Как остановить процесс согласования в 1с документооборот

Обновлено: 30.06.2024

Каждая коммерческая организация имеет своей целью извлечение прибыли. Для достижения этой цели, менеджеры стремятся к расширению клиентской базы, что неизбежно влечет к появлению большого количества документов.
Для осуществления эффективной управленческой деятельности и принятия решений руководителю необходим анализ документации, обращающейся в организации:

- различные входящие письма, коммерческие предложения, жалобы и предложения клиентов и др.;
- исходящие письма, уведомления для клиентов, оферты договоров, сопроводительные письма к договорам и др.
- различные внутренние документы, приказы и распоряжения руководителей, служебные записки и т. д.
- и, конечно же, краеугольный камень любой организации – договоры.

Очень часто возникают ситуации, что часть документов теряется в кипах бумаг, часть информации из них забывается сотрудниками, а часть информации не считается сотрудниками важной. Это приводит к тому, что актуальная информация до руководителя не доходит. Результатом является то, что важные управленческие решения не принимаются вовремя или не принимаются вовсе.
К чему может привести отсутствие своевременного реагирования на изменяющуюся конъюнктуру рынка? – Организация не использует свой потенциал полностью, договоров заключается меньше, часть потенциальных и действующих клиентов уходит к более оперативным конкурентам. В результате, организация теряет прибыль.

Для настройки движений документов в организации между исполнителями есть возможность создания шаблонов процессов. Шаблоны процессов представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Шаблоны процессов в 1С: Документооборот КОРП

Рисунок 4. Обработка коммерческих предложений лизинга

Рисунок 5. Назначение шаблона процесса виду документа

Данные действия означают, что после регистрации коммерческого предложения, документ отправится одновременно на рассмотрение исполнительному директору и на ознакомление генеральному директору.
Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов представлен на рисунке 6.

Рисунок 6. Созданный комплексный процесс в списке шаблонов процессов

Для принятия управленческих решений возможно формировать различные отчеты по входящим документам (рисунки 7, 8).

Рисунок 7. Статистика по входящим документам

Рисунок 8. Список входящих документов

С помощью процесса по обработке коммерческих предложения и настройки отчета руководитель получает актуальную информацию и может принимать эффективные управленческие решения.

Третий процесс – это согласование с исполнительным директором. Его создадим аналогично первому процессу согласования.

Шестой процесс – это подписание Генеральным директором (рисунок 14).

Седьмой процесс – это регистрация документа (рисунок 15). При этом, документ регистрирует автор документа. Для этой цели в качестве исполнителя процесса воспользуемся автоподстановкой.

Далее, шаблон назначается для вида документов и, при необходимости, настраивается автозапуск.
По договорам также возможно формирование отчетов для их анализа и принятия эффективных управленческих решений (рисунок 20).

Рисунок 20. Динамика сумм и количества заключенных договоров

При учете исходящих документов в 1С: Документооборот КОРП также можно повышать эффективность управления бизнес-процессами организации. Например, при подготовке коммерческих предложений для своих клиентов. По исходящим документам также возможна настройка комплексных процессов и, по результатам исполнения задач, формирование различных отчетов для принятия актуальных управленческих решений руководителями организации.

Таким образом, согласно примеру выше, можно убедиться, что внедрение 1С: Документооборот КОРП поможет организовать самые сложные бизнес-процессы предприятия, обеспечить прозрачность ведения документации, что в свою очередь позволит:

Как принудительно завершить бизнес-процесс и задачи?

Стандартная механика обеспечивает автоматическое завершение бизнес-процесса, когда он достигает точки завершения и все задачи по нему выполнены.
Однако иногда может потребоваться принудительно завершить бизнес-процесс, не дожидаясь, пока он дойдет до точки завершения.
Для этого необходимо установить свойство Завершен бизнес-процесса равным Истина:
Код 1C v 8.х

Далее нужно отметить все задачи по этому бизнес-процессу как выполненные.
1. Отобрать задачи по бизнес-процессу можно с помощью запроса вида:
2. После чего каждой из отобранных задач нужно установить свойство Выполнена равным Истина:
Код 1C v 8.х

Рекомендуется выполнять запись бизнес-процесса и задач в транзакции, чтобы избежать возможного расхождения бизнес-процесса и связанных с ним задач.

Эффективное управление процессами

Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения

всем сразу (параллельное согласование);
по очереди (последовательное согласование);
смешано (параллельно-последовательное согласование).

всем сразу (параллельное исполнение);
по очереди (последовательное исполнение);
смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).

общий срок для всех исполнителей;
персональный срок для каждого исполнителя;
общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.

Срок исполнения можно указать с точностью до минут. Одного из исполнителей можно назначить ответственным. Он будет отвечать за результат исполнения всего процесса в целом.

Запуск процессов по шаблону

Иерархия и история процессов

кто сейчас работает с документом;
какие процессы и задачи запущены по документу;
какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
какие не исполнены и просрочены.

Программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.

Контроль процессов

Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по приказу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то приказ тоже отображается как контрольный. На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу.

Что можно поставить на контроль? Все, что угодно: входящие, исходящие и внутренние документы, файлы, письма, процессы и задачи, мероприятия, проекты и проектные задачи, и даже то, чего нет в программе. Контроль позволяет следить за сроками и ходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по почте.

показывает все контрольные карточки, в которых сотрудник является контролером;
удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря;
выводит самые просроченные объекты в первых строках вверху.

Мониторинг и аналитика

время просрочки;
количество просроченных процессов;
число циклов согласований;
средние трудозатраты и другие.

При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас по почте.

Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот

Каждый день компании принимают самые различные управленческие решения. По этой причине используемые системы электронного документооборота должны уметь реализовывать поручения и задачи.

У 1С:Документооборот имеются мощные инструменты, которые позволяют управлять задачами и обеспечивать четкий контроль их выполнения. Система дает возможность фиксировать сроки исполнения даже в случае, если имело место перенаправление.

На рабочем столе программы вы увидите несколько виджетов, предназначенных для управления задачами. Для того, чтобы оперативно оценивать задачи, вам не нужно углубляться в систему, вам сразу доступны все основные показатели.

Выполнение задач в 1С Документооборот

Один из самых важных пунктов — "Задачи мне". Здесь все перечислено списком.

Контроль за исполнением и отчеты

В данном разделе присутствует функционал, предназначенный для руководителей подразделений. Он позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.

Через виджет "Контроль" можно быстро получить доступ к контрольным поручениям. Здесь же присутствуют и статусы текущих состояний объектов.

Имеющаяся здесь подсистема управления процессами дает возможность создавать поручения и задачи различной степени сложности. Как произвольного характера, так и сделанные на основе имеющихся шаблонов.

Постановка задач

Что представляют из себя задачи в системе? Это визуализированные точки, через которые проходит бизнес-процесс. Кроме того, присутствуют механизмы управления ими.

Все участники процесса видят те задачи, которые предназначены непосредственно им. Можно действовать только в рамках, которые выставлены системой.

Пользователи, которые имеют особые права, могут отслеживать задачи других пользователей и изменять их. Им доступен просмотр состояния бизнес-процесса в целях оперативного устранения ошибок.

Руководителю выставляются такие настройки, которые позволяют иметь доступ ко всем задачам подчиненных.

Управление задачами

У руководителя есть права для того, чтобы вовсе остановить бизнес-процесс. Он может быть запущен по ошибке или потерять свою актуальность.

Как в 1С:Документооборот осуществляется управление задачами и поручениями?

Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: утвердить, исполнить, согласовать. Разработчики заложили следующие типовые процессы:

согласование (файлов, вопросов, документов) — производится с одним или несколькими сотрудниками;
исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
ознакомление с документами без получения "обратной связи", ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
подписание/утверждение документов ответственным лицом;
приглашение на мероприятие;
комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.

Процессы можно отправлять:

по очереди;
всем сразу;
смешанно.

В качестве согласующих можно задействовать системные автоподстановки, конкретных пользователей и ролевую адресацию.

Сроки согласования выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени(минуты, часы, дни).

В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: "Согласовано с замечаниями", "Согласовано" или "Не согласовано". Решения подписываются с помощью электронной подписи.

В случае, если вынесено решение "Не согласовано", то задача отправляется на доработку. После ее завершения можно запустить повторный цикл согласования. Если замечания невозможно устранить, то процесс завершается.

После согласования создается печатная форма. На нее наносятся визы согласующих, комментарии и дата.

При наличии определенного опыта и знаний можно редактировать печатные формы для своих нужд.

Поручениям ставятся процессы "Исполнение". Они могут быть настроены произвольно или на основе имеющихся шаблонов.

В случае, если исполнителей несколько, то можно назначить одного из них ответственным. Такой сотрудник завершает задачу последним. Только тогда, кода со всем справились соисполнители.

Об использовании шаблонов бизнес-процессов в 1С Документооборот

Устоявшиеся процедуры в любой организации описываются как шаблоны процессов. Их часто применяют при работе с документацией. За настройку процессов отвечают администраторы. Они могут быть рекомендательными (можно изменять) и предопределенными (нельзя изменять).

Процессы, которые выполняются по шаблону, запускаются автоматически, к примеру, при создании нового документа.

Увидеть все запущенные процессы можно в разделе "Управление процессами" и "Совместная работа".

Автор: Михаил Виноградов

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

1. Сокращение сроков согласования документов

Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

Рис. 1. Запуск процесса согласования

2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация

Относительно новая функция программы, сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.

Рис. 2. Аналитические отчеты и статистика

3. Контроль входящей корреспонденции

4. Настройка прав пользователей в 1С:Документообороте

Рис. 4. Права доступа к документу

5. Управление мероприятиями и совещаниями

Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.

6. Отчет об исполнительской дисциплине

Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.

8. Управление проектами

Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

9. Электронная подпись в 1С 8 Документообороте

Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.

Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

10. Бесплатное мобильное приложение в 1С 8 Документообороте

Описание примера в 1С Документооборот

Создание групп пользователей, настройка профилей и групп доступа в 1С Документооборот, структуры подразделений

Создадим пользователей, которые будут работать в программе. Пользователей добавим в созданными нами группы пользователей, которые соответствуют филиальной структуре холдинга.

Структура подразделений холдинга приведена на рисунке:

Настроим Профили и Группы доступа пользователей. Пользователям УК будут доступны все организации холдинга, а Пользователи Филиала 1 и Пользователи Филиала 2 имеют возможность работать только со своими предприятиями.

Рассмотрим совместную работу с документами на примере работы с входящими и исходящими документами.

Создание входящего документа в 1С Документооборот. Маршрут регистрации

Карта маршрута процесса регистрации между двумя пользователями получилась совсем простая. На рисунке видно, что Юрист еще не успел ознакомиться с результатом регистрации документа. Точка маршрута бизнес-процесса выделена красной пунктирной линией. Этот функционал программы позволяет наглядно увидеть историю работы с документом.

Создание исходящего документа в 1С Документооборот. Настройка шаблона обработки исходящего документа

В документ добавим файл ответа на рекламацию. Файл можно создать на основании шаблона файла, загрузить готовый файл с диска или сканировать файл в документе с помощью соответствующего оборудования.

Пример заполнения файла представлен на рисунке:

Шаблон процесса включает следующие этапы:

• Согласование с непосредственным руководителем автора документа.
Автор документа у нас Начальник юридического отдела Козлов Михаил Игоревич, его непосредственный руководитель – Генеральный директор управляющей компании Сколов Роман Игоревич. Если руководитель согласовал – процесс движется дальше.

Карточка бизнес-процесса выглядит так:

Схема процесса получилась достаточно сложная, много этапов маршрута документа по согласующим. Заданы условия согласования. На практике, если документооборот на предприятии достаточно сложный, чтобы описать процессы приходится прибегать к написанию условий на программном языке.

Схема процесса представлена на рисунке:

Из практики: Бизнес-процессы на одном предприятии невозможно было реализовать типовым способом, пришлось написать свой бизнес-процесс согласно блок-схеме, которую предоставил заказчик. Карта маршрута получилась достаточно сложная.

Настроив соответствующие шаблоны бизнес-процессов и условий маршрутизации, можно автоматизировать почти все процессы жизнедеятельности предприятия. Если в Вашем штате нет штатного программиста или консультанта по программе, специалисты нашей компании всегда готовы оказать Вам квалифицированную помощь.

Читайте также: