Что следует предпринять для обеспечения нормального хода проекта на финальной стадии

Обновлено: 02.07.2024

Проект — это совокупность операций и работ, которые направлены на достижение одной цели и результата в форме уникального продукта. Для проектной деятельности характерны временные под циклы, имеющие начало и окончание. Жизненный цикл проекта — это основополагающий термин, который помогает принять правильные решения в финансовых, организационных и предпринимательских вопросах.

Что собой представляет жизненный цикл проекта

Проект – это не рутинная производственная деятельность. Он отличается ограниченными сроками исполнения. Понятие ЖЦП особенно распространено в экономике и менеджменте из-за специфики проектов. Жизненный цикл предполагает комплекс последовательных фаз. Их особенности зависят от потребностей компании, особенностей управленческих процессов. Цикл включает в себя различные этапы, которые реализуются в процессе исполнения проекта.

Каковы требования к проектно-сметной документации?

ЖЦП подразделяется на фазы. Это большие промежутки времени, которые выделяются по ряду характеристик. Фазы, в свою очередь, подразделяются на этапы. Точное количество фаз и этапов определить невозможно. Это зависит от особенностей конкретного проекта. Одновременно с этим составляющие цикла отличаются общими признаками. На основании фаз и этапов производится управление проектом.

Начало и окончание

ВАЖНО! Рекомендации по планированию от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Для определения жизненного цикла нужно установить его начало и окончание. Началом исполнения можно считать следующие действия:

Начало финансирования деятельности.
Формирование идеи.
Дату инициирования исполнения запланированных работ.

Рассмотрим признаки завершения проекта:

Ввод объекта, полученного в ходе выполнения проекта, в эксплуатацию.
Исполнение ранее сформированных целей.
Завершение периода окупаемости трат.
Завершение финансирования.
Роспуск команды сотрудников, которые трудились над проектом.
Ликвидация.

Жизненный цикл – это протяженность времени от начала до окончания работ.

Определение понятий

Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:

фаза жизненного цикла;
веха;
стадия;
этап;
процесс управления.

Состав отличительных качеств базовых понятий проектирования

Фазам проектной реализации посвящена статья на тему жизненного цикла проектной задачи. Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.

Вариант разбиения проекта на фазы с позиции перехода ответственности от PM

Вариант разбиения проекта на фазы с позиции ЖЦ проекта

Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:

представляют собой последовательность работ;
связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.

Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта. Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.

Фазы жизненного цикла

Фазы зависят от особенностей проекта. Рассмотрим фазы инвестиционного проекта:

Подготовка. В этой фазе проводятся исследования, подбирается наилучший вариант проекта. Ведутся переговоры с контрагентами.
Инвестирование. В этой фазе продаются акции или прочие финансовые инструменты. Компания получает средства для реализации идеи.
Проект начинает эксплуатироваться в соответствии с планом.
Постинвестиционное исследование, предполагающее анализ эффективности деятельности.

В большинстве проектов реализуется именно 4 фазы. Однако могут быть и двухфазные, и трехфазные проекты.

Сущность жизненного цикла проекта

Проект описывает модель ситуации и план по её улучшению, а также совокупность методов для воплощения. Проектная деятельность включает в себя замысел, управленческий персонал, материальную базу, определение цели, необходимые результаты и т. д. Она объединяет несколько видов занятий, общими признаками которых являются:

получение уникальных результатов;
координация взаимосвязанных работ;
ограниченность по времени с формированием определённой даты начала и конца.

Проект работает в среде, которая включает жизненные внешние и внутренние компоненты, а также учитывает политические, социально-культурные, организационные, правовые и подобные факторы. Реализация осуществляется с помощью руководителя, менеджерского состава, команды и других лиц, которые выполняют задачи, касающиеся рабочих процессов.

Определение ЖЦП

Понятие жизненного цикла для запланированного проекта весьма распространено в современном мире. Любое органическое явление, будь то живое существо, реальный бизнес или планета, подчиняется принципам жизненного цикла.

Под этим циклом понимают комплекс и последовательность определённых под циклов, которые преодолевает любой проект в процессе жизни. Другими словами, это временной интервал между стартом и ликвидацией. Для любого проекта, кроме цикла существования, есть ещё два цикла — до рождения и после завершения. Цикл играет важную жизненную роль по следующим причинам:

чёткое определение даты начала и завершения;
разбиение процесса на более детализированные фазы;
установление конкретного количества задействованного рабочего и административного персонала, а также количества необходимых ресурсов;
контроль.

Для бизнесменов начало проектной деятельности предполагает вложение денежных ресурсов для реализации задуманного дела. Старт и окончание проекта обычно подтверждается официальными документами.

Жизненные стадии и их особенности

Каждый проект принято развивать на под циклы, которые подразделяются на ещё более мелкие. Под фазой понимают структурный компонент. Каждое её окончание означает достижение каких-либо значимых результатов. Совокупность фаз характеризуют ЖЦ.

Общепринятой классификации числа фаз и стадий жизненного цикла для проекта не существует. Их последовательность зависит от направленности деятельности, опыта участников и условий реализации. Деление жизненных стадий может быть самым разнообразным, главное, чтобы оно учитывало достижение контрольных точек или вех, в ходе чего менеджер получает сведения и оценивает перспективы развития. Основные фазы ЖЦП:

Инициация. Предполагает различные мероприятия, которые касаются маркетинговых исследований, работы с тендерами и прочие действия до заключения договора с заказчиком. Составляется план, подготавливается базовая документация.
Планирование. На этой жизненной стадии менеджер нанимает персонал и составляет для проекта базовый план.
Исполнение. Когда базовый план вступает в силу, начинается процесс исполнения. Момент его окончания наступает, когда все условия договора выполнены, и отсутствуют претензии между заказчиком и исполнителем.
Завершение. Характеризуется сбором окончательных сведений, решением вопросов между руководством и персоналом.

Жизненные стадии проекта считается успешными, если он выполнен без задержек, при этом сохранен лимит бюджета, отсутствует перерасход средств, и достигнуты поставленные цели. Существуют следующие под циклы жизненного цикла проекта:

Концептуальная. Проект представлен в виде замысла, а работы лишь инициируются. Первичная идея подвергается пристальному анализу относительно затрат и предполагаемой прибыли. Проектный менеджер устанавливает задачи и цели, формирует команду, которая проведёт работы по инициации замысла. Ему надлежит найти финисточники, за счёт которых проект будет осуществляться. Значимость начальной жизненной стадии трудно переоценить, поскольку без тщательной аналитики, результаты станут неполноценными или вовсе не подходящими.
Планирование. Жизненный план создаётся и утверждается руководящей проектом группой, согласно перечню последовательных задач, в интересах конечных целей. Этот под цикл жизненного цикла организует стратегию проекта, подсчитывает прибыльность и возможные потери. Затем проводится сверка с менеджмент-планом и вносятся соответствующие корректировки. Без планирования менеджеру не удастся организовать деятельность согласованным образом.
Реализация. После утверждения положения вступают в силу. Контроль ложится на менеджеров посредством сбора и оценки данных о текущей сделанной работе. Затем цифры сверяются с целевыми, в ходе чего несоответствия исключаются. Однако следует учитывать, что полностью расхождения не устраняются. Есть критерий допустимых отклонений, которые незначительно влияют на ожидаемый результат. В случае выявления критических жизненных отклонений необходимо выделить дополнительные ресурсы и средства для их устранения.
Окончание. Проект считается оконченным, когда будут достигнуты поставленные цели. Это может случиться и раньше установленных сроков. Важной частью этого этапа является составление заключительной отчётности.

Перечисленная классификация — это лишь пример. Точный перечень этапов жизненных циклов различаются в зависимости от отраслевого направления.

Как могут выглядеть циклы

Так, для стройкомпании, циклы могут выглядеть, как:

Прединвестиционная фаза. Менеджер анализирует топографику местности, создаёт инвестиционный проект и согласует с руководством. Разрабатывается предварительный план, анализируются риски и жизнеспособность проектной деятельности. Создаётся смета проекта, утверждается основная документация. В период этого жизненного цикла приобретается земля и приходит получение на разрешение осуществления строительной деятельности.
Строительная фаза. Подписываются контракты, и осуществляются монтажные работы. Основная фаза ЖЦП включает план строительства и оплату работы подрядчиков. Менеджеру важно тщательно контролировать работу персонала, чтобы закончить строительную фазу в установленные сроки.
Эксплуатационная фаза. Включает ввод стройобъекта в эксплуатацию, согласно спецификациям.
Завершение.

Жизненные стадии строительной компании, как правило, состоит из 4 этапов. В исключительных случаях возможно разделение на большее количество фаз.

Организация контрольных мероприятий циклов

Главную роль в управлении жизненными циклами играет процесс контроля. Он осуществляется не только руководителем, но и проектным менеджером. Правильная система контроля основана на следующих принципах:

Установление чёткого жизненного плана. Контрольные моменты предполагают сравнение фактических показателей с плановыми. Менеджер может корректировать план проекта, однако ему не следует менять его часто, чтобы не утратить эффективность контроля.
Создание организованной системы по отчётности. Отчёты содержат сведения о текущем состоянии цикла проекта. Также сравниваются целевые и реальные показатели, а результат фиксируется в отчёте. Руководителю необходимо чётко установить сроки его сдачи, чтобы обсудить рабочие моменты жизненных циклов на коллегиальном уровне.
Формирование комплекса анализа реальных цифр. Если менеджер обнаружил отклонения реальных показателей от запланированных, то оценивается степень их серьёзности. Выделяют допуски, незначительно влияющие на работу. Однако следует обратить внимание на серьёзные отступления, которые способны привести к нежелательным последствиям. Обычно жизненный конкретный цикл анализируется с помощью двух компонентов — сроков и затрат. Например, одни задачи требуют слишком много времени, а другие нуждаются в значительном количестве средств.
Разработка системы анализа наметившихся тенденций. Менеджерам необходимо осуществлять прогноз возможных рисков и их последствий в процессе деятельности.
Формирование системы реагирования. Заключительным этапом контрольных работ является ликвидация имеющихся отклонений. Когда нежелательные факторы устранить не удаётся, то проект редактируется.

Следует контролировать действия работников на каждой жизненной стадии. Отклонения, выявленные на ранних циклах, позволят избежать серьёзных недочётов в будущем.

Роль жизненных этапов для проекта сложно переоценить. От того, насколько тщательно организован и детализирован этот процесс по всем стадиям, зависит его судьба. Многие руководители осознают необходимость качественного проектного управления и перспективы использования этой технологии.

В жизненном цикле проекта выделяют пять этапов управления проектом: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. При работе над сложными проектами команда может ориентироваться на эти этапы как на дорожную карту.

Познакомьтесь с Софией. Она возглавляет команду HR-специалистов в своей компании. Вместе им предстоит работа над очень крупным проектом по пересмотру всего процесса адаптации новых сотрудников.

Большинство из нас (как и София) представляют два этапа, когда думают о работе над проектом: начать проект и закончить его.

На самом деле речь идет о гораздо большем. Представьте, что вы печете торт. Нельзя наугад взять ингредиенты, свалить их в кучу и сразу получить отменный и вкусный глазированный десерт. Нужно потрудиться, чтобы закупить продукты, подготовить их и смешать. Кроме того, в процессе придется то и дело пробовать результат на вкус.

От начала и до конца вы делаете множество шагов. Это и есть этапы управления проектом. Изучив их, вы сможете точнее планировать задачи, реалистичнее оценивать сроки и подходить к работе над проектом более стратегически и организованно.

Продолжим рассказ о Софии и ее команде и на их примере посмотрим, что такое типичный жизненный цикл проекта и каковы его этапы.

Что такое жизненный цикл проекта?

Понимание жизненного цикла управления проектами позволяет команде действовать не наугад, хватаясь за первые попавшиеся задачи, а следующим образом.

Работать над проектом стратегически и организованно.
Отслеживать ход работы и статус.
Быстрее завершать проекты благодаря точным планам, сводя к минимуму непредвиденные препятствия.

Сложите эти преимущества, и вы получите главное из них: команды смогут быстрее выполнять успешные проекты.

По данным Института управления проектами (PMI), из каждого инвестированного миллиарда долларов 122 $ миллиона теряются вследствие низкой эффективности выполнения проектов.

Если использовать концепцию жизненного цикла проекта и ее преимущества, не придется впустую тратить деньги на проекты, которые не соответствуют изначальным целям.

Кажется, все ясно. У подхода на основе жизненного цикла много достоинств. Какие же этапы необходимо пройти проекту?

Согласно своду знаний по управлению проектами (PMBOK) выделяют пять четких этапов жизненного цикла управления проектом:

Инициация
Планирование
Выполнение
Мониторинг
Завершение

Итак, вы получили общее представление о теме. Давайте углубимся в детали.

Пять этапов жизненного цикла управления проектом

Этапы следуют друг за другом, как буквы алфавита. Чтобы воспользоваться преимуществами подхода к управлению проектом на основе жизненного цикла, нужно действовать последовательно.

Этап 1. Инициация проекта

Процесс адаптации новых сотрудников давно необходимо было преобразовать. София и команда хотят поскорее взяться за дело. Думаете, на первом этапе нужно составить план и обозначить сроки? Не спешите.

Первый этап жизненного цикла проекта — не планирование, а инициация.

На этом этапе проект пока не подтвержден. София и ее команда должны рассмотреть его в общих чертах и оценить перспективу. Прежде всего нужно понять, стоит ли за него браться. Для этого необходимо определить следующее.

Бизнес-сценарий проекта.
Выгода от его выполнения (какой общей бизнес-цели он служит).
Основные продукты поставки.
Критерии успешного проекта.

София и команда определили эти пункты следующим образом.

Бизнес-сценарий. Компания Софии испытывала проблемы с текучкой кадров. Большинство новичков покидали компанию, не проработав и года.
Выгода. Пересмотренный процесс адаптации будет более прозрачным, улучшит качество коммуникации, повысит заинтересованность сотрудников в первые месяцы работы в компании, благодаря чему они, как ожидается, захотят остаться надолго.
Ожидаемые результаты. Команде HR нужна задокументированная процедура, которой можно следовать и которой можно управлять. Кроме того, новым сотрудникам нужен интерактивный дашбоард для работы в первые недели на должности.
Показатели успеха. 15-процентный прирост коэффициента сохранения кадров к концу четвертого квартала и положительная обратная связь не менее чем от 85 % новых сотрудников.

Все эти аспекты можно отразить на карте проекта. Команда Софии может периодически смотреть на нее, чтобы помнить о месте проекта в общей картине.

Когда команда проанализировала указанные факторы, пришло время спросить себя, осуществим ли проект и стоит ли за него браться.

Если да, команда должна получить подтверждение проекта (если необходимо) и перейти к следующему этапу. Если нет? Не стоит беспокоиться. Команде просто следует начать сначала и подумать над другими способами решения проблемы. В этом случае полезно использовать шаблон карты проекта.

Этап 2. Планирование проекта

София обдумала проект в общих чертах, и пришло время подробностей. На этом этапе ей нужно вместе с командой обсудить конкретный план действий по реализации проекта.

Даже если вам не терпится приступить к работе, не экономьте время в ущерб качеству на этапе планирования. Эффективное планирование позволяет предотвратить многие основные причины провала проекта. В их числе неадекватное видение перспективы и цель, плохо налаженная коммуникация и неточность оценок.

Ради хорошего плана придется потрудиться и потратить время, поэтому заложите достаточно времени на старте проекта.

На этом этапе София и команда ответят для себя на следующие вопросы.

Какова цель проекта?
Каковы ключевые показатели эффективности (KPI)?
Какова область проекта?
Каков бюджет?
Каковы риски?
Кто из команды будет задействован?
Какие задачи будут стоять?
Какие контрольные точки нужно пройти?

Цель проекта лучше всего определять, используя систему постановки целей SMART. Система основана на принципах конкретности, измеримости, достижимости, уместности и временных рамок.

С помощью этой системы София и команда определили следующую цель своего проекта по адаптации сотрудников.

Создать новый процесс адаптации, позволяющий обучать новичков и повысить коэффициент сохранения кадров на 15 %. Новую программу нужно запустить к 25 января 2021 г.

Теперь София и команда знают, к чему стремиться. Но одних только желания и надежды мало для достижения цели. Команде нужно понять, какая именно работа их ждет.

В этом им поможет структура распределения работ (WBS). Проект разбивается на задания и отображается в графическом виде. Каждое задание является действием, которое видят все участники проекта. В нашем примере София и команда выделили следующие задания.

Опросить существующих сотрудников насчет текущего процесса адаптации.
Узнать пожелания менеджеров о том, что можно включить в процесс.
Создать общий процесс адаптации (90-дневный план).
Записать обучающие видеоролики для дашбоарда сотрудников, чтобы сделать процесс предельно ясным.
Создать цифровой дашбоард для сотрудников.
Создать портал, куда новые сотрудники могут обращаться за помощью.
Составить процедуры и контрольные списки для процесса адаптации.
Опубликовать видеоролики и документы на дашбоарде.

Когда участники команды увидят, что требуется для проекта, им будет проще понять, сколько времени и ресурсов понадобится и с чего начать.

Кроме того, они определят основных действующих лиц (в нашем случае это команда HR, веб-разработчиков, графический дизайнер и команда по контенту), а также зависимости в заданиях и ресурсах. Зависимостью является любой аспект проекта, обусловленный другим аспектом.

Вот пример зависимости заданий: нельзя опубликовать материалы на дашбоарде сотрудников, пока нет дашбоарда. Для выполнения одного задания необходимо завершить другое. Или команда веб-разработчиков не может подключиться к проекту, пока не обновит дизайн сайта компании. Необходимый ресурс недоступен по первому требованию, поскольку зависит от других задач.

Теперь команда Софии учитывает зависимости и определяет разумный порядок выполнения заданий проекта, а также сроки выполнения каждого действия в индивидуальных списках задач.

Результат их работы и есть готовый план проекта. Задокументируйте план и опубликуйте там, куда есть доступ у всей команды (отлично подойдет Confluence).

Этап 3. Выполнение проекта

На этот этап приходится основной объем работы.

Команда Софии выполнит все назначенные задания проекта. Участники будут составлять процедуры, записывать видеоролики, разговаривать с сотрудниками и т. д.

В ходе планомерного продвижения по списку задач проекта команда одновременно столкнется со следующим этапом.

Этап 4. Мониторинг проекта

Вернемся к примеру с тортом. Можно ли испечь великолепный торт, всего один раз взглянув на рецепт? Пожалуй, нет.

Скорее всего, вы сверяетесь с рецептом, когда разбиваете яйца и замешиваете масло, чтобы сделать все правильно. Каждые пять минут вы заглядываете в духовку и следите, чтобы не подгорела верхушка коржа. Вы очень внимательны во время готовки.

Работа над проектом идет примерно так же. Это и есть этап мониторинга, параллельный этапу выполнения. София будет регулярно оценивать проект, чтобы убедиться в следующем.

Соблюдаются сроки.
Команда не выполняет лишней работы.
Расходы остаются в рамках бюджета.
Все действия ведут к изначальной цели (при непосредственном исполнении можно потерять из виду общую картину и не увидеть леса за деревьями).

Если использовать ПО для управления проектами, мониторинг станет проще. Процессы будут нагляднее, а вся информация и обсуждения, связанные с проектом, будут храниться централизованно.

Кроме того, стоит регулярно проводить планерки, чтобы держать в курсе всех участников команды. Шаблон протокола еженедельного собрания упростит фиксацию обсуждаемых тем, принятых решений и действий, определенных по итогу собрания.

Если София заметит отклонение от плана, она сможет скорректировать направление по ходу работы или изменить изначальный план проекта согласно новым обстоятельствам.

Этап 5. Завершение проекта

Команда справилась! Внедрен новый улучшенный процесс адаптации новых сотрудников. Команда готова отпраздновать победу совместным чаепитием и навсегда попрощаться с проектом.

Но прежде чем сделать новую отметку в списке побед, необходимо пройти этап завершения, чтобы доработать любые шероховатости. Нужно сделать следующее.

Провести ретроспективу, чтобы обсудить успешно выполненные задания и аспекты, в которых возможны улучшения.
Подготовить итоговый отчет по проекту и при необходимости показать заинтересованным сторонам.
Сохранить всю документацию по проекту в надежном месте и свободном доступе для дальнейшего использования (чтобы структурировать и централизованно хранить данные, снова как нельзя лучше подойдет Confluence).

Усердная работа над проектом заслуживает хорошего завершения. Все задания выполнены и остались позади, однако важно подвести итог, чтобы закончить этот проект и настроиться на успех следующих.

Польза ПО для управления проектами

Возможно, вы думаете, что такое ПО — неплохое, но необязательное приобретение. Подумайте хорошенько. ПО для управления проектами повышает шансы на успех и снижает уровень напряжения. 77 % самых эффективных проектов управляются с помощью такого ПО.

В чем плюсы ПО для управления жизненным циклом проекта? ПО дает следующие преимущества.

Повышает прозрачность и наглядность, поскольку вся команда может отслеживать этапы жизненного цикла.
Позволяет прояснить роли и обязанности, поэтому каждый сотрудник знает, что должен делать.
Упрощает практическую работу по выполнению плана благодаря назначению заданий, владельцев и не только.
Сокращает неточности, поскольку каждый знает, как найти нужную информацию.
Обеспечивает обновление информации в режиме реального времени, так что задействованная информация всегда актуальна.

Не пытайтесь управлять жизненным циклом проекта с помощью бесконечных электронных переписок, бессистемной документации и запутанных таблиц. Используйте ПО для управления проектами, например Jira, чтобы действовать стратегически и организованно на всем пути — от озарившей вас идеи до запуска продукта.

Больше успешных проектов

Только начав проект, невозможно во мгновение ока выйти на финишную прямую. Управление проектами позволяет действовать стратегически и пройти различные этапы выполнения проекта.

Действуйте поэтапно, как София и ее команда, и вы скоро сможете поздравить друг друга с очередной победой. Пригласите коллег на чай, чтобы отпраздновать новый успех (непременно с тортом).

На этапе планирования при работе над проектом приходится много рассуждать и трудиться. Упростите этот этап с помощью шаблонов плана проекта.

Все, что окружает нас в современном бизнес пространстве, — компании, предприятия, заведения, мероприятия, новые услуги, предложения, сервисы и т. д. — начиналось с хорошего проекта, грамотно реализуемого на протяжении всех стадий его реализации, объединенных в жизненный цикл проекта.

Начало и окончание проекта

Если в начале проекта требуется обозначить главные идеи и цели предстоящей работы, то в завершении делом первостепенной важности будет анализ результатов и выявление соответствия достигнутых показателей задачам, поставленным на старте. Если при анализе окажется, что желаемые цели не реализованы минимум на 85% и для этого нет серьезных причин, то проект можно считать провальным.

На стадии запуска всегда проводится тщательная исследовательская и аналитическая работа, примеряются различные стратегии и рассматриваются варианты развития событий. Очевидно, что, при неудовлетворительных результатах, были упущения в процессе реализации проекта. К сожалению, объективно понять и выявить большую часть недочетов можно лишь на завершающей стадии. Поэтому очень важно контролировать ход проекта и оценивать его дальнейшие перспективы с самой первой стадии реализации.

Понятие жизненного цикла проекта

Обычно выделяют четыре стадии жизненного цикла проекта:

Инициация,
Планирование,
Выполнение и контроль,
Завершение.

В большинстве случаев они идут друг за другом по стандартной схеме от Инициации до Завершения. Но бывают ситуации, когда руководство проектом меняет очередность стадий или принимает решение вернуться на шаг назад для устранения недочетов.

Трактовка ЖЦП в стандарте PMI

Международный институт управления проектами PMI занимается серьезными исследованиями в области повышения эффективности проектов на всех стадиях жизненного цикла.

Жизненный цикл проекта по стандарту PMI – это набор последовательных и иногда перекрывающихся фаз.

В PMBoK (руководстве к своду знаний по управлению проектами, разработанном PMI) выделяются 44 главных процесса, происходящих при управлении проектами. Эти процессы разделены на пять основных групп:

инициация — для определения и авторизации проекта;
планирование — для определения и уточнения целей, планирования действий по достижению этих целей;
исполнение — для объединения трудовых и других ресурсов для выполнения плана;
мониторинг и управление — для регулярной оценки эффективности проекта, обнаружения отклонений и корректировки действий;
завершение — для формализации приемки результата проекта, подведения итогов.

Что дает определение жизненного цикла проекта

Определение жизненного цикла проекта — это та часть теории, без которой немыслима практика. Как правило, в реализации проекта задействовано некоторое количество людей. Часто, команда строится из менеджеров и множества исполнителей. Нет сомнений в том, что на руководстве лежит сверх ответственность за результаты воплощения проектных планов в жизнь, поэтому у этих людей всегда присутствует четкое понимание происходящих процессов. Однако, исполнители младших звеньев порой не погружаются в основную суть проделываемой ими работы, а это может негативно повлиять на качество исполнения.

Фазы жизненного цикла проекта

Фаза 1. Инициация

Инициация — важнейший этап. На нем закладывается основа всей предстоящей работы. И от того, как будет проходить выполнение фазы инициации, будут зависеть процессы реализации проекта и их итоги.

Эта фаза не подразумевает принятие решения о старте воплощения новой бизнес-идеи. Такое решение было принято ранее. Тем не менее необходимо обосновать целесообразность этого и прозондировать почву на предмет внезапных препятствий и возникновение возможных негативных ситуаций.

Прежде всего, приступая к инициации, следует обозначить цели, задачи и сроки. Специалисты рекомендуют составить устав проекта, где прописать основные пункты, которые нужно держать во внимании в течение всего времени реализации. Среди всей информации необходимо выделить пользу данного проекта для компании, бизнеса или общества. Этот пункт лучше сопроводить конкретными данными, статистикой и прогнозами в цифрах.

Фаза 2. Планирование

На стадии планирования занимаются сроками проекта, но, в отличие от предыдущей фазы, более детально. Например, прописывают, за какой период, какие задачи и в какой последовательности нужно решить.

Помимо сроков, идет распределение ролей, компетенций и обязанностей. Кроме того, составляются сметы, рассчитывается бюджет. И самое главное — руководство коллективно решает, какие средства, технические и материальные, потребуется привлечь.

Обычно все вопросы, связанные с планированием, решаются за несколько коллективных совещаний. Это происходит при условии, что на стадии инициации были собраны объективные данные, и проведена тщательная исследовательская работа. Демонстративный пример тому, что каждый добросовестно отработанный этап положительно влияет на последующий.

Фаза 3. Выполнение и контроль

Исполнение — самый трудоемкий и ответственный этап. Во-первых, начало этой фазы означает запуск всей спланированной ранее работы. Цели поставлены, задачи обозначены, роли распределены. Во-вторых, исполнительные работники приступают к труду, а контролирующие сотрудники следят за тем, чтобы дело шло строго по намеченному пути.

Есть вероятность, что на данном этапе будут выявляться недочеты и накладки. Это нормальное явление, так как на практике многие ситуации оцениваются гораздо объективнее, нежели на бумаге. Важно обратиться к этапу планирования и грамотно внести изменения, не касаясь основных целей проекта. В таких нюансах менеджеры демонстрируют свои управленческие таланты во всей красе. Другими словами, одно правильное решение руководителя может заставить любой неблагоприятный момент сыграть положительно на ход воплощения задач.

Контроль осуществляется группой управляющих или одним, специально поставленным для этой функции, человеком. Тем не менее, отчеты изучаются коллективно на организационных собраниях.

Специалисты в области управления проектами советуют контролировать не только работу подчиненных и выполнение поставленных задач, но также и разумное распределение ресурсов. Так, по данным исследований института mpi 21% начинаний терпят крах по причине нецелесообразного пользования ресурсами.

Фаза 4. Завершение

Проект считается завершенным, когда цели достигнуты. Если проект пришлось свернуть, при том что не было выполнено и половины задач, то его считают не состоявшимся.

В стадии завершения происходит подробная аналитика результатов. После этого, в случае полной удовлетворенности проделанной работой, завершенный проект может получить продолжение. Например, он может быть растиражирован в формате франшизы.

Пример жизненного цикла инновационного проекта

Инновационным проектом считается тот проект, который оправдывает свою деятельность в конечном итоге в техническом, экономическом, правовом и организационном плане.

Чтобы понять жизненный цикл инновационного проекта рассмотрим пример введения в сфере здравоохранения электронной записи на прием к докторам.

Введение электронной записи гарантировано снижает расходы на оплату административного персонала. Кроме того, это избавляет медицинские учреждения от лишней технической нагрузки и поднимает сферу обслуживания в поликлиниках на новый уровень.

Для того, чтобы создать такой продукт, как электронная запись в медучреждениях, нужно создать проект, запустить его и провести через полноценный жизненный цикл.

На стадии Инициация проходит изучение технической базы в учреждениях, совершенствование ее. Далее специалисты в области IT предлагают различные варианты сервисов электронной записи. Социологические исследования выявляют общий уровень населения владения персональным компьютером.

На стадии Планирование закладывается бюджет, происходит поиск специалистов, управленцев и исполнителей. Точно также планируются работы и все необходимые ресурсы.

Когда стартует фаза Исполнение, программисты приступают к написанию программ, адаптации оборудования. Веб-дизайнеры совместно с социологами и психологами разрабатывают интерфейс сайта для записи. Пиарщики в свою очередь, продвигают преимущества пользования электронной записью в массы. Запись начинает работать в тестовом режиме наряду с традиционной записью по телефону.

После этого происходит анализ результатов. Кроме того, соцопросы выявляют мнения пользователей.

И в завершающей стадии проект признают успешным, запускают его на постоянной основе и он живет своей жизнью, радуя пользователей по всей стране.

Пример жизненного цикла инвестиционного проекта

В инвестиционных проектах действует основной закон: чем дольше длится процесс эксплуатации инвестиций, тем выше его эффективность.

В жизненном цикле инвестиционного проекта выделяют 4 стадии:

прединвестиционная;
инвестиционная;
эксплуатационная;
ликвидационная.

В 1-й фазе проводится анализ и обоснование бизнес-идеи. Решаются вопросы о средствах реализации, об обеспечении ресурсами. Кроме того, проводятся экспертизы проектной документации и составление различных планов.

Во 2-й фазе инвесторы принимают активное материальное и интеллектуальное участие. Идет закупка оборудования, наем персонала, прорабатываются технологии. Если это инвестиции в ресторан, то составляется концепция заведения. Если строится многоэтажный дом, то утверждаются проекты.

В 3-й фазе, начинается работа (строительство или открытие заведения). Инвесторы контролируют производство, продажи и доходы.

4-я фаза завершает проект. В ней важно грамотно все поделить, реализовать оборудование и законно завершить существование предприятия.

Модели жизненного цикла

Несмотря на то, что жизненный цикл проекта проходит стандартные этапы, его существование может протекать по модели разного типа.

Итеративный подход заключается в постоянном анализе результатов и показателей на каждом шаге реализации проекта. Такой подход минимизирует провал, но повышает затраты на реализацию.

Спиральная модель Боэма характеризуется внесением поправок и новшеств на каждом этапе решения задач.

Инкрементный метод применяется в случае огромных объемов работ. Большое количество задач делят на маленькие группы и решают их друг за другом.

Самый распространенный метод — семиотический. Он представляет собой тщательное изучение смысловой структуры и логики проекта. Каждый шаг рассматривают с точки зрения выгоды и целесообразности.

Почему нужно обязательно выбрать мдель жизненного цикла проекта? Это значительно облегчает работу над его реализацией. Вырисовывается определенная схема действий и повышается эффективность труда команды.

Структура жизненного цикла

Структура ЖЦП — это взаимодействие и иерархия между составляющими проекта. Для облегчения управления проектом его делят на несколько элементов. Элементами могут быть компоненты продукции, этапы жизненного цикла, элементы организационной структуры.

Какие задачи решает структуризация:

определение комплексов работ проекта;
переход от сложных целей к простым;
распределение обязанностей и нагрузки;
точная оценка временных и материальных затрат;
более эффективное и тщательное управление;
понятная и прозрачная отчетность.

Существует несколько видов структур:

по функциональному принципу;
на основе структуризации продукции;
комбинированная структура.

При организации структуры проекта используют матрицу ответственности. Эта система позволяет идеально распределять обязанности.

Особенности организации системы контроля

Контроль — это периодический процесс обработки информации. Тщательный контроль в ходе выполнения проекта помогает вовремя обнаружить слабые места и избежать фатальных ошибок. При этом важно вести структуризированный учет исполнения. Его рекомендуется формировать с четкой периодичностью.

Существует 3 вида контроля над проектом:

предварительный;
текущий;
заключительный.

По мере реализации проекта управляющие обязаны постоянно контролировать ход работ. Менеджер должен владеть актуальными данными и сравнивать их с плановыми показателями. На основе отклонений от прогнозируемых показателей специалист принимает решения по выполнению мер для приведения текущих показателей в норму.

Кроме данных менеджер берет под контроль:

выбор поставщиков;
заключение контрактов с подрядчиками;
развитие команды;
распределение временных и материальных ресурсов.

Одним из самых популярных приемов осуществления эффективного контроля является метод освоенного объема. Применяя его, управляющие оценивают не степень готовности проекта, а остатки непотраченных ресурсов. По итогу применения такого метода получают 4 показателя: плановый объем, освоенный объем, фактическая стоимость выполненных работ и бюджет для завершения проекта.

На основе этих числовых данных аналитики строят график и прогнозируют дальнейшее развитие событий.

Безусловно, расчеты показателей очень важны, однако без фактического визуального контроля процессов проект не сможет быть успешным. Поэтому управляющей команде следует успевать по всем фронтам.