Как ответить на поручение

Обновлено: 28.06.2024

6.1. Обращения, в том числе взятые на контроль (особый контроль), считаются разрешенными только в том случае, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты в соответствии с действующим законодательством необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителям.

Ответ на обращение (запрос) направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в органы прокуратуры в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в органы прокуратуры в письменной форме.

(в ред. Приказа Генпрокуратуры России от 07.03.2018 N 125)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.2. Если по обращению (запросу) принесен протест (внесено представление), предъявлен иск или приняты иные меры прокурорского реагирования, заявителю сообщается об этом, а также он уведомляется о последующем информировании о результатах их рассмотрения. Ответ заявителю направляется разрешавшим обращение прокурором.

Заявитель извещается о результатах рассмотрения внесенных актов прокурорского реагирования в течение 7 дней с момента поступления сведений в прокуратуру.

(п. 6.2 в ред. Приказа Генпрокуратуры России от 28.07.2020 N 392)

(см. текст в предыдущей редакции)

Не подлежат возврату документы и материалы, направленные заявителем в органы прокуратуры в электронном виде.

6.4. Ответ на обращение (запрос) дается с учетом требований федерального законодательства и права заявителя на получение информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы.

(абзац введен Приказом Генпрокуратуры России от 11.04.2017 N 257)

Подробная аргументация в ответах на обращения, связанные с вопросами надзора за расследованием уголовных дел, приводится либо в форме, не раскрывающей тайну предварительного расследования, либо после окончания расследования.

6.5. При отказе в удовлетворении обращения ответ заявителю должен быть мотивирован. В нем дается оценка всем доводам обращения, а отказ в его удовлетворении должен быть обоснован. Кроме того, в ответе заявителю должны быть разъяснены порядок обжалования принятого решения, а также право обращения в суд, если таковое предусмотрено законом.

В Генеральной прокуратуре Российской Федерации, Главной военной прокуратуре решение об отказе в удовлетворении первичных обращений принимает и дает ответ заявителям начальник отдела, а повторных обращений - начальник управления, главного управления, заместитель Главного военного прокурора, заместитель Генерального прокурора Российской Федерации.

В прокуратурах субъектов Российской Федерации решение об отказе в удовлетворении первичных обращений граждан принимает начальник управления (отдела), старший помощник (помощник) прокурора, заместитель прокурора, при повторном обращении в связи с отказом в удовлетворении требований - прокурор, или лицо, его замещающее. Они же подписывают ответы заявителям.

(в ред. Приказа Генпрокуратуры России от 02.12.2020 N 668)

(см. текст в предыдущей редакции)

В прокуратурах городов, районов, других территориальных, приравненных к ним военных прокуратурах, иных специализированных прокуратурах решение об отказе в удовлетворении обращений принимает и дает ответы заявителям прокурор или лицо, его замещающее. После принятия решения руководителем данной прокуратуры повторные обращения подлежат направлению для рассмотрения в вышестоящую прокуратуру.

(в ред. Приказов Генпрокуратуры России от 11.04.2017 N 257, от 02.12.2020 N 668)

(см. текст в предыдущей редакции)

Ответы на обращения и жалобы на решения, принятые начальниками главных управлений, управлений Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Главной военной прокуратуры, направляются за подписью заместителя Генерального прокурора Российской Федерации, в Главной военной прокуратуре - за подписью заместителя Генерального прокурора Российской Федерации - Главного военного прокурора или по его поручению - заместителя Главного военного прокурора.

(в ред. Приказа Генпрокуратуры России от 02.12.2020 N 668)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.6. Ответ автору обращения с разъяснением требований действующего законодательства по письменному указанию начальника структурного подразделения, прокурора соответствующей прокуратуры может дать прокурорский работник, рассматривающий конкретное обращение.

6.7. Ответы на поручения и указания Президента Российской Федерации, обращения его помощников, высших должностных лиц Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также на обращения, разрешение которых взято на особый контроль, в которых обжалуются решения заместителей Генерального прокурора Российской Федерации либо содержатся данные о нарушениях законности, допущенных работниками Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителями прокуратур субъектов Российской Федерации, и на другие обращения особого контроля направляются за подписью Генерального прокурора Российской Федерации либо лица, его замещающего, если не установлено иное.

6.8. Материалы, необходимые для ответа на обращение, разрешение которого взято на особый контроль, представляются для доклада Генеральному прокурору Российской Федерации или его заместителям (с проектом ответа либо в виде доклада для выступления) не позднее 3 дней до истечения срока разрешения обращения.

(абзац введен Приказом Генпрокуратуры России от 21.09.2018 N 600)

Ответы по документам указанной категории при наличии в таких ответах предложений по совершенствованию законодательства для учета направляются в правовое управление после их подписания руководством Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

(в ред. Приказа Генпрокуратуры России от 11.08.2020 N 420)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.9. В случае направления обращения, разрешение которого взято на особый контроль Генеральным прокурором Российской Федерации (лицом его замещающим), для рассмотрения в прокуратуру субъекта Российской Федерации ответ заявителю подписывается руководителем прокуратуры со ссылкой на поручение Генерального прокурора Российской Федерации (лица, его замещающего).

6.10. При поступлении обращения (запроса) за подписью нескольких заявителей ответ о результатах проверки направляется каждому из них или одному из них (как правило, первому по расположению подписи) с предложением довести его содержание до сведения остальных авторов.

На обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований пункта 1.6 настоящей Инструкции на официальном сайте органа прокуратуры Российской Федерации.

(абзац введен Приказом Генпрокуратуры России от 07.03.2018 N 125)

Письменный ответ на такое обращение заявитель вправе получить, обратившись с просьбой о его предоставлении.

(абзац введен Приказом Генпрокуратуры России от 07.03.2018 N 125)

На письменное обращение, содержащее вопрос, ответ на который размещен в соответствии с абзацем вторым настоящего пункта на официальном сайте органа прокуратуры Российской Федерации, направившему его гражданину в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

(абзац введен Приказом Генпрокуратуры России от 07.03.2018 N 125)

6.11. В Генеральной прокуратуре Российской Федерации ответы членам Совета Федерации, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации на обращения, а также на письма, препровождающие обращения граждан, организаций и предприятий и содержащие просьбу проинформировать о результатах их рассмотрения, подписываются заместителем Генерального прокурора Российской Федерации, в Главной военной прокуратуре - заместителем Генерального прокурора Российской Федерации - Главным военным прокурором.

Ответ на обращение (запрос) члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации дается прокурором субъекта Российской Федерации, приравненным к нему военным и иным специализированным прокурором (лицом, его замещающим), а на обращение (запрос) депутата законодательного (представительного) органа субъекта Российской Федерации - прокурором субъекта Российской Федерации, приравненным к нему военным и иным специализированным прокурором (лицом, его замещающим) или его заместителем.

(в ред. Приказа Генпрокуратуры России от 11.04.2017 N 257)

(см. текст в предыдущей редакции)

6.12. Ответы на обращения (запросы) членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, прекративших свои полномочия, направляются в установленные настоящей Инструкцией сроки в соответствующую палату Федерального Собрания Российской Федерации со ссылкой на реквизиты обращения и с указанием, что ответ дается на обращение депутата предыдущего созыва. Ответ направляется за подписью начальника главного управления, управления Генеральной прокуратуры Российской Федерации, в Главной военной прокуратуре - заместителя Главного военного прокурора, а в случае разрешения такого обращения в прокуратуре субъекта Российской Федерации - за подписью прокурора субъекта Российской Федерации либо лица, его замещающего.

6.13. Статистические карточки на обращения граждан, контрольные карточки на обращения, в том числе взятые на контроль (особый контроль), заполняются исполнителями, которые несут персональную ответственность за достоверность и полноту отраженных в них сведений.

Работники подразделений, являющихся соисполнителями, также заполняют статистические карточки с обязательной отметкой "соисполнитель" в разделе V статистической карточки "Отношение к основному документу". Такие карточки должны учитываться в отдельном отчете.

Некоторые люди не умеют отказывать своему начальству, даже если приходится действовать в ущерб своим интересам, принципам, планам или состоянию здоровья. Причиной этому далеко не во всех случаях оказывается бесхарактерность — большинство работников просто боятся потерять хорошее место и стабильный источник доходов, потому что находятся не в лучшем материальном положении.

Чтобы не жертвовать собой и своим свободным временем, совсем необязательно портить отношения с боссом. Мы собрали несколько тактичных фраз, при помощи которых ты легко сможешь отказываться от просьб и предложений начальства.

Бывает, что у твоего начальника размытое представление о должностных обязанностях своих подчиненных, и ему кажется, что каждый из сотрудников с одинаковым успехом справится с его поручением. Если его внимание привлек именно ты, и он решил подкинуть тебе очередную задачу, для выполнение которой у тебя просто нет времени или необходимой компетенции, не молчи об этом.

Вряд ли тебе хочется ехать на очередное обучение, жертвуя заключением крупных сделок с клиентами, или участвовать в различных мероприятиях (вроде корпоративов и дней рождения коллег), вместо того чтобы встречаться с друзьями или проводить заслуженный отдых в компании любимого человека. Если ты понимаешь, что с твоим начальником бесполезно вести споры о том, что обязательно или необязательно выполнять в рабочее и нерабочее время, лучше задай ему этот безобидный вопрос.

Если твое участие необходимо — ты ничего не потеряешь, а только лишний раз убедишься в том, что у тебя не было другого выбора. Если же на мероприятии могут обойтись без тебя — ты выиграешь себе свободное время на что-то более интересное и нужное.

Порой ты можешь попасть в неприятную ситуацию, просто не до конца обдумав свои слова. Чтобы избежать этого и не попасть в список нелюбимых сотрудников (если такой существует), попроси у своего босса немного времени на раздумья. Это позволит тебе принять взвешенное решение, проанализировав все плюсы и минусы, и дать ответ, подкрепив его железными аргументами.

Такую фразу можно и нужно использовать, когда тебя просят об услуге или предлагают что-то, в чём ты сомневаешься. Твой босс спокойно примет твое решение (даже отрицательное), если ты будешь отвечать не на эмоциях. К тому же такой подход лишний раз даст понять начальству, что ты хороший сотрудник, поскольку подходишь ко всему основательно, анализируешь информацию и не торопишься с принятием решений.

Чувствовать, что ты еще не готов к повышению, совершенно нормально. Но у руководства на этот счет могут быть совсем другие мысли. Если тебя практически утвердили на новую должность, а ты понимаешь, что пока не хочешь или не можешь использовать эту возможность по каким-либо личным или профессиональным причинам, отказываться нужно максимально корректно.

Чтобы твоя репутация идеального сотрудника не пострадала, поблагодари босса за эту возможность, но попроси его пересмотреть решение. Скажи, что в данный момент ты морально не готов к повышению и думаешь, что тебе нужно еще немного времени. Если же ты сомневаешься в себе и своих способностях из-за тяжелой ситуации в семье или проблем со здоровьем, объясни ему в двух словах о том, что тебя сдерживает.

Во-первых, честность подкупает людей, и твой начальник скорее посочувствует твоим проблемам, нежели начнет возмущаться твоей безответственностью. Во-вторых, так ты останешься на хорошем счету у руководства, и, когда вопрос о повышении встанет вновь, на тебя обязательно обратят внимание.

Не все боссы объективно оценивают скорость выполнения заданий, поэтому раздают поручения, не спросив у сотрудника, успеет ли он их сделать. Если у тебя как раз такой случай (ты ничего не успеваешь из-за загруженности, а на тебя хотят повесить еще одно дело) — воспользуйся этой фразой. Велика вероятность, что твоему боссу не захочется отвлекать тебя от решения первостепенных задач, и он просто попросит заняться его поручением кого-то, кто будет свободнее, чем ты.

Еще один отличный способ тактично отказаться от выполнения задачи — попросить босса освободить тебе время. Ты можешь перечислить все те проекты, которыми занимаешься в данный момент, и предложить шефу выбрать, какими из них ты можешь пожертвовать, чтобы исполнить его поручение.

В большинстве случаев начальство не захочет освобождать тебя, ведь задачи, снятые с тебя, всё равно придется передавать кому-то другому. Скорее твой начальник отпустит тебя с миром работать, повесив поручение на кого-то другого.

Если отказаться от задания, просто сообщив о нехватке знаний и опыта, у тебя не получилось, можешь воспользоваться этой хитростью. Стань на время настоящим занудой — начни задавать своему боссу кучу уточняющих вопросов, узнай обо всех деталях, обсуди возможные варианты развития событий и придирайся буквально ко всему, к чему можно и нельзя.

Чем больше информации тебе удастся вытащить из своего босса, тем больше вероятность, что ты отобьешь у него желание обращаться к тебе по пустякам. Вскоре начальнику надоест этот допрос, и он направит поручение тому сотруднику, который сможет выполнить его без лишних вопросов.

Большая нагрузка ведет к низкой производительности — это правило известно каждому. Только ты сам можешь знать, какую максимальную нагрузку можешь взвалить на себя без ухудшения результатов. Поэтому, когда твой начальник предлагает тебе взяться за очередной сложный проект и выполнить его в кратчайшие сроки любой ценой, постарайся спокойно объяснить ему, что в таком случае стоит беспокоиться о качестве твоей работы.

Отказываясь от дополнительной нагрузки и обосновывая это желанием выполнять работу качественно, ты не рискуешь испортить свою профессиональную репутацию.

Во многих компаниях есть проблема с организацией работы персонала. Поручения руководителей не выполняются в срок или выполняются не полностью. Из-за задержек с исполнением поручений организация теряет прибыль. Как контролировать поручения, должен знать руководитель любого уровня: от генерального директора компании до менеджеров.

Правила формулировки поручений

Поручения следует грамотно составлять. Эффективность исполнения определяется точностью донесения информации. Четкие формулировки помогают организации в управлении персоналом.

Формулируйте поручения по методу SMART. Информация должна соответствовать 5 критериям:

Конкретность. Указание содержит ясное, точное описание результатов. Назначен работник, ответственный за реализацию. Двусмысленное толкование исполнителем недопустимо.
Измеримость. Формулировка содержит критерии оценки результата. Контроль поручений проводится по установленным критериям.
Достижимость. Срок выполнения указаний соответствует их сложности. Нельзя поставить заранее невыполнимое указание: это снижает мотивацию у персонала. Нельзя оставлять указания без ограничений дедлайна.
Адекватность. Поручение руководителя соответствует компетенции работника. Запрещено ставить задачи, не относящиеся к рабочему процессу: это нарушение корпоративной этики.
Ограниченность. Установлен срок реализации. Дедлайн соответствует важности. Заданный дедлайн не переносится. Нельзя называть дела срочными, проверяя результат 1−2 недели: снижается мотивация быстрого исполнения.

Кто должен управлять исполнением, на каких этапах?

Контроль поручений является многоуровневым процессом. Цепочка передачи поручений бывает длинной или короткой. Примеры видов цепочек по передаче ответственности:

Генеральный директор организации — руководитель отдела — помощник руководителя — менеджер — стажер.
Заказчик дизайна — менеджер креативного агентства — дизайнер.

Цепочку нет смысла рассматривать единым целым. Директор и помощник руководителя в крупных компаниях не взаимодействуют с линейным персоналом: это в компетенции менеджеров. Работа корпораций основана на пирамидальной структуре и праве делегирования.

Цепочку передачи стоит рассмотреть по звеньям: высшее руководство — руководитель среднего звена — подчиненные. Организация контроля происходит по единым принципам на всех уровнях пирамиды:

Руководитель подразделения получает задачи высшего руководства. Формулировка задач происходит устно, по телефону, рабочей почте. Определяется срок исполнения поручения. Если поручение непонятно, он обязан выяснить детали, прежде чем передавать указание.
Руководитель подразделения заносит новое поручение в систему контроля. Фиксирует срок выполнения. Планирует занятость подчиненных, доносит правила реализации задачи, срок исполнения. Разграничивает зоны ответственности подчиненных.
Руководитель проводит проверку сроков исполнения поручения, качества сданной работы. Взаимодействует с персоналом, отвечает на вопросы, проводит решение проблем.
При несоблюдении дедлайнов руководитель подразделения применяет регулирующие меры. Мотивирует сотрудников работать сверхурочно или информирует о лишении премии за просрочку.
Руководитель составляет отчеты, доносит сведения вышестоящему начальнику. Проверка включает регулярную отчетность или отчетность по реперным точкам (часто применяются оба правила отчетности).

Этапы сдачи крупных заданий называются реперными точками. Любые реперные точки должны формулироваться по методике SMART. Проверка реперных точек позволяет не затягивать работу над долгосрочными инициативами.

Регулярные отчеты проводятся в установленное время. Например, руководитель компании может проводить еженедельные совещания по понедельникам. На совещаниях проводится обсуждение и распределение нагрузки, сбор отчетности за прошедшую неделю.

Распространенной практикой департаментов продаж является почасовая отчетность. Например, работники заполняют отчеты о выполнении дневного плана продаж в 12:00, 15:00, в конце смены. Начальник проверяет записи подчиненных, реагирует на снижение продаж, выясняет причины.

Работа удаленных сотрудников: добиваемся порядка и дисциплины

Удаленный персонал должен чувствовать присутствие начальства. Надомная работа располагает к прокрастинации, отвлечению, откладыванию дел. Контроль поручений удаленным работникам проводится дистанционно. Неправильная организация вызывает потери времени. Уменьшается мотивация персонала к продуктивному труду.

Эффективным решением для надзора за удаленной работой является установка приложений. Специальные приложения мониторят занятость персонала, передают отчетность начальству.

ТОП-5 программных решений для дисциплины контролируемых исполнителей:

Непрерывная запись экрана. Перехват нажатий клавиш. Отслеживание переписки в мессенджерах. Запись поисковых запросов, посещенных страниц. Запись микрофона, камеры. Мониторинг портов, защита от утечки корпоративной тайны. Проверка запущенных приложений.

Просмотр движений на мониторе в онлайн режиме. Запись начала и окончания смены. Отслеживание активности и простаивания ПК. Статистика эффективности работника. Запись посещенных сайтов, активных приложений. Отслеживание посещений развлекательных порталов. Ведение рабочего календаря.

Запись начала и окончания смены. Проверка присутствия работника за ПК. Отправка уведомлений о нарушении регламента. Регулярные скриншоты экрана. Ведение табеля для расчета заработной платы. Сравнение продуктивности коллег. Проверка использования рабочего принтера.

Отслеживание продуктивного труда, непродуктивных занятий. Снимки экрана. Составление докладов о продуктивности. Проверка геолокации на мобильном устройстве. Мониторинг посещенных страниц, активных приложений. Настройка платежных ведомостей. Интеграция с CRM.

Трекер отработанных часов. Мониторинг запущенных приложений, открытых страниц. Проверка отвлечений, посторонних занятий. Проверка отчетности по приказам. Проведение онлайн совещаний.

Начинайте смену сбором удаленных исполнителей на видеоконференцию. Проводите совещание, чтобы обсудить итоги труда, поставить задачи на смену. Для координации действий удаленных и офисных исполнителей создавайте корпоративные чаты, документы с общим доступом

Инструменты контроля поручений: автоматизация процедуры

Бумажный контроль исполнения поручений неэффективен. Оформление документов, организация документооборота вызывает потерю времени. Бумаги захламляют стол исполнителя, теряются и портятся. Систему стоит организовывать в электронной форме. Компьютерная система наглядно показывает список указаний с дедлайнами.

Google документы

Для управления персоналом удобно использовать таблицы Google Docs c общим доступом. Вести онлайн-таблицу удобнее, чем заполнять файлы Excel. Число столбцов определяется спецификой деятельности компании.

Минимальный стандарт оформления столбцов:

Порядковый номер.
Текст: описание сути указания.
ФИО отвечающего сотрудника.
ФИО соисполнителей
Установленный дедлайн.
Дата промежуточной отчетности.

Сроки исполнения в документе фиксируются отдельным столбцом. Выполнив сортировку по сроку исполнения, дате отчетности, можно определить приоритеты. Преимущества Google документов — возможность доступа с любого устройства, бесплатная регистрация.

CRM

CRM — это программа для управления персоналом, отслеживания взаимодействий с клиентами.

Популярные CRM для контроля поручений:

Битрикс 24
Мегаплан
Простой Бизнес
Brizo.
ClientBase

Для каждого указания начальник создает и заполняет карточку CRM. К карточке прикрепляется ответственный исполнитель, соисполнители. Подчиненные видят описание поставленного задания в учетной записи.

Сроки исполнения в документе указывает его создатель. Ответственные видят срок исполнения задачи в календаре. Некоторые CRM показывают отсчет установленного дедлайна. В документе фиксируются этапы реализации, проводится переписка сотрудников.

Trello

Система проверки исполнения Trello основана на методике Kanban. Вопросы к исполнению в Trello оформляются списками и карточками. Для каждого проекта создается отдельная доска карточек. В карточках начальник указывает промежуточные этапы, сроки исполнения поручений. Доступ к доске планирования открывается для группы специалистов. В документах можно комментировать содержимое, переписываться с коллегами.

Gantt Pro

Система проверки исполнения Gantt Pro помогает организовать взаимодействие. Интерактивная утилита позволяет мониторить реализацию поручений любой сложности. Для планирования используется вид диаграммы Ганта.

Предусмотрена разбивка целей на подзадачи, составление схемы зависимостей. Можно ставить дедлайны методом календарного планирования. Достоинством является наглядная визуализация целей и результатов.

Организация контроля поручений позволяет работать эффективно, развивать и расширять бизнес. Создание системы контроля начните правильной постановкой задач по методу SMART. Задачам присваивайте ФИО отвечающего работника, срок исполнения. Используйте системы для проверки исполнения, чтобы автоматизировать управление персоналом

Во многих российских компаниях часто можно встретить систему управления, построенную на выдаче, регистрации и последующем контроле поручений — контроль исполнения поручений . Такой подход к управлению давно используется в России и многим знаком. И если Вы работали в российских министерствах, ведомствах или управляющих компаниях крупных федеральных холдингов, то скорее всего встречали данную систему на практике.

Управление по поручениям предельно просто и легко в использовании, его можно сравнить с автоматом Калашникова, и именно за данную простоту систему управления по поручениям любят и применяют в России множество управленцев.

Вертикальное управление, построенное по функциональному принципу, при этом основной проблемой функциональной структуры является отсутствие ориентации на клиента и сложность проведения внутренних изменений в компании.

Признаком системы управления, построенной по функциональному признаку, является использование системы управления по поручениям, которая делает ответственным одного человека, остальные сотрудники подразделений, хоть и участвуют в исполнении поручения, не заинтересованы и спускают задачу на тормозах. При этом ответственный за задачу не имеет власти над соисполнителями поручения, что приводит к тому, что ответственный либо договаривается на неформальных связях, либо старается исполнить его формально с привлечением минимального числа согласующих.

Если для выполнения поставленного поручения, необходимо участие представителей нескольких подразделений, то поручение назначается им всем, при этом один из руководителей назначается ответственным за исполнение данного поручения, и именно он должен представить результаты совместной работы.

Намного сложнее исполнять поручение, если в качестве соисполнителей поставлены сотрудники других подразделений, тогда придется исполнять поручение вместе с ними, после чего согласовывать полученные результаты со всеми заинтересованными лицами. Такое масштабное согласование с учетом различных интересов подразделений может занять достаточно длительный промежуток времени и потребовать проведения множества совещаний. И после того, как все соисполнители придут к единому мнению, результат будет продемонстрирован руководителю компании, который и выдал поручение. Если руководителю не понравится результат исполнения поручения, то цикл повторится, правда уже с большей скоростью, ведь исполнители уже назначены.

В тоже время, из-за своей простоты, управление по поручениям имеет недостатки, которые необходимо нивелировать при использовании данной системы на практике.

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

В данных случаях необходимо максимально детализировать исполнителю само поручение, чтобы исполнитель смог четко понять, что ему необходимо сделать. Для этого можно использовать разные техники и вопросы, например, Кто? Когда? В каком формате? Что должен сделать? С кем согласовать? Кому представить? Но самое главное, что, внедряя процессный подход, необходимо стараться избегать возникновения таких ситуаций делегируя полномочия и ответственность на нижние уровни управления, что бы дать возможность эксперту самостоятельно принимать решение о необходимых действиях

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

В данном случае процессный подход, за счет формализации процедур взаимодействия исполнителей на горизонтальном уровне позволяет исключить всех лишних участников, которые не привносят в процесс ценности, что позволяет выполнить процесс в разы быстрее, и не отвлекать руководителей для маршрутизации однотипных регулярных задач.

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

Использование системы управления поручениями в качестве основной приводит к тому, что сотрудники организации перестают работать самостоятельно, и начинают работать только при поступлении поручения, в данном случае, вся власть концентрируется на верхних уровнях управления, и все решения принимаются только там. Теперь сотрудники работают только, когда поручение есть, а когда его нет они занимают выжидательную позицию, сосредотачиваясь на любимом хобби или просто ничего не делают. Необходимо использовать систему управления поручениями только для контроля исполнения ключевых задач, а для регулярной деятельности использовать процессный подход, передавая инициативу с уровня менеджмента на уровень исполнителей, тем самым избавляясь от концентрации принятия всех управленческих решений на верхнем уровне. Основной поток задач в компании необходимо пускать по регулярному бизнес-процессу, контролируя участников процесса по операционной отчетности или через финансовые показатели.

Контроль исполнения поручений — пример из практики:

В одной из компаний при выполнении поручений, подразделения не сотрудничали друг с другом, в результате исполнялись только те поручения, в которых участвовало одно подразделение, как только в исполнении поручения участвовали несколько подразделений, то срывались сроки исполнения поручений, либо наказывался ответственный и поручение перекладывалось на другого. При этом горизонтальные связи нарушались из-за постоянной ротации руководителей.

Контроль исполнения поручений — в качестве вывода:

Простота системы управления по поручениям и менталитет российского менеджмента позволили данной системе распространиться среди российских организаций, однако, на практике, присущие данной системе недостатки часто превышают достоинства. Именно поэтому организациям необходимо внедрять процессный подход в свою деятельность, чтобы снизить недостатки функциональной системы управления.
Управление бизнес-процессами позволяет стандартизовать отработку всех регулярных задач, тогда как система управления по поручениям остается для решения наиболее критичных задач, приходящих с верхних этажей власти. При этом руководители должны делегировать свои полномочия ответственность на нижний уровень управления, чтобы обеспечить скорость исполнения бизнес-процессов и снизить их стоимость.

Читайте также: