Должны ли быть в организации заверенные копии сертификатов соответствия на сиз

Обновлено: 19.05.2024

Зачем заверять копии

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

налоговые инспекции;
Пенсионный фонд;
Фонд социального страхования;
банки и микрофинансовые организации;
надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

руководитель (или индивидуальный предприниматель);
главный бухгалтер;
начальник или специалист кадровой службы;
иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
запрещено перекрывать им текст;
применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Начальник отдела кадров

Степанов

Степанов С.С.

27 июля 2021 года

Образец

Можно ли заверить документ надписью от руки

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Работодатель обязан приобретать и выдавать сертифицированные и декларированные средства индивидуальной защиты (далее – СИЗ) сотрудникам, занятым на работах:

с вредными или опасными условиями труда;
в особых температурных условиях;
связанных с загрязнением

При выдаче работникам СИЗ работодатель руководствуется типовыми нормами, соответствующими его виду деятельности.

Если профессии и должности в соответствующих типовых нормах отсутствуют, руководствуются типовыми нормами для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики , утвержденными приказом Минтруда России от 9 декабря 2014 г. № 997н. Если должности нет и там, применяют типовые нормы, профессии и должности в которых характерны для выполняемых работ. Нельзя уменьшать нормы выдачи СИЗ по сравнению с указанными в типовых нормах.

Внимание: работодатель не должен допускать к работе сотрудников без средств индивидуальной защиты, а также в неисправных или загрязненных СИЗ.

При подписании трудового договора работодатель обязан сообщать работникам, какие СИЗ им положены.

По итогам спецоценки сотрудникам в случае необходимости дополнительно выдают:

сигнальные жилеты;
страховочные привязи;
диэлектрические галоши и перчатки;
защитные очки и щитки;
фильтрующие СИЗ органов дыхания;
виброзащитные рукавицы и другие виды СИЗ, указанные в пункте 19 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Перечисленные выше СИЗ также выдают по итогам спецоценки для периодического использования при выполнении отдельных видов работ – так называемые дежурные СИЗ. При этом средства защиты, не допускающие многократного применения, выдают в виде одноразового комплекта перед рабочей сменой. Например, противошумные вкладыши, подшлемники, а также СИЗ органов дыхания. Их количество должно соответствовать числу занятых на данном рабочем месте.

Как выдавать СИЗ отдельным категориям работников

Совмещающим профессии работникам выдают дополнительные СИЗ, предусмотренные типовыми нормами для основной и совмещаемой профессии.

При выдаче СИЗ, применение которых требует от работников практических навыков (респираторы, противогазы, предохранительные пояса и др.), работодатель должен организовать:

инструктаж о правилах применения указанных СИЗ, простейших способах проверки их работоспособности и исправности;
тренировки по их применению.

Ситуация: обязан ли работодатель обеспечить средствами индивидуальной защиты работников, с которыми заключается срочный трудовой договор на два месяца

Да, обязан. Срочный трудовой договор с работниками заключается в соответствии со статьей 59 Трудового кодекса РФ.

При заключении срочного трудового договора на работников распространяется действие норм трудового законодательства.

Соответственно, согласно статьям 212 и 221 Трудового кодекса РФ работодатель обязан выдать за счет собственных средств все необходимые СИЗ.

Ситуация: в каком объеме необходимо выдавать работникам, принятым на 0,5 или 0,25 ставки, СИЗ, смывающие и обезвреживающие средства

Типовыми отраслевыми нормами выдачи СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств предусмотрены нормы выдачи работникам, занятым на полную ставку.

Соответственно, работникам, принимаемым на работу на 0,5 или 0,25 ставки, СИЗ, смывающие и обезвреживающие средства и т. д. выдаются пропорционально времени их занятости. То есть если работнику положено 4 халата на 2 года и 200 граммов туалетного мыла в месяц, то принятому на 0,5 ставки – в два раза меньше.

Каким требованиям должны отвечать выдаваемые СИЗ

Средства индивидуальной защиты должны:

обеспечивать безопасность труда и подходить работникам в соответствии с полом, ростом, размером, условиями и характером выполняемой работы;
отвечать установленным законодательством требованиям безопасности.

декларирование соответствия;
сертификация.

Форма подтверждения соответствия СИЗ зависит от степени риска причинения вреда пользователю:

первый класс — средства индивидуальной защиты простой конструкции, применяемые в условиях с минимальными рисками причинения вреда пользователю, которые подлежат декларированию соответствия;
второй класс — средства индивидуальной защиты сложной конструкции, защищающие от гибели или от опасностей, которые могут причинить необратимый вред здоровью пользователя, которые подлежат обязательной сертификации.

Форма подтверждения соответствия конкретных наименований СИЗ указана в приложении № 4 к ТР ТС 019/2011.

Ситуация: должны ли быть в организации заверенные копии сертификатов соответствия на СИЗ

Да, должны. В противном случае организация не сможет представить проверяющим органам документы, подтверждающие качество и надежность СИЗ. Закупая СИЗ, предприятие должно потребовать у поставщика копию действующего сертификата или декларации соответствия (заверенные подписью и печатью данной организации). Порядок заверения копии сертификата соответствия отражен в пункте 9 Правил оформления сертификата соответствия требованиям Технического регламента Таможенного союза, утвержденных решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. № 293.

В отдельных случаях на средства защиты должно быть получено санитарно-эпидемиологическое заключение или свидетельство о государственной регистрации (например, дерматологические средства индивидуальной защиты кожи).

Как вести карту учета выдачи СИЗ

Выдачу работникам и сдачу ими СИЗ фиксируют записью в личной карточке учета выдачи СИЗ . Ее форма приведена в приложении к приказу № 290н .

Учет выдачи работникам СИЗ можно вести и с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). При этом электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ.

Ведет личную карточку учета СИЗ сотрудник, на которого работодатель своим приказом возложил такую обязанность. Как правило, СИЗ выдает хозяйственная служба, то есть кладовщик, возможно – начальник структурного подразделения.

В электронной форме личной карточки вместо личной подписи работника указывают номер и дату документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором стоит личная подпись работника.

Ситуация: вправе ли работодатель обязать специалиста по охране труда заполнять личные карточки учета выдачи СИЗ

Как выдавать СИЗ с помощью вендингового оборудования

Работодатель вправе организовать выдачу СИЗ и их сменных элементов простой конструкции посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом требуется:

персонификация работника;
автоматическое внесение данных о выданных СИЗ в электронную форму карточки учета выдачи СИЗ.

Ситуация: можно ли взять СИЗ в аренду

Работодатели имеют право брать спецодежду, обувь и средства индивидуальной защиты во временное пользование по договору аренды. В этом случае за работником закрепляется индивидуальный комплект с маркировкой. Сведения о выдаче данного комплекта заносятся в личную карточку учета и выдачи СИЗ работника.

Пример организации работы с компаниями, предоставляющими спецодежду в аренду

Подрядчик предоставляет необходимое количество рабочей одежды.

Всю одежду маркируют несмываемыми бирками.

Рабочую одежду доставляют по заранее согласованному графику в установленное время.

В день доставки компания забирает грязный комплект одежды и предоставляет чистый.

Грязная одежда поступает в сервисный центр, где ее стирают и ремонтируют. По истечении срока эксплуатации старая одежда заменяется на новую.

Можно ли брать в аренду спецодежду, если у поставщика есть сертификат только на ткань

Нет, нельзя. Выдавать работникам СИЗ можно только при наличии сертификата или декларации соответствия, подтверждающих соответствие выдаваемых СИЗ требованиям безопасности, установленным законодательством. Это указано в пункте 8 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Одежду без соответствующих сертификатов и декларации соответствия можно брать в аренду и выдавать только в качестве рабочей одежды, рабочей формы, а не в качестве специальной одежды.

Как оформить выдачу СИЗ работникам при отклонении от типовых норм

Нормы выдачи СИЗ при отклонении от типовых норм можно утвердить локальным нормативным актом и включить в коллективный или трудовой договор. При этом:

указанные СИЗ должны улучшать или равносильно заменять по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных или опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения;
нужно учесть мнение профсоюзного органа .

Это указано в пунктах 6 , 7 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

Ситуация: надо ли специалисту по охране труда и гострудинспектору выдавать СИЗ, если они проводят проверку в цехе с вредными условиями труда

Да, надо. Руководителям и специалистам, которые в соответствии с должностными обязанностями периодически посещают производственные помещения и могут в связи с этим подвергаться воздействию вредных или опасных производственных факторов, выдают соответствующие СИЗ в качестве дежурных (на время посещения данных объектов). Об этом указано в пункте 18 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н.

В некоторых типовых нормах предусмотрено, что в каждом структурном подразделении организации должен быть 10-процентный от общего количества запас дежурной специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ. Например, п. 3 примечания к приказу Минтруда России от 1 ноября 2013 г. № 652н, п. 3 примечания к приказу Минздравсоцразвития России от 25 апреля 2011 г. № 340н, п. 2 примечания к приказу Минздравсоцразвития России от 22 июня 2009 г. № 357н, п. 4 примечания к приказу Минздравсоцразвития РФ от 22 декабря 2005 г. № 799 .

Ситуация: может ли работодатель удержать деньги за спецодежду, если не закончился срок ее носки, а сотрудник не вернул СИЗ при увольнении

Работодатель оплачивает спецодежду и она является его собственностью поэтому при увольнении работник должен сдать работодателю спецодежду, срок использования которой не истек (либо новую, либо бывшую в употреблении).

Удержание сумм за спецодежду из расчета при увольнении в случае возврата СИЗ работником незаконно.

В случае же невозврата спецодежды предусмотрена обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ ).

Расторжение трудового договора не влечет освобождения работника от материальной ответственности за невозврат спецодежды.

Таким образом, в случае правильного оформления выдачи спецодежды при невозвращении ее работником, увольняющимся из организации, работодатель вправе требовать возмещения стоимости спецодежды (срок использования которой не истек) с учетом степени ее износа, т.е. остаточной стоимости СИЗ (статья 246 ТК РФ ).

Работодатель, согласно статье 248 ТК РФ , вправе удержать из заработной платы работника сумму, не превышающую размера среднего месячного заработка работника.

При увольнении работника, получившего спецодежду по правильно оформленным первичным документам, работодатель вправе требовать ее возврата или оплаты ущерба.

В случае если работник не согласен возместить причиненный ущерб в добровольном порядке, работодатель может обратиться в суд с иском о возмещении ущерба. Срок исковой давности для обращения работодателя в суд равен одному году (согласно абзацу 2 статьи 392 ТК РФ ).

При проведении проверки мне было предъявлено требование об обязательном наличии у меня сертификатов на выданную работникам спецодежду. Но по смыслу ст.221 ТК РФ я должен ОБЕСПЕЧИТЬ сертифицированной спецодеждой, о наличии сертификатов на руках у работадателя не сказано ничего. При этом счет из специализированного магазина проверяющий оставил без внимания. Насколько правомерно требование о наличии сертификата у работадателя?

Ответы на вопрос:

Подавайте жалобу на постановление по делу согласно ст.30.1.-30.3. КоАП РФ в суд по месту вынесения постановление.

ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Статья 221. Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты

На работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты, а также смывающие и (или) обезвреживающие средства в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 30.12.2008 N 313-ФЗ)

Работодатель имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников и своего финансово-экономического положения устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнения.

Работодатель за счет своих средств обязан в соответствии с установленными нормами обеспечивать своевременную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также их хранение, стирку, сушку, ремонт и замену.

В статье 211 ТК РФ не сказано о том что работодатель должен на руках иметь подобный сертификат,поэтому такое требование проверяющих необоснованно

Статья 221 ТК РФ. Обеспечение работников средствами

Комментарий к статье 221 ТК РФ: Закрепляя обязанность работодателя по обеспечению работников необходимыми средствами индивидуальной защиты, статья определяет виды этих специальных индивидуальных средств. Постановлением Минтруда России от 25.12.1997 N 66 (в ред. от 16.03.2010) утверждены Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты . -------------------------------- Бюллетень Минтруда России. 1999. N 2 - 8; Библиотека инженера по охране труда. 2002. N 3; Бюллетень Минтруда России. 2004. N 3; Бюллетень трудового и социального законодательства РФ. 2008. N 7; 2010. N 4. Частью 2 работодателю предоставлено право устанавливать нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, улучшающие, по сравнению с типовыми нормами, защиту работников. При этом улучшенные нормы могут быть установлены с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников. Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты осуществляется в соответствии с Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н (в ред. от 27.01.2010) . Указанные Правила определяют порядок пользования этими средствами, организацию контроля и ответственность за своевременное и полное обеспечение этими средствами. Действие данных Правил распространяется на работников всех организаций независимо от форм их собственности и организационно-правовых форм. -------------------------------- БНА. 2009. N 39; 2010. N 15. Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам по отраслям экономики, профессиям и должностям установлены Приказами Минздравсоцразвития России от 22.12.2005 N 799 - для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, в организациях калийной промышленности ; от 06.07.2005 N 442 - для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, в организациях сталелитейной промышленности ; Приказом Минздравсоцразвития России от 20.04.2006 N 297 утверждены Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости для работников всех отраслей экономики . -------------------------------- Бюллетень трудового и социального законодательства РФ. 2006. N 1. Бюллетень трудового и социального законодательства РФ. 2005. N 8. Бюллетень трудового и социального законодательства РФ. 2006. N 5; 7; 9. Приказом Минздравсоцразвития России от 16.07.2007 N 477 утверждены Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам, занятым на строительных, строительно-монтажных и ремонтно-строительных работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением . -------------------------------- БНА. 2007. N 52. Приказом Минздравсоцразвития России от 26.11.2007 N 722 (в ред. от 28.09.2010) утверждены Типовые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам действующих и строящихся шахт, разрезов и организаций угольной и сланцевой промышленности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением . -------------------------------- БНА. 2008. N 4; 2010. N 48. Работодатель имеет право в отдельных случаях в связи со спецификой производства по согласованию с государственным инспектором по охране труда и соответствующим профсоюзным органом либо иным уполномоченным работником представительных органов заменять один вид средств индивидуальной защиты, предусмотренных типовыми отраслевыми нормами, другим, обеспечивающим полную защиту от опасных и вредных производственных факторов.

У работодателя должны быть копии сертификатов на руках, так же это должно быть предусмотрено договором между работодателем и поставщиком спец.одежды., если сертификаты не будут предоставлены работодателю, как сам работодатель при приемке спец.одежды может быть уверен в их сертификации

Читайте также: