Как отозвать заявку отправленную на согласование в 1с нси
Обновлено: 30.06.2024
В компаниях средних и крупных размеров ежедневно создается, согласовывается и подписывается множество документов: приказы на отпуск или командировку, договоры с покупателями и поставщиками, отчеты по продажам и затраченным средствам и пр.
В какой-то момент количество этих документов становится столь велико, а маршрут движения столь сложен, что начинают возникать проблемы:
сложности передачи документов между подразделениями (например, договор у менеджера по продажам, но финансовому отделу надо срочно проанализировать);
проблемы с защитой данных (слишком большое количество лиц, имеющих доступ к документам снижает уровень защищенности данных) и пр.
Но как решить эти проблемы?
Система для автоматизации документооборота
В перечисленных случаях на помощь приходят специализированные программные обеспечения, предназначенные для автоматизации документооборота.
Одним из представителей является 1С:Документооборот — современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников. Внедрив у себя, вы получите: удобный поиск нужных документов, четкое обозначение этапа согласования, доступ к истории событий и изменений, защиту от потери данных, оптимизацию времени прохождения по маршруту бизнес-процесса и т.д.
Процесс согласования документа в 1С:Документооборот
Для примера приведем простой бизнес-процесс внутри 1С:Документооборот.
Предположим, в нашей условной организации сотрудники подают заявки на выделение денежных средств на закупку техники. Эта заявка согласовывается непосредственным руководителем сотрудника, т.е. руководителем отдела, а также финансовым директором. После согласования заявка утверждается директором организации.
Схема описанного бизнес-процесса выглядит так:
После запуска заявка будет последовательно согласно схеме нашего бизнес-процесса переходить от одного исполнителя к другому. В первую очередь она попадает к непосредственному начальнику сотрудника.
После согласования заявка пойдет дальше — к финансовому директору, а затем — на утверждение к генеральному директору. Если заявка пройдет все стадии, то вернется к создавшему ее сотруднику со всеми соответствующими согласованиями, либо вернется к нему отклоненной в случае, при другом исходе.
Этот механизм продуктивно функционирует, когда все пользователи работают внутри одной программной системы. Фактически, все лица, причастные к бизнес-процессу, должны быть подключены к 1С:Документообороту. Но у большинства компаний структура систем и соответственно работы сотрудников выстроена иначе.
Работа с документами в Битрикс24 и согласование в 1С
Что делать, если 1С — не единственная система в компании, где ведется документооборот? Часто бывает, что в торговой фирме менеджеры по продажам не пользуются системами учета 1С компании, а работают, например, исключительно с Битрикс24. В этом случае теряется главная цель внедрения 1С:Документооборота — автоматизация движений документов, так как получается, что сотрудники разделены в разрезе используемых систем.
На самом деле, инициировать согласование документа в одной системе, передавать его в другую, потом возвращать результат обратно — это наилучший вариант работы с документооборотом.
И применительно к нашему примеру:
Сотрудник работает исключительно на портале Битрикс24. Ему потребовалось купить ноутбук.
Тогда схема нашего документооборота будет выглядеть следующим образом: сотрудник прямо в портале создает заявку на выделение денежных средств на покупку ноутбука.
Заявка отправляется в 1С:Документооборот (в том числе с информацией о создателе). Отправка инициируется на стороне портала по факту создания заявки, либо настроена по расписанию.
В 1С:Документообороте в списке сотрудников находится сотрудник, создавший заявку. От его имени создается внутренний документ и запускается процесс согласования:
согласование непосредственным руководителем сотрудника
согласование финансовым директором
утверждение генеральным директором
Когда процесс согласования/утверждения завершен, то согласованная или отклоненная заявка возвращается обратно на портал и сотрудник уже видит результат. Возврат заявки на портал оформляется на стороне 1С, либо настроен обмен по расписанию.
Сотруднику не придется погружаться в 1С, он сработается в привычной для себе инфраструктуре портала, запустит эти процессы из любой точки мира в любой момент времени. В то же время весь процесс автоматизирован и сделан максимально удобным для участвующих лиц.
Это один из многих вариантов интеграции 1С:Документооборота с внешними системами, с чем сталкивается ИНТЕРВОЛГА при работе с клиентами постоянно. В целом, процесс интеграции с 1С:Документооборот занимает у специалистов от 250 часов работы, зависит бизнес-процессов, настройки и индивидуальности компании.
Саму лицензию 1С:Документооборот можно приобрести у официального представителя компании 1С. К примеру, стоимость одной лицензии 1С:Документооборот ПРОФ составляет 36000 рублей. Для работы в программе 100 пользователей лицензия обойдется в 396000 рублей.
Подводя итоги
В современном мире каждая компания, стремящаяся не утонуть в огромном объеме документов, рано или поздно сталкивается с необходимостью внедрения автоматизации документооборота. Но в современных реалиях подобные системы не смогут существовать изолированно. Мы можем помочь вам реализовать типовой сценарий интеграции или вместе разработать уникальную схему документооборота между разнообразными системами с учетом специфики вашей деятельности.
В форме ниже вы можете оставить заявку на консультацию или приобретение данной услуги. После настройки интеграции вы поймете, на сколько процесс документооборота упростит работу вам и вашим сотрудникам.
В статье рассмотрена последовательность работы с заявкой на оплату в программе 1C: ERP УХ от настройки согласования заявки до создания платежного поручения. Процесс описан как с точки зрения пользователя, так и через рассмотрение участвующих в последовательности объектов системы с их наименованиями в конфигураторе. Для написания статьи использовался релиз 1С:ERP. Управление холдингом 3.1.4.31.
Механизм универсальных процессов в 1C: ERP УХ позволяет использовать процесс согласования для документа Заявка на оплату (ЗаявкаНаРасходованиеДенежныхСредств), автоматизируя постановку задач исполнителям в определенной последовательности.
Для настройки согласования заявки используем закладку Процессы и согласование, где создаем новый шаблон универсального процесса (справочник Шаблоны универсальных процессов):
Вызов редактирования шаблона из формы списка осуществляется при нажатии на значок гаечного ключа. В шаблоне выбираем режим процесса Маршрут согласования, тип согласуемого объекта Документ и согласуемый объект Заявка на оплату.
По двойному клику открывается форма редактирования этапов процесса (справочник Этапы универсальных процессов):
Для каждого этапа указываются, ответственные за согласование пользователи (по ссылке на справочник Пользователи или по роли), заполняются статусы, устанавливаемые на каждом этапе, и связи между этапами.
Назначить настроенный шаблон документу Заявка на оплату можно в обработке Матрица полномочий (название в конфигураторе - СводнаяТаблица) вызываемой из подменю Процессы и согласование.
Для дальнейших создаваемых документов Заявка на оплату будет действовать текущий шаблон.
При создании заявки ей присваивается статус Черновик. При проведении документа он автоматически отправляется на согласование, создается документ Экземпляр процесса с состоянием выполнения Запущен и ключевым объектом – ссылка на текущую Заявку.
Заполняется регистр сведений Текущий маршрут процесса с измерениями Экземпляр процесса, Этап источник и Этап приемник (в случае разветвления процесса для одного источника могут быть несколько приемников).
Если стоит задача программного определения начального и конечного этапа, то это можно сделать по данному регистру из наличия этапов только в источнике или только в приемнике.
В регистре История выполнения процессов (в форму регистра можно зайти также из Экземпляра процесса) отображаются события процесса, в частности, отмена согласования означает остановку процесса.
Выполнить отмену согласования заявки, кроме ее инициатора, может пользователь с роль ю Суперпользователь. Выбрать, какая роль системы будет являться данной ролью, возможно в подсистеме Общие справочники и настройки (Общие настройки - Роль суперпользователя). Назначить роль пользователю можно в регистре Ответственные по объектам (в конфигураторе ОтветственныеОрганизаций).
У согласующих пользователей в форме Мои задачи и оповещения (обработка ЗадачиИОповещенияТекущегоПользователя), открывающейся при начале работы, а также из подменю Процессы и согласование, появляется список заявок на согласование
Из формы обработки можно выполнить согласование или отклонение заявки, оставить пояснение.
В заявке на оплату по кнопке Ход согласования можно открыть наглядную блок-схему прохождения этапов.
С точки зрения объектов системы процесс согласования соответствует записям в регистре Выполнение процессов (где документ Экземпляр процесса содержит в качестве реквизита КлючевойОбъектПроцесса нашу заявку).
При прохождении заявкой полного цикла согласования она получает статус Утвержден (регистр сведений Регистр состояний объектов).
Для утвержденной заявки возможно ее разделение на платежные позиции, которые описываются в регистре Платежные позиции (название в конфигураторе РазмещениеЗаявок) и различаются идентификаторами.
Состояние позиции определяется в регистре Состояния исполнения документов планирования, который связан с регистром Платежные позиции по документу и идентификатору.
По умолчанию позиции имеют состояние Черновик.
При создании и проведении реестра платежей состояние позиции, включенной в реестр, меняется на В реестре платежей.
Для создания платежного поручения по позиции из формы Реестра платежей можно воспользоваться кнопкой вызова обработки Генерация платежных поручений или вводом на основании.
В случае, когда платежное поручение сформировано и проведено, позиция принимает состояние На исполнении.
Когда в платежном поручении реквизит Проведено банком принимает значение Истина и создан документ Отражение фактических данных, то позиция принимает значение Исполнено.
Также возможны состояния Отложена (исполнение позиции отложено) и Отменена – позиция отменена документом Закрытие платежной позиции.
Текущее состояние позиций заявки можно увидеть в тексте гиперссылки формы заявки, а также из формы Исполнение заявки по этой гиперссылке.
Статью подготовила Рузавина Наталья, ведущий разработчик франчайзинговой сети "ИнфоСофт".
Создание сертификата и его регистрация в контролирующих органах проходит в течение суток (регламентированный срок). После завершения регистрации обновите статус отправленного заявления.
Перейдите в настройки 1С-Отчетности и откройте список заявлений, нажав на кнопку Список:
В открывшемся справочнике " Заявления на подключение к электронному документообороту" можно проверить результаты обработки заявления. Для этого нажмите кнопку Обновить статусы заявлений.
При нажатии кнопки Обновить статусы заявлений в автоматическом режиме будут установлены сертификаты КО, пользователя и доверенные корневые сертификаты. Установка Доверенных корневых сертификатов требует обязательное одобрение пользователя. При их установке необходимо нажать кнопку Да.
Перейдите в карточку организации Предприятие - Организации - Ваша организация.
Выберите вкладку Документооборот и откройте Список заявлений:
В открывшемся справочнике "Заявления на подключение к электронному документообороту" можно проверить результаты обработки заявления. Для этого нажмите кнопку Обновить статусы заявлений.
При нажатии кнопки Обновить статусы заявлений в автоматическом режиме будут установлены сертификаты КО, пользователя и доверенные корневые сертификаты. Установка Доверенных корневых сертификатов требует обязательного одобрения пользователя. При их установке необходимо нажать кнопку Да.
Перейдите в пункт меню Отчетность, справки – 1С-Отчетность:
Нажмите Настройки – Список заявлений:
В открывшемся справочнике Заявления на подключение к электронному документообороту можно просмотреть статусы заявлений. Для проверки результатов обработки заявления (принятия сертификата ключа подписи и регистрационной информации) нажмите кнопку Обновить статусы заявлений. В случае если вы подключаете направление ФНС, заявление будет обработано в течение 24 часов, в остальных случаях - в течение 10-15 минут.
Перейдите в карточку организации Учреждение - Учреждения - Ваша организация.
Выберите вкладку Документооборот и откройте Список заявлений:
В открывшемся справочнике "Заявления на подключение к электронному документообороту" можно проверить результаты обработки заявления. Для этого нажмите кнопку Обновить статусы заявлений.
При нажатии на кнопку Обновить статусы заявлений в автоматическом режиме будут установлены сертификаты КО, пользователя и доверенные корневые сертификаты. Установка Доверенных корневых сертификатов требует обязательного одобрения пользователя. При их установке необходимо нажать кнопку Да.
Работоспособность сервиса 1С-Отчетность напрямую зависит от наличия на рабочем месте абонента ПО 1С:Налогоплательщик 8, поскольку именно через эту программу осуществляется отправка документов отчетности и получение ответной информации по отправкам.
Перейдите в карточку организации Организации - Ваша организация.
Выберите вкладку Документооборот и откройте Список заявлений:
В открывшемся справочнике "Заявления на подключение к электронному документообороту" можно проверить результаты обработки заявления. Для этого нажмите кнопку Обновить статусы заявлений.
При нажатии на кнопку Обновить статусы заявлений в автоматическом режиме будут установлены сертификаты КО, пользователя и доверенные корневые сертификаты. Установка Доверенных корневых сертификатов требует обязательного одобрения пользователя. При их установке необходимо нажать кнопку Да.
Перейдите в раздел Подготовка и сдача отчетности – Список заявлений:
В открывшемся справочнике Заявления на подключение к электронному документообороту можно просмотреть статусы заявлений. Для проверки результатов обработки заявления (принятия сертификата ключа подписи и регистрационной информации) нажмите кнопку Обновить статусы заявлений. Если вы подключаете направление ФНС, заявление будет обработано в течение 24 часов, в остальных случаях - в течение 10-15 минут.
Организация - необходимо выбрать из предложенного списка организаций с помощью кнопки, либо путем ввода наименования в поле (требуемое значение будет предложено для выбора).
Заявитель – лицо, сделавшее запрос на расход денежных средств.
Сумма - указывается сумма требуемого платежа.
Дата платежа -указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.
3) Сумма взаиморасчетов - устанавливается автоматически при проведении документа.
4) Ставка НДС.
5) Статья ДДС - указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.
Отчет содержит данные по контрагентам, валюте, заявкам, назначениям, получателю и плательщику. В данном отчете можно проконтролировать, оплачена ли заявка, вовремя или нет.
Душамбаева Марина,
Тел. (473) 202-20-10
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
Накопились вопросы и нужна помощь?
С удовольствием на них ответим и поможем все настроить! Обращайтесь по тел.
В этой статье я описываю для себя в виде “шпаргалки” функциональность конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1.
На мой взгляд, это не сложная конфигурация. Здесь работается только со справочниками и регистрами сведений. Дерево метаданных конфигурации содержит около 105 справочников, около 150 регистров сведений, а всего 7 документов и один регистр накопления оборотов для учета рабочего времени пользователей. Любая конфигурация из линейки ERP решений ( УТ 11,, ЗУП 3.0, БП 3., КА 2.0 и т. д) на порядок сложнее.
Отметим, что в терминологии 1С документооборот форма справочника называется карточка, а некоторые справочники – документы
В этой статье я рассматриваю работу с функционалами подсистем НСИ и Учет времени , Документы и файлы, Настройка и администрирование , ( См рис 1).
Рис 1 Подсистемы конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1
1. Объекты подсистемы ( раздела) НСИ
Из всех объектов раздела Нормативно- справочной информации (НСИ) , показанных на рис 2 интерес представляют по своей функциональности следующие объекты:
2. Объекты раздела Документы и файлы
Объекты раздела этого раздела ( Рис 3), функциональность которых представляют для меня интерес таковы :
В комплект поставки уже входит 55 шаблонов типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов. Например, при открытии карточки внутреннего документа можно узнать о том, когда используется выбранный документ и как его составить. При создании процесса программа подскажет, как правильно сформулировать его название, как изложить текст, напомнит о необходимости указать срок. Инструкции помогают выработать единый стандарт работы с документами в организации.
3. Обработка Установка типовой методики документооборота
Из всех обработок подсистемы Настройка и администрирование интерес представляет обработка Установка типовой методики документооборота. Все остальные остальные являются стандартными из БСП ( Библиотека стандартных подсистем) .
Описание загружаемых данных в информационную базу при запуске обработки можно посмотреть в документации , например, структура предприятия, справочники попок, ролей и рабочих групп с настроенными правами доступа, 62 шаблонов документов, соответствующим требованиям ГОСТов и т. д
4 . Порядок работы с документами
Для того, чтобы создать новый документ ( входящий или исходящий или внутренний) нужно выбрать в разделе “Документы и файлы” ( см рис.3) соответствующую команду из группы Создать, выбрать нужный вид документа , заполнить форму ( карточку ), присоединить файлы на закладке Файлы или использовать кнопку Добавить файл), а затем сохранить и зарегистрировать документ ( сгенерировать регистрационный номер).
4.1 Виды документов
Вид документа – это реквизит, который по умолчанию является обязательным при регистрации любого входящего, исходящего или внутреннего документа. Виды используются:
- для генерации регистрационных номеров,
- ограничения доступа к документам,
- настройки дополнительных реквизитов документов,
- назначения шаблонов процессов (видам документов).
Деление видов документов на входящие, исходящие и внутренние весьма условно. Согласно типовой методике документооборота Внутренними документами являются акты, договоры, соглашения, заявления, приказы, жалобы и т д. Хотя. могут быть также входящие заявления и коммерческие приложения.
4.2. Настройка вида документа
Установка настроек вида документа выполняется на закладке Вид документа – Настройки карточки вида документа. В справочной информации можно прочитать описание общих настроек для всех видов документов на примере видов внутренних документов.
Рис 4 Закладка Настройка формы справочника ( карточка) вида документа
Особое внимание имеет параметр Является договором – настройка означает, что документы этого вида являются договорами и при установке этой настройки автоматически устанавливаются без возможности отключения другие настройки, как показано на рис. 4
4.3. Настройка нумерации документов
Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов. Нумератор привязывается к одному или нескольким видам документов и предусматривает гибкие настройки формата регистрационного номера. Формат номера и другие настройки нумераторов определяются правилами делопроизводства, принятыми на предприятии.
Для создания и настройки правил формирования нумераторов предусмотрен справочник Нумераторы . Справочник открывается по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация ((см рис 5)
Рис 5 Форма элемента справочника Нумераторы
На закладке Формат номера можно выбрать одно или несколько служебных полей для отображения. Формат регистрационного номера может включать в себя различные служебные поля, отмеченные квадратными скобками, и разделители (например, тире, косая черта). Если разделитель помещен в квадратные скобки, внутри которых указано служебное поле, то он будет добавлен к номеру только в том случае, если будет добавлено служебное поле.
После создания и установки формата нумератора необходимо привязать его к одному или нескольким видам документов. Это можно сделать как в карточке нумератора (на закладке Действует для ( рис 5 ), так и в карточке вида документа на закладке Нумерация ( рис 4) .
Для одного вида документа можно указать независимую нумерацию на закладке независимая нумерация по следующим по разрезам как показано на рис 6
Рис 6 Настройка независимой нумерации
Независимая нумерация по организации позволит документам вида, которому назначен этот нумератор, иметь регистрационный номер одного формата, но с индивидуальной нумерацией по каждой организации.
4.3.1 Независимая нумерация по связанному документу
Этот функционал имеет очень практическое применение. Независимая нумерация по связанному документу необходима, например, если в программе регистрируется договор, а затем несколько Дополнительные соглашения или акты к нему и нужно, чтобы доп соглашения или акты имели нарастающую нумерацию в пределах этого договора.
Для установки нумерации по связанному документу необходимо:
- Открыть карточку нумератора на закладке Независимая нумерация .
- Выбрать разрез По связанному документу .
- В открывшемся окне выбора типа связи указать или создать необходимый тип связи. Например, если нумератор настраивается для вида документа Акта на оказание услуг , который должен иметь нумерацию договора, необходимо выбрать тип связи Относится к договору .
4.4. Настройка шаблонов документов
При создании документа в программе предусмотрена возможность автоматически заполнить его реквизитами и присоединить файлы по заранее настроенному шаблону.
При создании вида документа удобно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Эти настройки доступны в карточке вида документа на закладке Шаблон документа ( см рис 8)
Накладке Реквизиты документа можно создавать наименование документа по шаблону
Рис 8 Создание шаблона наименования документа
При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.
Настройка автозаполнения шаблона выполняется в карточке вида документа на закладке Шаблон документа – Файлы по ссылкам Не настроено или Открыть .
Рис 9 Настройка автоматического заполнения файла
При настройке автоматического заполнения шаблонов файлов формата Doc , Docx , Dot , Dotх в открывшейся карточке достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты , и программа автоматически создаст их в файле.
Рис 10 Выбор реквизитов для автоматического заполнения файла
Помимо основных и дополнительных реквизитов для замены можно указать любые другие данные. Для этого на закладке Скрипты указываются выражения на встроенном языке, на результаты которых будут заменены выбранные поля файла.
Рис 11 Настройка скриптов для автозаполнения файла
Обратите внимание на некоторые особенности настройки скриптов:
- Выражение обязательно должно присваивать значение переменной РезультатОбработки. В противном случае результат его выполнения не будет вставлен в файл.
- Для автозаполнения ФИО пользователей в шаблоне необходимо выбрать реквизит ПредставлениеВДокументах. Если заполнения реквизита ПредставлениеВДокументах не произошло, необходимо проверить, заполнено ли соответствующее поле в карточке пользователя.
Приведем еще несколько примеров выражений на встроенном языке для настройки скриптов.
Для заполнения должности контактного лица получателя:
Для заполнения почтового адреса контрагента-получателя:
Для склонения автозаполняемых ФИО можно обратиться к функции Просклонять.
Функция Просклонять расположена в модуле СклонениеПредставленийОбъектов и для работы использует подключение к внешней библиотеке namedecl.dll.
При этом результат скрипт будет выглядеть следующим образом:
Рис 12 Выражение для склонения ФИО пользователя
4. 5 Настройка учета сторон и учета внутренних документов по контрагентам
В программе есть возможность вести учет внутренних документов по контрагентам или вести учет сторон. Для этого в карточке вида внутреннего документа предусмотрены взаимоисключающие настройки Вести учет по контрагентам и Вести учет сторон .
Вести учет по контрагентам – если настройка включена, то в реквизитах карточки документа можно указать одного или нескольких контрагентов. Для этого в карточке документа этого вида появятся поля Контрагент (обязательное для заполнения), Контактное лицо контрагента , Подписал
Читайте также: