Допускается снятие с контроля обращений граждан служебными записками если это

Обновлено: 02.07.2024

В целях повышения эффективности работы по осуществлению контроля за исполнением документов в Управлении, руководствуясь требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении (приложение).

2. Первому заместителю начальника Управления, заместителям начальника Управления, начальникам структурных подразделений Управления:

2.1. Принять Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении к руководству и неукоснительному исполнению.

2.2. Не допускать формального отношения к исполнению документов, приводящего к представлению несвоевременной, неполной и недостоверной информации в ФТС России, таможенные органы и организации, а также физическим лицам.

2.3. Обеспечить ознакомление подчиненных должностных лиц и работников с настоящим приказом под роспись.

3. Признать утратившим силу приказ Управления от 21.07.2006 N 275 "О совершенствовании работы по организации контроля за исполнением документов в Центральном таможенном управлении".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНИИ

1. Общие положения

1.1. Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении разработано в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160, в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства Управления, распорядительных документах Управления.

1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:

1.3.1. Документов ФТС России, таможенных органов, правоохранительных органов, организаций с поручениями (резолюциями) руководства Управления, приказов по основной деятельности и распоряжений Управления, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц таможенных органов и физических лиц - отдел документационного обеспечения, если иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного документа).

1.3.2. Поручений, содержащихся в решениях коллегий ФТС России и Управления, в протоколах совещаний у руководителя ФТС России и начальника Управления, планах работы (мероприятий) вышестоящих органов и Управления, - организационно-инспекторская служба.

1.3.3. Жалоб на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протестов прокурора, запросов о предоставлении консультаций юридических и физических лиц - правовая служба.

1.3.4. Документов с поручениями начальников структурных подразделений - должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство структурных подразделений Управления.

2.1. Контроль за исполнением документов в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе осуществляется с применением автоматизированной системы контроля исполнения документов.

2.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

2.3. При постановке документов на контроль отделом документационного обеспечения и организационно-инспекторской службой в правом верхнем углу документа проставляется:

на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе - штамп "Контроль" с указанием даты контроля;

на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп "Контроль в подразделении".

2.4. Отдел документационного обеспечения и организационно-инспекторская служба осуществляют:

2.4.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля (ежедекадное направление в структурные подразделения сводок-напоминаний по документам со сроком исполнения в последующие 10 дней, информирование руководителей и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений по телефону за 1-2 дня до истечения контрольного срока по наиболее важным документам).

Все напоминания и информация о них фиксируются в электронных карточках документов.

2.4.2. Проверку и анализ исполнения контрольных документов за прошедший месяц до 2 числа следующего месяца по каждому структурному подразделению. В случае если за структурным подразделением числится неисполненный документ, на имя курирующего заместителя начальника Управления или начальника службы прямого подчинения направляется сводка неисполненных документов.

2.4.3. Проверку соответствия содержания материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.

2.4.4. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля, составление информационных справок о состоянии исполнительской дисциплины в Управлении и представление их начальнику Управления.

3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:

3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных исполнителей, а также контроль за своевременным и качественным исполнением документов по существу вопросов.

3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины, проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов (поручений).

3.1.3. Взаимозаменяемость должностных лиц структурного подразделения; передачу контролируемых документов другому должностному лицу в случае болезни ответственного исполнителя или убытия его в отпуск, командировку и т.д. Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).

3.2. Должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях обеспечивают:

3.2.1. Своевременное получение документов в отделе документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение руководству структурного подразделения и доведение до непосредственного исполнителя в течение одного дня после рассмотрения.

3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а также отдела документационного обеспечения или организационно-инспекторской службы (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) о ходе выполнения документов (поручений), об изменении сроков их исполнения.

3.2.3. Информирование о ходе исполнения поручений, содержащихся в протоколах и решениях коллегий, срок исполнения которых "постоянно" ("на постоянной основе", "в течение года"), до 1 июля и до 1 января за прошедшее полугодие.

3.2.4. Своевременное (не позднее следующего рабочего дня с момента исполнения) представление в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу письменных сведений об исполнении документов для снятия их с контроля.

3.3. Контроль исполнения писем и телетайпограмм, исходящих из Управления, осуществляют исполнители этих документов и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления.

3.4. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию таможенного органа, направляются по принадлежности в срок, установленный действующим законодательством Российской Федерации, о чем уведомляется заявитель.

4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах, резолюциях руководства Управления, или сроками, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях:

документов, поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;

документов, поступивших из других организаций, таможенных органов, и обращений граждан - с даты поступления в Управление.

Сроки исполнения документов приведены в приложении к настоящему Положению.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Указанный порядок исчисления сроков исполнения документов не распространяется:

на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях, трудовым законодательством Российской Федерации;

на жалобы на решения, действия (бездействие) таможенного органа или его должностных лиц, порядок рассмотрения и разрешения которых установлен главой 3 Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации".

4.3. В случае если в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение поручения, если не оговорено иное.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки (или в срок, не превышающий двух третей от общего срока исполнения) необходимых материалов: проектов, справок, сведений.

При рассмотрении обращений граждан соисполнители в адрес ответственного исполнителя в пятнадцатидневный срок направляют свои предложения в соответствии с компетенцией.

В случае направления правовой службой в связи с рассмотрением жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протеста прокурора запроса в иное структурное подразделение Управления данное структурное подразделение ответственно за своевременное и качественное исполнение запроса и представление правовой службе в установленные ею сроки (или в срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня получения запроса) необходимых материалов: заключений, документов, сведений.

При обращении должностного лица правовой службы, уполномоченного на проведение консультаций, с письменным запросом в структурное подразделение Управления, в функции которого входит практическое разрешение вопросов таможенного дела, требуемая информация должна быть предоставлена в срок, не превышающий 5 рабочих дней.

4.4. Передача контрольных документов из одного подразделения в другое производится только через отдел документационного обеспечения, который вносит отметки о передаче документа в электронные карточки и передает документ в соответствующее структурное подразделение.

В случае поступления жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц в иное структурное подразделение, минуя правовую службу, она передается этим структурным подразделением в правовую службу не позднее следующего рабочего дня.

4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе, передаются в структурные подразделения с отметкой о контроле и указанием срока исполнения.

4.6. Ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении на основе полученных документов формируют контрольную картотеку по срокам исполнения.

4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 3 дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Срок исполнения приказа (распоряжения) может быть изменен только путем издания нового приказа (распоряжения).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) с предоставлением документа, подтверждающего изменение сроков.

В случае согласования переноса срока исполнения инициатором документа без документального подтверждения (по телефону или при личной встрече) об этом в отдел документационного обеспечения направляется служебная записка за подписью заместителя начальника Управления (начальника подразделения прямого подчинения).

4.8. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых истекает в ближайшие два дня. Полученные данные доводятся до сведения непосредственного исполнителя и руководства структурного подразделения.

4.9. Исполнитель предоставляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).

4.10. Должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях передают на регистрацию в отдел документационного обеспечения исходящие письма-ответы структурных подразделений на контрольные документы вместе с документами-запросами (основаниями) и дополнительной копией, а ответы на запросы таможенных органов и организаций также и с экземпляром регистрационно-контрольной карточки, полученным подразделением.

Перед регистрацией исходящих документов должностные лица отдела документационного обеспечения проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в т.ч. и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.

Письма, оформленные с нарушением Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), возвращаются в структурное подразделение на доработку.

5.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство Управления или по его поручению отдел документационного обеспечения и организационно-инспекторская служба. На документах, снятых с контроля, проставляются отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Информация об исполнении документа отражается в электронной карточке.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может служить основанием для признания документа (поручения) исполненным.

5.3. Для снятия документа с контроля исполнитель представляет в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) копию ответа или другие материалы, свидетельствующие об исполнении документа (справки, докладные записки и др.).

О ходе выполнения приказов и распоряжений Управления структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя начальника Управления или должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением приказа, распоряжения. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.

После получения резолюции руководства Управления копия докладной записки передается в отдел документационного обеспечения для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.

5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", производится руководителями структурных подразделений Управления.

Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях представляют в отдел документационного обеспечения регистрационно-контрольные карточки со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", по мере их исполнения, но не реже одного раза в месяц.

Каждое полученное обращение ставится на контроль. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан.

Для того чтобы профессионально вести эту работу, надо знать сроки исполнения полученных обращений. Эти сроки - типовые, т.к. установлены законодательством.

Если ответ гражданину может быть дан безотлагательно, т.е. не требует дополнительной проверки, направления запросов в другие организации, максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней.

Когда вопрос, поставленный гражданином, сложный и требует проведения специальных проверок, направления запросов, наведения справок, срок подготовки ответа увеличивается до 30 дней.

Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения обращений сокращены: местные органы власти, предприятия, учреждения, организации дают ответ в течение семи дней; центральные органы власти и управления, которым необходимо время для наведения справок, проведения проверок для ответа по существу поставленных вопросов, - в течение 15 дней, в исключительных случаях - 30 дней (Законодательство РФ установило, что гражданин может обратиться в суд: если истек месяц, необходимый для рассмотрения его жалобы в соответствующей инстанции, а он не получил на нее письменного ответа; в течение месяца со дня получения письменного ответа, содержащего отказ, и через три месяца со дня, когда гражданину стало известно о нарушении его прав (ст. 5 Закона № 4866-1).

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Все остальные технологические операции по контролю за исполнением обращений граждан не отличаются от общего делопроизводства (ответственность за обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений, формирование и использование контрольной картотеки, снятие с контроля). Контроль ведется по РКК.

Очень важно, что на РКК (правила ее заполнения были рассмотрены выше) фиксируется все движение контролируемого документа, т.к. передача его от исполнителя к исполнителю отмечается на карточке, где указывается не только фамилия исполнителя, но и все даты передачи письма. Если контроль ведется традиционно, без применения компьютера, из РКК формируется контрольная картотека. Она делится на 33 ячейки: 31 из них соответствует дням месяца, в 32-ю помещают письма, срок исполнения которых наступает в следующем месяце. В 33-ю ячейку, которая располагается первой, помещают письма с истекшим сроком исполнения. Ответственный за делопроизводство по обращениям граждан благодаря картотеке всегда имеет полную и достоверную информацию о состоянии исполнительской дисциплины и о состоянии подготовки проекта ответа.

Необходимо ежедневно проверять ход работы и напоминать исполнителям о сроках. Периодичность напоминаний организация может устанавливать по своему усмотрению. Наиболее целесообразно первый раз это сделать за 10 дней до истечения срока, второй - за 5 дней, третий - за 3 дня и накануне. Напоминать можно лично или по телефону. В последние годы получила распространение практика передачи от контролирующего лица исполнителю карточек-напоминаний. В них ставят свои подписи и дату напоминания как ответственный за контроль, так и исполнитель. Если организация использует компьютерную программу для организации контроля, напоминания могут поступать по локальной сети с любой периодичностью.

Решение о снятии с контроля принимает должностное лицо, поставившее обращение гражданина на контроль.

В настоящее время разработаны и успешно применяются типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документов. Если обращений много, без использования компьютерных технологий осуществить своевременный контроль весьма сложно. Применение таких технологий дает возможность проконтролировать неограниченное количество обращений, позволяет получить оперативные данные о ходе их исполнения, чтобы осуществлять предупредительный контроль, а значит, обеспечить выполнение документов в запланированные сроки. Напоминания можно запрограммировать с любой периодичностью.

В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.

Логика организации контроля

Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки.

В рамках контроля необходимо проверить:

дан ли на документ ответ;
насколько своевременно обработано поручение;
насколько точно выполнено поручение.

Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:

Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:

реквизиты документа;
дата регистрации;
назначенные исполнители;
суть поручения;
дата исполнения.

В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.

Документационное оформление контроля

В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:

какое подразделение обеспечивает контроль за исполнением;
какие именно документы ставятся на контроль. Это могут быть обращения граждан, претензии, запросы правоохранителей, поручения вышестоящих органов. Также на контроль ставится исполнение внутренних документов компании – приказов, распоряжений, инструкций;
последовательные или параллельные этапы контроля исполнения документов, их определение зависит от структуры организации. Так, исполнение одного документа может параллельно контролироваться на уровне руководителя филиала и на уровне профильного подразделения головной организации;
типовые сроки исполнения поручений по обработке документов, регламент их продления, если он предусмотрен правилами конкретной организации;
порядок регистрации и внесения сведений в информационные базы данных;
порядок внесения сведений об этапах контроля исполнения документов в базы данных;
порядок работы с документами исполнителя;
порядок их хранения информации с учетом принятой в организации номенклатуры дел;
порядок обобщения сведений о том, насколько своевременно и точно исполняются поручения, и целевое использование таких обобщений (докладные записки, отражение в ключевых показателях эффективности).

Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.

Сроки исполнения

Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.

Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.

Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.

Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.

Сроки отсчитываются в разном порядке:

для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.

Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.

Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.

Организационный контроль исполнения документов

На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.

Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:

поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.

Этапы контроля

Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:

постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
контроль при наступлении даты исполнения;
снятие документа с контроля;
отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
доклад руководству по итогам анализа.

ознакомлением под роспись с поручением;
направлением уведомления в системе ЭДО.

Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.

Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.

Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.

Как фиксируется исполнение

Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.

Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо.

Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.

Результаты контроля

Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.

Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.

В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы.

Автоматизированный контроль исполнения

Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.

Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.

Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.

Читайте также: