Как ответить на служебную записку в 1с документооборот

Обновлено: 18.05.2024

Автор: Михаил Виноградов

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

1. Сокращение сроков согласования документов

Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

Рис. 1. Запуск процесса согласования

2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация

Относительно новая функция программы, сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.

Рис. 2. Аналитические отчеты и статистика

3. Контроль входящей корреспонденции

4. Настройка прав пользователей в 1С:Документообороте

Рис. 4. Права доступа к документу

5. Управление мероприятиями и совещаниями

Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.

6. Отчет об исполнительской дисциплине

Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.

8. Управление проектами

Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

9. Электронная подпись в 1С 8 Документообороте

Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.

Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

10. Бесплатное мобильное приложение в 1С 8 Документообороте

В этой статье я описываю для себя в виде “шпаргалки” функциональность конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1.

На мой взгляд, это не сложная конфигурация. Здесь работается только со справочниками и регистрами сведений. Дерево метаданных конфигурации содержит около 105 справочников, около 150 регистров сведений, а всего 7 документов и один регистр накопления оборотов для учета рабочего времени пользователей. Любая конфигурация из линейки ERP решений ( УТ 11,, ЗУП 3.0, БП 3., КА 2.0 и т. д) на порядок сложнее.

Отметим, что в терминологии 1С документооборот форма справочника называется карточка, а некоторые справочники – документы

В этой статье я рассматриваю работу с функционалами подсистем НСИ и Учет времени , Документы и файлы, Настройка и администрирование , ( См рис 1).

Рис 1 Подсистемы конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1

1. Объекты подсистемы ( раздела) НСИ

Из всех объектов раздела Нормативно- справочной информации (НСИ) , показанных на рис 2 интерес представляют по своей функциональности следующие объекты:

2. Объекты раздела Документы и файлы

Объекты раздела этого раздела ( Рис 3), функциональность которых представляют для меня интерес таковы :

В комплект поставки уже входит 55 шаблонов типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов. Например, при открытии карточки внутреннего документа можно узнать о том, когда используется выбранный документ и как его составить. При создании процесса программа подскажет, как правильно сформулировать его название, как изложить текст, напомнит о необходимости указать срок. Инструкции помогают выработать единый стандарт работы с документами в организации.

3. Обработка Установка типовой методики документооборота

Из всех обработок подсистемы Настройка и администрирование интерес представляет обработка Установка типовой методики документооборота. Все остальные остальные являются стандартными из БСП ( Библиотека стандартных подсистем) .

Описание загружаемых данных в информационную базу при запуске обработки можно посмотреть в документации , например, структура предприятия, справочники попок, ролей и рабочих групп с настроенными правами доступа, 62 шаблонов документов, соответствующим требованиям ГОСТов и т. д

4 . Порядок работы с документами

Для того, чтобы создать новый документ ( входящий или исходящий или внутренний) нужно выбрать в разделе “Документы и файлы” ( см рис.3) соответствующую команду из группы Создать, выбрать нужный вид документа , заполнить форму ( карточку ), присоединить файлы на закладке Файлы или использовать кнопку Добавить файл), а затем сохранить и зарегистрировать документ ( сгенерировать регистрационный номер).

4.1 Виды документов

Вид документа – это реквизит, который по умолчанию является обязательным при регистрации любого входящего, исходящего или внутреннего документа. Виды используются:

для генерации регистрационных номеров,
ограничения доступа к документам,
настройки дополнительных реквизитов документов,
назначения шаблонов процессов (видам документов).

Деление видов документов на входящие, исходящие и внутренние весьма условно. Согласно типовой методике документооборота Внутренними документами являются акты, договоры, соглашения, заявления, приказы, жалобы и т д. Хотя. могут быть также входящие заявления и коммерческие приложения.

4.2. Настройка вида документа

Установка настроек вида документа выполняется на закладке Вид документа – Настройки карточки вида документа. В справочной информации можно прочитать описание общих настроек для всех видов документов на примере видов внутренних документов.

Рис 4 Закладка Настройка формы справочника ( карточка) вида документа

Особое внимание имеет параметр Является договором – настройка означает, что документы этого вида являются договорами и при установке этой настройки автоматически устанавливаются без возможности отключения другие настройки, как показано на рис. 4

4.3. Настройка нумерации документов

Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов. Нумератор привязывается к одному или нескольким видам документов и предусматривает гибкие настройки формата регистрационного номера. Формат номера и другие настройки нумераторов определяются правилами делопроизводства, принятыми на предприятии.

Для создания и настройки правил формирования нумераторов предусмотрен справочник Нумераторы . Справочник открывается по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация ((см рис 5)

Рис 5 Форма элемента справочника Нумераторы

На закладке Формат номера можно выбрать одно или несколько служебных полей для отображения. Формат регистрационного номера может включать в себя различные служебные поля, отмеченные квадратными скобками, и разделители (например, тире, косая черта). Если разделитель помещен в квадратные скобки, внутри которых указано служебное поле, то он будет добавлен к номеру только в том случае, если будет добавлено служебное поле.

После создания и установки формата нумератора необходимо привязать его к одному или нескольким видам документов. Это можно сделать как в карточке нумератора (на закладке Действует для ( рис 5 ), так и в карточке вида документа на закладке Нумерация ( рис 4) .

Для одного вида документа можно указать независимую нумерацию на закладке независимая нумерация по следующим по разрезам как показано на рис 6

Рис 6 Настройка независимой нумерации

Независимая нумерация по организации позволит документам вида, которому назначен этот нумератор, иметь регистрационный номер одного формата, но с индивидуальной нумерацией по каждой организации.

4.3.1 Независимая нумерация по связанному документу

Этот функционал имеет очень практическое применение. Независимая нумерация по связанному документу необходима, например, если в программе регистрируется договор, а затем несколько Дополнительные соглашения или акты к нему и нужно, чтобы доп соглашения или акты имели нарастающую нумерацию в пределах этого договора.

Для установки нумерации по связанному документу необходимо:

Открыть карточку нумератора на закладке Независимая нумерация .
Выбрать разрез По связанному документу .
В открывшемся окне выбора типа связи указать или создать необходимый тип связи. Например, если нумератор настраивается для вида документа Акта на оказание услуг , который должен иметь нумерацию договора, необходимо выбрать тип связи Относится к договору .

4.4. Настройка шаблонов документов

При создании документа в программе предусмотрена возможность автоматически заполнить его реквизитами и присоединить файлы по заранее настроенному шаблону.

При создании вида документа удобно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Эти настройки доступны в карточке вида документа на закладке Шаблон документа ( см рис 8)

Накладке Реквизиты документа можно создавать наименование документа по шаблону

Рис 8 Создание шаблона наименования документа

При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.

Настройка автозаполнения шаблона выполняется в карточке вида документа на закладке Шаблон документа – Файлы по ссылкам Не настроено или Открыть .

Рис 9 Настройка автоматического заполнения файла

При настройке автоматического заполнения шаблонов файлов формата Doc , Docx , Dot , Dotх в открывшейся карточке достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты , и программа автоматически создаст их в файле.

Рис 10 Выбор реквизитов для автоматического заполнения файла

Помимо основных и дополнительных реквизитов для замены можно указать любые другие данные. Для этого на закладке Скрипты указываются выражения на встроенном языке, на результаты которых будут заменены выбранные поля файла.

Рис 11 Настройка скриптов для автозаполнения файла

Обратите внимание на некоторые особенности настройки скриптов:

Выражение обязательно должно присваивать значение переменной РезультатОбработки. В противном случае результат его выполнения не будет вставлен в файл.
Для автозаполнения ФИО пользователей в шаблоне необходимо выбрать реквизит ПредставлениеВДокументах. Если заполнения реквизита ПредставлениеВДокументах не произошло, необходимо проверить, заполнено ли соответствующее поле в карточке пользователя.

Приведем еще несколько примеров выражений на встроенном языке для настройки скриптов.

Для заполнения должности контактного лица получателя:

Для заполнения почтового адреса контрагента-получателя:

Для склонения автозаполняемых ФИО можно обратиться к функции Просклонять.
Функция Просклонять расположена в модуле СклонениеПредставленийОбъектов и для работы использует подключение к внешней библиотеке namedecl.dll.

При этом результат скрипт будет выглядеть следующим образом:

Рис 12 Выражение для склонения ФИО пользователя

4. 5 Настройка учета сторон и учета внутренних документов по контрагентам

В программе есть возможность вести учет внутренних документов по контрагентам или вести учет сторон. Для этого в карточке вида внутреннего документа предусмотрены взаимоисключающие настройки Вести учет по контрагентам и Вести учет сторон .

Вести учет по контрагентам – если настройка включена, то в реквизитах карточки документа можно указать одного или нескольких контрагентов. Для этого в карточке документа этого вида появятся поля Контрагент (обязательное для заполнения), Контактное лицо контрагента , Подписал

Читайте также: