Дать поручение на что
Обновлено: 02.07.2024
Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.
Сходства и различия приказа и распоряжения
В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.
Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.
Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.
Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.
Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.
Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.
Виды приказов и распоряжений
В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.
По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.
По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.
По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.
Порядок издания приказа и распоряжения
Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:
Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.
Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.
А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.
Требования к оформлению приказов и распоряжений
В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.
Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:
| Реквизит | Требование к реквизиту |
|---|---|
| Название компании | Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе. |
Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.
Ввести штатное расписание — это основная задача компании
Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача
Коротко
- Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
- Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
- Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
- Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.
Сейчас читают
Оферта: что это и зачем она нужна
Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье
Как ИП оформить банкротство
Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги
Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться
С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
Эффективная система контроля исполнений поручений (СКИП) – это неотъемлемая часть организации. Независимо от того, внедрено ли в компании проектное управление, контроль поручений в том или ином виде есть абсолютно везде. Даже Agile команды в условиях самой бирюзовой холократии бессильны перед срочными требованиями пожарной инспекции, которые должны быть выполнены к 7 ноября. Команде поручается выполнить требования, отчет о выполнении приложить. Компании крайне важно контролировать, что требования выполнены или она получит штраф.
Контроль распространяется на поручения операционные и стратегические.
Операционные поручения – это незначительные действия, которые должны быть сделаны подразделениями.
Стратегические поручения – наоборот, распоряжения с самого верха, например, распоряжения генерального директора. Стратегические поручения могут быть крайне важны, потому что это задачи, которые ставит рынок, и ответ на которые должен быть получен быстро. То есть нет времени стартовать целый проект: если на рынок внезапно вышел западный конкурент, нужно срочно подготовить ответ – понизить цену, зайти с новым маркетинговой кампанией и т.п. Ответить конкуренту нужно сегодня, завтра будет уже поздно.
Важной частью системы исполнения поручений является контур поручений для проектов. У проектов есть план-график или же спринты, содержащие задачи. Тем не менее, по проекту постоянно проходят совещания и формируются какие-то задачи за пределами основных работ. Сложные работы вносятся в план-график. Но для простых действий, вносить которые в план сложнее, чем их сделать, реализуется контур управления поручениями. На поручения выделяется небольшой резерв трудового ресурса.
Из практики, 90% поручений возникают не спонтанно: они рождаются в рамках совещаний, где та или иная сторона берет на себя обязательство что-то сделать. Хорошо отлаженный процесс постановки поручений должен внедряться в цикл проведения совещаний, давая им автоматизированную поддержку и упрощая работу секретаря.
Контроль исполнения поручений для подразделений
В рамках подразделений в непроектной организации все задачи сотрудникам ставятся в форме поручений. Сотрудник выполняет работу, цель которой поставлена руководителем. Срок и содержание этой работы и составляют суть поручения.
В современных реалиях уже установлено, что лучшим средством контроля поручений внутри подразделения являются разные варианты Kanban. Для случаев, когда задачи подразделений не требуют доски, есть удобные инструменты, позволяющие закрыть контур постановки поручений: например, в системе ADVANTA инструменты простые и надежные – поставил задачу, принял результат.
Рис.1. Панель поручений в системе ADVANTA
Рис.2. Форма сбора факта по поручениям из системы
Контроль исполнения поручений генерального директора
Поручения генерального директора – это, в сущности, самые обычные поручения, только для их исполнения требуется существенно более ответственное отношение на всех уровнях управления. В примере, приведенном выше, если не выполнить поручение генерального директора и не дать ответ конкуренту, или не подготовиться к налоговой проверке, на зарплату денег может уже не хватить.
Сам по себе механизм постановки и контроля поручений в ADVANTA такой же, как у поручений для подразделений: есть ряд действий, как поставить поручение, выставить приоритет, и есть определенная последовательность, как его контролировать.
Рис.3. Рейтинг исполнителей поручений в ADVANTA
Контроль исполнения поручений проектов
В итоге контроль поручений становится не менее важной задачей управления проектом, чем контроль плана-графика проекта: если договоренности участников проектной команды не будут выполнены в срок, гарантированно сорвется какая-то задача проекта. Поэтому поручения контролируются в проектах рядом с основным планом-графиком. В ADVANTA возможно даже указывать влияние поручения на выполнение задачи.
Рис.4. Пример поручений по проектам в системе
Контроль исполнения поручений протоколов
Почти любое совещание генерирует поручения. Участники совещания собираются, чтобы о чём-то договориться. Договоренности бывают дух основных типов:
- выработанные правила (не требуют действий);
- задачи для участников совещания.
Если в компании установлена ADVANTA, она может сделать весь цикл постановки поручений по итогам совещания эффективнее: система может автоматически формировать протокол на основе введенной повестки и выставленных поручений. Поручения по протоколу автоматически войдут в контур контроля поручений и будут отслеживаться в рамках всех возможностей системы – их не нужно заводить отдельно в системе и для протокола.
Рис. 5. Печатная форма протокола совещаний в системе ADVANTA
Создание эффективной цифровой СКИП
В статье рассмотрены подходы ADVANTA к контролю поручений. Для повышения эффективности работы все эти подходы могут быть представлены в единой системе, дающей все преимущества цифровых процессов управления:
- Поручения ставятся в ADVANTA как едином источнике правды о существующих поручениях.
- Контроль исполнения поручений ведется в рамках цикла контроля исполнения, когда сотрудники регулярно отчитываются о результатах в электронной форме.
- Отчет о выполнении поручения может содержать множество деталей, включая фото/видео информацию, которые можно вводить в дороге с мобильных устройств.
- Протоколы и другие документы формируются автоматически: секретарь совещания и/или администратор проекта не тратит время на их подготовку.
- Результативность и дисциплина исполнения поручений сотрудниками выводится на Дашборд (панель управления для руководителя).
Как любая цифровая система, электронная online система контроля исполнения поручений (СКИП) позволит экономить много времени, сил и нервов участникам процесса.
Если Вам необходима система, которая обеспечит 100%-ный контроль исполнения Ваших бизнес-процессов, задач, поручений, и позволит привести компанию к запланированным результатам в проектах, ознакомьтесь с обновленной демоверсией нашего решения.
Спасибо, Вы подписаны на рассылку!
С этого дня Вы будете регулярно получать полезные и исключительно практичные материалы по проектному управлению.
Станьте частью проектного сообщества!
Так же будет интересно:
В нашем посте о том, как всё успевать, мы говорили, что один из способов — давать поручения. И мы не отказываемся от своих слов. Дело в том, чувак, что давать поручения — это целое искусство, которое требует лидерских качеств, смелости и целеустремленности, иначе никто твое поручение не выполнит. Если ты работаешь менеджером, у тебя свой бизнес, ты работаешь где-нибудь в силовых структурах или просто участвуешь в групповом проекте в университете, умение правильно давать поручения — во многом ключ к успеху.
Человек, который хочет держать в руках всю власть и контроль, на самом деле не уверен в себе и понятия не имеет, что значит быть лидером. Лидер управляет временем, ресурсами и людьми. Лидер не делает всё сам, он дает задания и ведет группу к успеху.
Почему важно давать поручения?
Поручения освобождают тебе время для дел, которые никто не сможет сделать, кроме тебя. Многие лидеры думают, что только они в состоянии верно сделать что-то, и они хотят участвовать в каждом этапе дела. Они искренне считают, что повышенный контроль над всем обеспечивает делу успех, что всё будет сделано по их желанию.
Однако лидер должен осознавать, что он дает команде направление. Он смотрит вперед, держит курс, делает необходимые поправки и избегает нежелательных поворотов. Но не его дело — быть погруженным в детали: так он не сможет увидеть полную картину и упустит момент, когда всё пойдет ко дну.
Хороший лидер не раб деталей, он использует свое ценное время, чтобы делать по-настоящему важные дела. И это ведет к успеху его и его подчиненных.
Поручения поднимают моральный дух, уверенность и продуктивность подчиненных. Босс, который выполняет работу своих работников, постоянно заглядывает им через плечо и сует свой нос во все дела, очень раздражает. Так народ ощущает, что их лидер в них не уверен. Те шефы, которые дают своим работникам важные задания и свободу выполнять их любым методом, помогают им. Именно в их организациях делаются инновации, их работники довольны и уверены в собственных силах. Очень важно, чтобы лидер демонстрировал свое доверие.
Поручения экономят время. Да, мы уже говорили об этом. Поручения помогают тебе сконцентрироваться на более важных задачах и вообще дают тебе больше времени.
Старая поговорка о том, что человеку нужна не рыба, а удочка, чтобы ее ловить, актуальна и сегодня. Ты можешь по 20 минут в день объяснять маме, как работать с компьютером, и через месяц она больше не будет тебя беспокоить просьбами открыть документ или удалить всё с флешки. Так ты сохранишь гораздо больше времени. Или ты можешь просто тратить три минуты каждый день, чтобы выполнять ее просьбы, раздражаясь и отрываясь от своих собственных занятий.
И в чем вообще смысл быть главным и отрывать жопу от стула, карабкаясь на вершину горы, чтобы потом делать там разные мелочи?
Как давать поручения эффективно
Находи для этого подходящих людей. Ключ к успешно выполненному поручению — человек, который его выполняет. Лучше не дать задания никому, чем поручить дело неверному человеку. Выбирай лучших из своей команды, или своего офиса, или самых сведущих в своей семье, чтобы что-то им поручить. Им ты должен доверять, как самому себе. Находи людей с творческим подходом, мотивированных на работу, которым не надо, чтобы ты постоянно стоял у них над душой и давал инструкции.
Давай поручения так, чтобы люди брались за них с радостью. Когда ты даешь кому-то задание, человек может отреагировать на это двумя способами: или с безысходной покорностью, или с гордостью. Чтобы он гордился, во-первых, никогда не поручай то, что должен делать сам. Ты поручаешь сделать не те вещи, которые лично тебе неприятны, а те, на которые у тебя не хватает времени. Никогда не поручай делать вещи, которые тебе самому показались бы неинтересными.
Когда ты даешь задание, скажи человеку, почему ты выбрал именно его: о его практических талантах и его способностях, которые так хорошо применимы в данном проекте. Комплименты всем приятны, человек заодно ощутит себя нужным, а это мотивирует его.
Кроме того, не следует заводить себе фаворитов и поручать им самое важное и приятное. Тут дело не только в твоих личных симпатиях. Это разобщает команду. Будь справедлив.
Пусть подчиненные выполняют задание, как хотят. Как только ты дал поручение, ты тем самым показал свое доверие и уверенность в том, что человек это поручение выполнит. Не надо постоянно к нему подходить и проверять, как продвигается дело: это разубедит людей в твоем доверии и понизит их продуктивность, отобьет любые творческие начинания и развеет уверенность в успехе. Дай человеку пространство, чтобы он мог выполнить необходимую работу, и помни: они знают, какова цель, но могут идти к ней своим путем и делать всё не так, как бы ты это сделал. Дай им делать дела по их собственному усмотрению.
Будь в курсе дел. Дать свободу действий не значит никогда не проверять работу. Периодически спрашивай у человека, как дела — и при этом не обязательно совать нос в детали. Спрашивай, нет ли у людей к тебе вопросов и проблем, которые ты мог бы решить.
Хвали за успех. Когда ты просишь других взять на себя ответственность, ты перекладываешь на них не только ответственность за неудачи, но и успех при удачном исходе дел. Если проект окажется успешным, лидер хвалит и публично признает чужие заслуги. Он обращается с подчиненными как с партнерами, слушает их мнение и уважает их идеи. Хороший лидер понимает, что человек ниже рангом чаще видит положение дел лучше и может дать хороший совет относительно того, как выполнить ту или иную задачу.
Каждый день компании принимают самые различные управленческие решения. По этой причине используемые системы электронного документооборота должны уметь реализовывать поручения и задачи.
У 1С:Документооборот имеются мощные инструменты, которые позволяют управлять задачами и обеспечивать четкий контроль их выполнения. Система дает возможность фиксировать сроки исполнения даже в случае, если имело место перенаправление.
На рабочем столе программы вы увидите несколько виджетов, предназначенных для управления задачами. Для того, чтобы оперативно оценивать задачи, вам не нужно углубляться в систему, вам сразу доступны все основные показатели.
Выполнение задач в 1С Документооборот
Один из самых важных пунктов - "Задачи мне". Здесь все перечислено списком.
Контроль за исполнением и отчеты
В данном разделе присутствует функционал, предназначенный для руководителей подразделений. Он позволяет проконтролировать, насколько загружены подчиненные. Здесь можно просматривать текущую ситуацию по выполняемым задачам и отслеживать исполнительскую дисциплину.
Через виджет "Контроль" можно быстро получить доступ к контрольным поручениям. Здесь же присутствуют и статусы текущих состояний объектов.
Имеющаяся здесь подсистема управления процессами дает возможность создавать поручения и задачи различной степени сложности. Как произвольного характера, так и сделанные на основе имеющихся шаблонов.
Постановка задач
Что представляют из себя задачи в системе? Это визуализированные точки, через которые проходит бизнес-процесс. Кроме того, присутствуют механизмы управления ими.
Все участники процесса видят те задачи, которые предназначены непосредственно им. Можно действовать только в рамках, которые выставлены системой.
Пользователи, которые имеют особые права, могут отслеживать задачи других пользователей и изменять их. Им доступен просмотр состояния бизнес-процесса в целях оперативного устранения ошибок.
Руководителю выставляются такие настройки, которые позволяют иметь доступ ко всем задачам подчиненных.
Управление задачами
У руководителя есть права для того, чтобы вовсе остановить бизнес-процесс. Он может быть запущен по ошибке или потерять свою актуальность.
Как в 1С:Документооборот осуществляется управление задачами и поручениями?
Процессы в системе представляют собой ранее настроенные схемы: от начала и до завершения. Во время этого движения выставляются различные задачи: утвердить, исполнить, согласовать. Разработчики заложили следующие типовые процессы:
- согласование (файлов, вопросов, документов) - производится с одним или несколькими сотрудниками;
- исполнение поручений одному сотруднику или группе коллег, для этого настраиваются контроль, порядок проверки;
- рассмотрение документов, по результатам ответственное лицо должно составить резолюцию;
- ознакомление с документами без получения "обратной связи", ответы можно получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами;
- регистрация исходящей, входящей и внутренней документации;
- подписание/утверждение документов ответственным лицом;
- приглашение на мероприятие;
- комплексный процесс для автоматизации процессов со сложной структурой.
Процессы можно отправлять:
- по очереди;
- всем сразу;
- смешанно.
В качестве согласующих можно задействовать системные автоподстановки, конкретных пользователей и ролевую адресацию.
Сроки согласования выставляются индивидуально. Как на конкретную дату, так и на определенный промежуток времени(минуты, часы, дни).
В результате согласующие могут принимают соответствующие решения: "Согласовано с замечаниями", "Согласовано" или "Не согласовано". Решения подписываются с помощью электронной подписи.
В случае, если вынесено решение "Не согласовано", то задача отправляется на доработку. После ее завершения можно запустить повторный цикл согласования. Если замечания невозможно устранить, то процесс завершается.
После согласования создается печатная форма. На нее наносятся визы согласующих, комментарии и дата.
При наличии определенного опыта и знаний можно редактировать печатные формы для своих нужд.
Поручениям ставятся процессы "Исполнение". Они могут быть настроены произвольно или на основе имеющихся шаблонов.
В случае, если исполнителей несколько, то можно назначить одного из них ответственным. Такой сотрудник завершает задачу последним. Только тогда, кода со всем справились соисполнители.
Об использовании шаблонов бизнес-процессов в 1С Документооборот
Устоявшиеся процедуры в любой организации описываются как шаблоны процессов. Их часто применяют при работе с документацией. За настройку процессов отвечают администраторы. Они могут быть рекомендательными (можно изменять) и предопределенными (нельзя изменять).
Процессы, которые выполняются по шаблону, запускаются автоматически, к примеру, при создании нового документа.
Увидеть все запущенные процессы можно в разделе "Управление процессами" и "Совместная работа".
Читайте также: