Имеет ли право предприятие использовать шаблоны в т ч самостоятельно изготовленные

Обновлено: 10.05.2024

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Unified system for design documentation. Registration and storage rules

Дата введения 2014-06-01

Предисловие

Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 "Межгосударственная система стандартизации. Основные положения" и ГОСТ 1.2 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены"

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием "Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении" (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий "Прикладная логистика" (АНО "НИЦ CALS-технологий "Прикладная логистика")

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

За принятие стандарта проголосовали:

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Код страны по
МК (ИСО 3166) 004-97

Сокращенное наименование национального органа по стандартизации

Госстандарт Республики Беларусь

Госстандарт Республики Казахстан

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2020 г.

Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.

В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге "Межгосударственные стандарты"

ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2021 год

Поправка внесена изготовителем базы данных

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее - документы) на изделия всех отраслей промышленности.

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.106 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.

ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации

ГОСТ 13.1.002 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1 архивная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, отражающая состояние конструкции или технологии изготовления изделия в период утверждения их заказчиком, передачи подлинников организациям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п.*.

Здесь и далее знаком "*" отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.

3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.

3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.

3.1.4 организация - держатель подлинников: Организация, осуществляющая хранение, учет подлинников документов и имеющая право вносить в них изменения, а также поставлять (передавать) копии и/или дубликаты своим абонентам.

3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

ЕСКД - Единая система конструкторской документации;

ЕСТД - Единая система технологической документации;

КД - конструкторский документ (документы, документация);

ТД - технологический документ (документы, документация).

4 Основные положения

4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.

4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, - это часть системы обращения документации в организации.

- все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;

- абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

- абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

- движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);

- все виды извещений об изменении документов (учет извещений - по ГОСТ 2.503).

Примечание - Учет абонентов выполняют по формам 3 и 3а (см. приложение Б).

4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.

4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.

4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.

4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:

- комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

- комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

- наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.

Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.

4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.

На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

Читайте также: