Информационное и программное обеспечение бизнес процессов что это

Обновлено: 02.07.2024

Процессный подход является сегодня одним из наиболее эффективных способов управления компанией любого масштаба. Он позволяет избежать выполнения ненужных операций и функций, дублирования и простоев в работе.

Особенностью реализации процессного подхода является необходимость определения объектов управления и описания соответствующих бизнес-процессов. При этом, согласно глоссарию консорциума Workflow Management Coalition (WfMC), под описанием процесса понимается представление бизнес-процесса в форме, допускающей автоматизированное манипулирование (например, моделирование) либо реализацию его с помощью системы управления Workflow, или, как теперь принято называть данную категорию программного обеспечения, системы управления бизнес-процессами (Business Process Manager System, BPMS).

Описание процесса состоит из связанных в последовательность функций и их отношений, критериев начала и завершения процесса, а также информации об отдельных элементах описания (участниках, данных, приложениях ИТ и т.д.). В данном случае под функцией понимается наименьшая единица работы, выполнение которой планируется BPM-системой в ходе реализации процесса (например, при помощи условий перехода, а также пред- и постусловий).

В настоящее время отдельным классом информационных систем, предназначенных для автоматизации процессов, являются BPM-системы, которые позволяют провести автоматизацию существующих процессов. BPM-система — это совокупность приложений и систем класса middleware, поддерживающих специализированные задачи управления сквозными процессами (моделирование, внедрение, оперативное управление и администрирование, мониторинг и анализ показателей эффективности) и обеспечивающих поддержку слаженного взаимодействия людей и информационных систем. Но, как уже было сказано, прежде чем управлять чем-то, нужно определить объект управления и описать существующий бизнес-процесс.

Для решения задач описания процессов предлагается множество инструментов — как встроенных в BPM-системы, так и существующих в виде отдельных продуктов. Примерами специализированных инструментов являются продукты семейства ARIS Platform компании IDS Scheer (такие как ARIS Toolset) и AllFusion Process Modeler (бывший BPwin) компании Computer Associates. Применение специализированных инструментов обеспечивает высокое качество и полноту описания бизнес-процессов. Однако нужно понимать, что для автоматизации описанных процессов требуется внедрение BPM-систем. При этом для переноса данных из инструмента описания бизнес-процессов в BPM-систему используются либо специализированные интерфейсы (например, из ARIS можно перенести данные в BPM-систему Ultimus), либо обмен данными стандартного формата. В этой области существует несколько стандартов, но наиболее активно сейчас развивается стандарт BPEL — в данном стандарте могут сформировать результат многие специализированные средства описания моделирования.

Однако существуют BPM-системы, содержащие встроенные средства описания бизнес-процессов. Нужно отметить, что они не обладают такой функциональностью, как специализированные системы, зато полученное описание процессов без дополнительных интерфейсов может быть использовано при автоматизации процесса. В качестве примеров встроенных в BPMS средств описания можно привести модуль Process Design системы Ultimus Adaptive BPM Suite, который позволяет описать процесс и даже провести его имитационное моделирование, или IBM WebSphere Business Modeler, где тоже существует нотация, предназначенная для описания процессов. Конечно, получаемое описание процессов интересно больше ИТ-специалистам, нежели бизнес-пользователям, однако данные продукты дешевле специализированных систем. Можно сказать, что в случае проведения описания процессов без автоматизации специализированные системы оказываются вне конкуренции, тогда как в случае, если стоит задача автоматизации процесса в BPM-системе, выгоднее использовать встроенные средства описания. Пример описания процесса в BPM-системе представлен на рис. 1.

Рис. 1. Описание процесса в BPM-системе Ultimus

После того как процесс описан, можно приступать к его оптимизации, но прежде необходимо определить фактические ключевые показатели по процессу и найти узкие места, то есть выявить точки, где задачи ожидают исполнителей или высвобождения других ресурсов. Применение имитационного моделирования процесса позволяет проверить процесс на наличие узких мест и назначить наиболее простые мероприятия, которые можно выполнить перед автоматизацией. Перед запуском имитационного моделирования необходимо задать такие параметры, как среднее время выполнения функций, вероятность выполнения тех или иных логических условий, частота инцидентов по процессу, стоимость ресурсов и т.д. Далее на основании имитационной модели можно собирать статистику и формировать список мероприятий по совершенствованию.

Целью моделирования является обретение уверенности в том, что построенный процесс будет вести себя так, как ожидается, и результаты его работы будут соответствовать требованиям владельцев процесса. Моделирование отвечает на вопросы типа:

При этом нужно понимать, что в случае применения имитационного моделирования существует погрешность определения первоначальных параметров процесса, которая снижает точность получаемых результатов, поэтому использование имитационного моделирования является необязательным этапом при автоматизации и относится скорее к организационному консалтингу. В большинстве случаев проще автоматизировать процесс и затем начать сбор показателей результативности на основе реальных данных — тогда и мероприятия по совершенствованию будут наиболее эффективными и приближенными к реальности.

Описание организационной структуры с помощью BPM-систем

Участника workflow можно идентифицировать непосредственно в рамках описания бизнес-процесса или же (что более типично) посредством ссылки в рамках описания процесса на определенную роль, к которой затем можно привязать один или более ресурсов, имеющихся в распоряжении системы workflow, для исполнения этой роли в ходе реализации процесса.

Как правило, определение участников процессов выполняется с помощью построения моделей организационной структуры и их связывания с моделями бизнес-процессов. В случае автоматизации процессов BPM-системами организационная структура необходима для определения участников процесса, их руководителей и владельцев процесса. Анализируя модели организационной структуры, BPM-системы производят эскалацию просроченных заданий, выбирают исполнителей из группы и т.п. Наиболее эффективным является интегрирование описания организационной структуры со справочниками, существующими в компании, — тогда организационные изменения будут вноситься гораздо быстрее и в одном месте.

Важным вопросом в описании процессов является назначение исполнителей в рамках бизнес-процессов. Организационная схема создается на основе функций/должностей, а не сотрудников, что связано с тем, что сотрудники продвигаются по службе, поступают на работу и увольняются из организации, а взаимоотношения функций/должностей меняются гораздо реже. Поэтому на этапе разработки бизнес-процесса лучше использовать функции/должности вместо имен сотрудников при определении исполнителя работы на каждом шаге. Например, если Игорь Иванов — технический руководитель и должен быть привлечен к санкционированию определенных работ, то лучше указать, что право санкционирования принадлежит техническому руководителю, а не Игорю Иванову. В таком случае если Игорь Иванов уйдет из компании или получит повышение, то не понадобится менять настройки рабочего процесса.

Помимо ролей у функции процесса может быть группа участников, характеризуемая определенным набором атрибутов, квалификаций или специальностей. Обычно любой из участников группы, связанной с определенной организационной ролью, может брать на себя выполнение функции или рабочего задания, для которых требуется ресурс, обладающий данным набором атрибутов. Примерами организационной роли являются: роль супервизора, роль страховщика и т.д. При этом назначение участников процессов может производиться как автоматически, так и вручную. В качестве примера описания организационной структуры можно рассмотреть модель, созданную в модуле Ultimus Organization Chart (рис. 2).

Рис. 2. Описание организационной структуры в BPM-системе Ultimus

Автоматизация процессов с помощью BPM-систем

Для автоматизации процессов, помимо их описания, необходимо определить поток информации, используемой в процессе. В специализированных средствах описания существует набор предметных областей для описания информации в процессе. В BPM-системах это, как правило, пользовательские формы для каждого шага процесса и связанное с ними хранилище данных, которое содержит применяемые в процессе переменные. Особенностью такого подхода является то, что при описании информационных потоков в процессе изначально разрабатываются формы, с помощью которых он будет автоматизирован и запущен в эксплуатацию. Поэтому разработка форм производится ИТ-специалистами с помощью конструкторов форм. При этом формы могут быть сколь угодно сложными и содержать различные типы информации, в том числе присоединенные документы, графику, ссылки и т.д. С помощью пользовательских форм в BPM-системе осуществляется обмен информацией с хранилищем данных на каждом шаге процесса или обращение к внешним источникам информации.

Примером среды разработки для бизнес-процессов и связанных с ними форм является модуль Builder BPM-системы Ultimus, в котором реализована функциональность многопользовательской разработки бизнес-процессов с использованием разграничения доступа к процессам для группы разработчиков. Разработчики работают с процессом целиком, а после готовности и тестирования процесс выгружается на сервер BPM-системы и начинает выполняться.

Особенностью BPM-систем является возможность быстрого внесения изменений в определенный процесс. Это возможно потому, что объектом автоматизации является процесс целиком, и в случае изменений в нем разработчики обновляют новую версию и выкладывают ее на сервер. При этом пользователи не замечают никаких изменений.

Среда разработки BPM-системы должна позволять всем заинтересованным лицам работать в едином инструменте. Главные требования к среде разработки BPM-системы можно определить следующим образом:

совместная разработка процессов;
моделирование и автоматизация процессов;
определение логики процессов;
создание электронных форм;
связывание форм с базами данных;
создание компонентов, поддерживающих многократное использование;
имитационное моделирование и тестирование;
возможность применения внешних редакторов;
документирование процессов;
публикация/развертывание процессов.

Одним из основных компонентов BPM-системы является сервер выполнения бизнес-процессов (ядро workflow), в рамках которого происходит назначение задач и контроль выполнения потоков работ. В соответствии с глоссарием WfMC сервер — это программный модуль или ядро, обеспечивающее среду для выполнения экземпляра процесса в реальных условиях. При этом ядро workflow/BPM предоставляет операционные функции, поддерживающие выполнение экземпляров бизнес-процессов на основе описаний процессов.

К числу этих функций относятся:

интерпретация описания процесса;
создание экземпляров процесса и управление их выполнением, включая запуск, остановку, приостановку, возобновление и т.д.;
навигация между функциями и создание надлежащих рабочих объектов для обработки этими функциями;
функции надзора и управления.

Фактически на сервер выкладывается процесс, и сервер маршрутизирует задачи, интерпретируя логику процессов, и контролирует прохождение потока работ.

Как и в большинстве информационных систем, для работы с системой необходимо клиентское приложение, в котором будут работать пользователи, получая задачи и выполняя их в рамках процессов. В соответствии с глоссарием WfMC клиентское место — это приложение, которое взаимодействует с ядром workflow/BPM, запрашивая у него задачи.

К основным выполняемым функциям пользовательского места BPM-системы относятся:

обработка списка работ;
инициация, приостановка/возобновление экземпляра процесса;
извлечение и манипулирование данными описания процесса;
различные функции системного администрирования (например, приостановка использования некоторых описаний процессов).

Рис. 3. Клиентское место системы Ultimus

Контроль и анализ процессов с использованием средств анализа процессов

Для оптимизации процессов и построения цикла управления бизнес-процессами недостаточно автоматизировать их — необходимо организовать обратную связь и на ее основании определить план для оптимизации процессов. Для решения данной задачи существует группа продуктов, которые автоматизируют задачу контроля и анализа бизнес-процессов. Фактически необходимо измерять выполнение бизнес-процессов на уровне отдельных экземпляров бизнес-процессов и накапливать статистику по всем выполненным процессам для дальнейшего анализа, после чего осуществить анализ показателей процесса и найти узкие места. И если с задачей мониторинга процесса и агрегации показателей BPM-системы справляются хорошо, то для анализа необходимо использовать специализированные приложения. Как правило, для решения таких задач можно применять стандартные OLAP-решения, однако для контроля и анализа процессов существуют и специализированные приложения. Стандартные системы OLAP (Online Analytical Processing) в настоящее время предоставляют универсальную технологию и инструментальные средства для анализа данных, способствующие определенному прогрессу в этой области. Но некоторые из таких подходов чрезмерно технически ориентированы и требуют значительных затрат на внедрение. Поэтому специализированные продукты могут рассматриваться в качестве средства, использующего эти технологии и применяющегося в сфере управления бизнес-процессами. Примером таких специализированных приложений являются продукты ARIS Process Performance Manager и HP Business Process Insight. Они используют реляционную базу данных для определения и агрегации данных, относящихся к выполнению бизнес-процесса и получаемых в режиме реального времени из работающих информационных систем через XML-адаптеры. Такими информационными системами могут быть все системы, содержащие данные, относящиеся к выполнению бизнес-процесса, а не только BPM-системы (например, ERP-, CRM-системы и т.д.).

Особенностью подобных инструментов является возможность контролировать процесс, автоматизированный в BPM-системе неполностью. Примером может служить процесс продаж, в рамках которого первичное взаимодействие с клиентом осуществляется в CRM-системе, создание коммерческого предложения — в BPM-системе, а договорная работа — в учетной системе. В данном случае, чтобы определить эффективность процесса продаж и найти узкие места в процессах, необходимо собирать и анализировать данные из всех трех систем.

Фактически все показатели результативности по процессам можно разделить на три группы:

показатели, зависящие от времени, например время выполнения процесса и частота обработки;
показатели, зависящие от затрат, например затраты/доли затрат при выполнении процессов на основе стандартов производительности;
показатели, связанные с качеством, например количество процессов, ошибки в выполнении процесса, качество своевременного выполнения процесса.

Пример рабочего места ARIS Process Performance Manager представлен на рис. 4.

Рис. 4. Клиентское место системы ARIS Process Performance Manager

Рано или поздно, в зависимости от темпов развития, система управления любой организации усложняется настолько, что становится сложно обойтись без качественного программного обеспечения, позволяющего упростить и даже автоматизировать бизнес-процессы. Для того чтобы эффективно контролировать происходящие на предприятии события, своевременно информировать сотрудников обо всех изменениях в стратегии компании создано специальное программное обеспечение для бизнеса .

Особенности программного обеспечения для управления бизнес-процессами

Продукты для разработки и анализа бизнес-планов

Программное обеспечение для автоматизации бизнеса

Программное обеспечение моделирования бизнес-процессов.

Чтобы программное обеспечение бизнес-планирования наиболее полно удовлетворяло требования современных организаций, разработчики ПО должны выполнять определенные бизнес-требования к программному обеспечению.

Компания SoftMagazin предлагает рассмотреть несколько функциональных программных продуктов, представленных у нас, которые предназначены для эффективного управления и моделирования бизнес-процессов в компании.

Программное обеспечение разработки и анализа бизнес-планов

Программное обеспечение анализа и разработки бизнес-планов дает возможность спрогнозировать успех бизнес-проектов, рассчитать сроки выполнения поставленных задач и их прямое влияние на деятельность компании. Чтобы грамотно составить бизнес-план, программное обеспечение должно обладать достаточным функционалом для полноценного анализа и прогнозирования деятельности организации.

Альт-инвест, представленный у нас в нескольких конфигурациях позволяет детально описать состояние организации, на основании имеющихся данных, оценить успешность инвестиционных проектов и составить оптимальный бизнес-план или бюджет предприятия. С помощью программы можно выявить проблемные моменты при планировании расходов и рассчитать оптимальные пути развития.

Программное обеспечение бизнес-процессов

Программное обеспечение бизнес-процессов – неотъемлемая часть деятельности предприятия, которая направлена на автоматизацию множества задач, повышение эффективности работы организации и мониторинг актуальных проблем, требующих срочного решения.

Программные продукты компании 1С на сегодняшний день необходимы фактически каждой организации, стремящейся к успешной деятельности и стабильному развитию. Программа 1С: Управление торговлей предназначена для компаний любого размера и вида деятельности. Благодаря универсальному характеру ПО, ее можно применять для анализа работы и автоматизации учета на предприятиях, занимающихся различными видами торговли.

Microsoft Project – функциональное решение, позволяющее осуществлять менеджмент проектов и оптимизировать ресурсы, выделенные на осуществление задач. Программа хорошо справляется с мониторингом выполнения проектов и анализирует объемы будущей работы. ПО можно адаптировать в соответствии с потребностями организации, выбрав нужную конфигурацию.

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

Среди программного обеспечения для автоматизации бизнес процессов Microsoft Dynamics CRM выделяется качественными инструментами для эффективной организации бизнес-процессов и их автоматизации. Несколько тематических конфигураций программы дают возможность рационально распределить ресурсы, автоматизировать процессы и упростить процесс создания и обработки заказов, рыночных предложений и многое другое.

Pilot-ICE – надежное решение для организаций, занимающихся проектной деятельностью, которое позволяет автоматизировать бизнес-процессы по нескольким направлениям и осуществлять менеджмент корпоративных данных. Функциональный инструмент 1С-Битрикс: Корпоративный портал предлагает множество вариантов управления деятельностью компании, в том числе автоматизацию бизнес-процессов, контроль над персоналом и грамотное распределение ресурсов.

Среди производительного ПО для оптимизации бизнеса особо выделяется мощная платформа Red Hat JBoss Enterprise BRMS Platform. Продукт включает в себя необычайно широкий спектр возможностей, включая возможность моделирования бизнес-правил, контроль над автоматизацией бизнес-процессов, начиная с их создания и заканчивая контролем за их реализацией, а также множество функций для разработчиков приложений.

SoftMagazin предлагает купить программное обеспечение моделирования бизнес процессов для любого уровня предприятий. Необходимые лицензии всегда в наличии. Грамотные менеджеры всегда ответят на интересующие Вас вопросы.

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

Оценка необходимости программного решения для управления бизнесом

Чтобы принять решение о приобретении программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, нужно оценить, насколько это необходимо. Тут могут быть два момента: во-первых, существующее ПО устарело и не обеспечивает необходимый уровень автоматизации, доля ручных операций достаточно высока. Во-вторых, запуск процесса автоматизации тех процессов, которые ранее не были задействованы.

Если в компании ряд операций, например, по занесению данных в информационную систему выполняется сотрудниками систематически, они приобретают рутинный характер. Применяя технологии автоматизации, можно облегчить труд сотрудников, отдав их действия на выполнение машинами. В результате больше времени уделяется единичным, сложным действиям или проектам, которые машинам и программам поручить пока нельзя, повышается производительность и, как следствие, увеличивается прибыль.

Выбирая программное обеспечение для автоматизации, можно обратиться к одному из двух вариантов: типовое (коробочное) решение или индивидуально разработанное. Первое проще внедрить, и стоит оно на порядок дешевле, однако в случае масштабирования деятельности компании дополнительные модули к стандартному решению добавлять проблематично, а иногда и вовсе невозможно. Важно при выборе системы автоматизации сосредоточиться для начала на следующих вопросах:

какие конкретно бизнес-процессы планируется автоматизировать;
решает ли система задачи бизнеса;
каков потенциал донастройки системы, а также возможность интеграции с другими приложениями или сервисами;
юзабилити интерфейса, простота использования системы;
как и в какие сроки будет осуществлено внедрение и дальнейшая техническая поддержка, сколько это будет стоить.

Опыт и знания компаний-вендоров и интеграторов программного обеспечения помогут разобраться в этих вопросах и приобрести софт, отвечающий всем необходимым требованиям.

Цели автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов является одной из важнейших составляющих успешного развития предприятия. Но автоматизация ради автоматизации – это пустая трата времени и ресурсов. Необходимо помнить о целях, ради которых она осуществляется.

Экономия расходов на персонал. То, что раньше выполнял целый отдел, сейчас может делать один сотрудник и система автоматизации.
Оптимизация сбора информации и ее хранения. Сюда входит автоматизированное занесение данных в информационную систему, оперативная подготовка любых документов для контрагентов и внутренних пользователей, удобное хранение, когда поиск нужной информации не составляет трудностей. Весь объем информации надежно хранится в системе.
Моментальное получение отчетов. Если информация хорошо структурирована и систематизирована, руководитель и любое другое заинтересованное лицо могут получить нужные отчеты за любой промежуток времени, сделать срез имеющихся данных. Это увеличивает прозрачность бизнеса.
Нивелирование влияния человеческого фактора, проще говоря, попытки избавиться от ошибок. Человек уступает машине в точности выполнения действий – он может устать, отвлечься или плохо себя чувствовать. А машине нужно только подключенное питание. Поэтому типизированные однообразные действия отдают выполнять автоматизированным системам.
Повышение согласованности действий между сотрудниками и улучшение качества их работы. Например, сведение в одну базу данных офлайн и онлайн площадок одной торговой сети.
Оптимизация рабочего времени персонала. В результате высвобождения времени, которое отводилось на рутинные действия, у сотрудников появляется возможность сосредоточиться на единичных сложных проектах, которые требуют индивидуального подхода.
Оцифровка и структуризация бизнес-процессов, их настройка под нужды компании. В результате предприятие становится более гибким и управляемым, а значит, более конкурентоспособным на рынке.
Сокращение нерациональных и непредвиденных расходов за счет перехода на более высокий уровень управляемости и прогнозируемости рабочих процессов. В результате улучшаются финансовые показатели, а это главная цель деятельности любого коммерческого проекта.

Системы для автоматизации бизнес-процессов, которые представлены на российском рынке

На российском рынке представлено множество различных систем для автоматизации бизнес-процессов – как готовых решений, так и настраиваемых разработок под конкретные потребности компании.

Вот что предлагается в зависимости от сфер применения ПО:

4. SCM-системы управления поставками представлены следующими ПО: Oracle SCM, SAP Ariba Buying and Invoicing, Галактика AMM.

6. Системы автоматизации проектирования бизнес-процессов (Project Management): Trello, MS Project, Jira, Wrike.

Простым языком об управлении бизнес процессами. Все, что необходимо знать для повышения эффективности и оптимизации.

Когда мы говорим о создании бизнес процессов, многие имеют в виду построение блок-схем бизнес процессов. В связи с этим один из частых вопросов — какие инструменты лучше использовать? Ведь без хороших инструментов моделирование бизнес процессов становится непростой задачей.

Я подготовил для вас подборку и краткое описание инструментов по управлению и моделированию бизнес процессов.

Конечно, существует большое количество разных инструментов моделирования и управления процессами. Моей задачей было рассказать о тех, которые не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами. Кстати, по этой причине я не стал рассматривать платформы ARIS, IBM и т.д.

Заголовок каждого раздела — это название инструмента и ссылка на страницу производителя. Можете сразу знакомиться с подробностями.

BizAgi Suite

Если вы хотите получить не только модели и описания бизнес процессов, но и создать исполняемые приложения по ним, то это именно то, что нужно. BizAgi Suite состоит, по сути, из двух модулей — BizAgi Modeler, который используется для моделирования и описания бизнес процессов, и BizAgi Studio, который позволяет превратить модели в исполняемые приложения. Классно то, что это не требует навыков программирования, т.е. каждому по силам делать приложения.

Исполняемое приложение — это приложение на базе BizAgi Engine, которое превращает модель в программу. Например, вы можете создать модель согласования заявки на закупку и превратить ее в приложение, которое позволит участникам процесса выполнять в этом приложении все операции процесса — создание заявки, прохождение заявки через разные стадии согласования, комментирование, доработки заявки и т.д.

Короче, BizAgi Suite — это крутое средство автоматизации и контроля процессов. Оно позволяет гарантировать выполнение процессов в соответствии с описанием. Переоценить такую возможность с точки зрения управления невозможно.

Функционал и особенности

Моделирование бизнес процессов, их проверка и анализ
Создание описания бизнес процессов
Создание исполняемых приложений на базе моделей
Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени
Назначение процессов сотрудникам
Назначение других ресурсов бизнес процессам
Программа на русском языке

Стоимость

Резюме

Очень рекомендую всем, кто не знает, с чего начать, хочет попробовать свои силы в управлении бизнес процессами и стремится получить инструмент, заточенный под ваши уникальные процессы.

Кстати, я провожу обучение по работе с BizAgi. Если интересно — вам сюда 🙂

ELMA BPM

Изюминка программы заключается в возможности интеграции с платформой 1С, что, безусловно, весьма привлекательно для российских компаний. Что это значит? Это значит, что все происходящее в 1С будет отражено в ELMA. И наоборот)

ELMA позволяет исполнять и отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0. Кстати, именно благодаря сотрудникам ELMA нотация была переведена на русский язык. За что им большое человеческое спасибо.

Очень мощно работает система документооборота в системе. Все документы имеют классификацию по типам, рассортированы по папкам, имеют правила создания и работы и т.д. Конечно, потребуется время, чтобы привести ваши документы в требуемый вид и соответствие системе, но оно того стоит. Если все сделано правильно, то вы запросто сможете отследить жизненный цикл любого документа.

Существуют дополнительные модули — Проекты, CRM и т.д. Но их не пробовал, поэтому ничего не могу сказать.

Интеграцией и обучением по работе с ELMA компания занимается самостоятельно. Судя по реализованным проектам, можно сказать, что они знают свое дело.

Функционал и особенности

Стоимость

77 000 рублей за 10 лицензий ELMA Standart. Это минимальное количество. На мой взгляд, стоимость вполне адекватна функционалу.

Резюме

Вы твердо приняли решение заниматься управлением бизнес процессами, их автоматизацией и улучшением? Вы привязаны к 1С? Тогда ELMA — это то, что нужно.

Business Studio

Так же как и ELMA, это российская разработка. Наверное, самый раскрученный инструмент для управления бизнес процессами на отечественном рынке. Первая версия увидела свет в 2004 году. Впервые я столкнулся с этой программой в 2006. На тот момент это было самое лучшее решение.

В принципе, в программе все довольно стандартно — определяем цели компании, моделируем процессы, которые позволяют достигать целей, назначаем ответственных из дерева оргструктуры, отмечаем используемые в процессах ресурсы.

Очень примечательно, что для постановки целей используется концепция Системы сбалансированных показателей. Это одна из самых успешных методик перевода стратегии компании в осязаемый и понятный вид.

Построение бизнес процессов, как часто происходит, производится сверху вниз. Программа поддерживает несколько нотаций моделирования: IDEF, eEPC, BPMN и еще несколько других.

Присутствует возможность имитационного моделирования, проведения функционально-стоимостного анализа и автоматической генерации документов, например, должностных инструкций. Документы соответствуют требованиям законодательства, что существенно облегчает работу. Выполнение и мониторинг процессов происходит через интеграцию с другими системами, например, ELMA.

Функционал и особенности

Моделирование процессов в разных нотациях
Автоматическая генерация документов
Постановка целей компании по Системе сбалансированных показателей
Интеграция со сторонними системами.
Контроль выполнения процессов
База знаний

Стоимость

Ценообразование гибкое, так что для определения стоимости необходимо обратиться к консультантам компании. Т.к. я не сталкивался с покупкой данного ПО в последние пару лет, то порядок цифр мне неизвестен.

Резюме

Система мощная. Но сложная. Потребуются серьезные затраты, в первую очередь временные — для отладки и интеграции системы. Лучше всего, если у вас будет отдел или просто несколько бизнес-аналитиков, которые возьмут на себя эту работу. Работа с программой требует глубокого понимания методик и специфики программы.

Visual Paradigm

Скажу откровенно, это лучшая программа для моделирования и описания бизнес процессов. Более удобного, функционального и гибкого инструмента для моделирования я не встречал.

Начнем с того, что VP поддерживает большое количество нотаций, блок-схем и моделей. Начиная от стандартных нотаций IDEF, eEPC и BPMN и заканчивая схемами баз данных, диаграмм взаимодействия и матриц.

Непосредственно моделирование выполнено очень удобно. В программе полностью отсутствуют недостатки, свойственные другим, например: наплывы элементов диаграммы друг на друга, пересечение стрелок, сбои при перетаскивании объектов, пулов и т.д. Интерфейс удобен, понятен и может настраиваться пользователем.

Все модели могут быть связаны друг с другом, так что провести моделирование всей системы бизнеса не проблема. Кроме того, возможно провести имитационное моделирование и проверку диаграмм.

VP позволяет детально управлять атрибутами элементов, что, в свою очередь, позволяет автоматически генерировать отличные описания. Т.к. программа изначально ориентирована на разработчиков информационных систем, каждому элементу можно задать условия поведения в системе, бизнес-правила и т.д. Кстати, шаблоны документов также настраиваются.

И наконец, программа позволяет выгружать полученные модели в виде программного кода. Причем в разных языках! Безусловно, данная функция имеет высокую ценность при разработке информационных систем и автоматизации бизнес процессов.

Функционал и особенности

Моделирование бизнес процессов в разных нотациях
Построение других моделей
Проверка моделей
Автоматическая генерация документов
Управление атрибутами элементов моделей
Создание и назначение правил поведения моделей
Возможность добавлять свои элементы в модели
Взаимосвязь моделей
Выгрузка моделей в виде программного кода
Выгрузка модели в графическом виде
Версия для Mac OS X

Стоимость

По подписке — 35$ в месяц
Полная лицензия — 800$

Резюме

BizAgi Modeler

Это часть вышеупомянутого BizAgi Suite. Программа независима от полного комплекта и может быть поставлена отдельно.

Очень простой, лаконичный и удобный интерфейс.

Хороший рабочий инструмент для моделирования, который к тому же часто обновляется и совершенствуется. Модели, построенные в BizAgi Modeler, полностью совместимы с полной версией — Suite. Существуют определенные и свойственные только этой программе ограничения при моделировании, которых нет в нотации BPMN, но они в принципе обходятся.

Работать с моделями весьма удобно. Правда, иногда могут возникать досадные смещения элементов модели. Особенно при перетаскивании большого количества элементов. На мой взгляд, недостаточно проработана оптимизация расположения стрелок и элементов. Это приводит к тому, что иногда приходится немного повозиться для гармоничного расположения элементов.

Недостаточно проработана взаимосвязь диаграмм. Т.е. связать можно, но не напрямую. Атрибуты элементам можно назначать любые — вы сами определяете название и свойства атрибута.

Возможна проверка моделей и генерация описания по шаблону.

Несмотря на некоторые недостатки, данный инструмент заслуживает твердую пятерку и подойдет небольшим компаниям. Особенно в свете того, что инструмент полностью бесплатный.

Функционал и особенности

Нотация BPMN
Проверка моделей
Автоматическая генерация документов
Управление атрибутами элементов моделей
Возможность добавлять свои элементы в модели
Выгрузка модели в графическом виде
Удобный интерфейс
На русском языке
Возможна совместная работа над моделями

Стоимость

Резюме

Подойдет как начинающим, так и компаниям, уже занимающимся моделированием и описанием процессов. Прост в освоении. Очень рекомендую.

В апреле в Москве я провожу курс Управление бизнес процессами в организации, в котором рассматривается моделирование бизнес процессов в BizAgi Modeler. Запись еще открыта.

ARIS Express

В своем распоряжении имеет несколько вариантов моделей — в частности: модели бизнес процессов в нотации eEPC и BPMN, организационные модели, карты процессов и т.д. Примечательна наличием функции Smart Design, которая позволяет быстро забить необходимые данные в таблицу и программа самостоятельно создаст диаграмму. Для быстрых набросков весьма удобно.

К сожалению, Express это только графическое средство. Модели нельзя связать друг с другом, атрибуты не назначишь и тому подобное. Состав элементов диаграмм весьма ограничен, так что не получится создать модель в Express и экспортировать в ARIS BA. Кстати, ни в коем случае не используйте это ПО для работы с нотацией BPMN. Несмотря на то, что такие модели можно здесь создавать, их ограниченность задает кардинально неверное впечатление о функционале BPMN.

Однако мне известны весьма серьезные компании, которые используют этот инструмент. Причем некоторые утверждают, что он удобнее MS Visio. Это не так. Visio — мощный инструмент, который позволяет фактически создать свою среду для управления процессами. Но об этом как-нибудь в другой раз.

Функционал и особенности

Нотации eEPC и BPMN
Карта процессов
Организационная структура
Функция Smart Design
Выгрузка модели в графическом виде
Простой интерфейс

Стоимость

Резюме

Выбирайте ARIS Express, если все вышеперечисленные ограничения вас не волнуют. Ну и если вы предпочитаете нотацию eEPC.

В конце марта в Москве пройдет курс по обучению моделированию бизнес процессов на базе ARIS Express. Запись открыта.

Онлайн-сервисы для моделирования бизнес процессов

Gliffy

Отличный сервис с разнообразным функционалом. Позволяет создавать не только модели в нотации BPMN, но и рабочие потоки, проектировать пользовательский интерфейс, создавать диаграммы UML, организационные диаграммы, карты сайтов и т.д.

Что очень важно, сервис позволяет проводить коллективную работу над диаграммами, притом сохраняются все версии модели. Кроме того, вы можете вставить диаграмму в виде шорткода на ваш сайт. Кстати, моя карта статей сделана именно в этом сервисе.

При моделировании процессов возможно связывать диаграммы друг с другом посредством гиперссылок, ведь одна диаграмма — это, по сути, одна страница.

Все элементы нотации BPMN уже присутствуют в сервисе. Также возможно самостоятельно изменять внешний вид элементов и добавлять свои. В бесплатной версии экспортировать диаграммы можно только в виде графических файлов.

Функционал и особенности

Полная поддержка BPMN
Взаимосвязи моделей через гиперссылки
Удобное построение моделей
Гибкая настройка внешнего вида элементов

Стоимость

Бесплатно с небольшими ограничениями
4.95$ в месяц для стандартной версии и 9.95$ для бизнес-версии

Резюме

Удобный и функциональный сервис для создания диаграмм бизнес процессов и не только.

BPsimulator

Ну ооочень интересный сервис, в котором упор сделан не на модели, а на симуляцию и оценку модели.

Работает это следующим образом: моделируете процесс -> задаете свойства потоков, стоимости, длительности и занятости сотрудников -> запускаете симуляцию -> смотрите показатели процесса по результатам симуляции.

Что это дает? На самом деле многое. Симуляция позволяет с легкостью обнаруживать узкие места процесса, рассчитать стоимость ресурсов в процессе, оценить загрузку ресурсов и т.д.

Симулятор несложный, точнее, имеет определенные ограничения, но пользу из него извлечь можно. А при умении и немалую.

Управление достаточно удобное. Стрелки имеют туннели (я всегда обращаю внимание на этот момент). Полученные отчеты и модели можно сохранить на компьютер, Google Drive или One Drive.

Функционал и особенности

Моделирование процесса
Оценка стоимости / длительности процесса
Симуляция
Удобное построение моделей
Отчеты
Сохранение моделей в Google Drive или One Drive

Стоимость

Бесплатно с рекламой
300 руб/мес без рекламы и с небольшими плюшками

Резюме

Очень советую попробовать.

Draw io

Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. В том числе наборы для построения BPMN и eEPC диаграмм.

Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.

Работа с моделями относительно удобна. Можно всячески настраивать внешний вид элементов. Но и это неудобно, отсутствует туннелирование стрелок, а также отталкивание объектов. Т.е. один элемент может размещаться на другом. Что приводит к тому, что необходимо тратить время на ручную расстановку элементов диаграммы.

Сервис позволяет сохранять модели в Google Drive, Dropbox, One Drive или на компьютер. Возможен экспорт моделей в форматах графических файлов, PDF, HTML, XLS.

Функционал и особенности

Построение различных диаграмм
Сохранение моделей в Google Drive, Dropbox или One Drive
Отсутствует возможность коллективной работы

Стоимость

Резюме

Простая и бесплатная рисовалка. Благодаря интеграции с облачными хранилищами может быть использована в рамках группы сотрудников.

ПОХОЖЕЕ

23.09.21 Диаграмма SIPOC представляет собой высокоуровневое представление процесса. Диаграмма позволяет определить и компактно отобразить самое главное: поставщиков, входы, процессы, продукты и… 11.02.21 Наверное, я никогда устану повторять фундаментальные принципы, на которых основывается процессный подход к управлению. Причина тому проста — не усвоив… 30.09.21 … на мой вопрос, что для вас важнее, производительность или эффективность, я снова получил ответ: разве это не одно и…

19 comments

Спасибо за положительную оценку нашего сервиса БП Симулятор.

Дмитрий, спасибо вам за интересный и полезный сервис. Как видите, обзор непредвзятый, поэтому положительная оценка — полностью ваша заслуга.

Роман, спасибо за статью! Вы писали, что проводите обучение по работе с BizAgi, но ссылка не работает. Подскажите пожалуйста — где можно ознакомиться?
Спасибо!

Юрий здравствуйте. На данный момент сайт находится в процессе изменения, поэтому не все старые ссылки работают. Отправил программу курса вам на почту

На сегодняшний день многие крупные и средние организации (особенно из финансовой отрасли) полностью описали (регламентировали) свои бизнес-процессы и построили бизнес-архитектуры (комплексные электронные модели своей деятельности). Начинается (а где-то уже активно идёт) переход к следующему этапу: цифровая трансформация и построение ИТ-процессов.

Автор выдвигает предположение, что через 5 лет (возможно и намного раньше) от 50 до 80% бизнес-процессов в крупных и средних организациях (в зависимости от отрасли) будут выполняться в автоматическом режиме в ИТ-системах, т. е. без участия человека. Для финансовой, телекоммуникационной и высокотехнологичных отраслей эта цифра может достигать 80%. Будут повсеместно применяться технологии искусственного интеллекта, роботизации, самообслуживания, технологии обработки больших данных и другие инновационные решения. Соответственно численность штата департамента информационных технологий сильно увеличивается, а ИТ-директор и системный архитектор становятся одними из главных действующих лиц.

Основные определения

Автоматизация — это включение информационных систем (программного обеспечения) в алгоритм (модель) выполнения процесса и минимизация участия в нём человека.

Цифровизация — это автоматизация процесса с использованием максимально широкого спектра самых современных технологий. При этом цель не просто минимизировать участие человека в процессе, а оптимизировать и кардинально перестроить процесс в соответствии с лучшими практиками и инновациями.

Цифровая трансформация относится уже не к отдельным процессам, а к работе организации в целом. Это изменение стратегии развития, бизнес-модели (модели ведения бизнеса) и бизнес-архитектуры, линейки продуктов (услуг) и каналов продаж, корпоративной культуры на основе передовых технологических решений и цифровизации.

ИТ-процессы (в рамках данной статьи) — это не процессы по управлению ИТ-инфраструктурой организации, а все процессы организации (в широком смысле), которые выполняются полностью в автоматическом режиме, либо у которых уровень автоматизации составляет более 80%. Сюда входят процессы по реализации продуктов и услуг, обеспечивающие и управляющие процессы (см. Рис. 1).

Сравнение обычных процессов и ИТ-процессов

Рассмотрим 12 факторов, их сравнение и изменение при переходе от обычных процессов к ИТ-процессам (см. Табл. 1). Более детальные пояснения по нескольким факторам приведены после таблицы

Табл. 1. Сравнение обычных процессов и ИТ-процессов

№	Факторы	Обычные процессы	ИТ-процессы
1	Источники информации для разработки моделей процессов	Интервью сотрудников (исполнителей)	Изучение ИТ-архитектуры, специфики и документации ИТ-систем
2	Нотации для графического описания процессов	Cross Functional Flow Chart, EPC (event-driven process chain)	BPMN (business process model and notation), ArchiMate, UML (unified modeling language)
3	Управление	У каждого процесса есть владелец и процессная команда (рабочая группа)	Один владелец и одна команда управляют сразу большой группой процессов
4	Документация	Детальные регламенты и инструкции для сотрудников по выполнению процессов	Технические задания и технические модели по выполнению процессов
5	Модель ИТ-архитектуры	Не требуется, или только фрагменты	Требуется детально в масштабе всей организации
6	Информационные потоки в процессах	Больше половины являются бумажными документами	Все информационные потоки только в электронном виде
7	Качество и эффективность процессов	Достигается за счёт обучения и мотивации исполнителей (сотрудников), контроля исполнения регламентов	Достигается за счёт профессионального управления операционными рисками, применения ИТ-стандартов
8	Внутренние показатели процессов	Трудоёмкость и расчёты оптимальной численности персонала (исполнителей)	Уровень автоматизации и уровень STP процессов (рассмотрены в настоящей статье далее)
9	Функционально-стоимостной анализ процессов: главный расход	Зарплата исполнителей процессов, обучение, классические офисные расходы	Поддержка и обновление ИТ-систем и оборудования, амортизация основных средств (ИТ)
10	Сквозные процессы	Прописывается детальное взаимодействие большого количества разнопрофильных подразделений (отделов)	Прописывается интеграция и обмен данными между разнопрофильными ИТ-системами
11	Инструмент бизнес-моделирования	Можно использовать Microsoft Visio + Excel (на начальных этапах)	Только профессиональная система бизнес-моделирования, например Business Studio
12	Дерево (реестр) процессов организации в целом	Требуются все классические основные (продуктовые), обеспечивающие и управляющие процессы – см. Рис. 1.	Перераспределение нагрузки между процессами (снижение, увеличение) и отказ от ненужных процессов в связи с ИТ-трансформацией

Пункт 1. Меняется концепция и правила работы бизнес-аналитиков. Раньше они тратили очень много времени на проведение интервью исполнителей процессов, чтобы узнать все детали и нарисовать модели (карты) процессов, либо актуализировать их. Теперь всё основное время будет уходить на изучение ИТ-архитектуры и специфики информационных систем (программных продуктов), механизмов их интеграции, способов хранения и передачи данных, интервью с разработчиками (программистами) и системными архитекторами.

Пункт 2. Меняются нотации (правила) для графического описания процессов (см. Рис. 2). Самые распространённые нотации (Cross Functional Flow Chart, EPC event-driven process chain и др.) могут не подойти, т. к. для отображения ИТ-процессов требуется в несколько раз больше типов фигур и видов связей (стрелок). Наиболее подходящие и перспективные нотации в данном случае — это BPMN (business process model and notation), ArchiMate, UML (unified modeling language). Они имеют много спецификаций и возможностей для моделирования ИТ-процессов и ИТ-систем любого уровня сложности и детализации.

Рис. 2. Типовые модели обычного процесса и ИТ-процесса (фрагменты)

Пункт 5. Необходимо детальное моделирование ИТ-архитектуры организации (см. Рис. 3). Это не просто иерархический реестр (таблица или справочник) ИТ-систем, а указание большого объёма важной информации.

Множественные связи между ИТ-системами, интеграция.
Заполнение карточек (спецификаций, параметров и требований) по ИТ-системам.
Связи с другими объектами в бизнес-архитектуре (организационная структура, показатели KPI, операционные риски, документы).
Моделирование аппаратной инфраструктуры (оборудования), структур баз данных, сетевой архитектуры и указание связей всего этого с ИТ-системами.
Управление задачами и требованиями по доработке ИТ-систем и ИТ-архитектуры в целом.

Рис. 3. ИТ-архитектура на примере банка (фрагмент, верхний уровень) и пример карточки (набора параметров) ИТ-системы

Пункт 7. В рамках цифровой трансформации уменьшается использование ручного труда, а значит существенно уменьшается количество ошибок, задержек и проблем в работе сотрудников, уменьшается вероятность операционных рисков. Но вместе с этим существенно возрастают потенциальные убытки от наступления события риска. Например, сбой в ИТ-системе в массовом бизнес-процессе крупной организации может за несколько минут повлечь убытки на несколько миллионов рублей. Поэтому необходимы профессиональные инструменты (один из вариантов — Risk Manager [1]) и методики по управлению операционными рисками. Для банков рекомендации изложены в Положении № 716-П Банка России.

Пункт 11. Необходимо применение профессиональных инструментов для моделирования ИТ-архитектуры и ИТ-процессов. Например, Business Studio + модуль IT Architect [2] + Microsoft Visio. Бизнес-аналитики и системные аналитики должны работать в многопользовательском режиме, а результаты их трудов должны выгружаться в единый центр управления организацией и электронную базу знаний. Обязательно должно быть обеспечено управление изменениями и версиями всех объектов в ИТ-архитектуре и бизнес-архитектуре организации. Также подобные инструменты позволяют автоматически генерировать технические задания на автоматизацию, бизнес-требования, технологические карты и важные отчёты по ИТ, что экономит большое количество времени у специалистов.

Методика перехода к ИТ-процессам и развития ИТ-архитектуры в рамках цифровой трансформации

Сейчас важен переход к технологиям роботизации нового поколения — IPA (Intelligent Process Automation), применяющим машинное обучение и искусственный интеллект. Это позволяет роботизировать сложные бизнес-процессы, в которых требуется принятие решений, анализ информации из разных интегрированных систем. В организациях наиболее популярны следующие программные продукты: UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, NICE, Pegasystems.
Про технологии искусственного интеллекта не будем подробно говорить, т. к. этой информации очень много в открытых источниках. Отметим только, что данные технологии научились решать творческие задачи (например, дизайн и художественное оформление, создание литературных текстов, генерация идей и т. п.). А значит скоро они появятся во всех сферах профессиональной и общественной жизни.

Значения показателей KPI (план, факт). Основные категории: время, качество, результативность и эффективность, стоимость.
Ввод в эксплуатацию, обновление (доработка) ИТ-систем, баз данных, оборудования.
Отраслевые стандарты (PMBOK, BPM CBOK, BABOK, ISO 9000, ITIL/ITSM и др.), требования регулирующих органов.
Требования клиентов и ведущие практики рынка. Есть отраслевые референтные примеры ИТ-процессов, показателей, документов — например [2].
Данные по возможным операционным рискам (идентификация), факты (события) рисков и инциденты.

Методика расчёта уровня автоматизации процессов

Вариант 1. Простой расчёт

Формула: количество функций (действий) внутри процедуры (процесса), выполняющихся с помощью ИТ-систем, разделить на общее количество функций в процедуре (процессе). Например, в процессе всего 15 функций, из них 6 выполняются с помощью ИТ-систем, а 9 вручную (без ИТ-систем).
Уровень автоматизации процесса равен: 6 / 15 = 40%.

Вариант 2. Расширенный расчёт

0 — функция выполняется вручную (без ИТ-систем).
1 — сотрудник выполняет функцию с помощью простых ИТ-систем (Word, Outlook, Paint и т. п.).
2 — сотрудник выполняет функцию с помощью профессиональных ИТ-систем (SAP, Directum, 1C, Photoshop).
3 — функция выполняется автоматически в ИТ-системах, без участия человека.
4 — функция выполняется автоматически в ИТ-системах с применением инновационных решений (роботизация, искусственный интеллект и т. п.), без участия человека.

Методика расчёта уровня STP процессов

У процессов, которые спроектированы с возможностью выполнения в полностью автоматическом режиме, измеряется важный показатель — уровень STP процесса (Straight Through Processing). Есть два варианта расчёта.

Вариант 1

Отношение объёма автоматически обработанной информации или документов (без ручного вмешательства) к общему объёму обработанной информации или документов за период. Например, если автоматизированная банковская система за один рабочий день обработала 1000 электронных платежных поручений, и при обработке 5 из них потребовались действия сотрудников (вручную), то за этот день уровень STP = ((1000 — 5) / 1000) * 100 = 99,5%.

Вариант 2

Причиной, по которой в режим автоматического выполнения процесса может потребоваться вмешательство специалиста (ручное выполнение каких-то функций), может быть: ошибка входных данных (например, от клиента), сбой программного обеспечения или операционный риск, особенности процесса, которые не могли быть учтены при его изначальном проектировании.

Этапы методики расчёта

Выбрать процессы для расчёта показателя STP.
Определить временной период, за который будет выполняться расчёт.
Собрать необходимые статистические данные и выполнить расчёт согласно формуле.
Ранжировать процессы по значению показателя STP, составить план их оптимизации и автоматизации.

Формулу для расчёта уровня STP можно усложнить с помощью добавления весов, тогда она примет следующий вид:

где U(STP) — показатель уровня STP за период; k — количество экземпляров процесса, выполненных за период в автоматическом режиме; n — общее количество выполненных за период экземпляров процесса; a(k) — вес k-го экземпляра процесса; b(n) — вес n-го экземпляра процесса.

Несмотря на то, что все экземпляры процесса выполняются по одному алгоритму (модели), их веса могут быть разными. Веса могут присваиваться автоматически, например, на основе объёма входящих документов экземпляра процесса, на основе сложности выполненных вычислений (обработок) и т. п. Если алгоритм автоматического расчёта весов создать невозможно, то присвоение весов экземплярам процесса должны выполнять эксперты.

Заключение

В заключении хотелось бы обратить особое внимание, что ИТ-процессы и цифровая трансформация являются следующим этапом развития организации после построения системы управления бизнес-процессами (СУБП), а не альтернативой. Невозможно сразу перейти на самый высокий уровень, если в организации не формализованы основные процессы и бизнес-архитектура, не проработаны системы управления, низкая корпоративная культура. Поэтому двигаться следует постепенно, проходя все этапы. Переход к ИТ-процессам и цифровая трансформация являются неизбежными для многих отраслей экономики, поэтому работу в данном направлении необходимо начинать или активизировать, если она уже ведётся.

Предложенные в настоящей статье рекомендации и методики должны быть использованы при разработке стратегий и бизнес-моделей организаций, доведены до руководителей и владельцев бизнеса. Это поможет устойчивому развитию, повышению эффективности работы многих подразделений и процессов, сохранению и увеличению доли на рынке, реализации качественных и востребованных продуктов и услуг.

Читайте также: