммы бывают с большим количеством нолей.

После внедрения полиграфного аудита, наши клиенты снизили потери на 30-70%.

Чем грозит компании обман в отделе бухгалтерии

У каждого бизнеса своя специфика и свои риски. Что может случиться, если бухгалтер или финансовый директор неблагонадежны?

Убытки и ущерб, воровство денег со счета, штрафы после проверок, доначисления, пеня, неожиданная проверка налоговиков, уголовная и административная ответственность директора за мошеннические схемы бухгалтеров, потеря репутации, проблемы с бухгалтерской базой, срочная потребность в восстановлении бухучета и другие проблемы.

Треугольник мошенничества

объективная или необъективная финансовая необходимость
возможность совершения злодеяния
самооправдание

Полиграфолог с опытом точно знает, что это так и работает. Воровство сплошь и рядом. Конечно, людей с безупречной репутацией крайне мало, нет кристально чистых заключений. Главное – после проверки взвешенно оценивать, допустимо ли такое для вашей компании. По статистике, 97% клиентов, заказавших проверку на детекторе, обращаются повторно.

Заключение эксперта-полиграфолога – это самая полная и точная информация, которую можно получить о человеке, претендующем или уже работающем на должности с доступом к финансам.

НАШ ТОП-5 HR-SECURITY– самые распространенные махинации бухгалтера и фин. директора, выявленные на полиграфе:

Другие возможные схемы воровства как бухгалтер может украсть деньги в компании:

Завышение ЗП сотрудникам по обоюдной договоренности, разницу бухгалтер и сотрудник делят между собой.
Липовые командировочные расходы сотрудников.
Воровство денег компании путем перевода на свои счета или счета подельников.
Фиктивные статьи расходов.
Взятки от кредиторов за приоритетность платежей – первоочередному погашению долга им.
Обналичивание денег через счета фирмы для посторонних лиц.

Внезапное заявление об уходе.
Отчеты сдаются несвоевременно.
Существует налоговая задолженность.
Необоснованные или несогласованные транзакции.
Ошибки в учете документов.

Как бороться с воровством бухгалтера? Рекомендации HR-security

Есть много способов, как проверить бухгалтера на воровство и узнать все детали. Но часто может быть уже поздно для их внедрения. Либо такая работа потребует много временных и человеческих ресурсов. Потому собственникам бизнеса часто проще махнуть рукой и просто поменять бухгалтера. Конечно, если его действия еще не довели до банкротства или развала компании.

Когда человек знает, что его контролируют полиграфом, и свои рисковые действия скрыть не удастся, он опасается (2 раза подумает) их совершать. Как мы уже писали, такие плановые проверки сотрудников снизили убытки наших постоянных клиентов на 30%-70%. В 97% случаев клиенты становятся постоянными, они видят, как это работает и какой вес имеет информация в заключении эксперта-полиграфолога.

Какими методами бороться с воровством?

Создать службу внутренней безопасности в компании.
Привлекать независимый аудит.
Мониторить расчеты с контрагентами и их состояние.
Контролировать дебиторскую задолженность.
Проводить внезапную выборочную проверку.
Следить за операциями по расчетному счету.
Требовать объяснения по любой сумме, вызывающей сомнение.
Проверять кассовую книгу и авансовые отчеты.
Внедрять автоматизацию.
Проводить полиграфный аудит каждые 6/9 месяцев (после первичной проверки сотрудников отдела и увольнения неблагонадежных, выявления потенциально рисковых, которым дается второй шанс).

Это о том, как контролировать бухгалтера, но главное, предшествующее действие – проверка кандидата до того, как он будет допущен к работе.

Что делать, если уже есть проблема

Для выяснения обстоятельств – причастные лица, их роль – проводится расследование с применением полиграфа. Для контроля работы персонала компании проводятся регулярные плановые проверки – полиграфный аудит. Это один из действенных способов, как контролировать бухгалтера без привлечения аудиторских компаний, других ресурсов.

Как распознать вора

Самый быстрый и точный способ как разоблачить бухгалтера и выявить ложь – проверка на детекторе лжи. Но это должна быть проверка, учитывая отраслевые риски и конкретные риски, связанные с должностью. Мы работаем по методикам, разработанным под каждую конкретную должность по практическому опыту с 2010 года.

Среди личностных качеств бухгалтера на первом месте обычно значатся точность, аккуратность и терпеливость. Но есть еще одно ценное свойство характера, которые многие работодатели хотят видеть у кандидата на эту вакансию, - так называемая смекалка. Однако порой наличие такого качества у бухгалтера может стоит компании очень дорого.

Одной из самых распространенных сфер мошенничества в бухгалтерии является работа с банками. Недобросовестные бухгалтеры изменяют суммы и фальсифицируют остатки проводок, завышают начисляемые проценты на вклады клиентов для покрытия фиктивных расходов, а также похищают средства со счетов, которые какое-то время предприятием не используются.

Бывает, что бухгалтеры уничтожают чеки до их проводки по счету. Для прикрытия производятся махинации со счетами клиентов, не особенно хорошо вникающих в операции с банковскими счетами. Хитрость здесь состоит в том, что через эти счета для компенсации сумм уничтоженных чеков пропускаются небольшие депозиты. При этом выполняются проводки по соответствующим счетам, однако в новые балансы эти суммы не включаются.

Кроме того, бухгалтеры-мошенники могут относить собственные расходы на счет клиента или на счет подставной фирмы, созданной с целью поглощения таких расходов. Иногда встречается также дебетование счета клиента дважды по одному и тому же чеку и кредитование своего собственного счета суммой этого чека. Таким образом, недобросовестные бухгалтера выписывают себе чеки, при этом не создавая "нестыковок" в бухгалтерских проводках.

"Документальные" воры

Впрочем, воруют бухгалтеры не только путем махинаций с банковскими счетами. И виды бухгалтерских мошенничеств могут быть самыми разнообразными. Чтобы не быть голословными, покажем это на примерах.

В течение двух лет главный бухгалтер калужской компании "Тектон" Марина Иванова при помощи системы "Клиент-Банк" перераспределяла часть выручки организации на свой счет, а также на счет своей матери под видом зарплаты за якобы выполняемую работу по уборке помещения. В итоге смекалистая сотрудница получила в банке наличными по чекам клиентов 300 тысяч рублей. Всего же в ее "активе" оказалось порядка 1,5 миллионов рублей!

О мошенничестве в организации узнали невзначай после сверки по платежам с банком. До этого каких-либо подозрений не было, потому что в компании слишком доверяли своему главбуху. Она ежедневно отдавала коммерческому директору распечатку из "Клиент-Банка", где значилось, сколько денег и от каких клиентов пришло. "Казалось, что все верно, придраться не к чему, тем более что я ведь не очень сильна в бухгалтерии, - вспоминает коммерческий директор Ольга Кузнецова. - Только сейчас понимаю, что, прежде чем подготовить для меня распечатку, она легко корректировала цифры".

Как пояснили в УВД по Калужской области, получив выписку из банка по системе "Клиент-Банк", Иванова редактировала ее на компьютере: убирая поступление денег от какого-нибудь клиента, она переводила их на свой счет, а в программе "1С: Бухгалтерия" оформляла это как платеж сторонним организациям.

Узнав о воровстве главного бухгалтера, руководство дало ей шанс искупить свой грех - не стало подавать в суд, а предложило просто вернуть украденное, причем в рассрочку. Однако мошенница не собиралась этого делать: сняв деньги со своего счета и счета своей матери, она тут же купила на них квартиру. Видимо, она почему-то верила в то, что ей удастся избежать наказания. Однако чуда не произошло. Суд приговорил бухгалтера к лишению свободы сроком на пять лет и шесть месяцев с отбытием в колонии общего режима и штрафу в размере тридцати тысяч рублей. Кроме того, бухгалтер должна возместить ущерб работодателю в полном объеме.

Зачем сотруднику зарплата?

Специалисты по безопасности бизнеса говорят, что подобные махинации через "Клиент-Банк" не редкость. Но это далеко не единственный источник нечестных на руку бухгалтеров для пополнения собственного кошелька из бюджета организации, в которой они работают. Другим таким источником являются аферы с зарплатами сотрудников. Иногда это делается из-за несовершенства системы начисления заработной платы с помощью пластиковых карт, расчеты по которым трудно проверить. Так, бухгалтер астраханского филиала крупной компании, рассчитывая выходные пособия сотрудникам предприятия, уходящим на пенсию, а также при оформлении отпуска по беременности и родам, вносила в реестры перечисления денежных средств на пластиковые карточки заниженные суммы. При этом она не забывала приписать эти суммы к собственной зарплате, а затем обналичить их через банкомат. Общий ущерб, причиненный предприятию, составил 84,5 тысячи рублей.

Аналогичным образом, то есть путем внесения в ведомости фиктивных данных при начислении заработной платы сотрудникам санатория, бухгалтер одного из детских санаториев Белгородской области присвоила себе около 700 тысяч рублей, выделяемых из областного бюджета на нужды оздоровительного учреждения. Все изменения и приписки в ведомости по зарплате при помощи компьютера вносились бухгалтером уже после того, как ее подписывали директор санатория и главный врач. В этот документ она добавляла данные своих дочерей, которые находились в отпуске по уходу за детьми и должны были получать только пособие. Однако начисляемые им ежемесячно денежные суммы колебались от 15 до 50 тысяч рублей. Таким же образом бухгалтер увеличивала в несколько раз и свою зарплату.

И это далеко не единичный случай! Бухгалтеры районного УВД Хабаровска начисляли зарплату "мертвым душам", часть забирали себе, часть отдавали начальству. Было установлено, что сумма нецелевого использования средств, выделяемых на районное управление, перевалила за миллион рублей.

Оказалось, что в бухгалтерии просто сыграли на юридической безграмотности тех, кто волею случая находился под следствием, был отстранен от службы, но при этом до приговора суда продолжал числиться в штате управления и ежемесячно должен был получать зарплату. Ведь, как правило, после суда за причитающимися деньгами в УВД уже никто не возвращался. На это и рассчитывали в милицейской бухгалтерии, безбоязненно расписываясь в ведомостях и получая чужие деньги. Но сколько веревочке не виться, а конец найдется. Троих оперативных сотрудников присяжные заседатели оправдали прямо в зале суда. Они вернулись на службу и потребовали компенсацию: зарплату с момента ареста до освобождения из суда. А за время судебных разбирательств денежное довольствие троих сотрудников набежало под миллион рублей. Деньги им выдать отказались, сославшись на ведомости, в которых они все причитающиеся суммы давно уже получили.

Делом занялись сотрудники отдела собственной безопасности и передали материалы в прокуратуру. Как только была проведена проверка, главбух, ее заместитель, бухгалтеры и кассир тут же написали заявления об увольнении по собственному желанию. В ходе следствия факты мошенничества со стороны бухгалтерии подтвердились. Также выяснилось, что когда в краевом УВД переходили на безналичный расчет со своими работниками, в коммерческий банк от районного управления были поданы заявки и открыты счета на лиц, которые не являлись сотрудниками УВД. Таким образом, в бухгалтерии в списках штата числились милиционеры-"мертвые души", которых в реальности не существовало.

Еще одним способом мошенничества бухгалтеров является подделка документов на получение кредитов. Так, бухгалтер одной компании в Благовещенске внесла в официальный документ-справку ложные сведения о месте работы одной сотрудницы, на которую оформлялся кредит, а также подделала подпись главного бухгалтера и руководителя фирмы. Сумма займа составила 300 тысяч рублей. Примерно в это же время с ее помощью был оформлен кредит еще на 300 тысяч рублей: она продиктовала главному бухгалтеру ложные сведения о месте работы и размере зарплаты другого сотрудника, после чего сама использовала справку с данными сведениями.

Бухгалтерию – под контроль!

Как же бороться с этим? Безусловно, в первую очередь стоит создать жесткую систему контроля над операциями в бухгалтерии, а также распределить обязанности бухгалтеров, чтобы одни и те же счета клиентов не контролировались одним работником.

Считается, что также хорошим контролером могут быть аудиторы. Однако практика показывает, что это не всегда так.

"В одной крупной розничной компании только после ухода главного бухгалтера - юридического лица, от имени которого торговало большинство магазинов, - выяснилось, что весь учет кассовых операций велся на основании файлов кассовой выгрузки, полученных из ИТ-департамента. Заведующие магазинов "старой закалки" исправно присылали кассовые ленты и кассовые отчеты в центральный офис, но они так и стояли в мешках неразобранными, - рассказывает Владимир Хомутов, партнер консалтинг-центра "ШАГ". - Менее сознательные заведующие этим себя не утруждали. Подобная "оптимизация трудозатрат" имела место и на участке "Банк", где все операции велись на основании выписок, полученных из системы "Клиент-Банк", но бумажные платежные поручения практически за весь предыдущий год лежали не упорядоченно - "внавал" - отдельно от ежедневных банковских выписок. Просто удивительно, что при таком подходе аудиторами в компании не было обнаружено фактов растраты".

А вот такие меры по борьбе с мошенничеством в бухгалтерии предлагает Максим Степченков, начальник отдела информационной безопасности компании Oberon: "С точки зрения информационной безопасности я бы выделил несколько основных моментов. По статистике, наибольшие потери в случае инцидентов информационной безопасности компании несут от инсайдеров. Для борьбы с ними технические меры малоэффективны. По этой причине на первое место я бы поставил принятие организационных мер. Например, если компания утвердила "Положение о коммерческой тайне" и сотрудник осведомлен о возможном уголовном преследовании, то он дважды подумает, идти на преступление или нет. Помимо положения о коммерческой тайне существует ряд других, не менее важных, нормативных документов, начиная с политик и процедур работы с паролями, заканчивая методологией анализа ИТ-рисков, которые необходимо разрабатывать в компании. Следующий вид мер – технические. Мониторинг работы пользователей, распределение прав доступа и многое другое – одним словом, все то, чем может помочь повышению информационной безопасности ИТ-подразделение компании. По большей части данные меры помогают при расследовании инцидентов, а также вносят свой вклад в предотвращение возможных потерь компании. Кроме этого, в случае бухгалтерских и финансовых систем, есть еще одна, не менее важная, мера – разделение несовместимых ролей или двойное управление. К сожалению, про нее многие забывают, однако это единственный путь избежать ситуации, когда всего один сотрудник может провести несанкционированную финансовую операцию и нанести достаточно серьезный ущерб компании, и при этом его никто не сможет проконтролировать".

Читайте также: