Как отменить согласование в диадоке
Обновлено: 30.06.2024
Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
Счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой.
Распределение входящих документов
Вы можете настроить один из видов маршрутизации:
- Контрагент сам выбирает подразделение вашей компании, которое получит документ
- Вы назначаете подразделение, в которое будут приходить все документы от определенного контрагента
- Документы автоматически перенаправляются в зависимости от КПП или грузополучателя, указанных в документе.
Согласование документов внутри компании
Отправлять документы на подпись или согласование можно как из веб-версии Диадока, так и из модуля для 1С.
Подписание документов на любом устройстве
Работать с облачной подписью также безопасно как с обычным сертификатом, плюс нет возможности потерять закрытый ключ или забыть от него пароль.
Приглашение контрагентов
Хранение документов
Хранить документы в Диадоке безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Серверы Диадока находятся в лучшем дата-центре России.
Документы в Диадоке будут доступны вам даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.
Поиск документов
Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде Excel-файла.
С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.
Представление документов в контролирующие органы
Для представления в суде или другом контролирующем органе, вы можете использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО.
Подразделения
В Диадоке можно создать иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников. Это позволяет:
Сотрудники
Роуминг
Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг.
СКБ Контур — лидер на рынке ЭДО по развитию роуминговых соглашений. Актуальное состояние роуминга всегда можно посмотреть в соответствующем разделе сайта.
Безопасность
Электронные документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных. Квалифицированная электронная подпись, которой подписываются все документы.
Уровень предоставляемого сервиса (SLA)
Мы понимаем, как важно иметь доступ к своим документам в любой момент времени, поэтому гарантируем высокий уровень доступности нашего сервиса и круглосуточную техническую поддержку. Напишите нам на почту, или позвоните по бесплатному телефону — мы быстро отреагируем и решим вашу проблему.
Необходимый вам уровень сервиса мы готовы зафиксировать в договоре.
Протокол передачи документа
Передача каждого документа через Диадок фиксируется Протоколом передачи, в котором отражается каждый этап его прохождения: кем был отправлен, кем подписан, когда отправлен, когда получен, когда и кем согласован.
Протокол передачи — удобный инструмент для отслеживания пути документа; для анализа цепочки согласования (насколько оперативно с документом работает каждый из сотрудников); а также неоспоримое доказательство того, что документ был получен контрагентом на случай, если он это отрицает.
Маркетинговые материалы
Здесь вы можете скачать наши презентации о продукте, буклеты, полезные схемы, презентации и т. д.
Еще мы подготовили для вас готовые баннеры, которые дополнительно информируют о том, что вы отправляете/получаете или уже полноценно обмениваетесь электронными документами. Выбирайте подходящий, копируйте код и вставляйте к себе на страницу.
Видео ролики про сервис и новые функции вы можете посмотреть на нашем youtube-канале.
Здесь вы можете найти наш актуальный логотип на русском и английском языках.
Из Пайруса вы можете отправлять документы на подпись контрагентам и получать информацию о статусе подписания. Для этого настройте интеграцию с Диадок – популярной системой электронного документооборота между организациями. Пайрус отследит подписание со стороны контрагента и, как только тот даст ответ по документу, сообщит об этом в Пайрусе.
Важно! Для запуска процесса вам понадобится действующий аккаунт в системе Диадок с правом подписи документов. Также для того, чтобы интеграция работала, вам необходима платная API-лицензия. Чтобы получить её и уточнить подробности, обратитесь к своему менеджеру в Диадок.
Цены в Диадок (стоимость годовой API-лицензии указана в конце страницы)
Как всё происходит
Подсказка: чтобы выбрать контрагента из выпадающего списка, начните вводить в соответствующем поле ИНН или название организации.
Обратите внимание: прикреплять к заявке следует документы, сохраненные на вашем компьютере, документ из облака загрузить не получится.
2. В Пайрусе запускается процесс согласования. На последнем этапе маршрута, который проходит заявка, подключается робот Диадок.
3. Робот отправляет файл в систему Диадок и сообщает в Пайрусе о том, что документы загружены.
4. Если вы не знакомы с контрагентом в Диадок, робот отправит ему запрос на знакомство. Если контрагент не примет приглашение, сообщит об этом в Пайрусе.
5. После того, как с вашей стороны документ в Диадок подписан, он уходит контрагенту, а робот сообщает об этом в Пайрусе.
6.Контрагент может подписать документ либо отказаться от подписи. Робот сразу же напишет в Пайрус о любом его решении.
7. Если вы захотите добавить новые документы к уже отправленному комплекту или заменить файл, который ушёл в Диадок, робот вернет заявку в Пайрусе на предыдущий этап и отправит новый комплект, а старый предложит аннулировать, чтобы не было путаницы.
Как подключить и настроить расширение
1. Войдите в раздел пользователя в нижнем левом углу экрана и выберите вкладку Расширения.
Важно: такая вкладка есть только у пользователей с правами Управляющего.
2. На странице доступных расширений нажмите иконку Диадок.
Подсказка: подключить функцию можно и непосредственно из выбранной формы. Для этого зайдите в раздел Формы в левом меню, выберите нужную.
Откройте страницу Настройка и выберите Диадок в списке доступных расширений.
3. Выберите форму, из которой Пайрус будет отправлять документы в Диадок. В нашем случае это стандартная форма Согласование договора.
В открывшемся окне нажмите Настроить.
4. Теперь нужно связать входящую информацию о контрагенте и документе, который нужно подписать, с полями формы. Это можно сделать в один клик, нажав на ссылку Создать недостающие поля.
5. Далее подключим к расширению ваш аккаунт в системе Диадок. Авторизуемся с помощью логина\пароля.
6. Активируем наше расширение. В этот момент на последний этап маршрута будет добавлен Робот Diadoc.
Готово! Теперь Пайрус будет отправлять согласованные по форме документы на подпись контрагенту и информировать вас о статусе подписания.
7. Чтобы приостановить отправку документов в Диадок, нажмите одноимённую кнопку. До тех пор пока вы снова не активируете расширение, робот не будет отправлять документы контрагентам.
8. Чтобы удалить расширение, в его настройках нажмите кнопку Сбросить настройки / Отключить.
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.
Это относится не только к документам, например, согласованию приказа, согласовывать можно отдельные файлы, а также проведение мероприятий, заведение контрагентов для использования в системе и проектов, отдельные проектные задачи и многие другие объекты системы.
Рис.1 Возможные предметы для процесса
При этом глобальная цель процесса согласования – повысить качество не только согласуемых документов, но и реальных управленческих решений, которые обычно стоят за этими документами, поэтому процесс согласования является важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость компании.
Процесс согласования в 1С:Документооборот
Рис.2 Процесс Согласование
Рис.3 Шаблоны процессов
После этого откроется рабочее место администратора бизнес-процессов по настройке шаблонов процессов в системе.
Рис.4 Рабочее место администратора бизнес-процессов
Обратите внимание, что обычным пользователям этот функционал недоступен, настраивать шаблоны процессов могут только пользователи со специальными полномочиями, дающими права на данную подсистему.
Рис.5 Создание шаблона согласования
Заполняем уникальное название шаблона. Если необходимо показывать наш шаблон процесса ограниченному кругу пользователей – указываем рабочую группу шаблона. При этом можно разрешить изменение этого шаблона пользователям данной рабочей группы.
Рис.6 Название шаблона
На второй вкладке настраиваются основные параметры процесса согласования:
Рис.7 Параметры процесса согласования
Здесь указываем название процесса, которое будет видеть пользователь в своих задачах. Рекомендуем использовать имя предмета в наименовании, так сразу будет понятно, что именно нужно согласовывать.
Можно заполнить расширенное описание, чтобы пользователю при выполнении своей задачи было четко понятны функции и действия, которые необходимо выполнить.
Далее настройка маршрута согласования в следующей табличной части требует выбрать тип согласования. Система позволяет направлять процесс согласования документов всем участникам согласования сразу, по очереди, либо смешанно.
Далее из состава пользователей системы необходимо подобрать участников процесса, указать сроки исполнения для каждого из них. При этом в шаблоне можно указать только относительные сроки – в днях, часах или даже минутах.
Рис.8 Указание сроков исполнения процесса
Только при установленных сроках исполнения в дальнейшем мы сможем контролировать исполнительскую дисциплину, а также подключать возможность эскалации решений.
При подборе исполнителей можно использовать не только конкретных пользователей, но и встроенный механизм автоподстановок:
Рис.9 Механизм автоподстановок
Автоподстановки – встроенный предопределенный механизм системы, позволяющий подставлять значения реквизитов связанных объектов. Добавление своих автоподстановок возможно только с использованием программирования.
Рис.10 Ролевая адресация
Обратите внимание, что именно использование автоподстановок и ролевой адресации является наиболее предпочтительным при построении маршрутов бизнес-процессов в системе, поскольку именно такой подход в дальнейшем позволит значительно облегчить администрирование подсистемы управления бизнес-процессами в системе.
Если согласование заявок по условиям требует подбора согласующих, необходимо воспользоваться функционалом настройки маршрутизации бизнес-процесса.
Рис.11 Настройка маршрутизации бизнес-процесса
Настройка условий возможна по довольно сложным алгоритмам – с использованием практически всех реквизитов объектов системы или с использованием встроенного языка программирования системы.
Рис.12 Настройка условий бизнес-процесса
На третьей вкладке настройки шаблона маршрута согласования можно настроить предметы процесса.
Рис.13 Настройка предметов процесса
Предметы могут быть различными по типу:
- Основной предмет – в результате исполнения процесс будет изменять статус у документа – согласован, не согласован, согласован с замечаниями;
- Дополнительный предмет – статусы изменяться не будут;
- Заполняемый предмет – в ходе исполнения задачи пользователь будет должен заполнить этот предмет по предложенному шаблону и алгоритму.
Рис.14 Выбор роли предмета
Если в процессе будет использоваться несколько предметов, можно настроить порядок их отображения:
Рис.15 Порядок отображения ролей предмета
В следующей табличной части вкладки можно отрегулировать видимость того или иного предмета на каждом шаге процесса:
Рис.16 Видимость предмета процесса
Для заполняемого предмета процесса здесь настраивается шаг процесса, на котором от пользователя потребуется заполнений данного предмета:
Рис.17 Шаг процесса
На последней вкладке настройки маршрута согласования можно настроить проверку условия, при соблюдении которого пользователь сможет выполнить свою задачу. Настройка условий схожа по своей сути с настройкой условий маршрутизации.
Рис.18 Настройка условий процесса
На первой вкладке не забываем назначить настроенный нами шаблон определенному виду документа, в нашем случае – Заявке на расходование средств.
Рис.19 Назначение шаблона виду документа
Рис.20 Заполнение значения Кому назначен шаблон
Здесь же можно настроить механизм эскалации задач, позволяющий оптимизировать бизнес процесс и минимизировать человеческий фактор.
Рис.21 Настройка механизма эскалации задач
Рис.22 Автовыполнение задач
Настройка правил эскалации позволяет автоматически завершать тот или иной шаг процесса, либо перенаправлять неисполненную задачу, например, непосредственному руководителю исполнителя, в зависимости от временных условий.
Рис.23 Правила эскалации
Как показывает этот пример, даже настройка очень простого шаблона маршрута согласования требует от администратора достаточно знаний и опыта работы с системой, понимания внутренних механизмов и зависимостей объектов. Настройка же более сложных процессов согласования документов, например, такого процесса как согласование договоров в 1С Документооборот, потребует значительного времени и знаний, поскольку для него характерно такое явление, как повторное согласование или желание вовсе отменить согласование на каком-то этапе.
Для решения подобных задач, особенно на этапе внедрения системы, когда необходима методологическая и консалтинговая поддержка, наиболее оптимальным и выгодным подходом является вовлечение профессиональных исполнителей, имеющих достаточный багаж знаний и опыта внедрения подобных систем, что позволит исключить нелепые ошибки и добиться положительных результатов в короткие сроки, и что наиболее важно – сэкономить бюджет компании.
Управление компанией напрямую зависит от качества внешних и внутренних коммуникаций. Для большинства предпринимателей создание рабочей системы коммуникаций представляет сложную задачу, решение которой растягивается на неопределённый срок.
Участники системы сталкиваются с одинаковыми проблемами — отсутствие обратной связи, пустые траты времени на поиски документов, отсутствие контроля за процессом согласования документов, что в конечном счёте приводит к тому, что информация не достигает адресата, или достигает несвоевременно. Таким образом, документооборот показывает недостатки организации бизнес-процессов в компании.
Время, затрачиваемое на перемещение каждого документа, должно быть оптимальным, поэтому необходимо продумывать кратчайший маршрут в схеме документооборота. Количество звеньев, по которым проходит каждый элемент коммуникационной системы, также должно стремиться к минимуму.
Эффективным способом упрощения обмена информацией и одним из основных источников конкурентных преимуществ на современном рынке является переход на электронный документооборот (ЭДО). Это способ выработки единого внутрикорпоративного способа регистрации, движения, согласования, контроля исполнения, хранения различных видов документов.
Интерес к электронному обороту в первую очередь проявляют крупные компании с большим объемом бизнес-процессов и архивами накопленных документов. Они получают наиболее явный эффект от внедрения: информация, хранящаяся в единой электронной базе, быстрее доходит до исполнителей, её легче учитывать, находить и представлять по требованию контролирующих органов. Для обмена электронными документами с контрагентами необходимо, чтобы все участники были подключены к единой системе. Поэтому контрагенты крупных компаний получают приглашения присоединиться к электронному документообороту. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными. Таким образом происходит распространение электронных документов.
Знакомимся с возможностями Диадока
Диадок — это система ЭДО, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести документооборот через Диадок, нужен сертификат электронной подписи. Подойдёт тот, который предприятие использует для сдачи отчётности в ФНС.
При использовании системы электронного документооборота компания сокращает расходы на бумагу, обслуживание принтеров, курьерскую доставку и содержание архива.
В системе ЭДО Диадок есть много возможностей:
- можно настроить распределение входящих документов по подразделениям и маршрутизацию для согласования документов внутри компании;
- документы легко искать в электронном архиве;
- входящие документы тарифицируются бесплатно;
- стоимость отправки документов зависит от выбранного пакета, минимальная цена 5,7 рублей за документ;
- подключаемый модуль для 1С содержит возможности учётной системы 1С и Диадока — интеграция с 1С позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами прямо из учётной системы;
- счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой;
- узнать, кто из контрагентов работает в Диадоке, можно по названию компании или массово, загрузив список ИНН;
- роуминг позволяет обмениваться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО.
Работа с контрагентами в Диадок
Для регистрации в сервисе Диадок выдается квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). Получите его в нашем удостоверяющем центре, чтобы мгновенно обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, удалёнными подразделениями. Установите сертификат на вашем компьютере или другом носителе, получив бесплатную консультацию в нашей службе технической поддержки или следуя пошаговой инструкции .
25% пакета документов в подарок
Акция распространяется на тарифы: 600, 1 200, 3 000, 6 000 и 12 000 документов. В результате ваш пакет документов увеличится на четверть.
Вы можете получить консультацию по телефону, заказать бесплатную презентацию или демонстрацию системы, заполнив форму обратной связи . Мы готовы предложить вам оптимальные условия, сроки, цены на внедрение эффективной системы электронного документооборота (СЭД).
Контур.Диадок электронный документооборот. Сервис создан, чтобы заменить устаревший обмен бумажными документами.
Электронные документы попадают в ящик контрагента за 2 секунды. Вы сразу видите, что письмо доставлено. Как только партнер подпишет акт или накладную информация сразу придет к вам.
Документы, переданные через Диадок, имеют такую же юридическую ценность, как и бумажные аналоги. Документы переданные через ЭДО принимают к рассмотрению ФНС и суды РФ.
Электронный документооборот Контур.Диадок
Новое слово в работе с документацией
Все, кто работает с документами, знают, как много времени занимает их формирование, отправка и получение, а малейшая неточность или ошибка оборачивается необходимостью оформлять их повторно.
Сегодня эти процессы можно значительно ускорить и упростить с помощью системы под названием электронный документооборот (ЭДО). Если вы еще не пользуетесь этим продуктом, узнайте о преимуществах и станьте нашим пользователем.
Цена Контур.Диадок
Подберите выгодный для Вас тарифный план Контур.Диадок
Если вас заинтересовало наше предложение и вы хотите подключиться к Контур.Диадок, свяжитесь с нашим менеджером по контактному телефону 8 (800) 777 67 53 или закажите обратный звонок. Мы ответим на все вопросы и поможем подобрать Тариф, который значительно упростит вашу работу и сэкономит ваше время! Оцените преимущества ведения бизнеса с удобным сервисом онлайн Контур.Диадок!
Возможности сервиса Контур.Диадок
Подключение, регистрация, вход
Как распределить входящую документацию?
Сервис Диадок имеет несколько видов маршрутизации, среди которых пользователь может выбрать подходящий для себя вариант:
- Самостоятельно выбрать контрагента подразделения фирмы, которое будет получать документ;
- Назначить подразделение, которое будет получать документы, отправляемые определенным контрагентом.
- Перенаправлять документы с учетом КПП или грузополучателя, который был указан в документе, в авторежиме.
Документооборот внутри компании
Вы можете легко проводить нужные согласования работы внутри фирмы, отправлять документы на подпись одному сотруднику или в пределах целого подразделения. Это делается легко и просто.
Налаживание контактов с контрагентами
Чтобы получить информацию о ваших контрагентах, которые пользуются сервисом Диадок, необходимо ввести название компании и произвести загрузку файла, содержащего список ИНН.
При обнаружении подключенных организаций, вы можете пригласить их для обмена документами. О контрагентах, подключенных к Диадоку, вы можете узнать в своей системе, где они будут отмечены.
Хранение документов с максимальным уровнем защиты
По сравнению с личным компьютером, Диадок обеспечивает более высокий уровень безопасности. Документация хранится на разных серверах в лучшем дата-центре России в нескольких экземплярах. Такие меры практически исключают утрату документов.
Важно! Диадок предоставляет возможность заходить в систему, просматривать и скачивать файлы с необходимыми документами, даже если оплаченный период уже закончился.
Быстрый поиск документов
С помощью удобного фильтра можно заниматься сложными выборками, а поиск одного документа из тысячи выполнит поисковая система, в которую достаточно ввести одно слово.
Результаты поиска могут быть скачаны на Excel-файл. Независимо от срока давности, отыскать нужный файл можно за несколько секунд. Суды и органы контроля принимают документацию в электронном виде и на бумажном носителе, так как они имеют равную юридическую силу.
Подразделения и работа с ними
В Диадоке существует возможность создания иерархической структуры подразделений и распределения по ним сотрудников. При этом пользователь может осуществлять:
Учитывая, что контрагенты имеют выгоду от быстрого сопоставление данных актов сверки и вычисления процента сходимости, СКБ Контур был разработан сервис, позволяющий сверять взаиморасчеты автоматическом режиме в двух вариантах с применением интеграционного модуля для 1С или веб-версии для любой учетной системы.
Авторизация сотрудников на сервисе
Для входа в Диадок можно использовать сертификат или пароль. Кроме этого, ваш администратор сможет создавать сам неограниченное число пользователей с паролем, причем на бесплатной основе. Пользователи могут пользоваться всеми возможностями, исключая подписание документов.
Создатели гарантируют доступность сервиса и техподдержку в круглосуточном режиме. Для быстрого решения проблемы достаточно написать или позвонить по бесплатному телефону.
Факт передачи документа будет отражен в Протоколе передачи с сохранением данных об отправителе, подписанте, дате и времен отправления и получения, лицах, согласовавших формирование документа.
Ценность протокола передачи трудно переоценить, так как именно этот документ является доказательством получения документа контрагентом на случай отрицания получения документа.
Система документооборота Контур.Диадок
Под электронными документами подразумеваются файлы. Соответственно, документооборот предусматривает обмен файлами в интернете.
Поскольку компьютерная версия исключает использование ручной подписи, факт подтверждения подлинности документа обеспечивается сертификатом подписи . В работе можно использовать сертификат для подписи формы отчетности перед ФНС . Нужно сказать, что электронная подпись наделяет юридической правомерностью документы, и это является большим преимуществом. Такая документация без проблем принимается судами и ФНС, она не имеет различий с аналогами на бумажных носителях.
Читайте также: