Имеет ли право работодатель проверять ящики рабочего стола

Обновлено: 02.07.2024

Высокие технологии глубоко проникли в мир бизнеса. Практически безграничные возможности контроля за основными процессами и сотрудниками избавляют компании от многих проблем, которые раньше казались неизбежными и списывались на человеческий фактор.

Но использование подобных инструментов открывает множество этических дилемм. Одно дело — контроль рабочих процессов в целях повышения эффективности и обеспечения конфиденциальности. Но если слежка затрагивает личное пространство работников, тем более без их ведома, это прямой путь к конфликту. Чего можно ждать от сотрудников в такой ситуации и как не довести ситуацию до разбирательств в суде? Обо всем по порядку.

Мотив руководства очевиден: в условиях высокой конкуренции компании всеми силами стремятся оптимизировать расходы, в т. ч. на оплату труда. Владельцы бизнеса хотят платить подчиненным за результат, реальную эффективность, а не за нахождение в офисе с девяти до шести.

Интернет и социальные сети в последние годы почти никто не запрещает. Чего греха таить, топ-менеджеры и сами немалую часть дня проводят, листая новостную ленту. Но если это мешает исполнению непосредственных должностных обязанностей, ситуация в корне меняется.

Еще одна причина, почему иногда без контроля не обойтись, — печальная статистика участившихся случаев корпоративного шпионажа. Кто-то решает подзаработать, продав клиентскую базу конкурентам или сохранить ее для себя.

В соответствии с ТК РФ, работодатель имеет право собирать те данные о действиях подчиненных, которые нужны для оценки количества и качества выполненной работы. Личные переписки и разговоры должны оставаться неприкосновенными.

Более детализированная статистика показывает, какие инструменты бизнес использует для контроля за сотрудниками:

более 30% предпринимателей устанавливают системы видеонаблюдения и СКУД;
50-60% устанавливают программное обеспечение для мониторинга офисных компьютеров;
около 25% организаций задействуют все существующие средства для наблюдения.

Преимущества разумного контроля не вызывают сомнений: сотрудники становятся более ответственными и дисциплинированными, снижаются риски инсайдерских угроз.

Попытки контролировать то, чем занимаются служащие во внерабочее время, дома или на отдыхе, незаконны. Равно как и любое другое вмешательство в частную жизнь со стороны работодателя. Но работодатель имеет полное право знать, чем сотрудники занимаются в течение рабочего дня, кто работает, а кто лишь имитирует бурную деятельность. На практике реализовать контроль помогает программное обеспечение для наблюдения за действиями на ПК и автоматизированные системы учета рабочего времени.

Часто владельцы бизнеса устанавливают такие продукты втайне, то ли из желания подловить халтурщиков, то ли из-за чрезмерной осторожности и стремления защитить интеллектуальную собственность. Однако, более правильный подход (даже с точки зрения закона) — предупредить сотрудников, объяснить, для чего нужен мониторинг и какие функции выполняет система контроля:

учет рабочего времени и общего процента продуктивности каждого работника;
разграничение полезных и потенциально опасных сайтов;
скриншоты экранов при срабатывании политики безопасности.

Более продвинутые варианты ПО позволяют в течение всего дня записывать видео с веб-камеры, чтобы точно понимать, чем занимается человек, находясь на рабочем месте.

Но злоупотребление этим правом со стороны некоторых работников заставляет взглянуть на ситуацию с другой стороны. Зачем платить зарплату тому, кто целый день проводит в курилке, листая ленту Instagram? Разгар рабочего дня — не время, чтобы решать свои личные проблемы.

Здесь уже напрямую затрагиваются интересы работодателя. Компания предоставляет сотруднику место. Компьютер, который нельзя назвать личным, поскольку это собственность организации. Честно выплачивает вознаграждение за выполненные задачи и успешно закрытые проекты. Если оплачивает услуги оператора сотовой связи, то для деловых переговоров и звонков, а не для романтичных переписок с возлюбленными.

Все это — расходы, и немалые. Десятки тысяч рублей, как минимум. В такой ситуации поинтересоваться, куда идет трафик и на что по факту уходят эти вложения, — абсолютно законное и обоснованное право работодателя.

Но по закону здесь есть тонкий момент. Компания должна уведомить персонал о внедрении системы мониторинга. А если делать все максимально правильно, то соответствующие пункты нужно внести в трудовой договор и попросить подчиненных письменно подтвердить то, что они в курсе изменений и готовы к тому, что их действия будут отслеживать.

Соглашение же станет для служащих хорошим напоминанием того, что компьютеры в офисе им не принадлежат, а обо всем, что они делают, смогут узнать третьи лица.

Само понятие наблюдения за работниками существовало всегда, еще задолго до эпохи цифровых технологий. Меняются только технические средства реализации. Например, табели учета рабочего времени были еще во времена СССР. Некоторые компании и сейчас по старинке применяют их, только уже в электронном формате.

Со временем появляется все больше технических средств и современных инструментов, упрощающих контроль за действиями персонала:

Видеокамеры есть почти повсюду. Их устанавливают возле входных групп, в кабинетах и залах. Сотрудников снимают в тот момент, когда они приходят на работу утром, выходят на перекур, обед или деловую встречу. Найти бизнес-центр, не оснащенный системой видеонаблюдения, сейчас почти невозможно.
СКУД. Удобные системы контроля доступа с бесконтактными картами позволяют четко разграничить, кому и в какие помещения можно заходить. В базе данных сохраняются записи о времени, когда работник пришел в офис, покинул рабочее место и сколько времени провел там.
IT-программы. Адекватные компании используют их для правомерного контроля за действиями команды. Но некоторые владельцы бизнеса переходят черту: делают скриншоты и видеозаписи экрана ПК, перехватывают электронные письма. Доходит и до кейлоггинга — фиксации информации о том, какие клавиши были нажаты. Но подобные функции характерны для шпионского ПО, использование которого запрещено по закону.

Наблюдение нужно и полезно, но только если цель — убедиться, что сотрудники выполняют свои обязанности на высоком уровне, получить представление о ключевых бизнес-процессов. Это не должно доходить до фанатизма.

Сотрудникам нужна гарантия, что их личные переписки, фото и другая конфиденциальная информация не станут предметом всеобщего достояния из-за самодурства начальника.

Практические правила поведения сотрудников и руководителя при обыске в офисе компании. А также — какие профилактические меры позволят сохранить в тайне важную информацию.

Кто уполномочен приходить в офис компании с обыском?

Прийти могут полицейские, сотрудники Следственного комитета и ФСБ. Обыск в офисе компании возможен при расследовании уже возбужденного уголовного дела. На стадии доследственной проверки обыски в офисах не проводятся.

Что правоохранители могут делать во время обыска?

Согласно УПК РФ во время обыска следователи и полицейские могут:

вскрывать любые помещения;
изымать любые документы, вещи, компьютеры, флешки, другие носители электронной информации, которые могут иметь значение для уголовного дела.

Обыскивать одежду или карманы сотрудников полиция во время обыска не может, потому что это уже не обыск в помещении, а личный обыск (ст. 184 УПК). Личный обыск может производиться, только если есть достаточные основания полагать, что сотрудник скрывает на себе предметы и/или документы, которые могут иметь значение для уголовного дела. В таком случае личный обыск проводится без соответствующего постановления. Иными словами, не надо пытаться спрятать на себе флешки и документы компании. Есть много других рабочих способов защитить информацию.

Как подготовиться к обыску? Самое главное — профилактика

Разумеется, обыск проводится внезапно. Поэтому компания должна вести профилактическую работу, чтобы её сотрудники не растерялись, увидев на пороге компании людей в форме. Что это за профилактическая работа?

Ваши сотрудники должны знать, что делать, когда пришли с обыском. Правоохранителей встречают либо охранник, либо секретарь. В первую очередь эти люди обязаны:

незамедлительно уведомить директора о том, что в компанию пришли с обыском;

Иногда есть смысл оборудовать рабочее место охранника или секретаря секретной тревожной кнопкой, сигнал с которой идёт прямо директору, т. к. во время визита проверяющих перемещение по территории офиса может быть ограничено.

проверить служебное удостоверение сотрудников (вдруг это вообще не обыск, а рейдерский захват или иные мошеннические действия?).

При обыске юристу компании может серьёзно помочь внештатный специалист, специализирующийся на защите бизнеса и его руководителей. Заранее оформите на такого специалиста доверенность с полномочиями представлять интересы вашей компании и его сотрудников, а номер его телефона сохраните.

Распечатайте и выдайте секретарю и охраннику памятки о том, что нужно сделать при обыске в первую очередь.

Профилактика не ограничивается подготовкой сотрудников к обыску. Вы должны минимизировать риски утечки информации, ведь следователи могут изымать любые предметы и документы, имеющие значение для уголовного дела. Из этого следует, что:

Правоохранители на пороге. Что делать?

Представитель компании или адвокат должен встретить правоохранителей как можно раньше. Проверьте удостоверения сотрудников полиции или СК и правовые основания для обыска в офисе вашей компании. При этом вы можете переписать данные удостоверений (Ф. И. О., звание, место службы, срок действия документов).

У сотрудников должно быть постановление на обыск, подписанное следователем (п. 2 ст. 182 УПК РФ). В законе не сказано, обязан ли сотрудник Следственного комитета или полиции предоставлять сотрудникам компании возможность копировать текст постановления. Поэтому зачастую следователь отказывается выдать копию постановления. Однако у вас есть право знакомиться с постановлением, в том числе делать из него выписку интересующей вас информации.

В тексте постановления проверьте:

есть ли ссылка на уголовное дело. Должен быть указан номер этого дела, а также статья Уголовного кодекса, по которой дело возбуждено;
адрес компании, в офисе которой проводится обыск;
кто включён в следственную группу. Тех сотрудников, которые пришли в офис, но не включены в постановление о производстве обыска, можно не пускать в офис.

Проследите, чтобы при обыске присутствовали двое понятых

Ч. 1 ст. 170 УПК говорит, что во время обыска должны участвовать двое понятых.

Если такое произошло, напоминайте сотрудникам о том, что понятые должны присутствовать. Внесите соответствующие замечания в протокол обыска.

Следите, чтобы сотрудники органов описывали отличительные признаки изымаемых предметов и документов

Указание отличительных признаков позволяет исключить фальсификацию документов или предметов, а также конкретизировать количество и перечень изъятых документов.

Обязательно ли сообщать сотрудникам пароли от компьютеров, аккаунтов, электронной почты?

Нет. Закон не обязывает сотрудников компании это делать. Иногда при отказе рассказать пароли полицейские угрожают, что квалифицируют это поведение как противодействие следствию. Но это не противодействие следствию. Предупредите сотрудников, чтобы они не боялись подобных угроз от правоохранителей.

Проследите, чтобы на компьютерах сотрудников вашей компании была отключена функция автозаполнения форм. Правильно, чтобы для входа в электронную почту, аккаунты удалённых хранилищ и на сам компьютер нужно было вручную вводить логин и пароль.

Что отвечать, если правоохранители задают вопросы?

Сотрудники органов могут задавать вопросы относительно тех предметов, которые они нашли или которые ищут во время обыска. Но сотрудники могут отказаться давать эти пояснения или просто не знать, что сказать.

И тем более сотрудники вправе не отвечать на вопросы, если эти вопросы по сути превращаются в допрос. Проводится обыск, а не допрос. Это разные процессуальные действия, и смешивать их никак нельзя.

Можно ли снимать копии с изымаемых документов?

На практике следователь может не позволить снимать копии. Однако следователи иногда пытаются изъять документы, которые явно не могут служить доказательствами по уголовному делу. В таком случае попытка изъятия незаконна.

Нам известен случай, когда компания пыталась получить в банке кредит, необходимый ей как воздух. Только один банк согласился выдать требуемый заём. Но накануне подписания договора на получение кредита в компанию пришли с обыском, и сотрудники изымают документы, в том числе Устав и иные учредительные документы, которые необходимо было предоставить в банк для получения кредита. Это было сделано специально для того, чтобы компания не могла получить кредит. Компания смогла вернуть эти документы только за взятку. Невесёлая история с просторов отечественного бизнеса.

Можно ли записывать на телефон ход обыска?

Да. Действия сотрудников правоохранительных органов публичные. Это означает в том числе возможность записывать на видео их действия.

Однако на практике сотрудники органов не любят, когда их деятельность снимают на телефон. Если оперативники потребуют прекратить съёмку, то лучше прекратить.

Что делать с протоколом обыска в офисе компании?

Проследите, чтобы все изъятые документы и вещи были описаны с индивидуальными признаками.

Если не знаете, что писать в протоколе, то впишите фразу: возражения на протокол будут представлены дополнительно.

Это позволит проанализировать все нарушения и проработать тактику защиты.

Читайте также: