Как открыть бюро переводов с нотариальным заверением

Обновлено: 28.06.2024

Документы, оформленные на иностранном языке, нуждаются не только в переводе, но в некоторых случаях и в нотариальном заверении такого перевода. Рассказываем, какие документы требуют нотариального перевода и как его сделать.

Нужно ли переводить документы, поступающие в компанию на иностранных языках

В подавляющем большинстве случаев российские организации и ИП оформляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными контрагентами и поставщиками, возникает необходимость обрабатывать и переводить документы, оформленные на иностранном языке.

Следовательно, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/ИП, то он должен быть переведен на русский язык. Документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения ими понесенных расходов, исключением не являются.

Поскольку в России все официальное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, то первичные учетные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).

При этом в ряде случаев компании должны иметь не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, осуществленный/засвидетельствованный нотариусом.

Обязателен ли нотариальный перевод документов

Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначается тот или иной документ и кто выступает в качестве принимающей иностранные документы стороны. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, составленные на иностранном языке, могут вообще не переводиться на русский язык.

Если же документ предназначается для передачи контрагентам, государственным учреждениям или любым третьим лицам, то он обязательно должен быть переведен, так как делопроизводство в нашей стране осуществляется на русском языке.

И если иное не установлено законом, перевод может быть осуществлен любым специализированным бюро переводов или штатным дипломированным специалистом, имеющим документ об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика при этом существенного значения не имеет. Верность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.

Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях обычным, незаверенным переводом обойтись нельзя. Тогда от организаций, предпринимателей и рядовых физлиц требуется уже нотариальный перевод иностранных текстовых документов.

Случаи, когда перевод должен быть заверен в нотариальном порядке, оговорены в отдельных законах. Если в законе нет требования о нотариальном переводе того или иного документа, такой документ нотариально заверяться не должен, и принимающая его сторона не вправе требовать от заявителя обратного.

В соответствии с действующим законодательством нотариального перевода требуют следующие документы:

Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере

Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.

Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.

При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.

Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.

Свою официальную позицию по этому вопросу ФНС России выразила в письме от 14.09.2018 № БС-4-11/17934@. Речь в письме шла непосредственно о необходимости нотариального заверения документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ доходов, получаемых при ликвидации контролируемых иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что нотариальному заверению подлежат не только эти, но и любые другие первичные документы, оформленные на иностранном языке.

Для того, чтобы подтверждать расходы, к таким документам во всех случаях должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык. Иначе в учете осуществленных расходов компании могут попросту отказать.

Поэтому если организация нотариально не удостоверит перевод подтверждающих документов, в том числе и первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и свою правоту налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Как нотариально заверить перевод документа

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус только свидетельствует подлинность подписи данного переводчика под переведенным документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате).

И в том, и в другом случае переведенный с иностранного языка документ имеет равную юридическую силу и считается заверенным нотариусом. При этом получить нотариальный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и удаленно. Заявление об удаленном свидетельствовании верности перевода нотариусом направляется по форме, утв. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.

Заявление с приложением к нему документов, которым требуется перевод, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариата. Сделать это можно в том числе с использованием единого портала Госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются для совершения нотариального перевода при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Затем ФНП направляет поступившее заявление и прилагаемые к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить перевод этих документов/свидетельствование верности перевода.

За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой взимается пошлина. Величина пошлины составляет 100 рублей за одну страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).

Сам перевод и его нотариальное свидетельствование совершаются сразу же после оплаты заявителем данной пошлины. Срок перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя информации, подтверждающей оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).

Краткий анализ рынка

Собственное бюро переводов может стать довольно доходным бизнесом. По словам экспертов, в России рынок услуг переводчиков составляет $200 000 000 – 250 000 000 в год, при этом ежегодно он прибавляет еще 15%. Все это свидетельствует о том, что спрос на подобные услуги только растёт.

Стартовые вложения в бизнес

Открыть свое дело в этой сфере может как человек, владеющий одним или несколькими иностранными языками, так не знающий ни одного из них.

Огромный плюс такого бизнеса в том, что он не требует больших вложений – на начальном этапе потребуется около $4 000.

Укомплектовываем штат сотрудников

Открывая собственное бюро переводов, с особым вниманием стоит отнестись к подбору персонала, то есть профессиональных переводчиков. Лучше всего, если ваша компания будет специализироваться на переводе с нескольких различных языков. А значит выгоднее принимать на работу таких сотрудников, которые владеют двумя-тремя иностранными языками. Очень важно иметь в компании переводчиков с китайского, испанского, немецкого и французского. Не менее востребованы переводы с украинского, литовского и других национальных языков стран бывших республик СССР. Однако вовсе не обязательно принимать на работу много специалистов: часто в таких бюро переводчики работают как внештатные сотрудники. Кроме того, специалисты даже могут проживать в других городах и странах, а взаимодействовать с ними Вы сможете при помощи Интернета и электронной почты.

Услуги, предоставляемые агентством переводов

Ваше бюро может предоставлять целый спектр услуг, так иначе связанных с переводом с одного языка на другой:

Устный перевод:

синхронный перевод (переводчик осуществляет перевод одновременно с речью выступающего);
последовательный перевод (переводчик начинает переводить после того, как оратор перестал говорить, закончив всю речь или какую-то ее часть);
сопровождение мероприятий (тренингов, семинаров, конференций, презентаций).

Письменный перевод:

юридический перевод;
экономический перевод;
перевод технических документов;
перевод произведений литературы;
перевод медицинских документов.

Нотариальный перевод (выполняется соответствующим специалистом и заверяется нотариусом, подтверждающим достоверность перевода).

Услуги локализации (сюда относят перевод сайтов и программ, а также фильмов и компьютерных игр).

Бизнес-план бюро переводов

Перед тем, как открыть бюро переводов Вам необходимо зарегистрировать свое предприятие, затем арендовать помещение и, наконец, закупить необходимую мебель и орг. технику. В целом, сумма инвестиций в ваше предприятие составит около $4 000.

Обычно перевод одной страницы машинописного текста стоит $15. Цена может возрасти в зависимости от тематики исходного текста и языка, на котором он написан. Перевод технической и юридической документации является самым дорогим. Его цена может колебаться от $30 до $40 за одну страницу.

Устный перевод будет стоить еще дороже. За час переводчик-синхронист может заработать $100 - $200. Однако это очень тяжелая работа, так что выполнять ее в большом объеме возможным не представляется. Поэтому значительную часть прибыли бюро будут приносить письменные и, особенно, нотариальные переводы. Сам специалист-переводчик получает 60-70% выручки, все остальное компания забирает себе в качестве комиссии.

Имея 3-5 переводчиков, даже при небольшой загруженности, бюро в состоянии приносить $4 000 – $5 000 в месяц. Таким образом, доход владельца такого предприятия составит $1350 – $2 000 ежемесячно. Вычтем из полученной суммы расходы на выплаты налогов и арендную плату: прибыль бюро переводов составит $850 – $1500. Такой бизнес окупится уже через 3-5 месяцев.

Открыть свое бюро переводов может каждый, не зависимо от того, знает ли он сам иностранные языки. Такое дело не требует больших вложений и окупается в течение полугода. Тем не менее, предпринимателю стоит внимательно отнестись к подбору специалистов переводчиков, которые будут работать в его компании, ведь от качества предоставляемых услуг зависит имидж предприятия, а значит и его популярность на рынке.

Как открыть копировальный центр

Давайте поговорим об открытии копировального центра, а также оценим прибыльность этого бизнеса. Для его старта требуется вложить около $4 000.

Бурение скважин на воду

Процесс бурения скважин на воду с помощью новейшего оборудования стал намного проще и быстрее. Этот бизнес остается весьма перспективным и прибыльным. В его открытие достаточно вложить $4000.

Установка пластиковых окон

В открытие бизнеса по установке пластиковых окон достаточно вложить около $4000, а грамотный менеджмент позволит Вам окупить свои инвестиции уже через полгода.

Не всякому виду деятельности суждено процветать вечно – изготовление конской упряжи или изгнание духов пользуются ныне гораздо меньшим спросом, чем несколько веков назад. Хотя некоторым видам бизнеса, существующим тысячелетия, такое процветание гарантировано. К примеру, услуги переводчика востребованы так же, как и тысячу лет назад.

Кроме того явного факта, что проблема взаимопонимания у разных народов в будущем никуда не денется, эффективность этого бизнеса обусловлена еще его доступностью и низкой затратностью. Бюро переводов – всегда малый бизнес, и входной билет туда вполне доступен. Хотя, это возводит определенный барьер для его роста и развития. Помимо того, необходимость небольших стартовых вложений означает жесткую конкуренцию. Большинство контактов, указанных в справочнике полуторагодичной давности, уже не функционируют вовсе или принадлежат другой компании. Таков рынок без прикрас, и вопрос сопоставления собственных амбиций с возможностями каждый решает для себя самостоятельно.

Старт.

Что же необходимо для открытия собственного бюро переводов?

Первым делом, естественно, нужно трансформировать свое физическое лицо в фирму, носящую статус юридического лица. Здесь не надо изобретать велосипед – вы можете сами бегать с бумажками по кабинетам и инстанциям и уложиться в пару тысяч рублей, а можете прибегнуть к услугам специализированной компании, специалисты которой все сделаю за вас без проблем и в кратчайшие сроки за умеренную плату в 200-300 долларов. Безусловно, радует тот факт, что данный вид коммерческой деятельности не подлежит лицензированию.

Без офисной техники сегодня трудно представить себе любой бизнес, минимум парочка компьютеров, сканер, факс и принтер (с высокой производительностью, так как печатать придется немало и, скорее всего, быстро), а также ксерокс. Также как и оснащение офиса, выход в Интернет сегодня жизненно необходим, поэтому лучше побеспокоиться о выделенной линии, если в предоставленном офисе ее нет.

Всем понятно, что бизнес – это не офис с техникой и не юрлицо. Бизнес – это в первую очередь люди. Набор персонала не назовешь обыденной задачей, и успех дела, находится в прямой зависимости от того, как работодатель справится с ней. Задача становится намного проще, если предприниматель сам владеет языками на уровне переводчика или является ним, и способен оценить уровень знаний потенциальных работников. Если нет – можно подбор персонала поручить кадровому агентству, и об уровне квалификации нанятого сотрудника вы сможете судить, по отзывам первых клиентов.

Порядок цифр.

Иметь штатного переводчика во всех отношениях престижнее, но он обойдется в другую сумму. Хороший специалист в Москве затребует от 500 до 600 американских долларов или даже больше, в зависимости от квалификации.

Большую роль играет редактор, особенно в выполнении больших оптовых заказов, когда требуется четкая координация действий участников группы. Услуги такого редактора могут обойтись еще дороже переводчика. Также требуются менеджеры, куда же без них?

Когда все организационные мероприятия закончены, следует приступать к работе, попросту говоря, поиску клиентов. Рекламную компанию следует проводить не только размещением объявлений в газетах и расклеиванием их на остановках (такими мерами серьезного заказчика вы не найдете). Здесь придется потратиться на рекламу в бизнес-ориентированных изданиях, на размещение телефонов в справочниках, не исключены почтовые рассылки – все зависит от энтузиазма и фантазии руководства. Верхняя планка затрат на рекламу трудно определима, но для начинающей фирмы вполне адекватными являются расходы в 550-650 долларов в месяц.

Прибыль и репутация.

Если считать более категорично, тогда получается, что 90% работы припадает на английский язык, основные европейские языки – 5%, и на все оставшиеся приходится также 5%. Так что малораспространенные языки могут являться приятным дополнением к основным языкам, и делать основную ставку на них не нужно.

Кроме того, устойчивый спрос существует на такую услугу, как нотариальное удостоверение переведенного документа, то есть ратификация составленного за рубежом документа, выражающаяся в заверении документа в Минюсте или консульствах. Цены здесь зависят от скорости и сложности работ, так за перевод одной печати документа можно взять 30 рублей, а за консульское удостоверение, выполненное в течение суток (в срочном порядке) – 150 долларов.

Отдельной услугой предлагают вычитку сделанного перевода носителем языка, ее стоимость, как правило, такая же, как и самого перевода, но особым спросом у клиентов она не пользуется. Хотя есть случаи, когда такая вычитка является необходимой мерой – при работе с текстом, имеющим рекламный характер, переводчику тяжело передать текст в адекватной форме. Здесь то и требуется носитель языка. Бывают случаи, когда клиенту нужен реферат или аннотация. Можно браться и за выполнение смежных работ, к примеру, подготовка оригинал-макетов, верстка, даже работа с типографией по просьбе клиента. Когда заказов практически нет (всякое бывает) можно зарабатывать в этот период времени тем же ксерокопированием. Предприимчивому человеку ничто не чуждо.

Идея создания собственного дела пришла ко мне еще, когда училась в институте, но отрыть решилась только после того как набралась достаточного опыта в плане построения бизнес процессов, ведения переговоров.

С выбором сферы деятельности проблем не возникло. Я хотела заняться тем, что люблю и делаю хорошо. Бюро переводов идеально подходит для людей свободно владеющими иностранными языками. Кроме того, на первоначальном этапе не требуется практически никаких вложений, если не считать обязательных платежей на регистрацию.

Оформление переводческой фирмы

Итак, я приступила к открытию переводческой компании. С выбором формы собственности вопросов тоже не возникло. Оптимальный вариант для меня - Общество с ограниченной ответственностью, поскольку собственник ООО не рискует личным имуществом, только уставным капиталом в 10 000 рублей (минимальный размер, по желанию можно и больше). ИП отвечает личным имуществом. Итак, с формой собственности определились. Теперь важно выбрать приемлемую систему налогообложения. Поскольку мой бизнес строиться только на услугах и я ничего не закупаю, для меня идеальным выбором стала упрощенная система налогообложения (УСН) – 6% от дохода. Этот шаг, конечно, не так критичен, можно позднее перейти на другую систему, но это дополнительные затраты времени и сил.

А дальше обычная бумажная волокита со сбором документов, постановкой на учет в ИФНС, Пенсионном фонде, Фонде социального страхования и Росстате, открытием банковского счета. В идеале, постановка производится в ИФНС и Пенсионном фонде, далее, ПФ сам передает все необходимые данные в ФСС и Росстат, а по почте приходят уведомления, что организация поставлена на учет. Но это только в идеале. Лучше самому съездить и убедиться, что все необходимые процедуры пройдены, дабы не быть оштрафованным. За неделю я собрала пакет документов и зарегистрировала свою фирму во всех необходимых инстанциях.

Решение, что бухгалтера нанимать на первоначальном этапе не буду, поскольку это дополнительные расходы, было принято сразу. Но и допускать ошибки в бухгалтерских документах желания было мало, поэтому выбрала оптимальный для себя вариант - подключила интернет бухгалтерию. Очень удобный сервис. Всегда напомнит, когда сдача отчетности, заполнит все необходимые бухгалтерские формы в полуавтоматическом режиме и есть возможность отправки отчетность через Интернет. Но это все лирика, самое главное в бизнесе, чтоб он приносил прибыль. На этапе открытия фирмы я потратила порядка 17000 тысяч рублей: заверение подписи у нотариуса, пошлина за регистрацию в ИФНС, открытие счета, уставной капитал, интернет-бухгалтерия на 3 месяца. 10 000 из них уставной капитал, его я внесла сразу, хотя уставной капитал можно и имуществом вносить (ноутбук, принтер ит.д.) и в течение года с момента регистрации юридического лица.

Стоит сразу просчитать размер отчислений в различные фонды. Помимо 6% налога, мне как работодателю придется еще выплачивать НДФЛ 13% (вычитается из заработной платы сотрудника), 22% — отчисления в ПФР, страховая и накопительная части; 2,9% — отчисления в ФСС по временной нетрудоспособности и в связи с материнством; 5,1% — отчисления в ФОМС и взнос в ФСС по травматизму. У меня он составил 0,2%. Но себе я зарплату не выплачивала – получала только дивиденды раз в квартал.

Поиск клиентов

Самое главное определиться с ценовой политикой и найти Клиентов. С ценовой политикой, я думаю, все понятно, промониторила огромное количество федеральных компаний и мелких организаций в близлежащих регионах, изучила рынок фрилансеров и их ценник (поскольку прекрасно понимала, что при большом наплыве заказов одна просто физически не справлюсь) подготовила два прайса: один для Клиентов, второй внутренний с указанием цены Заказчику и стоимостью работ переводчика.

Очень хорошим инструментом привлечения стало размещение объявлений на бесплатных досках в Интернете. Если честно, даже не ожидала, что крупные заказы и постоянные Заказчики будут привлечены таким способом, но практика показала обратное.

Офис я не снимала, работала дома. Опять таки, для сокращения затрат. Зачем вкладывать деньги в то, что пока не приносит прибыль, с учетом того, что без офиса на первоначальном этапе можно обойтись. Единственное, что я приобрела это сим-карта с подключенным городским номером.

Некоторые секреты успеха моего бюро переводов

Оговорюсь сразу, работы было очень много, ключевым фактором для меня всегда было качество. Работать приходилось на износ: днем устные переводы, ночью письменные. В первую же неделю поступил заказ на устный перевод в другом городе, пришлось все бросить и ехать. Можно было бы и отказаться, но ведь партнерские отношения строятся на мелочах. Работа с Клиентом – это в первую очередь работа с человеком. Заказчику требовался переводчик с итальянского, но времени найти специалиста просто не было, а по его состоянию было понятно, что для него найти переводчика это практически вопрос жизни и смерти, я предложила переводчика с английского (бизнесмен из Италии априори должен владеть английским) и он согласился. Так я нашла одного из самых прибыльных Заказчиков.

А дальше все шло своим чередом. Аренда офиса, постоянное привлечение квалифицированных сотрудников, новые Заказчики обращались по рекомендациям, фирма стала участвовать в тендерах. Главной задачей осталось поддерживать имидж Партнера, а не просто контрагента.
Конкуренция на рынке переводческих очень велика, но стоит попробовать найти свой подход к бизнесу и стать лучшим.

Читайте также: