Что такое система учета рабочего времени

Обновлено: 02.07.2024

Учет рабочего времени ведется работодателем в табеле учета рабочего времени, в котором ежедневно отражается количество отработанных часов (дней) сотрудниками организации.

Несуммированный учет рабочего времени

Несуммированный учет рабочего времени может вестись по дням или по неделям. Несуммированный учет ведется по дням, когда сотрудник отрабатывает каждый день одно и тоже количество часов. Ведение несуммированного учета допускается по неделям, когда сотрудник отрабатывает одинаковое количество часов каждую неделю, при разном количестве рабочих часов в день.

Суммированный учет рабочего времени

Суммированный учет рабочего времени ведется по дням, когда сотрудник отрабатывает разное количество часов в день, в неделю. При этом в целом за календарный год общее количество отработанных таким образом часов не должно превышать нормы времени работы согласно производственному календарю.

Суммированный учет рабочего времени используется в организациях при вахтовом и сменном графиках работы, при круглосуточной работе, при установлении сотрудникам гибкого графика работы.

При суммированном учете рабочего времени определяется учетный период применения такой системы учета, который не может быть больше 1-го года (для сотрудников, работающих во вредных, опасных условиях – не больше 3-х месяцев). При этом фактически отработанные часы сотрудников в учетном периоде не должны превышать нормы времени работы, установленные ТК РФ.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".

. вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени . , и расчетными. Существуют следующие виды учета рабочего времени: Не суммированный (поденный, еженедельный) – поденный . отражены в табеле учета рабочего времени сотрудников. Методы контроля Любая система учета рабочего времени будет успешно . автоматизированная (турникеты, видеокамеры, электронные карты учета рабочего времени). Работа по учету времени труда .

. календаре. Важно Суммированный учет рабочего времени обязателен при вахтовом методе . правил суммированного учета рабочего времени Правило 1. Суммированный учет рабочего времени должен быть . учете рабочего времени должно быть отражено в трудовом договоре. Правило 4. При суммированном учете рабочего времени . Продавцу Ложкиной Анне установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – 1 . Сверхурочная работа При суммированном учете рабочего времени сверхурочной считается работа, которая .

. не переносятся. При суммированном учете рабочего времени дополнительные оплачиваемые выходные дни . заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок . заработной платы при суммированном учете рабочего времени прописан в законодательстве недостаточно . того, что при суммированном учете рабочего времени количество отработанных сверхурочно часов . рабочих часов при суммированном учете рабочего времени), но оплата сверхнормативных часов .

. начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т. д. Эти работники . . Вопрос: Обязан ли работодатель вести учет рабочего времени? Ответ: Работодатель ведет учет времени .

. за работодателем фактической возможности вести учет рабочего времени; 2) фиксированное время – время обязательного . до года, поэтому ведется суммированный учет рабочего времени. В любом случае должна быть .

. по иным причинам; при суммированном учете рабочего времени. Расчет нормативной смены осуществляется раздельно . № 1762 не предусмотрено. Заполнение табеля учета рабочего времени Все без исключения организации обязаны . о предоставлении выписки из табеля учета рабочего времени и иных сведений. Статус выплат .

. , работодатель не может. Заполнение табеля учета рабочего времени В первую очередь отметим, что . не продлевается и в табеле учета рабочего времени с 4 по 7 мая . от работы и в табеле учета рабочего времени (ф. 0504421) у него указаны . от работы и в табеле учета рабочего времени у него указаны рабочие дни .

. периодам времени, важно подтвердить надлежащий учет рабочего времени. О том, какие документы судьи . с обычными условиями труда. Табели учета рабочего времени оформлены с нарушениями (не указаны .

. заработка сотрудника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок. Пример .

. . 93 ТК РФ). При суммированном учете рабочего времени часов работы в неделю может . отдельных категорий работников с суммированным учетом рабочего времени. Их еженедельный непрерывный отдых может .

. работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов .

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете начисление заработной платы за сверхурочную работу работнику, получающему оклад? Организация работает в режиме пятидневной 40-часовой рабочей недели, при этом в трудовом договоре с работником содержится условие, что для данного работника установлен режим гибкого рабочего времени. Работникам с гибким режимом рабочего времени установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц.
Посмотреть ответ

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

автоматизированное временное протоколирование;
пространственная фиксация;
информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

соблюдение графика приходов и уходов;
преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
фиксация переработок;
формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
может восстановить картину нужного временного промежутка;
позволяет отслеживать контакты персонала;
дает относительную безопасность от воровства;
оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
не очень высокая точность при распознавании.

Биометрика

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.

Недостатки биометрической системы:

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Программные системы

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

ограниченная сфера применения;
неприменима для мобильного персонала;
легко осуществить подмену пользователя;
при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
высокая точность определения местоположения;
работает и с большими человеческими массивами;
работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

достаточно дорогое оборудование;
необходимость постоянного технического обслуживания;
в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.

Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды

Способы учета рабочего времени

Таск-трекеры

Таймшиты в Excel или Sheets

Таймшиты в специализированной системе

Как добиться качественного учета

Как внедрить учет рабочего времени сотрудников

Консалтинговые и аудиторские компании, инжиниринговые и архитектурные бюро, маркетинговые агентства, ИТ интеграторы и другие компании учитывают время.

Все эти организации объединяет одно — они продают часы и компетенции сотрудников.

Давайте разберем, для чего нужен учет рабочего времени? Отбросим вопросы трудового кодекса, бухгалтерского учета и посмотрим на ситуацию глазами руководства компании, с позиции бизнеса.

Цели учета рабочего времени

Управление экономикой

Главный показатель успешности бизнеса — рентабельность. А для менеджера — это рентабельность его проекта.

Чтобы рассчитать валовую рентабельность проекта требуется знать выручку и затраты по нему. Основная часть затрат в консалтинге и иных профессиональных услугах — это себестоимость труда сотрудников. При этом сотрудники в течение месяца работают не на одном, а на нескольких проектах, постоянно переключаясь между задачами. И чтобы понять, какая доля затрат сотрудника за месяц к какому проекту относится — учитывают часы в разрезе проектов.

Поэтому первая цель — разнесение себестоимости труда между проектами.

Работа по схеме T&M

Клиенты требуют табель учета рабочего времени с разной степенью детализации, вплоть до указания даты, исполнителя, исполняемой задачи проекта, ставки для оплаты и комментария с описанием проделанной работы.

И это вторая цель учета рабочего времени — подготовка отчетов и исполнение T&M контрактов.

Контроль утилизации

Обычно нет задачи максимизации утилизации, а есть целевой коридор значений, отличающийся для должностей и категорий квалификации. Для устойчивого роста компании важно найти баланс между развитием сотрудника и внутренних процессов, для чего нужно время на некоммерческие проекты, и рентабельностью бизнеса. Поэтому не стоит воспринимать показатель в качестве инструмента закручивания гаек. Бывает компании принимают меры для снижения утилизации с целью недопущения выгорания и профессиональной деградации кадров.

Третья цель учета рабочего времени — контроль утилизации команды.

Улучшение планирования

Любой проект можно испортить, еще не начав работать — достаточно его неправильно спланировать.

Для улучшения планирования важно накапливать опыт предыдущих проектов — оценивать, насколько планы соответствовали действительности по итогам проекта. Конечно, для этого потребуется фиксация плановых часов и тщательный учет фактически отработанного на проект времени.

И четвертая цель учета — оценка качества и улучшение планирования проектов.

На что обратить внимание

Понимая цели учета, обратим внимание на важные к нему требования. Казалось бы — записывай время, которое потратил на проект, и этого будет достаточно. Но для полноценного использования этих сведений требуется выполнить ряд условий. Рассмотрим топ-3 требований к учету, о которых часто забывают:

Для достижения целей потребуются полные сведения. Необходимо вести контроль рабочего времени сотрудников через списание ими часов в объеме не меньше, чем положено по расписанию. Иначе не получится учесть экономику, в том числе нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
Учтённые данные требуют согласования. Даже если команда лояльна и понимает для чего нужен учет — человеческий фактор может сработать. А сведения о рабочем времени лягут в основу расчета экономики, премирования сотрудников, принятия управленческих решений. Важно сделать процесс согласования комфортным для сотрудников, но обязательным.
Данные должны быть единообразными на уровне компании. Если сотрудники учитывают проекты и время в нескольких программах с отличающейся структурой и подходами — то свети данные на уровне компании будет невозможно. Учет времени должен быть централизован и достаточно формален.

Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды

ВЕБИНАР: Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды. Правильно выстроенный процесс обеспечивает менеджеров и руководителей компаний данными для расчета рентабельности проектов, утилизации персонала и других KPI.

Способы учета рабочего времени

Способ сильно зависит от размера команды и зрелости бизнес-процессов.

Таск-трекеры

Первым инструментом для трекинга рабочего времени, часто выступают различные таск-трекеры. Это рабочее решение для учета задач зачастую уже используется, а в задачах есть поле для указания отработанных часов. Значит какой-то мониторинг вести можно.

Однако построить полноценный учет времени через задачи обычно не получается — не достигаются цели учета из предыдущего раздела:

При заполнении задач непонятно сколько всего времени за день (или другой период) уже списано, в итоге аккуратно учесть все рабочее время не получается.
Учтённое время необходимо согласовывать и делать это достаточно формально — задач же слишком много для согласования и обычно нет никаких встроенных средств для утверждения.
И сотрудники заполняют задачи как угодно, но не так как надо финансовым менеджерам и руководству — меняют структуру проекта, непонятно какие часы на какой этап отнести и пр.

Таймшиты в Excel или Sheets

Потерпев неудачу с таск-трекерами компании внедряют учет времени через электронные таблицы, по факту реализуя логику таймшитов.

Нет задачи, которую нельзя решить в Excel, но за все приходится платить. Компании сталкиваются со сложным администрированием и доработками — логика усложняется, скриптов становится больше, решение тормозит и эпизодически ломается.

И коллективная работа хоть и возможна, но далека от идеала.

Для прототипирования решения и обкатки учета как такового — это хороший и рабочий вариант.

Таймшиты в специализированной системе

Вместе со зрелостью бизнес-процессов приходят и новые требования — таймшиты становятся сложнее, требуется валидация на соблюдение бизнес-правил, согласование, закрытие периодов и другие необходимые бизнесу фичи.

Учет времени — это часть комплексного решения:

Помимо учета фактических часов требуется планирование по проектам.
Необходима связь рабочего времени с финансовым учетом — бюджетированием проектов, построением отчета о прибылях и убытках.
Руководство компании требует сложные аналитические отчеты.

Для сектора профессиональных услуг выделяется отдельный класс решений — Professional Services Automation, предназначенный для комплексной цифровизации бизнеса.

На рынке России известно решение Timetta — облачный сервис для учета рабочего времени и контроля проектов. Можно посмотреть Timetta в действие самостоятельно и бесплатно — на 14 дней доступна пробная версия без ограничений функций.

Если компания уже и использует какое-то решение, которое можно доработать (например, Битрикс 24, 1С, MS Project), то часто возникает идея доработать платформу, сделать свое решение.

В этом подходе есть плюсы и минусы. Главный плюс — можно реализовать собственное видение. Но главное не переоценить свои возможности:

Разработка софта — сложное дело. Придется проектировать архитектуру, понимать бизнес-процессы и разрабатывать методическую основу, хорошо писать код, тестировать, выстраивать поддержку и развитие, обновлять регулярно технологический стек. Это сложно, долго и, как правило, дорого.
Вендор (разработчик ПО) делает тиражное решение. Условно тысячи компаний платят за разработку, а в случае своего решения — платит одна компания. Отсюда экономическая целесообразность. Для крупной компании собственная разработка может быть даже выгоднее покупки коммерческого решения, но для средних и маленьких команд — вопрос спорный.
Разработка на сторонней платформе имеет очевидный плюс — часть функций уже реализована и не надо все делать с нуля. Но есть и минус — у каждой платформы свои ограничения, и если платформа не предназначена для учета времени, то сделать удобный интерфейс будет непростой задачей.

Как добиться качественного учета

Добиться качественного учета бывает непросто и можно видеть такую картину:

Часы списываются только в конце периода (например, недели) и без особой точности.
К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность заполнения таймшита.
Учитываемые часы подгоняются под расписание, что не соответствует фактическому положению дел.

А качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.

Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.

Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество:

Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т.д.
Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.

Как внедрить учет рабочего времени сотрудников

Самое главное — это понять для чего нужен учет времени. Цели разобраны в первом разделе и, обратите внимание, там нет ни слова о контроле сотрудников. Контроль, конечно, необходим, но умный, через ключевые показатели — через утилизацию, рентабельность проектов и прочее. Просто следить за сотрудниками — довольно глупое занятие.

Второй важный момент — необходимо продумать методику работы в целом. Понять, как будут использоваться данные о рабочем времени, как они будут задействованы для управления экономикой проектов, для ресурсного планирования и так далее. Если опыта в такой управленческой работе нет — рекомендуется использовать лучшие практики, не набивать все шишки самим, а посмотреть, как это уже работает в других компаниях.

Повышение эффективности персонала – важный вопрос, который волнует большинство руководителей. Улучшить дисциплину, поднять производительность и не испортить при этом отношения с подчиненными помогают системы автоматизированного учета рабочего времени.

Автоматизация процессов учета способна упростить жизнь руководителям, бухгалтерам и HR-специалистам, улучшить рабочие показатели сотрудников и сохранить комфортный климат в коллективе. Благодаря системам учета рабочего времени руководители могут проверять время прихода и ухода сотрудников даже дистанционно, бухгалтерия получает возможность начислять зарплату в соответствии с отработанным временем, оставаясь в рамках трудового законодательства, а сами сотрудники становятся более дисциплинированными, осознавая факт контроля.

Как это работает?

Для учета рабочего времени могут использоваться как турникеты на проходной, так и терминалы учета рабочего времени, которые устанавливают непосредственно у дверей кабинетов. Второй вариант актуален для небольших организаций, где нет необходимости в установке турникетов или, напротив, на крупных предприятиях, где дорога от проходной до рабочего места занимает определенное время.

Сотрудники предъявляют свои идентификаторы считывателю, а система формирует табель учета рабочего времени, поддерживая при этом гибкие и скользящие рабочие графики. Отсутствие сотрудника на рабочем месте может быть закрыто с помощью оправдательного документа, который система позволяет создавать и редактировать.

Следить за тем, чтобы сотрудники не увлекались нецелевым использованием рабочего времени, помогает система прозрачного здания. В рабочих помещениях устанавливаются камеры, изображение с которых передается на компьютер руководителя.

Согласно данным PERCo, после внедрения автоматизированного учета рабочего времени в Морском Торговом порту Санкт-Петербурга и на Таганрогском металлургическом заводе нарушения трудовой дисциплины сократились в пять раз, а трудозатраты ответственных за учет рабочего времени сотрудников – в два раза.

Таким образом, первая цель достигнута – прибыль компании возросла, затраты трудовых ресурсов снизились. Теперь коснемся второй цели – контроля без конфликта.

Когда учет рабочего времени не автоматизирован, следить за дисциплиной все равно кому-то приходится: это может быть непосредственный руководитель, секретарь, менеджер по персоналу. Скорее всего, отношение коллектива к ответственному лицу будет достаточно настороженным, именно его сотрудники будут винить, например, в урезанной из-за опозданий зарплате или невыплаченной премии.

Использование систем учета рабочего времени позволяет этого избежать: все явки и неявки фиксируются автоматически, так же рассчитывается и заработная плата. Так что винить, кроме собственной неорганизованности, некого.

Как правильно ввести систему автоматизированного учета рабочего времени?

Часто сотрудники воспринимают идею учета рабочего времени негативно, что приводит к противостоянию с руководством. Такая атмосфера на пользу рабочему процессу не идет. Поэтому при внедрении таких систем важно выбрать правильную стратегию. Несколько советов:

· При выборе системы отдавайте предпочтение той, что поддерживает гибкий график. В таком случае сотрудник сможет прийти попозже или уйти пораньше, но это время он должен будет отработать. При интеграции системы с 1С бухгалтер сможет рассчитать заработную плату исходя из отработанного времени. Сотрудники же буду чувствовать себя комфортнее, самостоятельно распоряжаясь своим временем.

· Проведите общее собрание и расскажите о нововведении, соберите обратную связь. Так вы поймете, чего боятся ваши сотрудники, и сможете найти для них контраргументы.

· Говоря о системе, делайте акцент не на штрафах и санкциях в отношении сотрудников, а на оптимизации их труда. Например, можно рассказать о том, что система фиксирует не только опоздания и прогулы, но и согласованные с руководством переработки, которые в дальнейшем будут оплачены.

· Пункт о том, что контроль учета рабочего времени автоматизирован, необходимо внести в трудовой договор или издать специальный приказ и ознакомить с ним сотрудников. Это поможет избежать споров и конфликтных ситуаций.

Читайте также: