Как написать служебную записку о выплате заработной платы

Обновлено: 17.05.2024

Служебная записка на повышение зарплаты — это письменное обращения к работодателю с просьбой увеличить текущий размер оплаты труда. Составить его может как сам работник, так и его непосредственный руководитель.

Зачем нужна служебная записка

Увеличение заработной платы в российских бюджетных организациях проводится довольно редко. По большей части рост связан с изменением законодательства, например с увеличением МРОТ. Работодатели довольно редко самостоятельно принимают решение платить больше. Но это не значит, что работникам запрещается попросить об этом.

Обращаются с просьбой об увеличении вознаграждений за труд как устно, так и письменно. Но первый вариант менее надежный, так как руководитель может попросту забыть о обещании.

Вот ситуации, когда понадобится писать служебную записку:

сотруднику существенно увеличили должностные обязанности;
при наличии особых достижений и заслуг перед учреждением;
была повышена профессиональная квалификация, получено профильное высшее образование, пройдены дополнительные специализированные курсы и тренинги;
испытательный срок работы в учреждении успешно завершен и работника перевели в основной состав;
должностной оклад (тарифная ставка) не повышались продолжительное время.

Инструкция КонсультантПлюс: оформление служебных записок

В законодательстве правил оформления служебной записки нет. Поэтому работники вправе составлять ее в произвольной форме. Однако если служебная записка часто используется в организации, то можно предусмотреть форму бланка и правила ее составления в локальных нормативных документах, руководствуясь требованиями по оформлению документов, и ознакомить с ними работников.

Основные правила написания

В большинстве случаев образец заявления о повышении зарплаты от сотрудника, который претендует на увеличение должностного оклада или тарифной ставки, составляется и подается им самим. Документ пишут от руки или печатают на компьютере. Подпись заявителя проставляется от руки и в обязательном порядке.

Составить служебную записку вправе и непосредственный руководитель специалиста, например, начальник отдела. В таком случае начальник сотрудника указывает свое личное мнение по поводу увеличения оплаты труда, перечисляет конкретные заслуги и достижения.

Допустимы и коллективные обращения. Например, просить повысить заработную плату всем специалистам конкретного структурного подразделения или же всего ведомства.

Полезно: как вести учет служебных записок

Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет. В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.

Инструкция по составлению

Унифицированного бланка и инструкции, как написать служебку на повышение зарплаты, чиновники не предусмотрели. Заявление придется составить в произвольной форме, согласно общепринятым правилам деловой переписки.

Учитывайте следующие важные рекомендации:

Теперь образец, как написать просьбу о повышении зарплаты, осталось подписать, указать должность и Ф.И.О., поставить дату.

Руководитель рассмотрит полученный документ и решит, что делать дальше: повышать размер вознаграждения за труд либо отказать в повышении. Решение оформляется резолюцией — специальной отметкой на самой служебной записке.

Образец служебки об увеличении зарплаты от имени работника

Иванову Ивану Ивановичу

от тренера-преподавателя высшей категории

Петрова Петра Петровича

Служебная записка о повышении оклада

Петров / Петров П. П. /

Образец служебки об увеличении зарплаты от имени непосредственного начальника

Иванову Ивану Ивановичу

От главного бухгалтера

Викторовой Виктории Викторовны

Служебная записка об увеличении оклада

Прошу рассмотреть возможность изменения должностного оклада бухгалтера-кассира Монеткиной Натальи Александровны в сторону его увеличения до 50 000 рублей. В настоящее время оклад составляет 38 900 рублей.

Монеткина Н. А. проявила себя, как добросовестный работник, отлично справляющийся со своими обязанностями. Нарушения в ведении кассовой дисциплины за период работы не выявлено.

Увеличение оклада прошу разрешить с 01 ноября 2020 г., соответственно внеся изменения в штатное расписание по данной должности.

Главный бухгалтер Викторова В. В.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Образец служебной записки на повышение зарплаты — это документ, с помощью которого сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой об увеличении жалования. Как правильно составить эту бумагу, вы узнаете из нашей статьи.

В каких случаях необходима

Многие работодатели задаются вопросом, как повысить мотивацию персонала. С этой целью одни руководители улучшают на предприятии психологический микроклимат, другие создают сотрудникам максимально комфортные условия для работы. Но, как всегда, истина проста: лучшим стимулом к труду является его достойная оплата. И если администрация забыла про это, то работники вправе напомнить — устно, или письменно — с помощью служебной записки. Отметим, что второй вариант намного эффективнее — в этом случае начальник не сможет сослаться на то, что забыл о просьбе.

Трудовое законодательство напрямую практически не регулирует вопрос, когда оформляется служебная записка о повышении зарплаты. Чаще всего трудящиеся обращаются к нанимателю с такой бумагой в следующих случаях:

в связи с увеличением должностных обязанностей;
в связи с особыми заслугами перед фирмой;
если имело место повышение квалификации;
в связи с окончанием испытательного срока;
если размер зарплаты остается неизменным на протяжении долгого времени. А инфляция и рост цен имеют место быть.

Консультация: как оформить повышение зарплаты

Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда (ч. 1 ст. 135 ТК РФ).

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Кто пишет и подписывает

Образец служебки о повышении зарплаты составляется и подписывается:

сотрудником, добивающимся увеличения заработной платы;
непосредственным руководителем работника, который излагает в записке собственное мнение на этот счет и перечисляет заслуги подчиненного (в этом случае шансы на увеличение зарплаты гораздо выше).

Что писать в документе

Перейдем к тому, как написать служебку на повышение зарплаты. Унифицированная форма бланка не утверждена. Заявление необходимо составить в свободной форме. Рассмотрим основные правила оформления документа.

в правом верхнем углу указываем наименование организации, должность и Ф.И.О. лица, которому предназначается служебка;
вносим данные заявителя — должность и Ф.И.О.

Текст служебной записки:

далее указываем должность и Ф.И.О. составителя, дату составления служебки и личную подпись работника.

Для передачи документа пользуются одним из способов, поддерживаемых в организации:

посредством электронного документооборота;
с помощью секретаря руководителя;
при личной встрече с работодателем.

Что дальше

После прочтения документа работодатель ставит свою резолюцию с отметкой об удовлетворении или отклонении просьбы об увеличении вознаграждения. Если директор согласился повысить жалование работнику, последующий алгоритм действий таков:

служебка с визой начальника передается в отдел кадров;
кадровик подготавливает и направляет директору на подпись приказ об увеличении оклада сотруднику;
подписанный документ передается в бухгалтерию для проведения начисления зарплаты и ее выплаты.

Как правило, после этих действий свою следующую зарплату работник получит в увеличенном размере.

О повышении заработной платы мечтает каждый сотрудник, но для того чтобы мечты стали реальностью, необходимо не только трезво оценивать свои достижения в профессиональном плане, но и уметь преподнести свои заслуги начальству. Для того чтобы у руководителя было время подумать, взвесить все за и против, оценить вклад сотрудника в общий успех предприятия, просьбу о повышении должностного оклада лучше изложить в письменном виде: составляем ходатайство о повышении заработной платы.

Наиболее часто для решения вопросов такого рода используются служебные записки. Документ такого вида будет наиболее уместным для решения поставленной задачи. Прежде чем приступить к написанию служебки на повышение заработной платы, следует разобраться, что это за вид официального документа и как он правильно составляется по правилам делопроизводства.

Что такое служебная записка?

Служебная записка (наряду с докладной запиской, распоряжением и приказом) является одним из основных видов внутренних документов предприятий и организаций различных видов собственности. Документы в виде служебных записок применяются для осуществления внутреннего документооборота в рамках конкретной организации и не могут быть направлены в адрес сторонних предприятий.

Указанный вид документа составляется обычно нижестоящим должностным лицом и адресуется вышестоящему (или равному по должности) должностному лицу, то есть руководителю. Логично, что служебная записка о повышении зарплаты будет адресована руководителю предприятия либо руководителю соответствующего структурного подразделения (в случае если у указанного должностного лица имеются соответствующие полномочия на решение вопросов, связанных с установлением окладов).

Основные принципы оформления служебной записки

В каждой конкретной организации могут быть свои особенности составления внутренних документов, соответственно, образцы служебных записок на повышение зарплаты на различных предприятиях могут немного отличаться. При этом основные принципы их оформления остаются неизменными:

Служебная записка адресуется должностному лицу, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в основной части документа.
Служебная записка содержит определенные части официального документа (шапка, название документа, основная часть, должность, фамилия и подпись лица, составившего и направляющего служебную записку, дата составления документа).
Служебная записка соответствует требованиям документооборота, установленным на конкретном предприятии (в рамках которого она оформляется).

Кто составляет служебную записку об увеличении зарплаты?

Наиболее часто в образцах служебных записок на повышение зарплаты приводится пример, когда документ составляется непосредственно сотрудником, которому планируется увеличить заработную плату. Но на практике наиболее распространенным остается случай, когда непосредственный руководитель ходатайствует перед главным руководителем (директором) предприятия об увеличении зарплаты сотруднику своего структурного подразделения. Таким образом, следует рассмотреть два различных образца служебных записок на повышение зарплаты:

Сотрудник самостоятельно составляет и направляет служебную записку непосредственно руководителю своего структурного подразделения или директору предприятия.
Руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник, направляет служебную записку руководителю предприятия (директору) о повышении должностного оклада своему подчиненному.

Что должна в обязательном порядке содержать служебная записка?

Основные причины для увеличения должностного оклада

Для того чтобы просьба об увеличении заработной платы не была необоснованной и не осталась без рассмотрения, при составлении ходатайства необходимо указать причины или основания, которые поясняют заслуги сотрудника. Начальник может изложить в записке собственное мнение на этот счет и перечислить заслуги подчиненного (в этом случае шансы на увеличение зарплаты гораздо выше).

Наиболее распространенными из них являются следующие формулировки:

Варианты увеличения заработной платы

Установление временной надбавки к должностному окладу (может устанавливаться на месяц, на квартал, на полугодие и т.п.).
Установление постоянной надбавки к должностному окладу (такой вид увеличения зарплаты зачастую прописан в коллективном договоре или дополнительном соглашении к нему. Связано это с вредностью производства или опасностью выполняемой работы).
Выплата премии (одноразовое поощрение за выполненный объем работ).
Увеличение оклада (позволяет повысить зарплату не единоразово или временно, как в предыдущих вариантах, а закрепить более высокий уровень зарплаты на постоянной основе).

Образец служебной записки об увеличении зарплаты будет изменяться в зависимости от того, кто является ее автором (сотрудник или руководитель), а также в зависимости от того, каким образом будет оформлено это увеличение (премия, надбавка, повышение оклада).

Образец служебной записки от имени сотрудника

ведущего специалиста отдела прямых продаж

Образец служебной записки от имени непосредственного руководителя

начальника отдела прямых продаж

Начальник отдела прямых продаж. Подпись. Я.В. Перепелкин

Образец служебной записки на выплату премии или установление надбавки

начальника отдела прямых продаж

Прошу рассмотреть возможность установления постоянной надбавки к должностному окладу в размере 30% с 01.01.2019 ведущему специалисту отдела прямых продаж Петренко А.П.

Начальник отдела прямых продаж. Подпись. Я.В. Перепелкин

Пример служебной записки о премировании сотрудника будет отличаться от приведенного выше текста совсем незначительно:

Что именно следует писать в служебной записке, чтобы увеличить шансы на повышение заработной платы?

Очевидно, что при использовании стандартного образца служебной записки на повышение зарплаты необходимо дополнить его информацией о достижениях конкретного сотрудника. При этом не следует скупиться на похвалы и в качестве существенного аргумента стоит использовать те результаты труда работника, которые приносят фирме финансовую выгоду!

В ходе рабочего процесса внутри компании у начальников отделов периодически может возникать необходимость в корректировке заработной платы того или иного работника (либо в изменении сроков ее начисления).

Кроме этого, иногда бывают ситуации, когда бухгалтерия по ошибке начислила излишне высокую плату. Во всех этих случаях создаются служебные записки, оповещающие уполномоченных лиц о необходимости внести требуемые корректировки в сроки либо размер зарплаты. Тому, как это сделать правильно, и посвящена настоящая статья.

Что это за документ и его виды?

Служебная записка – это специальный внутренний документ, служащий для связи между отделами внутри организации.

Она может составляться всеми работниками, однако записки, связанные с заработной платой, чаще всего составляются бухгалтером или руководителями подразделений.

Можно выделить три основных типа таких документов: записки, связанные с удержанием из зарплаты, о ее перерасчете, а также о выплате. Как правило, все они адресованы руководству, которое и принимает решение о тех либо иных изменениях.

Кем пишутся?

Как было сказано выше, записки, несущие в себе предложение о тех или иных корректировках относительно заработной платы работников (либо одного работника) чаще всего пишутся руководителями отделов, в которых данные лица работают, и адресованы бухгалтерии либо директорам.

Справка! Чаще всего в такой записке, кроме самой рекомендации о корректировке зарплаты, отображаются сведения, в которых разъясняется – почему именно поступило данное предложение.

Требования к заполнению

Строгих требований либо обязательных стандартов по заполнению служебных записок (в том числе и о заработной плате) не существует. Они составляются в свободном виде, однако в некоторых компаниях может быть свой собственный установленный формат этого документа.

При этом в любом случае при составлении записки в ней должны быть указаны ее адресат и составитель, дата написания, порядковый номер (для регистрации в журнале), заголовок и основные сведения. В конце записки всегда идут рекомендации ее составителя относительно вопроса, в ней освещаемого. Подробнее об оформлении этого документа вы можете прочитать здесь.

О выплате

В случае, если в виду каких-либо причин работнику (либо работникам) в отделе требуется выплатить заработную плату раньше общего срока, то составляется соответствующая служебная записка, информирующая об этом бухгалтерию.

При составлении в ней указывают причины, по которым необходимо произвести выдачу средств, а также рекомендуемые сроки. Оформляется такая записка руководителем (директором) отдела, на работников которого распространяется данная просьба.

О перерасчете

Записка о перерасчете (например о повышении) зарплаты работника составляется его прямым руководителем и подается в отдел, занимающийся вопросом начисления оплаты.

При составлении такой записки обязательно указываются причины, повлекшие за собой ее составление. В их числе обязательно указываются заслуги работника, его достижения, прохождение аттестации, успешное окончание испытательного срока, присвоение нового рабочего разряда или же ученой степени.

Об удержании

Рекомендация! При составлении подобного документа очень важным моментом в ней будет отразить причину такого удержания (все возможные причины для этого указаны в ТК России статья 136).

Так, например, в случае, если при начислении предыдущей зарплаты была произведена арифметическая ошибка и работнику выплачены лишние средства, то такая записка составляется бухгалтером на имя директора либо руководителя отделения, который и должен одобрить последующее удержание. В качестве причины при этом и будет указана собственно “счетная ошибка”.

Как оформлять?

Составлять служебную записку о заработной плате можно как в электронном виде, так и в бумажном. В последнем случае сразу после составления ее следует зарегистрировать в специальном журнале регистрации служебных записок.

В нем указываются автор записки, ее получатель, номер, а также дата составления. Кроме того, очень часто указывается и краткое ее содержание, например “записка об увеличении заработной платы менеджеру Иванову И. И.” При использовании электронного варианта документ регистрируется в программе автоматически.

Пример

Директору ООО “Вектор-С” Иванову Т. Р. от начальника отдела продаж Прохорова И. И.

Служебная записка №5645-05

О повышении заработной платы

В связи с успешным прохождением испытательного срока менеджером Егоровым Е. Е., прошу произвести перерасчет начисляемой ему заработной платы до размера 23,000 рублей. Указанный размер оплаты предусмотрен трудовым договором.

Начальник отдела продаж Прохоров И. И.

Как видно из статьи, служебные записки могут оформляться как в случаях, когда необходимо повышение уровня зарплаты сотрудника, так и в случаях, когда требуется удержать определенную сумму.

Также этот документ может оповещать и о других изменениях, касающихся оплаты, например о ее сроках. При этом такие записки всегда составляются не самими рабочими, а их непосредственными руководителями.

Читайте также: