Что такое рутинные обязанности

Обновлено: 28.06.2024

Каждый из нас сталкивался с той или иной степенью профессионального выгорания. Даже самая интересная работа однажды может надоесть и перестать приносить радость. Причин для выгорания может быть несколько, но самая популярная – рутина, когда задачи похожи друг на друга, они накапливаются и превращаются в текучку, поглощая все рабочее время. Часто в этот момент человек перестает видеть возможности и принимает импульсивные решения, о которых потом жалеет. Для того, чтобы выйти из этой ситуации без потерь и избежать разочарования, стоит прислушаться к советам эксперта и провести работу над ошибками.

Отпустите себя в отпуск

Любая работа с состоянием профессионального выгорания должна начинаться с отдыха. До тех пор, пока вы варитесь в ежедневной текучке, вам сложно оторваться и взглянуть на ситуацию со стороны. Возьмите отпуск, не принимайте никаких решений до этого момента, передайте свои дела коллегам или заморозьте их на время. Необходимо уехать из города, полностью сменить обстановку, набраться новых впечатлений. Ваш отдых должен продлиться не меньше двух недель, а лучше больше, иначе мозг не успеет полностью переключиться, и вы вернетесь в то же состояние из которого уехали.

Проанализируйте ситуацию

Итак, вы отдохнули, и наверняка уже не так негативно настроены. Это отличное время для анализа и выработки нового формата своей работы. Не бросайтесь включаться в обычный режим сразу же после возвращения. Отложите все вопросы, а свой первый рабочий день посвятите анализу своей деятельности. Это важная задача, на которую никогда не хватает времени, но она позволит вам предотвратить выгорание в дальнейшем. Все срочные вопросы ждали вас целых две недели, они точно могу потерпеть еще один день.

Проведите аудит своих задач

Вам нужно выписать все задачи, с которыми вы сталкиваетесь в работе. Пишите все, что вспомните, не важно это управленческие, исполнительские или представительские функции, ежедневные и нерегулярные обязанности, крупные и совсем небольшие задания. Удобнее всего заносить задачи сразу в табличку. У вас должен получится список всего, что вы делаете на работе. Теперь разделите все задачи на те, которые вам нравится делать, и вы хотели бы продолжать выполнять, и те, что вызывают у вас только раздражение. Дальше добавьте каждой задаче вес в соответствии с ее значимостью и проранжируйте их по степени важности. Допустим, у вас получилось два списка задач: любимые и нелюбимые, и стало понятно, какие из них действительно важны.

Делегируйте и автоматизируйте

Выгорание по причине рутины чаще всего начинается от того, что нелюбимые обязанности начинают забирать больше времени, накапливаются, висят тяжким грузом и не дают переключиться на более интересные задачи. Ваша основная цель на этом этапе – максимально освободить себя от рутинных и неприятных обязанностей, выстроить схему их выполнения таким образом, чтобы они забирали как можно меньше вашего ресурса и у вас освободилось время для собственного профессионального развития. Внимательно посмотрите на второй список с нелюбимыми задачами и подумайте, как их можно перераспределить. Возможно у вас есть подчиненные, которые пока не умеют их выполнять? Стоит потратить время на обучение своих людей в таком случае. Может быть вы знаете системы, которые помогут автоматизировать эти процессы? Подготовьте экономическое обоснование для руководителя и добейтесь их внедрения. В случае, если выполнение этих задач завязано полностью на вас, определите схему оптимальной работы по ним, отведите для этого определенные дни и часы. Придерживайтесь этого графика и не позволяйте им заполнять все ваше рабочее время.

Продолжайте развиваться

Оставшееся в календаре время распределите между остальными задачами и обязательно место для новых интересных проектов. Внесите в свой рабочий процесс разнообразие, запланируйте собственное обучение – это может быть изучение новых инструментов, сейчас, например, достаточно онлайн курсов. Вы также можете запланировать регулярное посещение семинаров и конференций по вашей специальности, это поможет вам узнать новые тенденции и завести полезные профессиональные связи. Выясните у руководителя, чего он ожидает от вас, какие новые проекты вынашивает и как вы можете в них участвовать. Возможно, вы вместе определите вектор вашего развития в компании и это даст вам новый импульс и вернет интерес к делам.

Обратитесь к специалистам

Иногда человек погружается в свои проблемы так глубоко, что самостоятельно ему сложно взглянуть на ситуацию, провести анализ и разобраться. Положение кажется безвыходным, отпуск не помогает и есть единственное желание – бросить все и написать заявление. Не спешите с кардинальными мерами, часто это не самое верное решение. В этом случае лучше обратиться за помощью к профессиональным консультантам, которые дадут грамотные рекомендации по решению конкретных проблем или по переходу на другую работу. Вместе с ними можно будет взвесить все за и против, прежде чем решиться на этот шаг.

Мнение эксперта

Люция Сулейманова, кандидат психологических наук, клинический и социальный психолог

Но на то мы и выросли, чтобы у внутреннего ребенка была поддержка взрослого. И пока малыш в нас тихо надеется и предвкушает волшебство, взрослый может ему это по максимуму обеспечить. Как? Запланировать праздник и отдых так же, как в другое время планируется работа, ранжировать и распределить задачи и – главное – заранее рассчитать не только деньги и продукты, но и те самые эмоции и физические реакции. Ведь все давно знают, что от подготовки и проведения новогоднего отдыха хочется отдыхать еще примерно с месяц – так от этого устаешь.

Что можно сделать в процессе празднования, чтобы разумно распределить энергию и не устать уже в самом начале

2. Продумать все заранее. Если ваш семейный сценарий – радовать всех в эту ночь, то имеет смысл заранее продумать все вплоть до милых мелочей. Одно из результативных решений – спланировать праздничные задачи заблаговременно и решать их по принципу обратного отсчета, каждую – в течение отдельного дня последнего месяца уходящего года.

Ваша программа может быть, например, такой:

Первый день декабря: определяемся с местом встречи праздника и кругом приглашенных. Намечаем запасной вариант. Предполагаем сценарий праздника.

Второй день декабря: исследуем предпраздничную афишу своего города и определяемся, какие мероприятия хотелось бы посетить. Бронируем места или билеты, поскольку ближе к празднику их может не оказаться в наличии.

Следующий день декабря: составляем список людей, которых необходимо поздравить, с предположительными подарками для них, исходя из их вкусов, предпочтений, статуса.

Еще один день: продумываем сценарий детского празднования, если есть необходимость. Чтобы дети вполне ощутили вкус Новогодней ночи и не мешали веселиться взрослым – переведем часы назад, чтобы для малышей полночь наступила раньше, и они отправились в кроватки, не мешая родителям.

Если все распределить разумно и сделать заранее, то перед самым праздником не будет излишней суеты и останутся только приятные насущные хлопоты.

Как быть непосредственно после праздника (1 января обычно вообще выпадает из календаря именно по причине совершенного изнеможения)

Здесь алгоритм очень простой:

Вариант 1: заранее отдохнуть перед новогодней ночью. Если есть возможность – взять отгулы. Но! Не для того, чтобы заполнить их хлопотами и беготней. А именно для отдыха, очень разумно распределяя насущную нагрузку.

Вариант 2: встать как можно раньше (скажем, в 6 утра), все приготовить, а с 13.00 начать отдыхать, чтобы набраться сил к вечеру.

Что сделать, чтобы новогодние каникулы не обернулись энергетическим провалом

Пожалуй, новогодняя ночь – единственная, в которой так важен временной рубеж. Полночь ожидается с таким внутренним подспудным напряжением, что после ее наступления спад неизбежен. Это немного похоже на единственную на свете сказку, в которой двенадцатый удар часов имеет такое же значение: сказку о Золушке. Полуночи в королевском дворце предшествовала стремительная возбужденная подготовка и трепетные ожидания, но за этим последовало печальное возвращение всего на круги своя: карета превратилась в тыкву, кучер – в крысу, а роскошное бальное платье – в жалкие лохмотья.

Это, пожалуй, лучшая метафора того, что происходит с нами в постновогодние дни. Мы так старались, все успели до двенадцати, с замершим сердцем чокнулись бокалами – а назавтра оказалось, что жизнь осталась прежней. Мы можем этого не осознавать, но тело реагирует вялостью, сонливостью, апатией. Что можно сделать, чтобы снизить постпраздничное эмоциональное похмелье?

Если вы – Фея, привыкшая активно размахивать волшебной палочкой в попытке исполнить желания всех вокруг, то стоит подумать о смене убеждений: снизить количество задач и попробовать новый сценарий: например, встретить Новый год не дома, не готовить, а заказать еду, придумать развлечения, которые может обеспечить кто-то другой, задействовать групповую инициативу – допустим, уехать компанией на большую прогулку и получить какой-то новый опыт, в котором ваше личное участие будет минимальным, а удовольствие – не меньшим, чем у других.

Но имейте в виду: для всех и каждого важно зарезервировать хотя бы три дня отдыха сразу после сильного однодневного стресса. Эти три дня – ваше законное время перезагрузки и подготовки к следующему году.

За сколько времени до выхода на работу нужно начать приводить себя в форму

Если у вас не было возможности (а скорее всего – не было) взять отгулы до Нового года, то постарайтесь сделать это после, сверх каникул: этот праздник – действительно стресс, а стресс требует передышки. В это время по максимуму уделите себе время, работая именно с областью эмоций.
Устройте себе курс ванн с хорошей солью и эфирным маслом (начните с успокаивающей лаванды, к концу курса перейдите к бодрящему лимону). Пересмотрите любимые новогодние фильмы. Сходите на массаж. И обязательно как следует выспитесь. Этих действий будет достаточно для приведения чувств и реакций в порядок.

А затем переходите к планированию – примерно так, как готовите ребенка к Первому сентября. Вашего внутреннего ребенка тоже нужно замотировать, заинтересовать и дисциплинировать. Составьте планы. Подумайте об одежде. О графике. И непременно включите в планирование мечты и желания, о которых думали в новогоднюю ночь. Так, чтобы теперь предвкушать не праздник и отдых, а насыщенную и интересную жизнь, работу, проекты.

Мы привыкли думать о рутине, как о чем-то неприятном и скучном. И отчасти это оправдано. Но само явление рутины может помочь нам добиться успеха в интересных и вдохновляющих делах. Потому что это замечательный инструмент экономии и распределения энергии.

Но давайте разберемся – а что такое рутина? Это некие привычки, которые не требуют усилий, потому что давно стали автоматическими. Например, чистка зубов, утренний душ или приготовление еды. Работа или, по крайней мере, некоторые ее составляющие, тоже могут стать рутиной.

Этой особенностью восприятия можно воспользоваться в своих целях.

Освоение новых навыков или дел всегда требует от нас энергетических затрат. Рутинные дела же давно стали привычкой. Чем больше повседневных становятся рутиной, тем проще жить, тем больше экономится энергии – и одновременно вы больше успеваете. Если превратить максимум дел в рутину, вы достигнете сразу двух целей. Во-первых, они будут требовать минимум затрат, оставляя возможность осваивать новые навыки, узнавать что-то. А во-вторых, в сложные периоды жизни вам будет сложнее от них отказаться.

Выработка правильных привычек

Мы можем превратить в рутинные дела почти все, что угодно. Это не делается быстро, нужна планомерная и постепенная работа. Но когда у нас получится, новое дело станет привычным – и перестанет требовать усилий. Это относится к спорту, правильному питанию, практикам и обучению, бытовым делам – практически ко всему. Так можно выработать и привычки, ведущие к успеху.

Когда рутина спасает – саботаж и кризис

Такие периоды называются саботажем или кризисом. Это разные состояния, хотя иногда их непросто отличить. Но саботаж – это своего рода локальное сопротивление, а кризис – более глобальное, когда вы вообще запутались и не понимаете, куда идти и что делать. Впрочем, границы этих явлений могут быть размыты.

Так или иначе, в период нехватки энергии практически невозможно осваивать что-то новое. И именно для этого необходимо заранее нарабатывать в себе привычки – привычки к тому, что вы хотите делать в любом случае, даже если вам ничего не хочется в конкретный момент.

Сколько времени нужно, чтобы новое дело стало рутиной?

На выработку привычки уходит до нескольких месяцев. Есть ошибочное мнение, что на это достаточно двадцати одного дня – люди даже носят специальные браслеты, чтобы закрепить намерение, и через три недели полагают, что новая привычка стала им родной.

И в период саботажа и или кризиса это дело, уже превратившееся в привычку, уже не будет брошено.

Как превращать полезные привычки в рутину

Для начала составьте список того, что уже стало для вас рутиной – например, та же чистка зубов или мытье посуды, зарядка по утрам и приготовление завтрака. Это то, чего вы не замечаете.

Вы наверняка сможете перечислить не все – есть такие дела, которые мы делаем совершенно автоматически и уже не отпечатываются в памяти. Это неважно, вспоминайте то, что есть.

Вы можете в то же время обнаружить, что есть дела, которые вроде должны быть привычными, вы делаете их годами, но они до сих пор не превратились в рутину. Например, для многих людей таким делом является уборка или раннее вставание на работу. Выпишите их отдельным списком.

И последний список – новые привычки, которые бы вы хотели закрепить. Возможно, вы только недавно начали заниматься спортом, или еще не начали, но планируете. Или завели дневник благодарностей себе, но заполнили только пару первых страниц.

Что теперь делать с этими тремя списками?

Первый список – это, по сути, список ваших достижений (разумеется, неполный). Похвалите себя за него. Неважно, какие там пункты. Они могут показаться незначительными, но у каждого из них есть цель. Например, зубы вы чистите для того, чтобы они дольше оставались здоровыми, а это ведь важно. Или слушаете музыку по пути на работу, чтобы прийти в бодрое состояние, улучшить настроение – это тоже существенно.

Второй список – это поле для ближайшей работы. То, что вы постоянно делаете эти дела, но они до сих пор не являются рутиной, говорит о том, что вы не понимаете их смысла. Например, вы не можете заставить себя варить себе кашу по утрам каждый день, а делаете это только раз в неделю. Или пишете дневник благодарностей пару раз в месяц. И так далее. Такие дела продолжают требовать энергии каждый раз, когда вы о них вспоминаете.

Для каждого такого висящего дела нужно понять, зачем вообще вы его делаете или пытаетесь делать. Задайте себе этот вопрос – лучше всего в письменной форме, но можно и в уме. Вы можете прийти к неожиданным выводам – например, что каша хотя бы иногда – это уже неплохо, а в остальные дни можно позавтракать и яичницей. Или все-таки поймете, что без каши никак – и понадобятся усилия, чтобы перевести ее приготовление в рутину. И тогда важно сформулировать, зачем она нужна. Если у вас будет четкое обоснование действия, вам легче будет его осуществлять.

Третий список – это задел на будущее. Если во втором списке окажется слишком много всего, за третий, может быть, даже не стоит браться. Если будете одновременно работать во всех сферах жизни, вас может не хватить надолго. Рассчитывайте свои силы. Пусть хоть где-то вы останетесь в зоне комфорта.

Выберите несколько дел и посвятите им некоторое время.

Обоснуйте для себя, почему важно выработать эту привычку
Мотивируйте себя этим обоснованием
Вы также можете мотивировать себя каким-то вознаграждением

Спустя какое-то время вы обнаружите, что некоторые привычки стали для вас легкими: вам больше не нужно заставлять себя им следовать, все получается само собой. Теперь можно работать над следующими. И не забудьте похвалить себя.

И самое главное – когда в период кризиса или саботажа вы обнаружите, что готовы бросить все, кроме самых простых и привычных дел – не переживайте, это совершенно нормально. Именно потому и нужна подготовительная работа. Во время саботажа мы экономим энергию и делаем только то, что не требует слишком больших усилий. И наблюдаем за собой.

Читайте также: