Должен ли начальник быть строгим
Обновлено: 30.06.2024
Какие качества больше Вам нравятся в руководителе ,строгость или лояльность?
Если подчиненные не понимают своей ответственности, то да.
Руководитель строгим быть не должен. Все проблемы строгих руководителей вытекают из того, что их неумение донести до подчиненных того, что они хотят от последних. Таким образом, если вы строгий руководитель, значит у вас проблема с формулированием задач, без воды и лишней информации, также, возможно вы не умеете выделить адекватное время на исполнение этой задачи, либо поручаете ее тому, кто ее в принципе выполнить не может. И последнее, когда человек знает, что он получит (какой пряник) от выполнения четко поставленной задачи, то строгость тут не нужна.
Руководитель должен быть требовательным. А вообще хороший руководитель - это хороший психолог. Надо знать где, к кому и при каких обстоятельствах проявлять строгость, где понимание, где категоричность или наоборот, лояльность. Руководитель управляет не только рабочим процессом, в первую очередь людьми. А это большая ответственность.
да..обязательно..руководитель должен быть строгим, но, что главное, справедливым, он не должен быть самодуром, должен быть строгим лишь тогда, когда это действительно требуется для нормального функционирования того, чем он управляет!
Я считаю что прежде всего начальник должен быть объективным, а уж потом строгим, но вмеру. Просто так орать на подчиненных если у него плохое настроение нет смысли, потому что вес негатив к нему потом вернется. Строгим опять же что подроузомевать под этим понятием. Если подчиненный пьет и его лишают премии и он чтитае что начальни строгий то надо ему как то менятся.
Первое, и самое главное женщина не должна терять женственность и свою духовную и внешнею красоту находясь на руководящей должности. Но вместе с тем женщине необходимо быть справедливой во всем и всегда. Обосновано строгой и требовательной, но, никогда не выходить за рамки своих полномочий относительно работы и некоей обладающей власти. Если женщина по своему характеру такова, то она значит умна и мудра, а этого уже вполне достаточно для того, чтобы подчиненные мужчины ее уважали и любили. Женщина будет в авторитете.
Конечно хочется чтобы руководитель был мудрым и прозорливым, заботился о материальном благе своих подчиненных и не "напрягал" их ни разными задачами ни необоснованными (или обоснованными) "разносами". Но к сожалению большинство руководителей это сухие черствые люди, думающие о результатах дела и о себе больше чем о своих сотрудниках)))
И это проблема не только нашей страны или нашего времени.
Значение слова "руководитель" меняется в зависимости от добросовестности, понятливости и компетенции "руководимых" - некоторых сотрудников нужно, как детей "водить за руку", другим надо погрозить пальчиком, а третьи понимают с полуслова)
Потому что изменился подход к руководству. Много стараются взять с запада, который считает, что необходима команда и семейный подход к работе. Также не маловажным фактором является момент, что руководитель среднего звена находится между высшим руководством и подчиненными, поэтому все огрехи и промахи будут на нём. Не смог мотивировать коллектив, плохо выполняет указания и распоряжения руководства, много нагружает подчиненных и т.д. Все пытаются "спихнуть" ответственность с себя и переложить как раз на плечи руководителю среднего звена, поэтому стало на много труднее выбираться из замкнутого круга трудовых будней.
Идеальный руководитель это, все же тот, кто может, без "травмирования", сплотить ввереных ему людей и мотивировать их на полноценную отдачу в работе.
Он отлично знает свой (т.е., генеральный директор представительства "Найк" в России не обязан знать каждого грузчика - у них свой руководитель) коллектив в целом и каждого в отдельности; обладает отменными качествами организатора (многие руководители берут на себя дополнительную работу, которая по уровню и способностям доступна младшим должностям - это нелепо и глупо), по уровню взаимоотношений похож на прут - если действительно не прав, то уступит, однако все равно останется таким же; а если прав, то и хлестануть может.
Проще говоря, обладатель развитой эмпатии, но при этом патерналист и прагматик (лучше, чем реалист. Последним не достает инкременталистического подхода) со здравой долей цинизма. Ну, и, разумеется, отменный профессионал, способный заменить большинство из членов команды.
Сироп про личные отношения и любовь к коллективу разводить не буду, из вышесказанного и так все понятно.
В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.
Почему важно распределить ответственность?
Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).
- не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
- выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.
Стандарты для управления документами
Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:
В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:
- всех участников процесса создания документов;
- лиц, участвующих в управлении документами;
- всех пользователей документных систем.
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).
В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).
Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.
Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности
Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:
1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).
2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).
3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).
Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).
Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.
Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа
В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?
На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).
Создание документов (документирование)
Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:
- качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
- своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.
Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:
- документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
- в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
- между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.
Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).
В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:
1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.
2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.
3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.
Исполнение документов (поручений)
Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:
1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.
2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.
Резюме
3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.
Токсичный начальник – это и беда для коллектива, и большая проблема для продуктивного рабочего процесса. К сожалению, руководителями как в частном, так и в государственном секторе не всегда становятся высококвалифицированные, грамотные, эмоционально устойчивые люди. И вместо заботы о производительности труда и улучшения климата в коллективе они занимаются психологическим подавлением сотрудников, заставляют их чувствовать себя напряженно и неуютно. Как же распознать такого руководителя, и как с ним бороться, если уйти – не вариант? Рассказывает ведущий психиатр и психотерапевт нашей клиники Екатерина Шурова.
Токсичный руководитель – главные приметы
К сожалению, при устройстве на работу распознать токсичного психопатизированного руководителя довольно сложно. И будущий подчиненный, и руководитель внимательно присматриваются друг к другу, стремятся показать себя с лучшей стороны.
Рассмотрим основные черты токсичного руководителя:
Нездоровая амбициозность
Тоталитарность
Начальник практически сразу объявляет свой главный принцип управления, хрестоматийное:
Страх ответственности за ошибки
Подчиненность = обладание
Начальник не относится к своим людям как к личностям, не уважает их личное пространство и время. Его кредо:
Некомпетентное лидерство
Начальник не умеет работать с людьми – он не знает психологию воздействия на подчиненных, не умеет (или не хочет) создавать здоровый микроклимат на рабочем месте, использует сотрудников как инструмент самоутверждения.
Компания как нездоровая семья
Большинство характерных черт токсичного начальства – это проблемы с самооценкой и шаблоны поведения родом из детства. Поэтому коллектив во главе с таким лидером всегда напоминает дисфункциональную семью: в нем есть главный авторитет (тиран), любимчик/звезда, клоун и козел отпущения.
Подробнее о дисфункциональных семьях мы писали здесь .
Топ-8 манипуляций токсичного руководителя
Токсичный начальник не умеет добиваться от сотрудников здорового признания, уважения и тепла. Но потребность в них остается и заменяется суррогатами – страхом и лестью. Делается это при помощи целого ряда психологических и финансовых манипуляций:
1. Обесценивание
А вот любые ошибки замечаются сразу – и реакция на них обычно бурная.
В качестве инструмента влияния начальник использует максимально болевые места подчиненных – вплоть до внешности и личных отношений. А в качестве щита от психологического отпора используют манипуляцию ложной заботой:
Да, я сказал тебе нетактичную и болезненную фразу, упомянул не связанные с работой факторы − но так надо! Это лишь сделает тебя лучше, мои намерения благие.
Особенно часто такие тактики применяются в государственных структурах.
3. Любимчики и эмоциональные качели
Мы уже упомянули характерные для нездорового коллектива роли – тиран, любимчик, клоун, козел отпущения. Интересно, что кроме ключевой фигуры – тирана – все роли постоянно меняются.
Из практики врача:
4. Стравливание подчиненных
Руководитель постоянно настраивает сотрудников друг против друга – ради развлечения, или в страхе перед их сплоченностью.
История из практики доктора:
5. Давление на вину и ответственность
Если подчиненный отказывается выполнять внеурочные поручения и мириться с неадекватным поведением начальника, тот прибегает к манипуляции виной и жалостью, чувством коллективной ответственности и даже лестью:
6. Токсичные придирки
Эмоционально стабильные сотрудники со здоровой самооценкой могут дать отпор токсичному руководству – поэтому нужно их самооценку понизить. Для этого начальник использует необъективную критику, которая выходит за рамки рабочих обязательств. Например, язвительно обсуждает внешний вид, черты лица, фигуру и даже личные отношения сотрудника в попытке его унизить.
7. Вертикальный моббинг
Нередко токсичный начальник выбирает в коллективе одну жертву и делает ее козлом отпущения, настраивает против нее весь коллектив. К сожалению, это очень эффективная практика – многие сотрудники с радостью принимают участие в травле коллеги, чтобы выслужиться перед боссом, почувствовать себя в безопасности, повысить личную самооценку.
8. Шантаж и угрозы
Это наиболее очевидная манипуляция – руководитель угрожает подчиненному лишением премии или увольнением, задерживает выплату зарплаты.
История из практики врача:
Психосоматика – тяжелые последствия работы с токсичным боссом
Работа под началом токсичного руководителя разрушает как психологическое, так и физическое здоровье сотрудников. Постоянный стресс приводит к эмоциональному выгоранию – люди начинают болеть психосоматическими патологиями (нарушения сна, расстройства сердечно-сосудистой системы и органов пищеварения, двигательного аппарата и т.д.), расстройствами психики (депрессия, тревожность, панические атаки и другие невротические расстройства).
Сотрудники часто берут отпуск и увольняются, а большая текучка кадров лишь усиливает напряжение в коллективе и повышает рабочие нагрузки.
История из практики доктора:
У моей клиентки развился артрит (воспаление суставов). Она просыпалась утром с распухшими коленями – не могла двигаться и ехать на работу. При этом в отпуске симптомы быстро сходили на нет. Женщина долго обследовалась, лечилась у ревматологов, и это поначалу даже давало положительную динамику – но вскоре состояние снова ухудшалось. В ходе терапии клиентка решилась уволиться, сменила работу, попала в приятный коллектив – и хроническая утренняя обездвиженность ушла.
Подробнее о психосоматических заболеваниях и их причинах мы писали здесь .
Лучшее решение – уволиться.
Но это не всегда возможно. К тому же, нет никакой гарантии адекватного начальства на новом месте работы. Что же делать, если с токсичным начальником все же приходится иметь дело?
Начните с коллег
Главная цель токсичного руководителя – сделать коллектив разобщенным и запуганным. Не позволяйте ему этого – попробуйте улучшить рабочую атмосферу:
Конечно, все мы мечтаем о том, чтобы идти на работу как на праздник, но мало кто задается вопросом о том, насколько вообще такой подход эффективен в решении производственных задач. Другими словами, насколько люди будут хорошо трудиться, если, фигурально выражаясь, немного ослабить хватку? Западные ученые как раз и задались подобным интересным вопросом, а результаты их исследований ниже.
Команда важнее личности на работе
Мы свято верим в одну истину, которая все еще главенствует на Западе, что конкуренция – это благо, причем почти всегда. Вспомните фильмы об успехе. Все начинается с того, что какой-нибудь мальчик приходит на фирму и там благодаря смелости, ловкости и смекалке делает карьеру.
Никто не снимает фильмов о команде и командном духе в этом отношении, разве что спортивные. Почему? Потому что это довольно скучно. А что вы хотели работа – это рутина. Поэтому там команда единомышленников работает эффективнее и успешнее, чем собрание талантов. Потому в команде, где, возможно, нет гениев, но люди четко знают свои роли, машина работает без сбоев. Если же мы соединим в одном отделе талантливых людей, то, вероятно, они не смогут договориться даже при помощи хорошего руководителя, потому что каждый будет тащить одеяло на себя.
А команду единомышленников создает что? Правильно, стабильность. Если люди знают, что их рабочему месту ничего не угрожает и им гарантирована работа, они могут сосредоточиться исключительно на поставленных задачах и не волноваться насчет остального.
Что хорошего в команде, почему она позитивно влияет на человека?
В обычном рабочем коллективе царит конкуренция. Идет война всех против всех, если и не объявленная, то скрытая. Потому что каждый борется за продвижение вверх. Люди стараются укрепить свои позиции и не показать слабости.
Когда же применяется ровно обратная схема, то есть из коллег делается команда, то люди не прячут свою слабость, а делятся ей. Доверяют друг другу, поэтому не боятся сделать ошибку, а в итоге вылететь с работы. Команда делит победы и поражения на всех, таким образом снижая индивидуальные риски и создавая атмосферу безопасности и спокойствия. Естественно, в подобных условиях человеку работается прекрасно.
Эмпатия – центральное понятие рабочей модели
Эмпатия – это способность к сопереживанию и сочувствию, пониманию другого человека. Его ценностного мира, его эмоционального состояния. Конечно, без этого замечательного качества, которое должен проявлять в первую очередь руководитель, ни о какой команде речи быть не может. Особенно тогда, когда в коллектив входят люди с нетрадиционной сексуальной ориентацией, других национальностей, которые обычно сталкиваются с культурными и социальными барьерами. Сочувствие руководителя также может помочь раскрыться стеснительным сотрудникам или тем, что ищет понимания на работе.
Страх остается в прошлом
Западные специалисты считают, что страх потерять работу как мотиватор морально устарел и теперь люди нуждаются в позитивных целях, чтобы выжимать из себя максимум на благо компании. С ними нельзя не согласиться, потому что, как бы ни был велик страх потерять работу, он в конце концов отступает, тем более что речь ведь не идет о низкоквалифицированной сотрудниках, наоборот, подразумеваются профессионалы, которые если не легко, то, так или иначе, найдут работу в другой компании.
Коллеги не смогут стать семьей по приказу
С одной стороны, начальник – этот тот человек, который должен дать пример обращения с сотрудниками. Но с другой – нельзя стать командой по приказу. Это процесс долгий и постепенный. Важную роль в нем играют неписаные и не произнесенные вслух правила, которым подчиняется группа. Что важно? Вот список:
- открытость руководителя к диалогу;
- принятие и исправление ошибок;
- возможность высказаться младшим членам группы наравне со всеми.
Естественно, что ничего подобного вы не найдете в профессиональном контракте, но именно эти параметры создают атмосферу доверия и безопасности.
Честность – лучшая политика
Если подводить итог, то можно сказать, что в основе такого поведения руководителя и подчиненных лежит честность. У нас принято считать, что проблемы надо от начальства скрывать, чтобы защитить себя. Но западные специалисты говорят, что такая тактика в корне неверна: если мы не будем знать, ничего о проблемах, то и не сможем их решить. Тем более что в местах, где действует старая система отношений важная информация об ошибках и просчетах склонна застревать между звеньями и не доходить до адресата. Поэтому главное – научить людей открыто выражать свою точку зрения.
Осуществимо ли внедрение подобной системы в условиях нашей страны?
Трудный вопрос. Такая модель вообще возможна только там, где собраны лучшие из лучших и где не предполагает текучки кадров в принципе. К тому же, чтобы всем этим заведовать, нужен иной тип руководителя, который совмещал бы в себе такие качества:
Более того, был бы действующей единицей процесса. Пока такое сочетание качеств в шефе кажется почти утопией. Дает о себе знать советское прошлое, когда во многих организациях способ общения между вышестоящими и подчиненными был именно директивный. И да, страх потерять работу все еще у нас действенный мотиватор. То есть нам есть еще над чем работать. Но и на Западе ссылаются только на опыт компании Google. В среднем в мире пока это не более чем перспектива, но она светлая, и к ней можно стремиться.
Читайте также: