Как отправить соглашение в пфр об электронном документообороте через 1с

Обновлено: 25.06.2024

Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Подробнее об этих тонкостях в материале.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

наименование организации;
ИНН, КПП;
регистрационный номер в ПФР;
данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
юридический и фактический адрес;
среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Единая система защищенного электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (далее СЭД) предназначена для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота между страхователями и органом ПФР.

Суть системы заключается в том, что сведения о застрахованных лицах, расчеты страховых взносов и другие данные, предаваемые страхователем в ПФР, направляются в территориальный орган ПФР в электронном виде по каналам связи, таким же способом из ПФР приходит квитанция о доставке документа и протокол контроля. В случае наличия в протоколе контроля информации об ошибках, процедура повторяется после устранения ошибок.

Для обеспечения конфиденциальности передаваемой информации, документы шифруются с помощью специализированного криптографического программного обеспечения.

Для обеспечения достоверности передаваемой информации, каждый документ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителем организации.

Среди многих несомненных преимуществ использования страхователями СЭД по сравнению с традиционным порядком сдачи отчетности, можно выделить одно: бухгалтеру не нужно лично являться в территориальный орган ПФР, отчетность может быть направлена с рабочего места бухгалтера в любой день, в любое время суток.

СЭД организована в соответствии с распоряжением Правления Пенсионного Фонда РФ от 11.10.2007 № 190 "О внедрении защищенного электронного документооборота в системе индивидуального (персонифицированного) учета для целей обязательного пенсионного страхования" (далее - Распоряжение) в территориальных органах ПФР.

Распоряжением также утверждены документы, регламентирующие порядок работы СЭД:

Технология обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
Регламент обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ с внешними организациями;
Протокол обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи.

Кроме собственно страхователя и территориального органа ПФР участниками Системы защищенного электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи являются: Удостоверяющий центр - организационно-технический комплекс, осуществляющий выполнение целевых функций Удостоверяющего центра в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", оказывающий услуги по поставке и сопровождению криптографического ПО и поддержке транспортного сервера и имеющие доверительные отношения с УЦ ПФР или оператор связи; Удостоверяющий центр ПФР.

Назначение и правовое регулирование электронного документооборота с ПФР

Распоряжением также утверждены документы, регламентирующие порядок работы СЭД:

Технология обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
Регламент обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ с внешними организациями;
Протокол обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФ РФ;
Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи.

Необходимые условия для использования электронного документооборота с ПФР

Для того, чтобы предприятие получило возможность использовать систему электронного документооборота, необходимо наличие технической оснащенности рабочего места, с которого будет осуществляться обмен информацией с органом ПФР, в частности:

доступа в интернет;
программного обеспечения подготовки и отправки отчетности;
антивирусного программного обеспечения (необязательное условие);
криптографического программного обеспечения, совместимого с используемым ПФР.

Для использования ЭЦП необходимо также наличие сертификата ключа ЭЦП руководителя организации. Сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ, которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом ПФР совместно с конкретным страхователем и оформляется "Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота".

Порядок электронного документооборота

При представлении индивидуальных сведений страхователь соблюдает следующий порядок:

Использование "1С:Зарплаты и управления персоналом 8"

Программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ЗУП) начиная с версии 2.5.26 снабжена механизмом обмена документами в электронном виде между страхователями и органами ПФР.

сертификат ключа ЭЦП руководителя организации;
сертификат удостоверяющего центра и список отозванных сертификатов, регулярно обновляемый по данным удостоверяющим центром;
сертификат открытого ключа подписи отделения ПФР.

Сертификат открытого ключа подписи отделения ПФР и список отозванных сертификатов пользователь "1С:Предприятия" должен получить в удостоверяющем центре при регистрации его как участника электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи.

Настройка конфигурации

Для корректной работы электронного обмена, в программе ЗУП должны быть обязательно заданы определенные настройки. В частности, должна быть введена информация об отделении ПФР, с которым предполагается осуществлять обмен данными. Для ввода и хранения такой информации предназанчен специализированный справочник Органы ПФР.

Далее следует выполнить настройку учетной записи страхователя. Данные учетных записей регистрируются в справочнике Учетные записи документооборота. Для учетной записи страхователя указывается:

В форме учетной записи реализована кнопка проверки заданных настроек. По этой кнопке программа попытается подключиться к активному почтовому серверу с заданными параметрами, а также проверит корректность заполнения критичных для документооборота реквизитов, достоверность сертификатов ответственных лиц организации, почтового сервера и органа ПФР.

Теперь каждую организацию предприятия, от имени которой подаются сведения в ПФР, необходимо привязать к одной из настроенных учетных записей. Для этого в форме элемента справочника Организации на закладке Документооборот необходимо отметить верхнюю позицию переключателя Использовать встроенный механизм информационного взаимодействия по каналам связи и указать соответствующую учетную запись.

Отправка данных в ПФР

В органы ПФР страхователям передается два типа отчетности: отчеты по расчету страховых взносов РСВ-1, РСВ-2, РВ-3 и отчетность по персонифицированному учету. В программе ЗУП процедура подготовки отчетности не изменилась и, как прежде, работа с отчетами по расчету страховых взносов производится из формы Регламентированная и финансовая отчетность, а данные персонифицированного учета собираются с помощью специализированных документов программы*.

Примечание:
* Подробнее читайте на ИТС, раздел "Налоги и взносы".

При работе с отчетами или документами ПФР по организации, для которой указана учетная запись электронного документооборота, пользователь сразу увидит дополнительные, новые, поля на формах и команды на верхней командной панели - инструменты нового механизма электронного документооборота (см. рис. 1).

Принцип отправки данных в орган ПФР одинаков для отчетов и документов программы. Единственный нюанс: после того, как формирование отчета (РСВ-1, РСВ-2, РВ-3) завершено, в форме отчета пользователем устанавливается статус Подготовлен. Для документа такой признак выставлять не нужно - программа считает документ готовым к отправке, если он проведен.

Контроль за исполнением регламента документооборота при представлении расчетов по страховым взносам

Следить за прохождением электронным документом всех требуемых по регламенту этапов документооборота можно непосредственно в форме Регламентированная и финансовая отчетность. При нажатии на верхней командной панели кнопки Отображать циклы обмена, в нижней части журнала отчетов будет показан фрагмент журнала обмена, в котором графически будет отображаться цикл обмена электронными документами с отделением ПФР, относящийся к отчету, выбранному в верхней части формы.

В форме цикла обмена можно:

Контроль за исполнением регламента при представлении персонифицированной отчетности

Контроль за исполнением регламента электронного документооборота при представлении в ПФР отчетности по персонифицированному учету выполняется в специализированном журнале обмена. Открыть журнал обмена, соответствующей конкретному отчету с данными персонифицированного учета можно, нажав в верхней командной панели формы соответствующего документа персонифицированного учета кнопку Отправка и выбрав пункт Показать отправки.

После этого будет открыта форма журнала обмена, в которой установлен отбор по отправкам выбранного отчета, рис. 2.

Также форма журнала обмена с ПФР может быть вызвана из формы Регламентированная и финансовая отчетность по кнопке Перейти/Журнал обмена. В открывшейся форме нужно выбрать закладку ПФР и, при необходимости, настроить отбор.

Визуальное представление прохождения документом этапов цикла обмена такое же, как и для расчетов по страховым взносам.

Обмен неформализованными документами c ПФР

Наряду с представлением отчетности в органы ПФР по телекоммуникационным каналам, в программах системы "1С:Предприятие 8" реализована возможность обмена с отделениями ПФР неформализованными документами - документами, для которых ПФР не утвержден формат электронного представления.

В качестве таких документов могут выступать текстовые документы, файлы в формате Microsoft Word (*.doc, *.rtf) и Microsoft Excel.

В отличие от представления отчетности, обмен неформализованными документами может быть двухсторонним: неформализованные документы могут отправляться как по инициативе отделения ПФР, так и по инициативе страхователя.

Ретроконверсия

Вложения в письмо по ретроконверсии представляют собой сведения по персонифицированному учету, ранее представленные страхователем в бумажном либо в электронном виде.

Переданные из ПФР сведения необходимо проверить - фактически, их придется сверить с электронными или бумажными архивами, в которых хранятся копии представленных в ПФР сведений.

Форма содержит список всех полученных из ПФР вложений с возможностью для каждого вложения указать, подтверждает страхователь его данные или отклоняет.

Полезная информация

Более подробно с порядком подключения к системе электронного документооборота с ПФР можно ознакомиться на сайте Пенсионного фонда РФ

Порядок использования нового механизма обмена документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи между страхователями и территориальными органами ПФР приведен в Руководстве пользователя, размещенном на странице поддержки пользователей "1С:Предприятия 8"

Для регистрации на сайте поддержки пользователей необходимо предварительно зарегистрировать программный продукт в фирме "1С".

Сдавать отчетность проще и быстрее в электронной форме. Разберемся, как правильно подключить бюджетную организацию к электронному документообороту с Пенсионным фондом.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Полезно знать

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Заявление на электронный документооборот с ПФР

Как заполнять

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2020 года

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а также нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

В последние несколько лет в России большинство отчетности сдается в электронном виде. Большинство людей видят в этом только положительные моменты в этом, но некоторые против использовании электронного документооборота. В данной статье мы постарались подробно описать, кому нужен электронный документооборот, а кому нет и как его подключить. А также в чем плюсы и минусы сдачи отчетности через интернет.

Что такое электронный документооборот с ПФР

Электронный документооборот с Пенсионным фондом – это механизм сдачи отчетности и предоставления пояснений через интернет. Установив специальную программу и купив электронную подпись, компания может направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов.

Такая программа облегчает труд специалиста отдела кадров, ведь ему не нужно постоянно заполнять одни и те же данные (название предприятия, ИНН/КПП, ФИО работников, коды фирмы и другие). Кроме этого, в программе электронной отчетности всегда располагаются актуальные формы документов.

Для чего это нужно

Еще не так давно – до 2015 года – в Пенсионный фонд нужно было сдавать лишь один вид отчетности для большинства предприятий. Но за последние 2-3 года видов отчетности стало намного больше, причем прибавились не только ежегодные отчеты, но и ежемесячные.

А с 2020 года все организации и индивидуальные предприниматели с наемными работниками должны сдавать в ПФР отчетность при любых кадровых мероприятиях (прием на работу, переводы внутри фирмы, увольнения). А также отчет по пенсионерам и предпенсионерам.

В связи с многочисленными отчетами, многие компании, даже те, которые могут сдавать отчетность на бумаге, с 2020 года перешли на электронный документооборот с ПФР. Такой способ передачи отчетов намного проще и быстрее. Еще удобно то, что отчет поступает в ПФР в течение нескольких часов и уже можно точно сказать, правильно ли была сдана отчетность или нет.

Стоит отметить, что с 2024 года планируется обязать все организации сдавать отчетность во все фонды только в электронном виде. В настоящее время малый бизнес и микропредпрития все еще могут сдавать некоторые виды отчетности на бумаге.

Как подключить электронный документооборот

Для подключения системы электронной отчетности необходимо обратиться в одну из организаций, предоставляющих подобные услуги. После этого, выбирается необходимый тариф в зависимости от применяемого режима налогообложения, количества ведомств, куда будет сдавать отчетность и количества предприятий (одна фирма или консолидированная группа).

В среднем стоимость минимального комплекта системы электронной отчетности равна примерно 5-6 тысячам рублей в год.

Для использования системы электронной отчетности на имя генерального директора оформляется электронная подпись, которой он заверяет все сданные отчеты. Причем не важно, кто в фирме является ответственным лицом за составление отчетности: бухгалтер или главный специалист отдела кадров. Отчетность в обязательном порядке подписывается генеральным директором.

Единственное исключение: если в компании есть другое ответственное лицо. Например, директор компании уехал в отпуск. Правом подписи был наделен исполнительный директор. В этом случае ему оформляется дополнительная личная электронная подпись.

Для подключения системы электронной отчетности понадобятся следующие документы:

выписка ЕГРЮЛ;
решение об учреждении юридического лица;
решение о назначении лица на должность генерального директора;
приказ о вступлении в должность генерального директора;
паспорт генерального директора
другие (по требованию).

Дополнительно, если в компании есть лицо, которое исполняет обязанности генерального директора в периоды его отсутствия, то на него можно также оформить ЭЦП. Для этого необходимо предоставить ксерокопию его паспорта и документы, наделяющие другое ответственное лицо правом подписи.

Также, для электронного документооборота рекомендуется заключить соглашение с территориальным органом ПФР. Образец документа вы можете скачать с нашего сайта:

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

В любой программе есть свои плюсы и минусы, и электронный документооборот – не исключение.

К плюсам можно отнести:

быстроту отправки отчетов;
возможность исправления;
удобства предоставления отчета;
отсутствие бумажных архивов.

Направляя отчет в ПФР, уже через несколько минут он будет принят системой регистрации – то есть, организациям не приходится заранее отправлять отчеты. Кроме этого, отчет будет проверен в течение 2-3 часов и от Пенсионного фонда придет ответ: положительный или отрицательный протокол. Следовательно, используя электронный документооборот, компания выигрывает в скорости обработки и принятия документов.

Второй положительный момент – это возможность быстрого исправления допущенных ошибок. Если организация обнаружит недостоверную информацию в отчете, то, несмотря на его принятие Пенсионным фондом, можно сразу же вести корректировку. Причем отредактировать отчет можно неограниченное число раз.

Получив от ПФР отрицательный протокол о принятии отчета можно предоставить уточненный расчет в течение получаса. То есть, не надо будет ждать несколько дней для получения ответа от Пенсионного фонда и факта подтверждения по уточненному отчету.

Никто не станет отрицать, что сдавать отчеты проще через интернет. Например, если у организации подключена онлайн-версия электронной отчетности, то специалист может зайти в программу с любого компьютера, заполнив логин и пароль: как с рабочего места, так и из дома (если сотрудник находится на больничном или работает на удаленке).

Также не стоит забывать и о том, что большинство компаний просит задерживаться на работе своих бухгалтеров в период отчетности, особенно годовой. При наличии возможности составлять отчеты из любого места, бухгалтер может работать из дома, а не задерживаться на рабочем месте.

Ну и конечно же, при сдаче отчетности через интернет, не надо будет стоять в очередях в отделении Пенсионного фонда или на Почте России, что тоже экономит время.

С этой точки зрения электронный документооборот с ПФР намного выгоднее, чем бумажный. Все отчеты можно хранить на жестком диске или на сервере, что занимает меньше места.

Есть еще один очевидный положительный момент, который не все замечают. Подключить электронную отчетность намного дешевле, чем сдавать отчеты другим способом. К примеру, в год компания представляет в ПФР как минимум 12 отчетов. К этому количеству можно прибавить еще около 5 отчетов, так как на предприятии периодически производятся кадровые перестановки. То есть 17 отчетов. Цена отправки одного заказного письма с уведомлением примерно 130 рублей, а если направлять отчет ценным письмом с описью вложения и уведомлением (как положено), то это будет стоить не менее 250 рублей.

Следовательно, только на сдачу отчетности в ПФР организация заплатит от 2 000 до 4 000 рублей. И это если не брать в расчет отчетность в другие ведомства. А стоимость программы электронной отчетности – от 5 000 рублей в год.

Да, можно отвозить отчеты в ПФР самостоятельно, но на это уйдет много времени, да и стоимость проезда тоже надо оплачивать.

Какие есть минусы?

К отрицательным моментам можно отнести:

зависимость от доступа в интернет;
обязательность технического оборудования и программного обеспечения;
электронный формат.

В большинстве случаев все компании скажут, что вышеперечисленные негативные моменты минимальны. Но все же они присутствуют.

Также нельзя не отметить и тот факт, что установить программу электронной отчетности на устаревшем программном обеспечении практически невозможно. Точнее саму программу установить можно (или войти в личный кабинет), но вот плагины могут не пропустить электронную подпись. То есть программное обеспечение будет периодически обновляться в соответствии с новым ГОСТами, и со временем придется покупать новый компьютер или новое дорогое программное обеспечение.

Ну и конечно же – документы существуют только в электронном виде. Сотрудник компании на свое усмотрение может распечатывать все отчеты и протоколы принятия, но это не обязательно. В настоящее время большинство документов перешли в формат электронных, но страх перед тем, что документы могут потеряться, например, из-за сбоя, никто не отменяет.

Так как российское законодательство пока разрешает некоторым компаниям направлять отчеты в ПФР на бумаге, то руководители могут выбирать, использовать электронный документооборот или нет. Но если у нас в стране введут обязанность, то независимо от желания и предубеждений, организациям все равно придется переходить на новый формат работы с Пенсионным фондом.

Читайте также: