Что значит в движении дела дело оформлено

Обновлено: 18.05.2024

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Кредитование — способ решить множество финансовых проблем. Но, к сожалению, иногда сложности накапливаются, кредит становится труднее выплачивать, и человек оказывается в непростой ситуации. Банк начинает сообщать о долге, угрожать судебным взысканием долга по кредиту, уверять, что такое развитие событий практически неминуемо. Не бойтесь и не паникуйте. Даже в случае судебного разбирательства есть возможность договориться о более выгодных условиях, но до суда ситуация может и не дойти. Кредитору невыгодно проходить все стадии судебного процесса, так что оптимальный вариант для обеих сторон — договориться о разрешении ситуации мирным путем. В частности, добросовестные коллекторские агентства, такие как ЭОС, предлагают множество программ, в ходе которых можно уменьшить сумму задолженности или организовать гибкий график выплат по индивидуальной схеме. Такое решение оптимально и для заемщика: не придется иметь дело с приставами и принудительным взысканием, чреватым арестом счетов и различными ограничениями.

Содержание статьи

Когда банк подает в суд

Обычно после одной или двух просрочек серьезных мер кредитор не предпринимает. Чаще всего сначала все ограничивается звонками и письмами с напоминанием о взносе: возможно, заемщик просто забыл о выплате. Если же неуплата становится систематической, банк подключает свою службу взыскания, может обратиться к коллекторскому агентству по агентскому договору: представители компании будут пытаться связаться с заемщиком, чтобы тот выплатил кредит банку. Еще один вариант развития событий — договор цессии: банковская организация перепродает право на взыскание кредита коллекторскому агентству, и оно становится полноправным кредитором, правда, с некоторыми ограничениями: может смягчать условия, но не ужесточать. Судебное разбирательство — крайняя мера, банки идут на нее нечасто и неохотно: это длительный процесс, который повлечет за собой лишние расходы.

Порядок судебного разбирательства

Многое зависит от того, какой кредит был взят и какова сумма задолженности. В целом процесс выглядит так:

представители банковской организации обращаются в суд первой инстанции, в том числе к мировому судье;
если судья выносит решение в пользу кредитора, инициируется исполнительный процесс. Подписывается исполнительный лист, который передают в ФССП — Федеральную службу судебных приставов;
у заемщика есть возможность повлиять на процесс, попросить отсрочку или обжаловать решение, если на то есть основания.

После начала исполнительного процесса, если решение или судебный приказ не были отменены, заемщику дается 5 дней, чтобы согласиться добровольно погасить задолженность. Таким образом, приставы смогут удерживать до 50 % его ежемесячных доходов. Если же заемщик откажется, начнется процесс описи и конфискации имущества, которое впоследствии будет выставлено на торги.

Может ли банк получить решение в свою пользу без суда

Такое возможно, если представители банка обратились не с иском в районный суд, а с заявлением к мировому судье. По новым правилам такое допустимо для большого количества кредитов на суммы до полумиллиона рублей. Судья рассмотрит заявление банка, вынесет решение и, если требования банка оправданы, вынесет судебный приказ. Это так называемый упрощенный порядок взыскания. Впрочем, заемщик имеет право оспорить этот приказ в течение 10 рабочих дней с момента его получения. Только если возражений со стороны заемщика не последовало, приказ начинает приводиться в исполнение. Если же тот оспорил приказ, у кредитора останется право обратиться с иском в районный суд. Через него все и будет решаться — этот длительный процесс может занимать не один месяц.

Что делать, если инициировано разбирательство

Судебные разбирательства нередко пугают людей. Если они выясняют, что им пришло письмо о начале процесса, частая первая реакция — паника. Но поспешные действия не изменят ситуации и не помогут делу. Оптимальный вариант — успокоиться и попробовать найти пути решения. Как правило, с кредитором можно договориться: убегать не лучшая тактика, так как задолженность от этого никуда не денется. ЭОС предпочитает предлагать клиентам разнообразные варианты решения проблемы, а не обращаться в суд. Если же речь идет о банке, постарайтесь не переживать и попробуйте связаться с представителями кредитора, чтобы уточнить ситуацию. Активное участие в процессе и готовность выплачивать обязательства сыграют на руку даже в сложных обстоятельствах.

Как погашают задолженность через ФССП

Как не допустить судебного разбирательства

Судебное разбирательство — долгий процесс, и банки прибегают к нему нечасто. Это касается и добросовестных коллекторских агентств, заинтересованных в том, чтобы клиент погасил задолженность без лишних сложностей. Практика показывает, что оптимальная стратегия действий, позволяющая избежать суда, — сотрудничество с кредитором. Организация, как правило, и сама не заинтересована в разбирательстве, поэтому может договориться с клиентом о графике погашения, удобном ему. Существует множество возможностей выплатить кредит без длительных разбирательств. Главное — не бояться: добросовестный и законопослушный кредитор пойдет навстречу и поможет подобрать предложение, дающее возможность погасить задолженность. Свяжитесь с кредитором, задайте интересующие вопросы и узнайте, что он может Вам предложить. Сотрудничество — всегда более оптимальный вариант, чем суд.

Как не допустить визита приставов

Реструктуризация. Клиент обращается к кредитору и сообщает, что платить кредит на прежних условиях не в состоянии. В результате происходит пересмотр графика платежей, и сумма ежемесячного взноса уменьшается, становится посильной для выплаты.
Рефинансирование. Такое возможно, если кредит был взят давно, а сейчас многое изменилось, и текущие условия позволяют погашать задолженность с большей выгодой. Происходит перерасчет кредита по новым правилам, заключается новый договор. Правда, такое возможно, если сложности с выплатами только-только начались.
Скидки и акции. Для добросовестных коллекторских агентств, в частности для ЭОС, характерны так называемые акции прощения. В ходе этих мероприятий человек может списать часть задолженности, облегчив тем самым кредитную нагрузку.

ЭОС всегда старается подобрать решение, выгодное для клиента. Гибкий график выплат, прощение части задолженности — мы делаем все, чтобы помочь человеку начать новую жизнь без обязательств.

Если у Вас возникли вопросы, то мы готовы предложить анонимную консультацию. Воспользуйтесь услугой анонимный звонок и просто начните диалог с оператором. Доверительные отношения между оператором ЭОС и клиентом — залог успешного разрешения финансовых проблем.

Как работает анонимный звонок?

Позвоните на номер анонимной линии ЭОС
8 800 775 02 04
с 8:00 до 20:00 мск

Задайте все интересующие Вас вопросы

Получите консультацию оператора

Анонимная горячая линия.
Проконсультируйтесь по вопросам погашения задолженности в компании ЭОС, не раскрывая личных данных.

В УПК РФ предусмотрено две формы возбуждения уголовного дела. Первая, чаще всего встречающаяся, — это процессуальное решение о наличии в распоряжении следователя (дознавателя и др.) достаточных данных, указывающих на признаки объективной стороны состава преступления, и предусмотренного ст. ст. 140 — 143 УПК РФ источника таковых. Это решение должно быть оформлено постановлением о возбуждении уголовного дела.

Вторая форма возбуждения уголовного дела предусмотрена для некоторых дел частного обвинения. Однако о ней говорится не в главе 20 УПК РФ, а значит, она не имеет отношения к положениям, закрепленным в п. 1 ч. 1 ст. 46 УПК РФ. Уже только поэтому мы не можем согласиться с утверждением И.Л. Петрухина, согласно которому подозреваемым является любое лицо, в отношении которого возбуждено уголовное дело частного обвинения.

Когда же наступает момент возбуждения уголовного дела в порядке, который установлен главой 20 УПК РФ? И, соответственно, с какого момента в уголовном процессе в этом случае появляется подозреваемый? Ответ на поставленные вопросы может быть один: после того как решение о возбуждении уголовного дела должным образом оформлено и подписано компетентным на то должностным лицом (органом), или, иначе, с момента подписания постановления о возбуждении уголовного дела следователем (дознавателем и др.). По общему правилу с этого времени, если уголовное дело возбуждено в отношении конкретного лица, указанное лицо наделяется правовым статусом подозреваемого.

Чтобы получить более полное представление о названном понятии, следует определиться с ответами на два вопроса:

— о каких признаках здесь идет речь;

Соответственно, можно сделать вывод, что в ч. 2 ст. 140 УПК РФ под основаниями для возбуждения уголовного дела понимаются имеющиеся в распоряжении компетентного органа достаточные данные, указывающие на процессуально значимые признаки объективной стороны состава преступления. Такой позиции, касаясь оснований для возбуждения уголовного дела, придерживается большинство процессуалистов.

Между тем необходимо обратить особое внимание на то обстоятельство, что речь здесь идет не обо всех признаках объективной стороны состава преступления. Только наличие у органов предварительного расследования сведений о признаках общественно опасного деяния и признаках общественно опасных последствий его совершения может стать причиной возникновения того или иного анализируемого нами уголовно-процессуального правоотношения.

По общему правилу следователь (дознаватель и др.) вправе самостоятельно принимать решение о возбуждении уголовного дела. Из него существует всего одно исключение. При отсутствии заявления потерпевшего (его законного представителя) по делам частно-публичного обвинения в случае совершения преступления в отношении лица, которое не может защищать свои права и законные интересы, дознаватель (орган дознания, начальник подразделения дознания, начальник органа дознания, руководитель либо член группы дознавателей) вправе возбудить уголовное дело лишь с согласия прокурора. Такое уголовное дело может быть возбуждено и в отношении конкретного лица.

С общим порядком все ясно. Решение о возбуждении уголовного дела в отношении конкретного лица выносит (постановление оформляет) сам следователь (дознаватель и др.). Как только такое постановление им подписано, в уголовном процессе появляется подозреваемый.

С ситуацией, когда уголовное дело может быть возбуждено лишь с согласия прокурора, не все так просто. В какой момент в уголовном процессе в этом случае появится подозреваемый: когда свою подпись на постановлении поставил дознаватель (начальник подразделения дознания и др.) либо когда согласие дал (удостоверил таковое собственной подписью) прокурор? Или, иначе, кто возбуждает такое уголовное дело: дознаватель, который выносит постановление, или же прокурор, дающий на это согласие? Для того чтобы дать правильный, соответствующий букве закона ответ на поставленный вопрос, следует сделать небольшой анализ содержания ч. 4 ст. 147 УПК РФ.

В ч. 4 ст. 147 УПК РФ говорится о том, что дознаватель возбуждает уголовное дело. Здесь не сказано, что дознаватель ходатайствует перед прокурором о принятии надлежащего решения, как обстоят дела с порядком принятия некоторых других уголовно-процессуальных решений (к примеру, с принятием решения о продлении срока дознания, где перед прокурором возбуждается соответствующее ходатайство). Иначе говоря, редакция данной части ст. 147 УПК РФ позволяет заключить, что решение о возбуждении уголовного дела принимается не лицом, дающим на него согласие, а дознавателем (начальником подразделения дознания и др.).

Для того чтобы лицо стало подозреваемым по правилам, предусмотренным п. 1 ч. 1 ст. 46 УПК РФ, должен быть соблюден порядок возбуждения уголовных дел, установленный главой 20 УПК РФ.

Обязательные правила процедуры возбуждения уголовных дел публичного обвинения закреплены в ст. 146 УПК РФ, а того же рода правила, касающиеся дел частно-публичного обвинения, — в ст. 147 УПК РФ.

Применительно к порядку возбуждения уголовных дел публичного обвинения речь идет о следующих правилах:

1) для возбуждения уголовного дела необходимо наличие предусмотренных ст. 140 УПК РФ повода и основания;

2) решение о возбуждении уголовного дела принимает следователь (дознаватель и др.);

3) обязательно соблюдение предусмотренной ч. 2 и 3 ст. 146 УПК РФ процессуальной формы постановления о возбуждении уголовного дела.

Порядок возбуждения следователем (дознавателем и др.) уголовных дел частно-публичного и частного обвинения менее регламентирован уголовно-процессуальным законом. Тем не менее представляется, что все вышеуказанные основные правила возбуждения уголовных дел публичного обвинения распространимы и на порядок возбуждения следователем (дознавателем и др.) уголовных дел частно-публичного и частного обвинения. Единственное отличие этих процедур заключается в том, что дела частно-публичного и частного обвинения по общему правилу возбуждаются не иначе как по заявлению потерпевшего (законного представителя потерпевшего, а в случае смерти потерпевшего — по заявлению его близкого родственника). Без такой жалобы следователь (руководитель следственного органа, руководитель или член следственной группы) вправе возбудить уголовное дело частно-публичного или частного обвинения, только если преступление, о котором им стало известно, совершено в отношении лица, которое не может защищать свои права и законные интересы (в силу зависимого или беспомощного состояния либо по иным причинам). И дознавателю (начальнику подразделения дознания и др.) подобного рода уголовные дела разрешено возбуждать, но лишь с согласия прокурора.

С уважением, адвокат Анатолий Антонов, управляющий партнер адвокатского бюро «Антонов и партнеры.

Остались вопросы к адвокату?

При составлении итоговой записи к номенклатуре дел к какому году надо относить переходящее дело: к году окончания или году заведения дела? И в опись какого года включать переходящее дело?

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Пример 1. Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел на следующий год

В номенклатуре дел службы делопроизводства на 2018 год у заголовка дела, которое начато в 2017 году, оформляется соответствующая отметка:

Пример 2. Отметка у переходящего дела в номенклатуре дел уходящего года

В клиентском отделе в 2017 году не завершилось рассмотрение претензий клиентов, поэтому в номенклатуре дел данного подразделения должна быть оформлена отметка о том, что дело будет переходящим. Она оформляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении по окончании 2017 года, когда он подсчитывает количество фактически заведенных дел, заполняет графу 3 номенклатуры дел своего подразделения и составляет итоговую запись к ней:

Получается, что переходящее дело фигурирует в нескольких номенклатурах дел - за несколько лет подряд. И тогда при заполнении итоговой записи к каждой из них во время подсчета количества заведенных дел в году такое переходящее дело будет учитываться.

Пример 3. Описание переходящего дела в год его завершения в годовом разделе описи дел

Сноски 1

Например, обычно продолжают действовать в течение 3-5 лет организационные и технологические документы, а также приказы нормативного характера. Вернуться назад

Выбери вариант доступа

Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как описать документы в номенклатуре дел

ведущий специалист Государственного архива Российской Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук, доцент

Номенклатура дел – обязательный документ для организации?

Как организовать разработку номенклатуры дел

На какие нормативно-методические документы можно опереться (с указанием конкретных пунктов и приложений). Как добиться того, чтобы подразделения сами разрабатывали свои номенклатуры дел, а служба делопроизводства занималась лишь их слиянием в сводную номенклатуру организации и методическим руководством процессом. Кто согласовывает, подписывает и утверждает номенклатуры подразделений и организации. Приводим образцы приказов о необходимости разработки и об утверждении готовой номенклатуры дел. Как действовать в случае корректировки в течение года ранее утвержденной номенклатуры. Для госорганов и органов местного самоуправления появился новый документ, который необходимо оформить, – дополнение к номенклатуре дел (показываем и его образец).

Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

В. А. Лексина
автор статьи, консультант Аскон по юридическим вопросам

Судебными доказательствами являются такие данные, которые способны прямо или косвенно подтвердить обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела, выраженные и полученные в предусмотренной законом форме.

В отличие от гражданских дел, рассматриваемых судом общей юрисдикции, в арбитражном процессе основное значение имеют все-таки именно письменные доказательства, что обусловлено характером рассматриваемых дел. Как правило, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям приходится обращаться в арбитражный суд.

Согласно ст. 64 АПК РФ доказательствами по делу являются полученные в предусмотренном настоящим Кодексом и другими федеральными законами порядке сведения о фактах, на основании которых арбитражный суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иные обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения дела. В качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.

В ст. 75 АПК РФ сказано, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

При определенных обстоятельствах к письменным доказательствам можно отнести и электронные документы, созданные посредством электронной техники.

Законодатель уже отреагировал на внедрение и расширение использования электронного документооборота. Так в ч. 3 ст. 75 АПК РФ в современной редакции установлено, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Российской Федерации.

При этом, если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов.

При совершении сделок и составлении договоров необходимо помнить о ст. 434 ГК РФ, предписывающей их форму. Как сказано в данной норме, договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Таким образом, документы, предоставляемые в качестве доказательств в суд, должны быть выполнены в такой форме, которая позволит установить их достоверность.

Например, достоверно установить, что документ исходит именно от стороны по договору, поможет специальная оговорка в тексте договора об электронных адресах и номерах факсов, с которых стороны будут вести официальную переписку и обмен документами. В этом случае print screen (принт-скрин) документа, заверенный нотариусом, можно предоставить в суд в качестве доказательства по арбитражному делу.

Необходимо учитывать, что для того, чтобы документы можно было считать официальными, они должны обладать определенными признаками. Во-первых, они должны исходить от того должностного лица, которое правомочно их издавать. Кроме того, они должны содержать определенные реквизиты, например, содержать ИНН и адрес организации, наименование должности лица, подписавшего документ, и др. Очень важным, а иногда решающим, является такой реквизит официального документа как дата его составления.

Письменные доказательства, должны быть представлены суду, как правило, в подлиннике, хотя иногда суд может устроить и копия документа, оформленная надлежащим образом. Надлежаще оформленной будет копия, заверенная руководителем и печатью юридического лица. Но, как правило, это тот случай, когда суду предоставлен на обозрение подлинник этого документа. В иных случаях, когда отсутствует подлинник, надлежащей будет считаться только копия документа, заверенная нотариусом.

Необходимо так же помнить правило, установленное ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В иных случаях такая подпись не будет являться достоверным доказательством волеизъявления лица, чьи факсимиле или электронная подпись стоят на документе, а значит и сам документ не будет принят судом в качестве доказательства по делу.

При совершении сделки путем обмена письмами нужно понимать, что самым надежным способом, обеспечивающим наличие доказательств тех или иных фактов, являются почтовые отправления. Если стороны специально в письменном документе не оговорили порядок ведения электронного документооборота, то документ, полученный или отправленный таким способом, может быть легко оспорен второй стороной, если он не подтвержден иными доказательствами.

Таким образом, при организации документооборота на предприятии необходимо обеспечить наличие подлинных или приравненных к ним документов, с которыми могут быть связаны юридические последствия.

Итак, действующее законодательство содержит не только понятие доказательств, принимаемых судом, но и дает ответы на вопросы о том, как ими себя обеспечить. От участников предпринимательской деятельности требуется только соблюдение вышеуказанных законодательных норм.

Читайте также: