Как отправить досудебную претензию по электронной почте

Обновлено: 02.07.2024

Конфликт, перешедший за рамки обычного делового общения, условно разделяют на две части:

Претензионный (досудебный) порядок.
Защита интересов в суде.

Иногда первый этап опускают, но, в большинстве случаев он необходим, чтобы судья рассмотрел дело.

Направление претензии

Отправка претензии обязательна в двух случаях:

Важный совет: отправьте претензию ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Простое письмо может не убедить суд, что в нем содержалась именно претензия, а не поздравительная открытка. А уведомление о вручении докажет, что ваше письмо получено.

После отправки письма остается только ждать, когда контрагент на него ответит. Срок для ответа, обычно, указывают в самой претензии — 15 дней должно хватить. Но когда договором или законом предусмотрен специальный срок, нужно соблюдать его. Если ответа на претензию всё нет, или он вам не понравился, пора приступать к плану Б.

Защита интересов в суде

Первый вопрос, который может у вас возникнуть, — в какой суд идти?
Варианта три:

мировой;
районный;
арбитражный.

Выбрать правильный несложно — они чётко разграничили между собой полномочия.
Арбитражные суды решают экономические споры между ИП и ООО. Если одна из сторон — физ.лицо, за дело берутся мировые или районные судьи. Разница между ними в цене иска. Споры ценой до 50 000 рублей рассматривают мировые суды, дороже — районные.

Следующим шагом предстоит определить координаты суда. Это зависит от адреса ответчика. Поэтому, если вы находитесь в разных городах, придётся решать спор на чужой территории.

Лайфхак для предусмотрительных: если контрагент находится на другом конце страны, вы можете определить подсудность договором — выбрать, какой суд будет рассматривать спор.

Подготовка документов

К исковому заявлению приложите доказательства — любые документы, подтверждающие вашу позицию: договоры, счета, акты, накладные и другие. К этому списку добавьте квитанцию с почты, опись вложения и уведомление о вручении претензии.

Не забудьте заплатить госпошлину. Без квитанции об её уплате дело не примут к производству. Размер пошлины зависит от цены иска, и вы можете посчитать её с помощью калькулятора на сайте суда.

Подача документов

Пакет документов, включая исковое заявление, нужно передать в суд, как минимум, в двух экземплярах. Один нужен судье, а остальные будут отправлены ответчику. Соответственно, если ответчика два, готовьте три экземпляра. Да, на распечатку документов может уйти целая пачка бумаги.

Особые требования арбитражных судов

К посещению арбитражного суда готовиться сложнее и документов придется собрать чуть больше. Помимо уже названных понадобятся:

Кроме этого, вы самостоятельно отправляете пакет документов ответчику. В отличие от остальных судов, арбитражный этим заниматься не станет. Поэтому, прежде чем нести документы в суд, отправьте аналогичный пакет ответчику ценным письмом с описью и уведомлением. Квитанцию и опись вы добавите в общий список документов для суда.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что дальше?

Итак, жребий брошен, карты розданы — документы в суде. Процесс судопроизводства, как вы слышали, — дело небыстрое. Поэтому вновь стоит запастись терпением, ждать и перебирать доводы в поддержку своей правоты. Первое заседание судья назначает примерно через месяц. За это время он отправит документы ответчику, запросит дополнительные сведения, а ответчик, при желании, напишет отзыв на иск.

В идеальной вселенной суды должны решить дело в течение двух месяцев, но на практике получается дольше.

Дату заседания вы сможете узнать из повестки, которую суды направляют по почте. Иногда почтовые отправления задерживаются, теряются, и вы рискуете пропустить заседание. Поэтому лучше самостоятельно узнать дату и время: позвонить в канцелярию или посмотреть информацию на сайте суда.

В дату X, как перед экзаменом, повторите обстоятельства дела и ваши доводы, захватите оригиналы предоставленных в копиях документов и паспорт. И да пребудет с вами сила:)

Статья актуальна на 04.02.2021

ВС напоминает: по общему правилу досудебный порядок нужно соблюдать для гражданско-правовых споров о взыскании денег по договорам или другим сделкам, для споров о взыскании неосновательного обогащения. Для других споров досудебный порядок вовсе не обязателен, если это прямо не указано в законе (или в договоре).

В деле, которое вошло в обзор ВС, истец потребовал возместить вред, причиненный его имуществу при проведении работ на соседнем участке. Это требование основано на положениях гражданского законодательства, но возникло не в связи с договорными отношениями или иными сделками сторон и не из-за неосновательного обогащения, следовательно, претензию направлять не нужно было.

Законодательство не предусматривает обязательного досудебного порядка урегулирования споров по требованию об обращении взыскания на заложенное имущество, подчеркивает ВС.

Посылать претензию не требуется и при предъявлении страховщиком суброгационного иска, если до этого ее уже направлял страхователь.

Такое же правило действует и для договоров цессии. Приобретатель требования (цессионарий) может не соблюдать досудебный порядок, если претензию направил первоначальный кредитор до уведомления должника о состоявшейся уступке права.

Согласно правилам обзора ВС, для споров по требованию о взыскании расходов на содержание и ремонт общего имущества многоквартирного дома досудебный порядок обязателен.

Кроме того, Верховный суд разрешил направлять претензии любым способом, доступным на почте, а не только ценным письмом с описью вложения.

Сторона подала иск еще до того, как истек срок ответа на претензию. Заявитель настаивал на том, что факт предъявления иска в суд не прерывает и не прекращает течение срока ответа на претензию.

Компания заявила претензию, но суммы компенсации, указанные в этом документе и исковом заявлении, не совпадали. Ответчик попробовал воспользоваться таким фактом, чтобы оспорить решение по делу, но безуспешно.

Суды указали: если законодательство устанавливает лишь минимальные и максимальные пределы судебной компенсации за нарушение исключительных прав, досудебный порядок будет считаться соблюденным, когда истец включит в претензию указание на подлежащий урегулированию материально-правовой спор и предложение по его примирению. ВС эту позицию поддержал.

Допустимость расхождений в цифрах претензии и иска тоже является значимым разъяснением, отмечает Юрий Воробьев.

Истец подал иск и указал, что досудебный порядок соблюден, ведь стороны провели переговоры. И в договоре стороны прописали, что споры и разногласия разрешаются путем переговоров, а лишь в случае их неудачи возможен судебный спор.

ВС в обзоре указал: непретензионный досудебный порядок можно признать, если в договоре содержатся положения о сроках и процедуре такого урегулирования. Указание в договоре на урегулирование спора путем переговоров нельзя расценить как изменение обязательного досудебного порядка урегулирования споров, ведь условия, порядок и сроки проведения переговоров в договоре никем не определены.

А в другом деле стороны прописали в договоре и использовали в качестве досудебного порядка урегулирования споров медиацию. Договориться они не смогли, поэтому оказались в суде, который решил, что стороны досудебный порядок соблюли.

Правда, ВС в обзоре указывает, что медиация обязательно должна быть прописана в договоре, чтобы не было необходимости соблюдать претензионный порядок.

Взыскание неустойки и процентов не предполагает предварительного обращения к ответчику с требованиями об уплате пеней в том размере и за тот период, которые указаны в иске.

Как указал ВС, достаточно предъявить претензию с требованием о взыскании долга и пеней, поскольку сам факт предъявления претензии в связи с неисполнением обязательства является основанием для последующего предъявления иска. При этом требования в части долга и пеней могут быть увеличены после направления претензии или даже после подачи иска в порядке ст. 49 АПК.

На практике при изменении истцом требований в сторону увеличения их размера за счет включения новых расчетных периодов часто возникают споры о соблюдении претензионного порядка, отмечает Жердев. Новый подход ВС поспособствует более эффективному рассмотрению дел, уверен эксперт.

Компания направила своему контрагенту претензию. А тот в ответе на нее указал, что компания и сама задолжала ему деньги. В такой ситуации, как пояснил ВС, встречный иск можно предъявить и без соблюдения досудебного порядка.

В обзоре ВС рассматривается и другая ситуация. Истец знал о том, кто является надлежащим ответчиком, но решил пропустить досудебную стадию спора, а ответчик при этом заявил, что был бы не против урегулировать спор до суда.

В таком случае все судебные расходы понесет истец, даже если он выиграет дело.

Если в первой инстанции ответчик не заявлял довод о несоблюдении истцом досудебного порядка урегулирования спора, то он не может использовать этот довод, чтобы отменить акты в апелляции и кассации.

Информация актуальна на момент размещения. Дата публикации: 05.10.2017.

Для вручения претензионного письма применяются следующие способы:

передача при личной встрече конфликтующих сторон;
вручение заказным письмом;
отправка при помощи электронного ящика.

Рассмотрим подробнее каждый из этих методов. В независимости от того, какой вариант направления претензии выберет ее автор, он должен иметь доказательства направления претензии ответчику.

Личное вручение

Чтобы вручить претензионный документ лично, необходимо прийти в компанию юридического лица или по адресу проживания физического лица. Если претензия вручается:

юридическому лицу, то документ лучше всего передать в руки прямо руководителю компании или секретарю. При этом потребуйте, что на вашем экземпляре документа поставили дату получения. На копии также должна присутствовать печать компании, подпись и ФИО лица, которое принимает претензию.
физическому лицу при личной встрече, то рекомендуется потребовать поставить на вашей копии дату получения, подпись и ФИО получателя. Дополнительной страховкой станет присутствие нескольких свидетелей, которые в случае судебных разборок смогут подтвердить факт передачи претензионного письма. Свидетелем не может быть родственник автора претензии. Если ответчика не получается застать дома, можно приклеить досудебною претензию к двери квартиры или дома. В этом случае важно сделать несколько фотографий приклеенного документа. Это позволит отправителю зафиксировать момент надлежащего уведомления о претензии.

Нюансы вручения претензии через почтовое отделение

Отправка досудебной претензии с помощью почтового отделения является самым законным способом сообщить недобросовестному лицу о предъявлении требований в его адрес. Претензия будет направлена получателю заказным письмом. В конверте получатель найдет образец претензии, а также опись вложения. Отправляя заказное претензионное письмо, отправитель должен приготовиться к одному из следующих исходов:

получатель получил письмо. В таком случае автор претензии сможет получить уведомление о вручении документа в руки получателя. Данное уведомление можно использовать во время судебного разбирательства как доказательство того, что получатель знал о предъявленных требованиях ему, но ничего не сделал для их выполнения. На бланке уведомления будет стоять личная подпись ответчика, дата вручения, а также штамп почтового отделения;
получатель не получил заказного письма. Если ответчик по каким-либо причинам не принял досудебной претензии от сотрудника почты, она будет возвращена обратно своему автору. В таком случае на конверте заказного письма будет пометка о том, что должник уклоняется от получения претензии или по этому адресу он не проживает. Возвращенное письмо с отметкой станет также хорошим доказательством того, что отправитель имел желание разрешить спор в досудебном порядке.

В случае успешного вручения претензионного заказного письма ее автору следует подождать на реакцию получателя. Если ответчик не пожелал разрешить проблему мирно, нужно обращаться в суд.

Отправление претензии на электронный ящик

Хотя надлежащее направление претензии возможно с помощью электронной почты, здесь необходимо помнить о некоторых нюансах, выбирая этот способ отправки претензии. Мнения судов об использовании электронного ящика для предъявления претензии расходятся:

с одной стороны судьи не признают доказательств о направлении претензионного электронного письма;
с другой стороны судьи считают, что электронная почта – это один из возможных способов решения споров, ведь в законодательстве не определен перечень запрещенных методов для вручения претензии;

Но проанализировал судебную практику, можно сделать вывод, что направлять претензию можно при помощи электронной почты эффективно, если в договоре между контрагентами она указана в качестве способа для решения различных споров. После отправки электронной претензии в отправителя должно быть подтверждение направления претензии. Таким доказательством станет, например, скрин отправленной досудебной претензии.

Не всегда есть лишнее время или возможность личного предоставления претензии. Но при этом доступ к интернет-ресурсам есть у каждого человека. Можно ли подать претензию при помощи электронной почты ?! Да, это не запрещено нормами законодательства Российской Федерации, но при этом при подаче документа в такой форме следует соблюдать определенные условия.

В первую очередь отправление претензии при помощи электронной почты достаточно удобный вариант решения проблемы.

Какие есть варианты направления претензии другой стороне ?!

Претензия представляет собой документ, который направляется другой стороне для исполнения требований в досудебном порядке. Следующий шаг после подачи претензии – это непосредственное обращение в сами судебные органы с исковым заявлением. Подается этот документ в зависимости от сложившейся правовой ситуации достаточно широкому кругу лиц. Например, продавцу, работодателю, исполнителю услуг, нарушившим права заявителя.

Передать претензию можно следующими путями:

Личное вручение стороне, когда при помощи подписи подтверждается получение документа на руке;
Отправление письменной претензии по почте заказным письмом с уведомлением;
Онлайн при помощи отправки претензии по электронной почте.

Претензия в соответствии с установленными законодательными нормами передается или направляется вместе с документами. Документ, направленный посредством использования e-mail может быть признан в порядке судебного производства. В частности, это обозначено в ГПК п.1 статьи 71. При этом суд может потребовать от истца предъявления оригинальных документов в ходе рассмотрения дела, которые в свою очередь были направлены в электронном виде стороне по делу.

Как надо правильно составить претензию для того, чтобы доказать факт ее отправления ?!

Сложности обычно возникают, когда в суде надо доказать то, что претензия отправлена была именно вами, а не другим лицом. Такими доказательствами может стать следующее:

Заверенный нотариальным образом скриншот из диалогового окна почтового сервиса;
Поступивший ответ на вашу претензию от другой стороны который также должен быть заверен.

Встает следующий вопрос о том, как можно на законных основаниях заверить скриншот.

Именно он и будет в дальнейшем в судебном процессе подтверждать факт того, что была осуществлена отправка досудебной претензии стороне по делу. Под скриншотом понимается сделанная и заверенная распечатка материалов, размещенных в интернете. Заверяются скриншоты нотариальным образом и при помощи представителя. Но лучше всего воспользоваться услугами нотариуса. Скриншоты могут заверяться даже онлайн у нотариуса без необходимости посещения нотариальной конторы.

Чтобы скриншот в суде был принят в качестве доказательства надо соблюдать определенные условия.

Не достаточно просто представить судье распечатанное письмо с электронной почты. Суд точно не примет это в качестве вещественного доказательства того, что вы обращались к стороне с досудебными требованиями в соответствии с нормами гражданско-процессуального законодательства. Фотография скриншота должна быть выполнена при помощи нажатия клавиш PrintScreenс с последующей вставкой изображения из буфера обмена. Некоторые граждане просто фотографируют экран. Это не может считаться скриншотом и такой документ нотариус не заверит, отказав вам.

Также файл со скриншотом надо сохранить без обрезки и сжатия в максимально хорошем качестве.

Обрезать ничего не надо. Все содержимое экрана должно присутствовать на скриншоте. Сам получившийся скриншот нужно распечатать и нанести на нем надпись такую, какая прописывается при заверении документации. В надписи указывается дата, когда был сделан скриншот, время, ФИО лица, которое его сняло. Помимо реквизитов заявителя скриншот удостоверяется еще и нотариусом. Если на скриншоте присутствует информация на иностранном языке, то тогда обязательно требуется выполнить официальный перевод документа на русский.

Электронная почта позволяет быстро получать и отправлять любые виды корреспонденции между людьми. Но отправка досудебной претензии при помощи e-mail должна осуществляться особым образом. В первую очередь для того, чтобы в судебном процессе претензия была принята. Также заявителю требуется сформировать электронное письмо таким образом, чтобы при его прочтении было получено письмо о таком действии со стороны получателя. Это делается благодаря специальной отметке о прочтении, которую можно поставить в настройках своего почтового ящика. Естественно и то, что ответ и сам текст направленной стороне претензии надо заверить нотариальным образом.

Сам порядок действий при отправлении претензии по электронной почте выглядит следующим образом:

В завершении важно отметить то, что если речь идет о направлении стороне досудебной претензии посредством электронных писем, то тогда датой вручения будет считаться дата получения бумажного экземпляра. Именно с этой даты и следует начинать отсчет того времени, в течение которого будет происходить обработка полученной претензии потенциальным ответчиком, и подготовка его официального ответа на ваши требования касательно нарушенных прав.

Читайте также: