Возможно ли настроить робота который сменит ответственного за лид

Обновлено: 25.06.2024

этот блог посвящен задачам, с которыми сталкиваюсь в своей профессиональной деятельности.

Поиск по этому блогу

Битрикс24 - пакетное изменение ответственных за лиды/компании и все связанные с ними сущности

В некоторых организациях, где мы внедряли Битрикс24 практикуется такой регламент: вся CRM система раз в период перетасовывается между ответственными менеджерами.

Менять ответственных вручную - достаточно трудоемкий процесс даже когда речь идет о смене ответственного всего за один лид или компанию: ведь нужно сменить его и в лиде, и в компании, и во всех сделках, делах и задачах, которые прикреплены к лиду или компании. А если где-то забыть сменить - то у менеджера могут возникать проблемы с доступом к какому-нибудь старому письму клиента, прикрепленного к сущности CRM и важного для общего понимания истории взаимодействия с данным клиентом. Если же нужно сменить ответственных, к примеру, для 100 лидов или компаний - процесс становится вообще практически нереализуемым вручную.

Для того, чтобы упростить нашим заказчикам процесс смены ответственного за сущность в CRM Битрикс24 мы разработали бизнес-процессы смены ответственного за лид и за компанию вместе с привязанными к ним сущностями, а так же механизм, позволяющий менять ответственных за лиды и компании и их связанные сущности - пакетно.

Пользователь с правами на смену ответственного или с правами суперадминистратора портала может запустить процесс смены ответственного для лида или для компании:

Запущенный бизнес-процесс просит пользователя указать нового ответственного, после чего ответственный за данную сущность (лид или компанию), а так же ответственный за все сущности, связанные с данной (сделки, дела, задачи) переводятся на указанного ответственного, и данное изменение сохраняется в истории.

Для чего сохранять предыдущего ответственного в историю? Для того, чтобы в дальнейшем можно было проверить, не был ли уже данный менеджер ранее ответственным за данную компанию или лид. При перетасовке CRM системы это бывает важно.

Сами бизнес-процессы по смене ответственного и для лида, и для компании - достаточно простые, однако они избавляют пользователей от множества рутинных действий:

Пакетная смена ответственных за лиды/компании - более интересный кейс. Перед нами стояла задача: брать данные по новым ответственным за компании/лиды из csv файла и переводить указанные лиды/компании вместе со всеми прикрепленными к ним сущностями пакетно и пошагово (чтобы при этом не создавалась излишняя нагрузка на сервер). Так как данный кейс необходимо было реализовать в коробочной версии Битрикс24, мы решили взять за основу стандартный Битриксовый механизм импорта данных из csv и написать импорт данных для смены ответственного по аналогии с ним. (Я уже как-то писала в своем блоге, как удобно писать разные пакетные импорты в битрикс/ экспорты из битрикс на основе этого механизма).

Пользователь - администратор портала запускает профиль импорта для смены ответственных в лидах или компаниях, заполняет параметры импорта, нажимает "Далее" и процесс смены ответственных запускается для всего файла в пошаговом режиме.

Для того, чтобы сделать перетасовку CRM между менеджерами руководителю достаточно дать команду, и администратор портала может в считанные минуты выгрузить текущие ID лидов/компаний с ответственными менеджерами в exсel, отрандомайзить колонки, внести при необходимости какие-то изменения вручную и загрузить новую расстановку обратно в CRM систему.

Заранее спланированный алгоритм обработки лидов и сделок, который запускается когда элемент перешёл в нужный статус.

Триггер - это конкретное действие пользователя, например, звонок или посещение сайта. Как только это действие сработает - элемент перейдет в нужный нам статус.

С помощью роботов и триггеров можно автоматизировать многие рутинные задачи

В каких тарифах Битрикс24 доступны роботы и триггеры

Работать с роботами и триггерами можно на тарифах Команда, Компания и CRM+, но с определнными отличиями.
Ниже мы расскажем, в какой версии 1С-Битрикс24 можно использовать роботов и триггеров.

"Компания" и "Команда" - доступны в полной мере Роботы и триггеры (в лидах и сделках), Webhooks в роботах и триггерах, Редактирование роботов через конструктор БП, Бизнес-процессы в CRM.
"CRM+" - можно использовать Роботы и триггеры (в лидах и сделках), а также Webhooks в роботах и триггерах. Такие функции, как Редактирование роботов через конструктор БП, Бизнес-процессы в CRM на данном тарифе недоступны.
"Проект", "Старт+" и "Задачи+" - данные тарифы не предполагают наличия возможности работать с перечисленными выше функциями.

В задачах роботы доступны только на тарифе "Компания".

В магазине же роботы доступны на тарифах "Старт+", "CRM+", "Команда" и "Компания".

Для более подробной консультации по поводу подходящего под ваши задачи тарифа, настройки роботов и триггеров обращайтесь к нам! Оставляйте заявку через форму обратной связи внизу страницы.

У клиента на сайте был установлен лид-магнит для сбора email и просто форма подписки на рассылку.

Мы связали эти формы с Битрикс24 клиента. Как только посетитель оставлял свой email, он попадал в лиды в CRM, и ему автоматом отправлялось первое письмо. После того, как посетитель открывал письмо (в Битрикс24 в этот момент появляется соответствующая отметка о прочтении письма), лид автоматом добавлялся в базу рассылки. Таким образом в базу попадают только рабочие email. По ним уже можно выстраивать цепочку писем. Если отправленное письмо не открывалось несколько дней, то менеджеру отправлялась напоминалка, и он смотрел, что делать с этим лидов - забраковывать его или есть еще какой-то способ связаться с клиентом и узнать правильный email.

Обратная связь по форме заявки

Клиент на сайте через форму собирает обращения потенциальных партнеров. При этом ему нужно, чтобы оставившие заявку прислали свой сертификат. Всем заполнившие форму попадают в CRM, и им автоматом отправляется запрос на сертификат. Как только они присылают ответное письмо, у заполнившего заявку в CRM меняется статус, и менеджер получает уведомление. Соответственно он может начинать работу по поводу партнерства, как только получает уведомление, либо планировать свой график и в определенное время фильтровать в CRM заявки с нужным статусом и их обрабатывать.

Если ответа на первоначальное письмо долго нет, то также менеджер получает уведомление, чтобы обратит внимание на эту заявку и либо связаться с посетителем другим способом, либо забраковать этот контакт.

Также можно установить напоминания для руководителя отдела, чтобы если у потенциального партнера, приславшего в ответ документы, в CRM не меняется статус в течение нескольких дней, руководитель мог обратить на это внимание и узнать у менеджера, почему не идет работа с заявкой.

Менеджеры очень довольны работой робота:

Отработка формы записи на семинар

На сайте, сделанном на Битриксе, посетители заполняют заявку на семинар, данные сразу автоматом отправляются в Битрикс24. Поскольку у сайта была лицензия Битрикс Старт, где нет возможности сделать веб-формы, то формы были сделаны на инфоблоках, причем со связанными полями. Мы их связали с Битрикс24 с помощью вебхуков.

Записавшимся автоматом в ответ отправляется информация по семинару и у лида меняется статус. Как только он читает письмо статус опять меняется. Соответственно организаторам остается перезвонить только тем, кто, судя по статуса лида, не прочитал письмо.

Как добиться высокой посещаемости вебинара?

Посетитель на сайте заполняет форму заявки на вебинар - оставляет свою почту и телефон.

Настраивается автоматическая цепочка напоминаний:
Накануне вебинара отправляется sms с напоминанием о вебинаре.

После вебинара приходит информация с информацией о прошедшем вебинаре и способами получить бонусы, купить курс итд

Дальше еще можно прислать ссылку на запись вебинара и, если лид ничего не купил, переводить его в следующую воронку для догрева.

При помощи роботов в Битрикс24 можно автоматически генерировать документы по шаблону

Если у Вас есть вопросы по возможностям Битрикс24 - звоните, пишите, будем рады помочь! Для нас важно, чтобы вы получали пользу от работы в Битрикс24, и мы готовы помочь вам в этом.

Вы можете заказать у нас внедрение и обучение работе с Битрикс24, а также другие услуги по Б24:

При работе с клиентом и совершении продаж вы вынуждены выполнять ряд обыденных действий, например:

Запланировать встречи с клиентами;
Созваниваться и общаться с помощью Email-почты;
Ставить ряд задач и контролировать их исполнительность.

Вы можете снизить объём нагрузки от постоянно повторяющихся действий! Достаточно доверить их выполнение системе Bitrix24. Для этого достаточно корректной настройки автоматизации процессов по продажам!

Настроить качественную и бесперебойную работу бизнес-процессов вы можете при помощи заранее интегрированных в портал Bitrix Триггеров и Роботов. Эти полезные инструменты придут к вам на помощь и смогут выполнять по заранее настроенным алгоритмам действий задачи и тем самым упростят работу для всех сотрудников компании.

Роботы и триггеры Битрикс24

Робот — это предварительно запланированный порядок действий, срабатывающий и выполняющий определённый ряд шагов после перехода элемента в нужный статус. Робот автоматически среагирует на действие, которое происходит на портале.

Задача;
Письмо;
Уведомление;
Звонок.

Роботы Bitrix24 — это полезная функция, которая поможет запустить какой-либо автоматический процесс.

При помощи роботов и триггеров Битрикс24 у вас есть возможность взаимодействия с сервисами Bitrix24:

CRM (вы сможете произвести настройку Битрикс24 CRM роботов и соответственно Битрикс24 роботов в лидах, сделках и контактах);
Календарь;
Диск;
Живая лента;
Магазин;
Задачи;
Почта.

Роботы Битрикс24 дают возможность:

Отправки писем сотрудникам;
Взаимодействия с почтой;
Создания контактов для лидов, документов CRM;
Контроля сделок.

И это далеко не все операции, с которыми могут справляться роботы и триггеры Битрикс24. Основное отличие в том, что их алгоритм действий гораздо проще. Они достаточно легко настраиваются и устанавливаются, в то время как при создании бизнес-процессов не обойтись без визуального программирования и определённой технической подготовки.

Настройка роботов Битрикс24

С помощью этой страницы можно произвести настройку роботов для сделок, лидов или заказов, а также использовать готовые шаблоны бизнес-процессов или создавать собственные для автоматизации рабочего процесса.

Можно произвести настройку времени, в течении которого робот должен сработать. К примеру, у данного робота стоит задача выполнить поручение не сразу, а через 1 час.

Для сотрудника;
Для связи с клиентом;
Реклама;
Свои роботы.

И далее выбрать одно из предложенных действий.

Таким образом, вы сможете поручить роботам Битрикс24 самостоятельно выполнять некоторые обязанности и значительно уменьшить трату времени на выполнение таких операций при обработке лидов или сделок!

Если при прочтении статьи у вас возникли вопросы, касательные настройки роботов и триггеров, а также внедрения Битрикс24, наша компания всегда придёт к вам на помощь и ответит на все вопросы по телефону или в чате.

Как правило, работа любой компании связана с множеством рутинных операций: прием заказов, постановка задач, заключение сделок, планирование встреч.

Управление всеми скриптами их обработки можно поручить специальным инструментам-помощникам. Эти инструменты Битрикс24 значительно упрощают настройку процессов продаж, повышают эффективность работы с клиентами, уменьшают потери времени и средств.

Автоматизация бизнес-процессов происходит с помощью Роботов и Триггеров, встроенных в ваш корпоративный портал. Они возьмут на себя ответственность за выполнение настроенных алгоритмов действий и облегчат работу ваших сотрудников.

Триггер – перевод сущности в новый статус в ответ на определенное действие пользователя. В отличие от робота, триггер реагирует на какое-либо внешнее действие. Иными словами, это действия клиентов. Например, звонок или вход на сайт.

В этой статье мы подробно рассмотрим такой инструмент Битрикс24, как роботы и расскажем, как с ними работать.

С помощью автоматизированных роботов вы сможете работать:

С CRM-системой - роботы для лидов, контактов и сделок;

и другими модулями Битрикс24.

Роботы CRM позволяют отправлять письма сотрудникам, работать с почтовым сервисом, контролировать сделки, создавать контакты к лидам, документы CRM и выполнять еще более 100 различных операций.

В отличие от бизнес-процессов, они имеют упрощенный алгоритм действий. Если работа с бизнес-процессами предполагает необходимость визуального программирования и требует специальной технической подготовки, то с роботами справится даже начинающий пользователь корпоративного портала. Их легко установить и настроить. Вы сможете самостоятельно автоматизировать бизнес-процессы в Битрикс24: это просто и быстро!

Внимание! Роботы и триггеры доступны не на всех тарифах Битрикс24. Подробнее ознакомиться с возможностями и опциями каждого из тарифов вы можете в статье Тарифы Битрикс24.

Как настроить роботов в Битрикс24?

Чтобы настроить роботов в Битрикс24, зайдите в CRM, далее откройте Лиды / Сделки и перейдите во вкладку Роботы. Перед вами откроется страница автоматизации.

Перейти к роботам вы можете и при выполнении следующего алгоритма действий: CRM > Еще > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Лиды (Сделки).

В системе есть набор уже настроенных роботов, которым при желании можно изменить параметры, нажав на шестеренку рядом с ними.

Пример: настроим робота, который будет отправлять SMS-уведомление руководителю только в том случае, если лид не обработан в течение 5 минут с момента его появления в CRM. Укажем дни отправки оповещения. Например, только в рабочие дни.

Механизм настройки роботов в Битрикс24 легок в применении и реализации.

Пример реализации настройки роботов для клиента от компании Пуск

Расскажем, как мы автоматизировали один из процессов в Битрикс24 для заказчика, настроив его с учетом индивидуального пожелания клиента.

Команда Пуск вместе с заказчиком придумала и реализовала схему настройки, которая позволила организовывать работу при задержке сделки на стадии "Клиент не отвечает" (дольше установленного срока) с наименьшими затратами времени и средств.

Для реализации процесса была выбрана email-рассылка.

Схема реализуется за счет триггеров, реагирующих на внешние действия со стороны клиента, и целиком зависит от его выбора развития или прекращения сделки.

Данная автоматизация позволила упростить работу менеджеров, повысить эффективность процессов продаж, а также снизить потери времени и средств.

Как настроить права доступа к роботам?

Чтобы настроить права доступа к роботам на своем портале, войдите в CRM и перейдите в меню Настройки > Права > Права доступа.

С помощью роботов вы можете автоматизировать часть процессов в своей компании и сократить время на реализацию типовых операций при обработке лида/заказа.

Используйте систему на все 100%! Настройте свой Битрикс24 так, чтобы он работал за вас, или доверьте настройку профессионалам из нашей компании.

Более подробную инструкцию о настройке автоматизации вы можете получить, посмотрев вебинар "Битрикс24: Роботы для автоматизации продаж".

Итак, допустим, что ваша компания использует работу с лидами в процессе продаж. В результате этой работы, с лидом может произойти следующее:

Предположим, ваша компания стала счастливым обладателем некоторого количества лидов. Скорее всего, вы получили их из каких-то онлайн-каналов (например, через Открытые линии в Битрикс24.CRM, или с помощью рассылки по электронной почте), или же в вашу компанию просто поступают входящие звонки от новых контактных лиц. Что делать с ними дальше.

Для начала, необходимо:

Автоматизация работы с лидами

В предыдущей главе о CRM мы рассказывали о том, как в Битрикс24.CRM предусмотрена автоматизация продаж с помощью специальных инструментов – роботов и триггеров. Если по каким-то причинам вы пропустили главу о CRM, то настоятельно рекомендуем прочитать сначала ее, и уже только после этого возвращаться к текущему материалу. А здесь мы покажем вам некоторые возможности автоматизированной работы с лидами, которые способны выполнять без всякого участия менеджера роботы внутри Битрикс24.CRM.

Для начала – приведем пример базового сценария автоматизированной работы с лидами компании, которая получает заполненные анкеты (CRM-формы). Допустим, что эта фирма занимается обучением английскому языку, и через такие анкеты принимает запись на бесплатное (пробное) занятие английскому.

Сценарий работы с лидом будет включать в себя:

Единственное дело, которое в данном сценарии нужно было сделать менеджеру – это просто набрать телефонный номер внутри CRM, после появления новой срочной задачи. Все остальное сделали роботы из Битрикс24.CRM. И таких сценариев для работы с лидами или сделками можно создать очень большое количество. Роботы из CRM Битрикс24 могут автоматически выполнить достаточно большое количество действий, связанных с постановкой задач сотрудникам отдела продаж, возможностями связи с клиентом или рекламными активностями.

Вот как вы можете использовать роботов из Битрикс24.CRM для автоматизации обработки лидов (и даже сделок) в вашем бизнесе:

1. Для запуска роботов необходимо, чтобы в вашей CRM были настроены стадии продаж (их можно отдельно настроить их для лидов и сделок). При желании, вы можете воспользоваться автоматически настроенными стадиями из Битрикс24.CRM.

3. Роботы могут совершать действия в различных направлениях:

3.1. Ставить задания сотрудникам отдела продаж. Это могут быть:

– планирование звонк.

– планирование встречи

– другая задача

– письмо с уведомление о необходимости контролировать ситуацию с лидами

– смена ответственного за лид сотрудника

– изменение статуса лида (конвертация в сделку, удаление)

3.2. Самостоятельно связываться с лидами/клиентами. Это может быть:

– отправка смс с заранее подготовленным текстом

– отправка электронного письма (где текст, конечно же, тоже готов заранее).

3.3. Показ интернет-рекламы клиентам. Робот может добавить клиента в рекламные кампании вашей организации (это может быть реклама ВКонтакте, Яндекс, Facebook или Google AdWords). Нужно пояснить, что робот не запускает рекламные кампании самостоятельно, он лишь добавляет контакты лида или клиента в списки тех аудиторий, которым показывается реклама вашей фирмы в этих рекламных сетях (или специально созданные новые аудитории).

3.4. Кроме роботов, в Битрикс24.CRM есть процесс автоматизации с помощью триггеров. Это своего рода электронные шпионы, которые срабатывают при каком-то активном действии со стороны лида, и самостоятельно перемещают его статус по воронке продаж или стадиям обработки на необходимый. Триггеры могут среагировать на.

Отметим, что далеко не все CRM сегодня могут предложить своим клиентам такие возможности автоматизации продаж, как работа с роботами или триггерами для различных стадий работы с лидами или сделками. Поэтому мы советуем, чтобы вы в своей работе использовали современную и эффективную CRM-систему – такую, как Битрикс24.CRM.

3. Работа со сделкам

Произошло приятное событие – клиент подтвердил свой интерес, и ведет переговоры о покупке с вашей компанией. Как мы уже говорили в начале главы, в CRM такая активность определяется, как сделка. Что же нужно сделать, чтобы менеджеры качественно отрабатывали возможные сделки на каждой из стадий продаж? Давайте рассмотрим наиболее популярные стадии сделки:

1. Сделка создана.

2. Сделка находится в работе (идет процесс переговоров, обсуждения).

3. Клиенту отправлено предложение/счет на оплату.

4. Сделка выиграна (оплата состоялась).

либо же

5. Сделка проиграна (клиент отказался).

1. Откуда в вашей CRM появятся сделки?

Если ваша компания приняла для себя решение работать без лидов, то сделки появятся в CRM автоматически (при появлении входящих запросов со стороны потенциальных клиентов), или будут создаваться вручную менеджерами (из существующих контактов или компаний). Во этом случае будет происходить автоматическая конвертация всех входящих лидов сразу же в сделки с помощью роботов из Битрикс24.CRM.

Если же вы продолжаете работать с лидами, то сделки будут конвертироваться менеджерами вручную (из лидов, контактов или компаний), либо лиды также будут превращаться в сделки с помощью роботов (при наступлении условий, которые вы установили в вашей CRM).

2. Вы можете задать в CRM направление сделки. Многие компании занимаются одновременно несколькими направлениями бизнеса (например, продают готовую мебель, изготавливают мебель под заказ и осуществляют ремонт мебели). Для каждого из таких направлений могут существовать собственные стадии обработки сделки (и собственные роботы, автоматизирующие процесс обработки таких сделок) – и все это вы также можете настроить в CRM. В Битрикс24.CRM для этого существуют Справочники, где можно описать стадии обработки сделки для различных направлений). Позднее, по каждому из направлений сделок можно будет сроить собственные аналитические отчеты либо смотреть воронку продаж.

3. Обработка каждой сделки (переговоры с клиентом, подготовка коммерческого предложения, согласование и заключение договора, прием оплаты) может состоять из разного количества промежуточных стадий. Это будет зависеть от специфики вашего бизнеса. Однако сколько бы таких стадий или этапов вы не выделили для себя – каждую из них можно и нужно автоматизировать внутри CRM.

Сделать это также можно с помощью роботов из Битрикс24.CRM, работу и возможности которых мы уже описывали чуть выше. Наиболее важными на этапе обработки сделки будут процессы по назначению менеджеру заданий по связи с клиентом (встреч, звонков, писем), и автоматические действия CRM (отправка клиенту смс с подтверждением заказа, выставление и отправка счета на оплату). В результате такой автоматической настройки, CRM будет управлять действиями менеджера и сигнализировать руководителю отдела продаж о тех делах и задачах, которые не совершены в срок.

4. В рамках каждой сделки ваш менеджер может выставлять клиенту предложения (которые могут быть созданы на базе готовых шаблонов, и персонализированы под клиента), и счета. Как правило, такое действие обозначает автоматический или ручной перенос сделки с клиентом на предпоследнюю стадию (до того, как сделка фактически выиграна). Однако нужно понимать, что работа менеджера с клиентом на этом этапе очень важна – ведь сделка может и не состояться, даже при выставленном счете. Поэтому как менеджеру, так и руководителю отдела продаж нужно уделять большое внимание в CRM таким заказчикам (держать на особенном контроле сделки, которые уже близки к оплате или отгрузке, установить четкое время звонков и писем клиентам, если оплата не произошла вовремя) – и доводить сделки до логического завершения.

Читайте также: