Что относится к кадровому обеспечению информационных систем

Обновлено: 28.06.2024

Деятельность специалистов в настоящее время ориентирована на использование развитых информационных технологий. Организация и реализация функций специалистов на предприятиях и в организациях требует радикального изменения как самой технологии, так и технических средств обработки информации. Информационные технологии все более превращаются из систем автоматической переработки входной информации в средства накопления, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных экономических решений. В этих условиях наиболее важно ориентировать современные информационные технологии на конечного пользователя-специалиста. Разработать рациональные организационные формы использования средств вычислительной техники на рабочих местах в организациях, учреждениях и на предприятиях.

При этом любая форма организации технических и программных средств должна строиться в соответствии с принципами, представленными на рис. 4.1.

Принцип системности предполагает, что организационная форма использования вычислительной техники является системой, структура которой определяется ее функциональным назначением.
Принцип гибкости (открытости) означает приспосабливаемость системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации всех элементов.
Принцип устойчивости заключается в том, что система организации вычислительной техники должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстанавливаема.
Принцип эффективности организационной формы использования вычислительной техники на предприятиях предполагает улучшение экономических показателей управляемого объекта, которое достигается за счет повышения качества управления.

Тенденция к усилению децентрализации управления и решения функциональных задач на местах специалистов влечет за собой распределенную обработку информации с децентрализацией применения средств вычислительной техники и совершенствования автоматизированных рабочих мест ( АРМ ) специалистов с использованием соответствующего пользовательского интерфейса. При этом кроме автоматизации конкретных функций специалиста важна и организация электронного офиса, который позволяет автоматизировать офисную деятельность и организовать информационную связь между специалистами.

4.1. Автоматизированное рабочее место

В современных информационных технологиях широко используются автоматизированные рабочие места ( АРМ ). Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, специалист же выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняет значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления. На практике для каждой группы работников управления такие функции регламентируются должностными инструкциями, положениями, законодательными актами и др.

Создание АРМ обеспечивает:

доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации;
простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;
компактность размещения, высокую надежность, сравнительно простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации;
информационно-справочное обслуживание пользователя;
развитый диалог с пользователем и предоставление ему сервисных услуг;
максимальное использование ресурсов системы;
возможность ведения локальных и распределенных баз данных;
наличие документации по эксплуатации и сопровождению;
совместимость с другими системами.

Автоматизированные рабочие места можно классифицировать по нескольким признакам, представленным на рис. 4.2.

По технической базе, на основе которой строится АРМ , выделяют следующие виды автоматизированных рабочих мест:

АРМ, построенные на базе больших универсальных ЭВМ. Они обеспечивают специалистам организационно-экономического управления возможность работать с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами профессионалов в области вычислительной техники - работников собственного информационно-вычислительного средства.

необходимость иметь в организации специальное подразделение по техническому и программному обеспечению вычислительных средств;
недостаточная гибкость программных средств;
жесткие требования технических средств к операционной системе;
высокая стоимость машинных ресурсов;

слабая ориентация вычислительной системы на пользователя-непрограммиста и др.

АРМ, построенные на базе малых ЭВМ. Они несколько снижают стоимостные затраты на организацию и эксплуатацию АРМ, но сохраняют большинство недостатков, присущих АРМ, построенным на базе больших ЭВМ.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров. Это наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места в современных информационных технологиях. В этом случае АРМ рассматривается как система, в которой пользователь сам непосредственно выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.

сравнительно низкая стоимость;
невысокая потребляемая мощность;
относительная простота обслуживания;
использование простых языков общения с ПК;
возможность подключения к ЛВС (локальной вычислительной сети) и к широкомасштабной вычислительной сети;
возможность пользования информационными ресурсами из АБД;
повышение оперативности и качества информации;
освобождение персонала от рутинных работ;
сокращение численности служащих и т. д.

По специализации можно выделить следующие виды автоматизированных рабочих мест:

АРМ руководителя предназначено для выполнения функций оперативного управления и функций принятия решений. Автоматизированное рабочее место руководителя позволяет:
- принимать решения с максимальной адаптацией к конкретным ситуациям;
- получать отчеты требуемой формы по всей информации, находящейся в автоматизированной корпоративной базе;
- обеспечить руководителю или его непосредственным помощникам оперативность и скорость поиска нужной информации;
обеспечить оперативную связь с другими источниками информации в пределах организационной структуры и с внешней средой и т. д.
- работа с персональными базами данных и базами данных организации;
- обеспечение коммуникационного диалога с дополнительными источниками информации;
- моделирование анализируемых процессов с учетом накопленного опыта;
многофункциональность и гибкость системы.
- ввод информации;
- ведение картотек и архивов;
- обработка входящей и исходящей документации;
- контроль ежедневного личного плана руководителя и т. д.
Функционирование любого типа АРМ требует различных видов обеспечения, представленных на рис. 4.3.

1. Техническое обеспечение АРМ - это обоснованный выбор комплекса технических средств для оснащения рабочего места специалиста.

Основу технического обеспечения АРМ составляют персональные компьютеры различных мощностей и типов с широким набором периферийных устройств.

Если ПК используется в качестве АРМ небольшой ЛВС , на котором централизованно хранится вся информация , необходимая для работы специалиста, объем обрабатываемой информации невелик. Скорость работы при этом определяется не быстродействием ПК, а скоростью диалога пользователя и компьютера. В данном случае вполне приемлемо использование ПК с относительно невысоким быстродействием и необходимым объемом оперативной памяти.

В случае, если ПК используется для регулярной подготовки объемных документов, решения сложных функциональных задач, требующих большой информационной поддержки, необходима установка мощных ПК с высоким быстродействием и большим объемом памяти.

2. Информационное обеспечение АРМ - это информационные базы данных , используемые на рабочем месте пользователя.

Информационная база АРМ должна удовлетворять следующим требованиям:
- представлять полную, достоверную и своевременную информацию для решения профессиональных задач пользователя с минимальными затратами на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;
- способствовать осуществлению диалога пользователя с ПК, предусмотрев для этого необходимые средства и методы;
- сохранять адекватность содержания внешней (документной) и внутренней (на магнитных носителях прямого доступа) форм хранения информации в разрезе тех объектов, с которыми работает исполнитель;
- обеспечивать простоту доступа к любой информации, защиту от несанкционированного доступа к тем или иным данным и высокую производительность в работе с данными;
- информационная база должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.
АРМ для разных категорий работников отличаются видами предоставления данных (для руководителей, управленцев среднего звена, специалистов нижнего звена):

Пользователи АРМ могут быть разделены на две группы в зависимости от периода получения данных:

В связи с этим для пользователей АРМ первой группы обеспечивается интерактивный режим работы с информационными базами, для пользователей второй группы он необязателен.

3. Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих и производственных процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т. д.). Техническая документация по математическому обеспечению содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, текстовые и контрольные примеры их решения.

Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса программных средств, в связи с чем его качество должно быть высоким и оно непременно должно согласовываться с потенциальным пользователем АРМ .

4. Программное обеспечение АРМ определяет его интеллектуальные возможности, профессиональную направленность, широту и полноту осуществления функций, возможности применения различных технических устройств (блоков). Программное обеспечение АРМ должно выполнять следующие функции, представленные на рис. 4.4.

Программное обеспечение АРМ делится на два вида:

Основные элементы общего программного обеспечения обычно поставляются вместе с персональной ЭВМ. К ним относятся:
- операционные системы и операционные оболочки;
- программные средства ведения баз данных;
- программные средства организации диалога;
- программы, расширяющие возможности операционных систем.
Главное предназначение этой части программного обеспечения - управление работой процессора, организация интерфейса между пользователем и ПЭВМ, организация доступа к памяти, периферийным устройствам и сети, управление файлами, запуск прикладных программ и управление процессом их выполнения, трансляция и выполнение программ, подготовленных на алгоритмических языках.

Специальное программное обеспечение АРМ обычно состоит из уникальных программ и функциональных пакетов прикладных программ и определяет вид, содержание и конкретную специализацию АРМ . Специальное программное обеспечение создается на основе инструментальных программных средств диалоговых систем, ориентированных на решение конкретного класса задач со схожими функционально-технологическими особенностями обработки информации. Основными приложениями пакетов прикладных программ, входящих в состав специального программного обеспечения АРМ , являются обработка текстов, табличная обработка данных, управление базами данных, машинная и деловая графика , организация человекомашинного диалога, поддержка коммуникаций и работа в сетях.

Эффективными в АРМ являются многофункциональные интегрированные пакеты, реализующие несколько функций переработки информации, например, табличную, графическую, управление базами данных, текстовую обработку в рамках одной программной среды.

Классификация программного обеспечения АРМ представлена на рис. 4.5.

5. Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и аппаратной части ПК.

Основу языков лингвистического обеспечения АРМ составляют заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяться или дополняться существующие. Возможности языка во многом определяют также списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности. Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, в других - в виде операторов специального вида.

6. Технологическое обеспечение АРМ представляет собой некоторую четко установленную совокупность проектных решений, определяющих последовательность операций, процедур, этапов в соответствующей сфере деятельности пользователя.

Технологическое обеспечение АРМ должно предусматривать выполнение следующих операций:

7. Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании ПЭВМ или терминала на их рабочем месте. При этом возникает необходимость:
- определить функции и задачи каждого специалиста;
- регламентировать взаимодействие работников;
- обеспечить персонал инструктивными материалами на всех технологических операциях автоматизированной обработки информации.
8. Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ , демонстрационные и рекламные примеры.

9. Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс мероприятий, выполнение которых должно создавать максимально комфортные условия для использования АРМ специалистами, быстрейшего освоения технологии и качественной работы на АРМ . Комфортные условия предполагают выбор специальной мебели для размещения технической базы АРМ , организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей.

10. Правовое обеспечение АРМ включает систему нормативно-правовых документов, которые должны четко определять права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ , а также комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т. д.

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимают количественный и качественный состав сотрудников службы по управлению персоналом.

Количественный состав кадровой службы определяют на основе численности работников организации, сферы деятельности организации и структурного состава сотрудников.

В мировой практике управления персоналом сложилась следующая тенденция: в США и России один работник кадровой службы обслуживает 100 сотрудников организации, в Германии - 130-150 сотрудников, во Франции - 130 сотрудников.

Количественная оценка потребности в специалистах службы управления персоналом должна быть одобрена руководством организации. При анализе кадрового обеспечения системы управления персоналом расчета только количественных показателей недостаточно. Оптимальным считается проведение дополнительной процедуры диагностики качественного состава кадровой службы.

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации, на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор, анализ и хранение информации.

К внешним источникам относят: специализированные периодические издания; справочно-правовые и нормативно-правовые системы; ответы на запросы в соответствующие органы; Интернет-ресурсы; протокольные мероприятия - выставки, ярмарки, конференции.

В качестве внутренних источников выделяют информационно-поисковые и справочно-информационные системы, т.е. комплекс документов организации и классификаторы.

Информацию, полученную в результате исследований и разработок, называют первичной, а переработанную - вторичной. Основным носителем информации служит документ. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и направления в дело называют документооборотом. Принято выделять три документопотока: входящий, исходящий и внутренний.

Техническое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

К основным техническим средствам относятся: персональный компьютер с выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; канцелярские принадлежности; офисная мебель; телефонный аппарат; установленное техническое обеспечение.

Совокупность норм и правил, установленных государством и разработанных организацией, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, представляет собой правовое обеспечение системы управления персоналом.

Государственные нормы закрепляются в нормативных правовых актах. К нормативным правовым актам относятся Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ и Трудовой кодекс РФ. Кроме того, к этой группе правовых актов следует отнести федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, законы субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, акты органов местного самоуправления,, нормативные акты министерств и ведомств.

Большое значение в регулировании трудовых отношений имеют локальные акты, т.е. официальные документы организации, имеющие юридическую силу, а также другие документы правового характера, устанавливающие нормы и определяющие порядок, приемы, формы, процедуры, необходимые в управлении работниками организации. К ним относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, должностные инструкции и др.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя. Сторонами коллективного договора признаются работники и работодатель.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.

Трудовой договор представляет собой соглашение между работником и работодателем. В соответствии с этим соглашением и работодатель, и работник как стороны трудового договора принимают на себя определенные обязательства.

В соответствии с нормами трудового права все трудовые договоры в зависимости от срока действия делятся на две группы.

- трудовые договоры, заключенные на неопределенный срок. В таком договоре указывается только дата начала работы.

- трудовые договоры на определенный срок.

Трудовой договор заключатся в письменном виде в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником и работодателем. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ, в котором закрепляются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

5. Анализ кадрового потенциала. Перемещения, работа с кадровым резервом, планирование деловой карьеры.

Кадровый потенциал предприятия - это возможности персонала и администрации, которые могут быть реализованы для достижения целей предприятия. Первостепенная задача кадрового менеджмента - анализ кадрового потенциала и изучение возможностей трудового коллектива.

При исследовании кадрового потенциала широко применяются метод системного анализа, экспертно-аналитический метод и метод главных компонентов, опытный метод и метод коллективного блокнота.

С методом системного анализа тесно связан метод последовательной подстановки, позволяющий изучить влияние на функционирование персонала каждого фактора в отдельности, исключая влияние других факторов.

Системный анализ не исключает и метод сравнений, который дает возможность анализировать управление персоналом с учетом фактора времени, сравнивая желаемое состояние этой подсистемы в будущем с нормативным состоянием или с ее состоянием в прошлом периоде.

Экспортно-аналитический метод предполагает привлечение высококвалифицированных специалистов в области менеджмента.

Метод главных компонентов позволяет отразить в одном показателе свойства многих показателей, характеризующих определенное явление.

Опытный метод связан с системой и ситуационным анализом. Этот метод базируется на опыте предшествующего периода данной системы управления.

Метод коллективного блокнота базируется на применении "мозгового штурма" и позволяет сочетать независимое выдвижение идей с их коллективной оценкой и совместным поиском путей наиболее эффективного использования кадрового потенциала.

В рамках политики карьерного развития сотрудников, компании разрабатывают карьерные лестницы. Деловая карьера сотрудника может быть нескольких видов:

- вертикальная (рост вверх по служебной лестнице);

- горизонтальная (переход из одного подразделения в другое на аналогичные должности);

- центростремительная (выдающиеся достижения, например Герой труда, награды);

- спиральная (движение вверх, с прохождением смежных подразделений);

- двойная лестница (специалист, работающий параллельно консультантом и аудитором);

- дауншифтинг (замедление деловой карьеры, отдых в трудовой деятельности);

- "приработок" (параллельная работа по совместительству), собственный бизнес.

Помимо продвижения вверх по служебной лестнице, сотрудники могут быть ротированы (перемещены) на другие должности. Ротации - это процедуры систематической смены работы конкретным сотрудником в компании на определенный период времени.

Кадровый резерв - это сотрудники компании, обладающие высоким потенциалом профессионального развития и планируемые в будущем на замещение ключевых позиций в компании. Это внутренний кадровый резерв. Кадровый резерв используется для горизонтальных и вертикальных перемещений. Кроме того, возможно существование внешнего кадрового резерва, состоящего из кандидатов, успешно прошедших процедуры отбора в компанию, но в силу отсутствия в определенный период свободной вакансии, не могут быть трудоустроены.

Выделяют три основных подхода к формированию кадрового резерва в организации.

- Номенклатурный подход. Представляет круг должностных лиц, назначение которых относится к компетенции вышестоящих органов

- Конкурсный отбор. Кандидаты проходят определенный набор процедур, в результате чего побеждает лучший по совокупности оценки.

- Процедуры целенаправленного выращивания управленцев. Например, программа "Преемник".

Служба персонала составляет три рейтинга кандидатов:

- Оперативный кадровый резерв - резервисты, которые согласно результатам тестирования и экспертных заключений готовы занять новую позицию уже сейчас;

- Текущий кадровый резерв - кандидаты, которые либо не подошли по формальным признакам, либо им требуется время для достижения необходимого уровня;

- Стратегический кадровый резерв - резервисты, чье назначение на новые должности требует достаточного времени для развития необходимых компетенций. При этом они обладают потенциалом к развитию.

Карьерное собеседование - это современный инструмент в работе служб персонала. В нем участвует сотрудник, его непосредственный руководитель, представитель службы персонала. На его основании определяются ожидания сотрудника от компании, своей деловой карьеры и возможности компании предоставить ему реализацию планов сотрудника по построению карьеры.

В разные периоды работы по личным и производственным причинам сотрудник может быть в различной степени удовлетворен своей карьерой. Служба персонала должна отслеживать данные тенденции у ключевых сотрудников.

В планах индивидуального развития делается акцент на развитие компетенций, необходимых для успеха в конкретной должности, и разрабатывается план подготовки к занятию другой должности.

В качестве передовой технологии кадровые службы стали использовать карьерные сессии для кадрового резерва. Их можно включить в часть программы обучения и развития резервистов.

Службе персонала следует совместно с сотрудником обсуждать данные проблемы во избежание неверных решений в деловой карьере сотрудника и неэффективных инвестиций в него. Для этого следует проводить процедуру "Уточнение карьеры", которая проводится в форме собеседования, отвечая на вопросы: "Где я и как сюда попал?", "Кто я сейчас?", "Индивидуальный год моей жизни", "Что я ожидаю?", "Планы".

Читайте также: