Как предоставить доступ диадок

Обновлено: 17.05.2024

Многие компании и мои коллеги, независимо от своей юридической формы, для этого используют услуги почтовой или курьерской службы. А я решил попробовать ЭДО, и совсем не жалею. Я даже не знаю, сколько я плачу за ЭДО, настолько это дёшево.

Что такое ЭДО

ЭДО (или электронный документооборот) — это такая система, которая позволяет обмениваться всеми корпоративными бумажками в полностью электронном виде. Любой документ можно подписать и провести его согласование между всеми заинтересованными лицами. Обмен и подписи имеют такую же юридическую силу, как и настоящие бумажки.

Почему Контур.Диадок

Контур.Диадок — сервис для ЭДО от знаменитой Эльбы, которая славится своими удобными приложениями для бизнеса. И в этом случае ребята не подвели.

От знакомых я часто слышу жалобы, что ЭДО — неудобно. Подписывать документы можно только на Windows и в Internet Explorer. Всё тупит и лагает. Возможно, в других сервисах это так, но в Диадоке всё работает действительно просто.

Для кого полезен

Если вы юридическое лицо и вам надо обмениваться документами с другими организациями и государственными структурами, то ЭДО вам просто необходим.

Бухгалтеру будет проще работать с вашими контрагентами. Налоговая и суды принимают такие документы и не требуют оригиналы. Отправка и получение документов работает мгновенно, как по электронной почте. Вы сразу же можете внести необходимые правки. Есть интеграция с 1С и подобными системами. Есть несколько статусов документа: доставлен, подписан, отказ в подписи.

Вы сможете не только сэкономить на бумаге, печати и хранении, но и на доставке документов. В Диадоке вам помогут настроить обмен документами с теми контрагентами, которые работают с другими системами ЭДО. Вы платите только за фактические подписи, а само хранение документов бесплатно и бессрочно.

Как подключить

Подключение к Контур.Диадок происходит достаточно легко. Нужно оставить заявку на сайте, после чего специалисты свяжутся с вами и сообщат о дальнейших действиях.

Что происходит дальше, мне сложно сказать, так как я подключался задолго до пандемии, и, возможно, сейчас процессы изменились.

В моём случае мне нужно было перейти дорогу до ближайшего офиса компании, которая выдаёт электронные подписи. Там надо было заплатить небольшую денежку, и через 10 минут выйти со специальной флешкой, на которой хранится вся необходимая информация для подписания документов.

Затем в браузере нужно было зайти на специальную страницу, с которой запускалась автоматическая загрузка и установка всех необходимых файлов и приложений. Сразу скажу, что про существование этих файлов можно сразу же забыть. Они необходимы для работы системы, но вам лично вообще не нужно думать, что это за файлы, где они лежат и как их запустить.

Если самостоятельно не удаётся настроить ЭДО, то всегда можно обратиться в техподдержку по почте, телефону или через мессенджер. Если будет совсем сложно, специалист может подключиться по удалёнке и всё настроить самостоятельно.

После этого вход в сервис выглядит так:

Возможности Контур.Диадок

Создание, отправка и получение документов

Документы можно загрузить вручную, через 1С или создать прямо во встроенном редакторе сервиса.

Счета, акты и накладные при этом проходят автоматический форматный контроль. Так можно сразу же выявить базовые ошибки, вроде номера ИНН или КПП.

Все действия можно выполнять массово сразу для нескольких документов.

Модуль взаиморасчётов Контур.Диадок поможет своевременно получать корректные данные по расчётам и видеть несостыковки в них.

All-In-One Person Гостевой

Распределение документов

С одним документом могут работать одновременно несколько сотрудников.

Хранение документов

Хранение документов в Диадок может быть более безопасным, чем внутри вашей организации. Во-первых, вы исключаете физические копии документов. А во-вторых, за хранение данных отвечают профессиональные специалисты, что избавит вас от такой головной боли, как настройка IT-инфраструктуры под это дело.

Документы автоматически сохраняются в системе, и найти нужный можно спустя десятилетия — благодаря удобному поиску.

Любая организация обязана хранить документы не менее пяти лет. А Диадок делает это за вас, ещё и бессрочно.

Если у вас всё же есть необходимость хранения документов у себя, то можно настроить выгрузку в локальное хранилище и создать структурированный архив.

Поиск контрагентов

Добавить контрагента можно с помощью поиска по названию или ИНН организации. Либо просто загрузить список.

После этого создаёте приглашение для начала электронного документооборота, куда можно добавить комментарий или вложить информационное письмо о переходе на ЭДО.

Документооборот с контролирующими органами

С помощью Контур.Диадок можно настроить обмен УПД. Сервис интегрирован с другим сервисом для сдачи отчётности — Контур.Экстерн. Поэтому для отправки документов в ФНС и прочие органы достаточно пары кликов.

Стоимость

Стоимость использования Контур.Диадок зависит от количества исходящих документов. То есть подписывать входящие документы можно бесплатно.

А вот за 250 исходящих документов придётся заплатить 1900 рублей, что составляет 7,6 рубля за один документ.

Я уже очень давно пользуюсь Контур.Диадок, и рекомендую его каждому, кто мучается с бумажными документами. Здесь действительно очень просто настроить работу с сервисом и начать работу. А для подписи документа нужно всего несколько нажатий.

Документы, созданные и переданные через систему Диадок, идентичны своим бумажным аналогам с подписью и печатью. Они имеют юридическую силу и принимаются к рассмотрению судебными органами.

Проведенные исследования показали, что хозяйственные субъекты, использующие Диадок в своей деятельности на постоянной основе, экономят до 90% на покупку бумаги и доставку отчетности и документов государственным органам и контрагентам.

После выполнения этого действия перед пользователем откроется анкета с вопросами:

Цель подключения к Диадоку;
Сведения о контактном лице: ФИО, номер мобильного телефона, адрес электронного почтового ящика;
Сведения о компании: наименовании, ИНН и КПП.

Анкета отправляется на обработку оператора сервиса, который добавляет компанию в общую базу данных. После того как процедура регистрации компании будет завершена, можно приступать к использованию личного кабинета.

Лицо, имеющее действующую КЭП, может начинать работать в системе без обязательного прохождения процедуры регистрации.

Заполнение личных данных (фамилия, имя, отчество и наименование электронного почтового ящика, который будет участвовать в работе с сервисом).
Установка пароля из 6 и более символов с обязательным включением в секретную комбинацию заглавных букв и цифр.
Подтверждения адреса электронной почты.
Добавление МЭП.

Создание тестового почтового ящика

Этот способ регистрации подойдет для нового пользователя, который хочет протестировать возможности сервиса для принятия решения о его внедрении в хозяйственную деятельность компании на постоянной основе.

Важно! Пользователь в тестовом режиме получает доступ ко всем функциям сервиса, может обмениваться документами с контрагентами. При этом все создаваемые им бланки не будут иметь юридической силы.

Для регистрации в тестовом режиме необходимо предоставить личные данные пользователя, e-mail и придумать пароль.

Чтобы войти в систему по сертификату, нужно инсталлировать программу Контур Плагин. Рекомендуется установить расширения для используемого браузера.

Возможности личного кабинета

Личный кабинет на сайте компании отличается многими возможностями. После регистрации и подтверждения своего аккаунта пользователь получит доступ ко всем необходимым функциям.

Для входа в личный кабинет: необходимо ввести указанный при регистрации логин и пароль. После этого пользователь попадает в личный кабинет, и можем пользоваться всеми функциями. Среди основных возможностей:

Доступ к функционалу сайта;
Обновления контента;
Надежность;
Безопасность;
Возможность совершать различные действия;
Неограниченный доступ.

Кроме этого: в личном кабинете можно хранить контент, совершать различные действия, отслеживать свой статус, менять пароль и свои данные.

При необходимости можно также поменять электронную почту и указанный при регистрации номер мобильного телефона. Личный кабинет открывает большие возможности для пользователя.

Заходить в кабинет можно в любое время независимо от места нахождения. В списке предложенных функций, можно выбирать функции, которые больше всего отвечают требованиям пользователя для решения конкретных целей и задач.

Если у пользователя возникли вопросы, связанные с работой личного кабинета, то можно воспользоваться бесплатной консультацией техподдержки сайта. Все вопросы можно задавать в чате.

Подключение к системе Диадок

Если у Вас есть сертификат электронной подписи для сдачи любой отчетности (налоговая, ПФР, ФССР и т.д.), для участия в торгах или ваша бухгалтерия на аутсорсе, то позвоните в техподдержку Контур.Диадок 8 (800) 500-10-18, и оператор поможет Вам активировать ящик для обмена документами с PAC GROUP.

Если Вы являетесь клиентом другого оператора ЭДО (Сбис, Такском, Калуга Астрал и др.), то просто настройте роуминг.Оставить заявку на роуминг

Если вы не являетесь клиентом оператора ЭДО, просим ознакомиться с сервисом подключения на сайте Диадок.

Тарифы на использование Контур.Диадок

Тарифная сетка обширна. Ниже будут расписаны тарифы и их стоимость. Цена – это годовое обслуживание. Соискателю достаточно выбрать лимит, который ему потребуется в течение года. Можно подобрать самый оптимальный вариант для любой организации:

Стандартный пакет стоит 4200 рублей* и позволяет отправлять до 600 бумаг в месяц.
За 7800 рублей можно отправлять до 1200 документов.
За 18600 руб. – 3000.
За 36000 руб. – 6000.
За 68400 руб. – 12000.

За входящую документацию плата не взимается. Существует также расширенный тарифный план, если организация планирует отправку более 12000 экземпляров документации. Этот тариф рассчитывается индивидуально.

Интеграция Диадока с 1С

Переход на электронный документооборот — это решение на уровне всей организации, всех рабочих мест и структурных подразделений, связанное с созданием, редактированием, обменом и хранением документов. Такой масштаб сразу выявляет одну из основных особенностей внедрения: в любой организации найдутся консервативные сотрудники, которые привыкли работать в распространённой бухгалтерской программе 1С и не способны быстро осваивать новые инструменты.

Поэтому при сравнении систем электронного документооборота лучше уточнять возможность интеграции с 1С и выбирать гибкое решение, которое легко встроить в существующие бизнес-процессы.

В компании СКБ Контур разработали решение интеграции 1С и системы Контур.Диадок, с помощью которого пользователи 1С могут отправлять электронные документы из интерфейса привычной им бухгалтерской программы.

Это делается с помощью специального модуля, в котором доступна вся функциональность веб-версии плюс автоматизация большинства действий с электронными документами. Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к Диадоку, и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно. Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.

Интеграция Диадока с 1С позволяет:

Отправлять и получать счета-фактуры, акты, ТОРГ-12, УПД и другие документы;
Учитывать входящие документы в системе 1С;
Согласовывать и подписывать документы;
Приглашать контрагентов к обмену электронными документами;
Пользоваться быстрым и удобным поиском электронных документов.

Решение содержит функциональность 1С и Диадока. В модуле доступны документы, сформированные в 1С, а также полученные от клиентов и партнёров. Документы в учётной системе можно создавать на основе данных из входящих документов. Сведения из них переносить вручную не требуется, поэтому процедура ускоряется, а ошибки из-за человеческого фактора исключаются. Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка.

Каждый из базовых сценариев работы с документами потребует от вас всего лишь нескольких кликов мышкой. Когда вы обработаете в модуле несколько документов, вы будете делать это не задумываясь, автоматически.

Сопоставление входящих документов

При большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Эффективное решение для снижения издержек демонстрируют успешные кейсы.

Платформа 1С позволяет работать с внутренней кадровой документацией, не нужно печатать заявления, приказы и авансовые отчеты.
Сервис Контур.Диадок подходит для обмена документами с подключенными контрагентами. Бумажные издержки исчезли благодаря переходу на электронный документооборот.

В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью. Подключение системы электронного документооборота — это важный шаг вперёд в развитии бизнеса, позволяющий одновременно внести вклад в сохранность окружающей среды.

Подключение модуля Диадок для 1С

Если вопросы всё-таки возникнут, вы всегда можете заглянуть в подробную инструкцию к модулю или обратиться в службу технической поддержки.

Сколько стоит Диадок и модуль для 1С

Предлагаю воспользоваться специальным предложением, объединяющим в себе пакет на 1000 исходящих документов и 1С-модуль Диадока с годовой лицензией. Вы можете использовать пакет на 1000 исходящих документов в течение года, если он закончится раньше, сможете приобрести больший пакет.

Стоимость пакета для вашей компании составит 9800 рублей, куда входит:

Отправка 1000 любых исходящих документов в течение 1 года с момента подключения
1С-модуль Диадок с годовой лицензией
Бесплатное получение любого количество входящих документов
Круглосуточный доступ к базе своих документов
Подключение и обучение нашими специалистами нужных вам контрагентов
Бессрочное хранение всех переданных документов
Простой и быстрый поиск по номеру документа, контрагенту, типу документа

1С-модуль Диадок полностью автоматизирует работу с электронными документами, позволяя принимать и отправлять их в учетной системе. В годовую лицензию модуля Диадок для 1С входит:

Роуминг в система электронного документооборота

Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг. СКБ Контур — лидер на рынке ЭДО по развитию роуминговых соглашений. Актуальное состояние роуминга всегда можно посмотреть в соответствующем разделе сайта.

Для подключения к роуминговому оператору СКБ Контур необходимо заключить договор и пройти тестирование. Обмен документами осуществляется в соответствии с технологией РОСЭУ.

Договор по роумингу и соглашение об уровне качества;
Чек-лист для начала тестового обмена;
Скан-копия четырехстороннего договора.

Как настроить роуминг в 1С

Для Владельцев учетной записи 1С-ЭДО Такском немного другие условия.

По состоянию на начало года для пользователей 1С-ЭДО есть таблица операторов, с которыми можно настроить обмен через роуминг:

Оформить письмо с согласием на использование роуминга.

Письмо и заявка в Такском немного отличается от тех, что мы приводили выше, поэтому не используйте шаблоны от Калуга-Астрал для настроек роуминга у Такском.

Официальное письмо должно быть заверено подписью руководителя организации. Если подписывает не он, к письму необходимо приложить скан документа, подтверждающего полномочия лица подписавшего официальное письмо. Подпись и печать требуется для идентификации отправителя с последующей обработкой и передачей данных в соответствии с пунктом 2.1 раздела II приказа Минфина № 174н от 10.10.2015 г.

Подготовить список контрагентов, с которыми нужно настроить роуминг.

В одном файле могут быть указаны абоненты только одного оператора ЭДО, среди них:

Готово! Роуминг настроен. Если у вас остались вопросы о настройке роуминга или о том, как в принципе организовать безбумажный документооборот, обратитесь к нашим специалистам. Мы с радостью вам поможем.

Ограничения при настройке роуминга

Роуминг настраивается индивидуально для каждой пары контрагентов. При этом операторам часто требуется произвести какие-либо технические усовершенствования. Поэтому иногда настроить роуминг удается не так быстро, как хотелось бы. Мы понимаем это и работаем над автоматизацией процесса.

Телефон техподдержки Контур Диадок

Электронный документооборот: ключевые моменты и понятия

Бумажные носители не надежны и имеют свойство теряться, что невозможно представить, когда речь идет об электронном документе. Он представляет собой файл, достоверность информации на котором подтверждена электронной цифровой подписью. Документ не нуждается в распечатывании, так как имеет юридическую силу именно в таком виде.

Передается файл по защищенным каналам оператора, прошедшего аккредитацию в ИФНС. Обмен документами между организациями выстраивается просто и понятно:

составление и подпись;
отправка;
проверка актуальности подписи оператором;
получение;
запрос корректировки по необходимости.

Налаженный документооборот позволяет обмениваться большим объемом информации в считанные секунды, а также:

уменьшить количество бумаг в офисе;
снизить затраты на содержание архива;
автоматизировать многие процессы и не только.

Все перечисленные плюсы актуальны только при использовании надежного сервиса для ЭДО.

Контур.Диадок: суть и основные преимущества

формировать;
подписывать;
отправлять;
получать.

Основной функционал сервиса настолько прост, что освоить его за несколько минут сможет каждый, кто пользуется электронной почтой.

Для работы в сервисе понадобится цифровая подпись. Сертификат приобретается отдельно, но подходит и тот, который используется при ведении делопроизводства с налоговыми органами.

Преимущества подключения к Контур. Диадоку для малого, среднего и крупного бизнеса очевидны даже при беглом изучении системы:

передача оригиналов документов за несколько секунд;
возможность в онлайн-режиме отследить статус отправленного файла;
подпись нескольких документов одним нажатием клавиши;
простота предоставления отчетности в ФНС;
получение вычетов по НДС в рамках периода оформления сделки;
согласование бумаг в смартфоне;
безопасное хранение документов на сервере сервиса;
ускорение оплаты услуг.

К тому же подключиться к системе можно по одному заявлению, а настроить ее под свои бизнес-процессы – за несколько минут.

Основные возможности Контур.Диадок

Создание и отправка документов

Все документы, сформированные сервисом, имеют юридическую силу, что уменьшает время, отведенное на переговоры между контрагентами. Также есть дополнительная проверка формата документов, что дает гарантии принятия их ФНС.

Распределение входящей корреспонденции

После подключения к системе можно не опасаться путаницы с входящими документами, так как пользователям доступны три вида настроек:

контрагент назначает отделение компании, которое будет получать от него документы;
аналогичная функция доступна противоположной стороне;
файлы направляются в нужный отдел в автоматическом режиме, ориентируясь на указанное имя получателя.

Согласование внутри юридического лица

После установки программы руководителю или бухгалтеру достаточно ввести в поисковую строку информацию о контрагентах, список сразу появится перед пользователем.

Для активизации документооборота между двумя организациями посылается приглашение. Одобрение запроса открывает канал передачи файлов.

Хранение и поиск файлов

Сервис имеет удобные фильтры, благодаря которым отыскать документ пяти- или шестилетней давности не составит труда. А список найденных бумаг всегда можно скачать и затем распечатать.

Руководитель компании может распределить документы между отделениями компании и сотрудниками, ограничив доступ к тем или иным файлам. Это оптимизирует систему работы и облегчает контроль за выполненными заданиями.

Настройки доступа сотрудников

В Контур.Диадоке существует 2 безопасных способа авторизации:

Последних пользователей может быть неограниченное количество, причем их возможности в системе определяет сам руководитель.

Работа с другими операторами ЭДО

О сохранности передаваемых документов предприниматели могут не беспокоиться, так как они:

передаются по зашифрованному каналу;
подписываются квалифицированной электронной подписью.

Дополнительно существует возможность настроить двухфакторную проверку при входе администратора в сеть.

Кроме перечисленных возможностей, Контур.Диадок предлагает своим клиентам:

круглосуточный доступ к документам;
эффективную службу поддержки;
протокол передачи, отображающий каждое действие с документами;
возможность вести обмен с иностранными контрагентами.