Как правильно документальное или документарное оформление
Обновлено: 27.05.2024
Показываем примеры описания в номенклатуре дел электронных оригиналов, электронных копий, скан-образов, а также электронных проектов документов (распечатки которых потом становятся бумажными оригиналами). Объясняем, что считать электронным делом, как отразить в номенклатуре его размещение в базе данных информационной системы (ИС) и в папке на сервере вне ИС. Даем примеры двух типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов (поясняем, когда лучше использовать второй тип номенклатуры).
П оводом для написания этой статьи стал вопрос подписчика:
Как в номенклатуре дел отразить следующие электронные документы:
1) ЭД, которые накапливаются в папке на сервере;
2) ЭД, которые создаются в системе 1С;
4) папки со скан-образами документов.
Надо ли отражать в номенклатуре дел папку с вордовскими файлами приказов (или иных документов), которые потом распечатываются?
Вспомните, что в номенклатуре дел мы должны закрепить и систематизировать документы, сформированные в первичные комплексы (дела) по признакам наименования видов и разновидностей, автора, корреспондента, содержания и хронологии (дат) документов с учетом срока их хранения. В номенклатуре необходимо отразить не только форму представления (бумажная-электронная), а прежде всего видовой состав документов, входящих в документальный фонд организации, их содержание, соответствие направлениям деятельности, подлинность или копийность, количество (единица измерения – дело или объем в Мб), а также систематизацию и классификацию в составе документального фонда. Цель разработки номенклатуры дел – экспертиза ценности документального фонда на первом ее этапе, когда формирование дел планируется, а сроки хранения документов только намечаются.
Чем регламентируется
Эти нормативные правовые акты обязательны для госструктур, остальные организации могут на них опереться как на лучшую практику. Однако и здесь вопросы включения электронных документов в номенклатуру дел, к сожалению, регулируются весьма скудно:
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
8.5. …Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе…
8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись… Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации…
Как делать на практике
В связи с этим обратите внимание на п. 1.1.1.4 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (опубликованных Росархивом на своем сайте 18.07.2018), из кратких формулировок которого следует:
Номенклатуру дел на следующий 2020 год можно разрабатывать с учетом этих правил при относительно небольшом объеме документооборота электронных оригиналов и копий. Например, можно отражать в привычных нам разделах номенклатуры дел следующее 1 :
Пример 1. Отражение электронных документов в привычной номенклатуре дел
Пример 2. Отражение в привычной номенклатуре дел электронных проектов документов, размещенных в папке на сервере
Кроме того, если электронные документы (дела) находятся на текущем оперативном хранении, что закрепляет номенклатура дел, то за их сохранность и резервирование отвечает ИТ-подразделение. А если архив не имеет собственных закрепленных за ним компьютеров (серверов), то за обеспечение сохранности даже архивных электронных документов (дел) фактическую ответственность будет нести ИТ-подразделение.
Номенклатура дел с электронными документами почти всегда разрабатывается при участии ИТ-подразделений. Если в организации системно спроектирована информационная инфраструктура почти по всем направлениям ее деятельности, и организация переходит на реальный электронный документооборот, то можно разработать отдельную номенклатуру дел электронных документов, которая будет классификатором технологического типа. Названиями разделов в такой номенклатуре будут названия информационных систем и локализаций структуры серверного пространства, применяющихся в организации, в которых создаются электронные документы в статусе оригинала и заверенные электронные копии (см. Пример 3).
Пример 3. Отражение электронных документов в специальной номенклатуре дел
Таковы современные направления развития номенклатур дел как классификационных справочников, необходимых в т.ч. для создания и поддержки электронных документов и дел.
Читайте также: