Как написать благодарность госслужащему

Обновлено: 18.05.2024

За долгий и добросовестный труд руководитель решил объявить сотруднику благодарность. Рассмотрим особенности этого вида вознаграждения и порядок его назначения.

Благодарность — что это?

Объявление благодарности — один из основных видов поощрения сотрудников за добросовестный труд (ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Благодарность относится к моральному стимулированию, и, хоть она не несет материальной выгоды, ее объявление также благоприятно влияет на сотрудника и его отношение к работе.

Благодарность можно сделать отдельным видом поощрения или добавить, например, к премии. Если возможности материально простимулировать сотрудников нет, благодарность будет оптимальным вариантом выражения им своей признательности за эффективную работу.

Кто объявляет благодарность сотрудникам

Благодарность, так же, как и премия и любое другое поощрение, назначается работодателем. Обычных сотрудников поощряет руководитель компании. А вот его самого поощрить могут только учредители компании, так как именно они являются его работодателями.

Самопремирование грозит директору дисциплинарной ответственностью и взысканием ущерба, в размере незаконно выплаченной себе премии. Подробнее о самопремировании и его последствиях можно узнать в этой статье.

Что касается благодарности, то ее объявление не несет материальных потерей для компании, но насколько целесообразно директору объявлять себе благодарность — вопрос спорный.

Инициаторами объявления благодарности могут выступать и представители другой компании. Для этого им нужно составить представление или ходатайство о поощрении и подать его руководителю поощряемого сотрудника. Если директор соглашается с ним — работнику объявляется благодарность.

За что можно объявить благодарность

Перечень оснований для назначения любого вида поощрений желательно прописать в положении о мотивации сотрудников. Более подробно узнать об этом документе можно из данной статьи.

Утверждать положение о мотивации необязательно. Условия и виды поощрений можно прописать в уставе, коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

Благодарность сотруднику можно объявить за:

добросовестное и профессиональное отношение к делу;
успешное проведение переговоров или удачное завершение судебного процесса;
отличные показатели труда;
завершение работы раньше установленного срока;
отсутствие замечаний к работе;
рачительное отношение к вверенному имуществу;
выполнение общественных поручений.

Порядок объявления благодарности

Назначение вознаграждения в виде благодарности происходит в несколько шагов.

Шаг 1. Представление к поощрению

Объявление благодарности начинается с составления соответствующего документа: представления, ходатайства или служебной записки. Этим документом непосредственный начальник обосновывает необходимость назначения вознаграждения своему подчиненному.

Шаг 2. Приказ о поощрении

Если по ходатайству директором принято положительное решение, издается соответствующий приказ. Приказ о поощрении сотрудника можно составить на типовом бланке или в свободной форме.

Для объявления благодарности одному сотруднику предусмотрен типовой бланк Т-11. Если сотрудников несколько — используем форму Т-11а. Унифицированные формы бланков Т-11 и Т-11а утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Подробнее с порядком составления и образцом приказа Т-11 при объявлении благодарности сотруднику можно ознакомиться в этой статье.

Шаг 3. Объявление благодарности

Благодарность сотруднику можно выразить:

В этом случае составляется благодарственное письмо, подписанное руководителем организации. Его вручение происходит, как правило, на общем собрании или торжественном мероприятии в присутствии коллег работника. Унифицированной формы этот документ не имеет: его можно составить на бланке компании или заказать в типографии.

Поблагодарить работника можно и на словах. Для большего эффекта сделать это лучше в присутствии его коллег. Устную благодарность можно и не оформлять официально, тогда это будет обычная похвала, а не поощрение.

Подробнее о том, в каком виде лучше поблагодарить сотрудника, можно узнать из этой статьи.

Шаг 4. Внесение данных о поощрении в трудовую книжку

Последним этапом оформления благодарности является внесение соответствующей записи в личную карточку и трудовую книжку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Подробнее о том, как внести в трудовую книжку запись об объявленной сотруднику благодарности, можно прочитать в этой статье.

Многим работодателям требуется составить правильно благодарственное письмо сотруднику, выбрать форму письма и составить текст благодарности за хорошую работу для работающих сотрудников компании, поблагодарить специалистов, уходящих на пенсию или увольняющихся из организации.
Благодарность – слово, обозначающее готовность человека дарить благо, добро.
Когда руководитель благодарит своего подчиненного, то он дарит ему теплые и добрые слова за те достижения в его работе, которые он хотел бы отметить в своем обращении.
В современной практике компаний активно формируется традиция подготовки и вручения благодарственного письма сотруднику организации за хорошую работу.

Содержание этой статьи:

Что такое благодарственное письмо

Благодарственное письмо – это форма официального признания достижений и профессионализма работника, оценка его вклада в развитие организации.

Эта форма выражения благодарности является одним из действенных приемов мотивации персонала, который может повлиять на:

увеличение лояльности работника к организации;
стремление работать качественно и добиваться новых результатов;
повышение внутреннего профессионального статуса среди коллег и подчиненных;
рост личностной самооценки.

В случае если письмо вручается в присутствии коллег, в обстановке особенной торжественности, его ценность в глазах сотрудника возрастает.

Неверно считать, что самым действенным способом стимулирования работы персонала организации является исключительно финансовая мотивация.

Если бы это было так, то не происходили бы случаи увольнения специалистов из компаний из-за того, что их результаты работы не получили признания или не были оценены по достоинству непосредственным руководителем.

Получая благодарность, оформленную в виде официального документа, удовлетворяется потребность специалиста в признании профессионализма, увеличивая его лояльность к работодателю.

Когда составляются благодарственные письма

Благодарственные письма сотрудникам могут создаваться по разным поводам.

Чаще всего они составляются в следующих случаях:

Поощрение за особенные достижения в работе.
Юбилей или день рождения компании, на котором поощряются лучшие работники, персонал, проработавший в компании продолжительное время.
День рождения специалиста.
Профессиональные праздники.
Завершение работником профессиональной карьеры в связи с достижением пенсионного возраста.
Увольнение специалиста из компании по собственному желанию.

Важно! Поощрение персонала с помощью благодарственного письма должно применяться по значимым поводам. Слишком частое использование такой формы стимулирования быстро обесценится, поскольку получить благодарность будет несложно.

Кто должен писать благодарственные письма

В каждой организации вопрос выбора автора для написания писем решается по-разному с учетом размера компании и особенностей корпоративной культуры.

Как правило, в написании текста участвуют:

руководители служб и отделов;
специалисты по управлению персоналом;
сотрудники службы протокола, если таковая имеется в организации.

В некоторых случаях первые лица организации или генеральный директор могут написать благодарственные слова лучшим сотрудникам, но это довольно редкое явление.

В тексте может быть указана ссылка на сотрудников или службы, благодарящих специалиста.

Но кто бы ни создавал благодарственное письмо, оно, как правило, подписывается генеральным директором.

Как написать благодарственное письмо

Единой утвержденной формы для создания благодарственного письма не существует.

Но поскольку это официально-деловой документ, то при его подготовке и оформлении следует учитывать общие правила, установленные для деловой документации.

Правила оформления письма

Для оформления письма может быть выбран либо специальный готовый типографский бланк, предназначенный для этих целей, либо стандартный бланк организации.

Компания также может самостоятельно разработать свой бланк для выражения благодарности своим работникам.

Готовые бланки, изготовленные типографским способом, могут быть сделаны в разных стилевых решениях. Приведем пример строгой и торжественной формы бланка.

В части написания и оформления текста следует придерживаться нескольких классических правил, применяемых для оформления делового документа.

Письмо должно умещаться на одной странице формата А4.
Стиль написания текста – официально-деловой.
Не допускается включение в текст просторечий.
Недопустимо наличие орфографических и пунктуационных ошибок.

Как правило, бланк с текстом распечатывается на компьютере. Но в некоторых случаях используется благодарность, написанная от руки.

Если специалисту будет вручено письмо, написанное собственноручно директором компании, это подчеркнет особенное внимание руководителя к персоне подчиненного.

Структура письма

В структуру благодарственного письма сотруднику включается несколько основных разделов.

В отношении некоторых из них применяются менее строгие требования, чем для других форм деловых писем.

Шапка с указанием адресата, раздел необязательный и может быть пропущен совсем.
Обращение к работнику, которому адресованы слова благодарности.
Основной раздел.
Заключение с названием должности, ФИО и подписью руководителя, печатью организации.

Содержание письма

Основной текст чаще всего включает в себя две основных части:

собственно слова благодарности;
пожелания специалисту.

Для того чтобы благодарность была действительно приятной, необходимо:

отказаться от стандартных заезженных стереотипных фраз;
постараться избежать пафосных хвалебных речей;
писать о тех достижениях и достоинствах специалиста, которые существуют в реальности, а не являются общими для любых работников компании;
быть искренним.

Важно! Создавая текст для благодарственного письма сотруднику, необходимо ориентироваться на повод, по которому оно создается, поскольку в зависимости от него содержание основной части обращения может меняться.

Особенности текста благодарственного письма лучшему сотруднику

Такие письма создаются в том случае если работник:

достиг высоких профессиональных результатов;
организовал или провел мероприятие, имеющее важное значение для развития предприятия;
является новатором, улучшающим работу подразделения или всей организации в целом;
разработал или реализовал проект, который позволил компании существенно улучшить свое положение на рынке или получить дополнительную прибыль.

В тексте основной части письма должна содержаться ссылка на конкретный результат, по поводу которого и предоставляется благодарность.

Приведем примеры возможных формулировок основной части текста.

Благодарственное письмо сотруднику за многолетний труд

Этот вид благодарственного обращения очень важен, поскольку подчеркивает значимость для компании специалистов, проявляющих не словами, а делами свою лояльность к компании.

В связи с этим в тексте должен быть сделан акцент на приверженность работника целям организации, достигнутым результатам за продолжительный период работы.

Как правило, письмо адресуется специалистам, проработавшим в организации более 5-ти лет.

Для такого письма может быть использована следующая формулировка:

Благодарственное письмо при увольнении сотрудника

Благодарственное письмо в другую компанию, составляющееся для уходящего сотрудника,– важный документ для увольняющегося.

Наличие благодарности от работодателя поможет ему подтвердить свою результативность на прошлом рабочем месте.

При подготовке этого вида письма важно сделать акцент на достигнутых работником результатах за весь период работы, по возможности указать на особенные достижения специалиста при выполнении поставленных задач.

Например, это может быть сделано следующим образом:

Благодарственное письмо при выходе сотрудника на пенсию

Особенностью ситуации выражения благодарности специалисту, выходящему на пенсию, является то, что для него работа в организации является завершающим этапом активной профессиональной карьеры.

Возможно, у него не будет больше возможности получить такой документ от работодателя. Необходимо поблагодарить работника за достижения на конкретном рабочем месте и отметить его личностные качества.

Например, в случае прекращения трудового договора с сотрудником, выходящим на пенсию, это может сделано следующим образом.

Формулировки завершающего блока основной части письма

В завершающей части основного текста письма, как правило, формулируются:

пожелания работнику, как профессиональные, так и личного характера;
предложение к продолжению сотрудничества.

Примеры благодарственных писем

Для помощи в составлении благодарственных обращений приведем образцы писем, составленных на обычных бланках организации.

Образец благодарственного письма сотруднику за хорошую работу

Образец благодарственного письма сотруднику при увольнении

4 Благодарственное письмо

" alt="Как написать благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу – Образец письма в 2018 году"/>

4 Благодарственное письмо

Как написать благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу – Образец письма в 2018 году

Сегодня все меньше внимания уделяется моральному поощрению работника за добросовестный труд, предпочитая материальное вознаграждение. В то же время, для материального поощрения не в каждом предприятии достаточно средств.

Тем не менее, благодарственные письма (БП) на сегодняшний день имеют важное значение. И если, кроме вручения денежного поощрения будет вручено благодарственное письмо в виде грамоты, то это будет дополнительным моральным стимулом для работника, который больше сохраниться в его памяти, чем денежная премия.

Роль благодарственного письма

Роль благодарственного письма еще не утратила своего значения, являясь примером эффективной мотивации, влияющим на:

Большую признательность работника к руководству и компании.
Стремление работника к достижению еще лучших результатов в работе.
Повышение авторитета рабочего человека среди сотрудников.
Повышение личной самооценки специалиста.

Особенно, повышается роль благодарственного письма, врученного в виде грамоты в торжественной обстановке на общем собрании коллектива.

Неправильно считать, что денежная премия является предпочтительней моральному поощрению.

В каких случаях и когда пишутся благодарственные письма?

Для стимулирования достижения результатов работы, начальство фирмы вправе поощрять специалистов за любые достижения в труде, путем вручения БП.

Благодарственные письма могут вручаться сотрудникам по различным поводам.

Наиболее часто они вручаются в следующих ситуациях:

При поощрении за особенные результаты работы.
При использовании юбилейных дат, в т.ч.:

Ко дню создания предприятия, на котором награждаются лучшие специалисты, проработавшие продолжительный период на фирме.
В день рождения работника.
К профессиональному празднику.

При завершении работником трудовой деятельности в связи с достижением пенсионного возраста.
При увольнении специалиста из предприятия по собственному желанию.

Примечание. Поощрение в форме благодарственного письма должно осуществляться по значимым поводам. Частое применение такой формы поощрения будет обесценивать значение благодарственного письма.

Кто должен писать благодарственные письма?

Выбор ответственного работника за составление благодарственных писем в каждом предприятии решается по-разному, в зависимости от его величины.

Нередко данные функции поручают:

Начальникам отдела.
Специалистам кадрового отдела (при наличии такой службы).
Профсоюзным работникам.
Секретарю.

Однако, кто бы ни писал БП, оно составляется от имени руководства предприятия и подписывается его руководителем.

Как составить благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу?

Единой формы БП не существует. Однако, при его составлении необходимо соблюдать общепринятые правила оформления такой грамоты.

Обычно, такая грамота набирается или на отдельном красивом бланке, который можно найти сегодня в Интернете, с размещением в нем текста, или на типографском бланке, разработанном для данной цели предприятием.

При размещении в бланке текста рекомендуется придерживаться следующих правил:

Текст необходимо размещать на бланке, размером не больше формата А4.
Стиль написанного текста обязан быть официально-деловым.
Не следует пользоваться просторечием.
Содержание текста должно быть грамотным без наличия грамматических ошибок.

Большинство благодарственных писем сегодня набирают на компьютере с распечатыванием на принтере, однако, если имеется возможность написать вручную красивым почерком, то это будет предпочтительней.

Особенно подчеркнёт ценность специалиста, если такое письмо напишет и подпишет руководитель предприятия, да еще при этом лично вручит его труженику на общем собрании коллектива в торжественной обстановке.

Пример:

В БП можно выразить благодарность нескольким сотрудникам, которые отличились в совместной работе, или руководству предприятия.

Составляя текст БП необходимо отмечать конкретику, т.е. за что награждается работник. Не следует благодарить за все.

Для позитивного настроения рекомендуется пожелать награждаемому специалисту будущих успехов и выразить надежду на дальнейшее продолжение сотрудничества.

Письмо должно быть подписано руководителем предприятия и скреплено печатью.

Структура письма

К подобным письмам предъявляются менее строгие правила, чем к другим официальным документам.

Тем не менее, в структуре БП должна отображаться:

Текст благодарственного письма сотруднику при увольнении, образец

Увольнение ценного специалиста, особенно, если он проработал на предприятии продолжительное время, может стать поводом для выражения благодарности за совместное сотрудничество. Наличие подобной грамоты придаст уверенности уволенному работнику на новом предприятии и может быть использовано соискателем при трудоустройстве на новом месте, в качестве рекомендательного письма.

При составлении такого письма уволенному специалисту важно обратить внимание на достижения, которых он добился, работая на предприятии.

Не лишним будет пожелание ему успехов на новом поприще. При этом, чтобы текст был приятный адресату, желательно соблюдать следующие рекомендации:

Не следует применять стандартные и заезженные фразы.
Нельзя применять слишком хвалебные речи.
Необходимо отмечать фактические достижения человека, а не общие фразы применимые к любому специалисту.
Текст должен быть искренним.

Несмотря на рекомендуемый официально-деловой стиль письма, можно делать в таком бланке отступления, используя слова похвалы, обеспечивающие эмоциональную позитивную окраску.

Примечание. Вручать благодарственное письмо работнику требуется при наличии повода. Одним из таких поводов и является увольнение работника, потрудившегося на предприятии продолжительное время и являющимся ценным специалистом.

Пример такого благодарственного письма увольняемому работнику.

Ниже предлагаются образцы благодарственных писем по различным поводам.

Образцы

Благодарственное письмо, посвященное юбилею сотрудника

Благодарственное письмо сотруднику за продолжительное сотрудничество и добросовестный труд.

Благодарственное письмо работнику, уходящему на пенсию

Благодарственное письмо муниципальной администрации за организацию мероприятий по содружеству

Как вручить благодарственное письмо сотруднику?

Поощрение добросовестного труда непременно должно иметь место. ТК РФ регламентированы различные способы поощрения. В ст. 191 ТК РФ предусматривается выражение благодарности в форме вручения ценных подарков, денежного вознаграждения или при помощи других нематериальных способов поощрения. К одному из видов поощрения относится вручение благодарственного письма специалисту. При этом, большую роль при вручении такой грамоты, играет обстановка, в которой вручается такое поощрение, а также подходящий неординарный повод.

Поводом для вручения благодарственных писем могут быть:

Особые достижения на рабочем месте.
Многолетняя работа на данном предприятии.
Юбилейная дата специалиста.
День создания предприятия.
Профессиональный праздник.
Уход на заслуженный отдых в связи с оформлением пенсии.

Каким же образом лучше вручить благодарственной письмо, чтобы такое событие осталось в памяти награждаемого, как приятная запоминающая дата?

Вручение благодарности ценному специалисту, добившемуся трудовых результатов, должно быть важным событие для предприятия. Ведь роль благодарственного письма заключается, в первую очередь, для мотивации на дальнейшую активную деятельность, работающего специалиста. А в варианте выхода человека на пенсию, такое письмо выражает благодарность ему за годы трудовой деятельности на данном предприятии.

Для большего запоминания такого события руководству предприятия требуется выполнить следующие предварительные этапы перед объявлением поощрения и вручения грамоты:

Этап 1. Подготовка представления к поощрению. Это особенно актуально в крупных предприятиях, где руководитель не имеет прямых личных контактов с работниками. Поэтому, предоставление к поощрению обязан предоставлять начальник подразделения.

Этап 2. Издание приказа о поощрении. Для этого можно использовать унифицированный шаблон распоряжения № Т-11 или № Т-11а, или составить такое распоряжение в произвольной форме, что не запрещено на сегодняшний день, законодательными нормами РФ.

Этап 3. Составление благодарственного письма. Опираясь на образец такого документа, необходимо оформить письмо благодарности за добросовестную работу работнику, который заслуживает такого поощрения.

Этап 4. Вручение благодарственного письма. Вручение грамоты, рекомендуется выполнять или на корпоративе, а еще лучше на общем собрании коллектива в торжественной обстановке. Это вдохновляет работника на дальнейшие достижения в его трудовой деятельности.

Этап 5. Внесение записи в трудовую книжку и личное дело специалиста. При записи в трудовую книжечку, непременно требуется записывать реквизиты приказа, на основании которого осуществляется запись, опираясь на п. 4 Инструкции по оформлению трудовых книжечек, утвержденной Минтрудом РФ № 69 от 10.10.2003 года, а также п. 24 Правил, принятых Правительственным Постановлением РФ № 225 от 16.04.2003 года.

Читайте также: