Директор сказал секретарю что это не входит в его обязанности

Обновлено: 25.06.2024

Наверняка каждому хотя бы раз встречался сотрудник, который каждую свою просьбу или поручение сверял с должностной инструкцией. И не дай бог вам попросить или поручить его сделать что-то, что бы выходило за рамки этой самой инструкции. В результате доходило до того, что вам приходилось знать рабочую инструкцию этого подчиненного лучше, чем свою.

Как относится к таким людям? С одной стороны, это дико раздражает, когда даже мелкие задачи рискуют перерасти в конфликт. И когда проще сделать самому, чем просить о помощи. Ведь на любом рабочем месте могут возникнуть форсмажорные ситуации, которые не пропишешь и не учтешь в инструкции.

Но есть и другая сторона вопроса. Ведь инструкции для этого и придуманы, чтобы человек по ним мог работать. Значит, исходя из этого, получается, что сотрудник в чем-то прав, и это проблема ваша, как руководителя, что вы не учли эти моменты при согласовании с ним объема работ.

Сертифицированный бизнес-тренер, эксперт в управленческом консалтинге

4 отзыва от клиентов (100% положительных)

Первые заказы и курс о том, как продавать услуги – в подарок!

Ответы на вопрос ( 26 )

ТОП-30

На мой взгляд, когда работник тыкает работодателю в свою должностную, это уже крайняя точка кипения сотрудника. Стоит обговорить условия работы, место в коллективе, режим и прочее. Нужно выяснить, какие потребности человека не закрыты. Как правило, это решает проблему. Но если работник сознательно идет на конфликт из принципа, то нужно ему показать, что любая ДИ действует в обе стороны, и у работника есть не только права, но и обязанности. Если документ оформлен грамотно, то советую такого работника привлекать к дисциплинарной ответственности по разным пунктам его ДИ. Если сам не уволится, то будет законный способ избавиться от деструктивного сотрудника

HR-клуб

Есть такой вид забастовок "итальянская забастовка" или работа по правилам. Признанный вид забастовки способный нанести огромный урон компании. Значит большинство людей работающих исключительно в рамках должностных обязанностей выражает свой протест руководству компании, надо капать в удовлетворенность работой.

HR-клуб

ТОП-30

Мой управленческий опыт таков позволял мне делегировать своим сотрудникам совершенно любые поручения. Чтобы это делать нужно соблюсти несколько правил эффективного менеджмента:
1. Знать что делает твой сотрудник в рамках своего функционала и сколько это занимает времени, и что он делает прямо сейчас( планирование, фотография рабочего дня, хронометраж). То есть РУКОВОДИТЕЛЬ ДОЛЖЕН УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ СОТРУДНИКА. Реализовать это НЕ сложно: гугл таблица с вкладками имен Ваших сотрудников и ПЛАНИРОВАНИЕ накануне и отмечать факт - что сейчас. Я смотрю чем они заняты и меняю приоритеты в работе на правах руководителя.
2. В моих отделах всегда есть квалификационный рост: выполняя поручения которых нет в его первоначальном функционале, сотрудник повышает свою рыночную стоимость - он об этом знает и согласен, потому что я себе в отдел НЕ беру сотрудников без амбиций к росту и развитию.
3. У отделов всегда есть функционал "на развитие", который ни у кого не прописан и к квалификационному росту не имеет прямого отношения. Делегирую сначала часть этого функционала: делаю сотрудника в рамках этого функционала своим помощником в рамках этого проекта. Позже, управление этим проектом передаю этому сотруднику.
Если вы лидер, Вас уважают Ваши сотрудники, если они знают куда идет отдел (вы с ними разговариваете об этом), и они хотят и мотивированны идти за Вами, потому что их потребности "по пути" тоже удовлетворяются (правильно подобранный сотрудник), если у Вас команда, если они НЕ перегружены, потому что Вы управляете из временем, то.. крайне редко возникают подобные возражения.

HR-клуб

Я в hr 16 лет и только пару раз были подобные случаи. И эти сотрудники недолго в компании проработали - оказались "не наши". В компаниях, где я трудилась должностные инструкции пылились в кадровых архивах, а для текущей работы были динамичные функциональные карточки, копоративные стстемы управления залами и никому в голову не приходило их сверять с ДИ. Задаси и функции которые безусловно были в периметре ответственности должности, но задачи менялись от месяца к месяцу, из квартала в квартал. Вообщем по мне так это от корпоративной культуры зависит прежде всего.

ТОП-30

Оксана, добрый день. Я не буду углубляться в вопросы правильного распределения функционала, постановки и контроля задач и т.д. Предлагаю посмотреть чуть шире.
Все зависит от культуры компании. Если в компании принято работать сторого по инструкции, то это норма для всех. В большинстве российских компаний, особенно в среднем и малом бизнесе приобладает клановая корпоративная культура. И, да, там ты должен уметь делать все и помогать всем и это норма поведения. Людям, которые работают в жестких рамках должностной инструкции там не место, они сами уходят через какое-то время, потому что им работать некомфортно.
Ответьте, пожалуйста, на вопросы: Какая корпоративная культура в Вашей компании? Как принято работать? Что считается нормой?
Если данный сотрудник исключение из общих правил, то это ошибка рекрутера при подборе. Если все так работают, то Вам не стоит менять правила игры резко.

ТОП-30

Оксана, спасибо за вопрос. В своей практике подобные высказывания в должностных инструкциях или трудовом договоре закрывала фразой "исполнение других поручений руководителя в рамках компетенции". Как правило, на этапе согласования эта фраза, в 99% случаев была камнем преткновения, потому, что подписавшись под ней, сотрудник, естественно понимает, что сказать "это не моя работа" уже не получится, так как светит "невыполнением должностных обязанностей".

ТОП-30

Понятно, что данный сотрудник обладает скверным характером, но есть плюс- педант.
Поэтому доверьте ему же его же прямую работу, он все сделает в лучших правилах должностной инструкции, т.е. так,как надо.
Надо изучать характеристики и компетенции сотрудников и правильно использовать эти компетенции.
Есть правило в природе, что человеческий ресурс ограничен. Может, данный сотрудник просто не умеет делать то, что Вы ему хотите навязать сверх его компетенций? Или он боится взяться и сделать плохо?

Доброго времени суток! Да, сталкивались!))
Но, сотрудник полностью прав отказываясь выполнять не свою работу, за которую получает заработную плату кто-то другой!
Возникает вопрос, а почему возникает такая ситуация?? Возможно руководителю стоит нанять дополнительных сотрудников или повысить в должности и з/п столь ценного сотрудника к которому обращаетесь за помощью!))

P. s.: наёмные сотрудники работают не ради дружбы.

ТОП-30

Здравствуйте, Оксана.
В общем виде, такое поведение описывается термином "итальянская забастовка" / "work-to-rule", по этим запросам если гуглить, много полезной информации можно найти, что это, чем плохо, как с этим работать и т.д.
Одна из простых рекомендаций: Чтобы каждое новое поручение параллельно не вносить в ДИ, можно добавить пункт в стиле "выполнение прочих поручений от руководителя, возникающих в ходе решения прямых рабочих задач".
Встречный же вопрос: вы гипотетическую ситуацию описываете, которая вас в общем виде интересует, или имеет место быть реальный кейс прямо сейчас? Если последнее, то для лучшего понимания и более полезных советов не хватает деталей: Это один такой сотрудник? Сразу такой был или со временем заартачился? Как именно ведет себя руководитель? Какого плана поручения отказывается выполнять и как они далеко от ДИ? И т.д.

ТОП-30

Хорошо или плохо, когда сотрудник строго указывает на должностные инструкции? Разумеется, ситуации могут быть совершенно разные. И это может быть сигналом к тому, что уже настолько документооборот и кадровая служба не справляется со своими обязанностями, например. Ни для кого не секрет, что в разных организациях по-разному относятся к кадровикам. Где-то руководитель даже не понимает, зачем он нужен. Только поставить запись в трудовой книжке и подготовить приказ при приеме и увольнении работника.
Сокращает работников, до бесконечности, оптимизирует состав. А при этом зарплата не увеличивается, а временное становится постоянным.
Естественно, что кадровик здесь расставляет приоритеты и до обновления должностных инструкций дело может даже не дойти, некогда. Реально некогда.
Тогда мы с Вами понимаем, что инструкции уже очень древние. Работник может быть уже замучился говорить о том, что они мхом поросли. А мы ничего не меняем, тогда он принялся добиваться своего строгим соответствием тому, что написано. Ни много, но и не мало.
В описываемой ситуации, этот вариант может быть, но чувствую, что не об этом писала автор. Верно?

Сотрудник – лентяй. А должностная инструкция ему подспорье. Тогда актуализировать должностную инструкцию, изменить и уже в обновленном формате спрашивать по полной программе.

Можно пойти по компромиссному пути доработок должностной инструкции, когда мы оформляем Приложением обновленные пункты, формулировки и даже новые статьи в ДИ.

Косвенно такая ситуация диагностирует непорядок с корпоративной культурой, каждый сам по себе. Разве это дело?

Значит нужно намечать реформирование системы корпоративной культуры (философии бизнеса).

Нужно понять почему? Почему он так поступает? Почему смеет отказать? Навострил лыжи на восток и поедет встречать/провожать солнце?

Или просто педант, и его уже замучило отсутствие порядка и регламентов. Тогда подключайте его в разработку, переработку, настойку регламентов и правил. Пусть кайфанет по полной.

Но опять повторюсь, что двух совершенно одинаковых случаев не бывает. Каждый особенный.

Так и наших работник. Ссылается на Устав, то есть на должностную инструкцию, то завалите его работой, строго по инструкции. А на будущее прорабатывайте формулировки в инструкциях и проведите анализ и работу кадровиков по найму сотрудников, его первичной адаптации. Приходя в монастырь, ты принимаешь и его Устав. В чужой монастырь со своим уставом не ходят.

Здесь ещё один тонкий момент. Форма обращения к работнику. Вот по приказу и ответ строго в рамках положенного и не положенного. А вот с просьбой сложнее. Это уже коммуникации и эмоциональный интеллект и руководителя, и работника. То, что не прописано ЕЩЁ в должностной инструкции вполне может компенсировать коммуникативная компетентность руководителя. Вы не согласны?

С уважением, Мустафин Айрат
Коуч, бизнес-тренер, эксперт по оценке персонала

The Village с помощью экспертов продолжает находить ответы на рабочие вопросы. На этот раз узнали, как лучше поступить, если начальник просит вас сделать не вашу работу, и что про это говорится в Трудовом кодексе.

Как реагировать на предложение?

Ольга Позднякова

Вероятные действия зависят от того, что и почему вас просят сделать. Если вы не знаете, как реагировать, ответьте на следующие вопросы.

Чья это работа?

Если речь идет о новых обязанностях, то имеет смысл обговорить оплату и дополнительные привилегии. То же нужно сделать, если у новых задач нет определенного срока, то есть вас просят временно их выполнять. Помните, нет ничего более постоянного, чем временное, — оговаривайте оплату.

Зачем ее нужно выполнять?

Этот вопрос часто помогает при возникновении таких ситуаций. Проясните для себя цель, которую преследует руководитель. Нередко он преследует неочевидные цели, давая задание, например, хочет, чтобы сотрудник получил опыт проектной работы. Или у него есть потребность, чтобы вы сработались с определенными людьми. Иногда управленцы так готовят себе замов.

Почему вы?

Итак, мы выяснили, что эти обязанности не ваши, не интересны, не развивают и за них доплаты не будет. Сразу возмущаться не стоит: выясните, почему для выполнения этой работы выбрали вас.

Бывает, что задача неприятная, не имеет к вам отношения, и вы не хотите ее выполнять. Но вероятные последствия могут быть катастрофическими. В таком случае выполнить задачу надо. Как и поговорить с шефом после завершения работы о том, что вам не хотелось бы повторения подобных ситуаций.

Обсудите с начальником тот факт, что вы перегружены. Торгуйтесь. Просите расставить приоритеты в вашей работе.

Наталья Жарова

директор по персоналу логистической компании V.I.G.Trans

В этот самый момент сотруднику необходимо понять, в связи с чем его обязанности увеличиваются, и реагировать по ситуации. На самом деле вариантов может быть несколько:

1) Его хотят повысить и проверяют, насколько он готов к работе в нестандартной ситуации.

2) Ему хотят увеличить функционал, потому что со своим он справляется безупречно, и видят в нем ответственного и исполнительного работника.

3) Сотрудник не справляется со своей работой, и его проверяют на профессиональную пригодность в другой области.

Как должен реагировать сотрудник: сразу же после получения новой задачи вступить в диалог с руководителем и выяснить, с чем связаны новые обязанности. Лучше узнать все сразу, а не молчать и тихо злиться на весь мир.

Законно ли это?

Кристина Лапшина

С точки зрения трудового законодательства в нормальных трудовых условиях работник должен выполнять только те функции, которые прописаны в его трудовом договоре и должностной инструкции. Требования работодателя о выполнении чужой работы незаконны. Трудовой кодекс четко регламентирует, что требование заниматься дополнительной работой, не прописанной в трудовом договоре или должностной инструкции, это злоупотребление правами работодателя.

Ваша должность указана в трудовом договоре — это обязательное требование. А весь функционал должен быть прописан в должностной инструкции, с которой работника должны ознакомить при приеме на работу. Советую обязательно снять копию инструкции, чтобы в случае спора она у вас была на руках.

К сожалению, у многих работодателей сейчас нет должностных инструкций. В этом случае сотрудник может сам подготовить проект инструкции и предложить ее начальнику.

Напишите письмо своему работодателю с отказом от исполнения дополнительной работы и отправьте его заказным письмом с уведомлением. Это может помочь в случае судебного разбирательства с работодателем.

Но в случае, если вы все же готовы выполнять чужую работу, вы имеете полное право потребовать за нее доплату, оформив это либо дополнительным соглашением к трудовому договору, либо оформлением внутреннего совмещения должностей.

Максимилиан Гришин

Трудовой кодекс полностью запрещает работодателю заставлять работника делать то, что не прописано в его трудовом договоре. Здесь есть только два исключения. В случае катастрофы (пожара, землетрясения и так далее) работника можно без его согласия перевести на работы по устранению последствий сроком до одного месяца. Также в чрезвычайных обстоятельствах можно перебросить сотрудника на другой фронт в случае простоя. Во всех остальных ситуациях для выполнения чужой работы требуется согласие работника и/или заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, заключенному с ним.

Если работодатель заставляет сотрудника делать то, что не входит в его обязанности, разрешить эту ситуацию без конфликта очень сложно. Тут надо либо договариваться и просить дополнительную оплату, либо, к несчастью, увольняться. Новый работодатель должен с пониманием отнестись к такой причине смены работы.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
Ведение электронной базы документов.
Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
Участие в описи документов.
Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
Помощь руководителю в организации приема посетителей.
Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:

Общие положения.
Должностные обязанности специалиста.
Его права.
Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

порядок его подчинения, найма и увольнения;
кто временно заменяет сотрудника;
требуемые от него навыки;
требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.

Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.

Бизнес-ассистент

Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.

Личный помощник

Кому необходим – руководителям крупных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.

Персональный ассистент

Кому необходим – руководителям крупных западных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.

Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.

Секретарь

Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса

Кому подчиняется – руководящему составу

Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.

Секретарь-помощник

Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек

Кому подчиняется – руководителю

Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.

Секретарь на ресепшен

Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей

Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю

Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.

Секретарь-референт

Кому необходим – компаниям среднего бизнеса

Кому подчиняется – руководителю

Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.

Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

Администратор

Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг

Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору

Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

Офис-менеджер

Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек

Кому подчиняется – руководителю, административному директору

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.

Делопроизводитель

Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)

Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.

Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

Читайте также: