Что необходимо осуществлять для выявления отклонений от плана и регулирования деятельности

Обновлено: 02.07.2024

Каждый руководитель знает, когда готовы все бюджетные формы и составлены основные управленческие отчеты, наступает очередь формирования отчетов о прибылях и убытках и о движении денежных средств. Далее расскажем, с какими трудностями можно столкнуться в этом случае, как использовать данные из этих отчетов, почему настолько важен план-факт анализ показателей эффективности.

Почему так важен план-факт анализ показателей эффективности

Основная задача план-факт анализа эффективности финансового плана состоит в сопоставлении плановых и фактических показателей финансового бюджета и поиске причин, по которым произошли отклонения. Детальный план-факт анализ исполнения генерального бюджета принято осуществлять раз в квартал. При большей частоте удается обнаружить случайные отклонения, но тогда невозможно понять, насколько постоянны устойчивые тенденции, иначе говоря, выявить системные план-факт отклонения в области эффективности работы компании.

Контроль исполнения бюджета входит в число важнейших функций бюджетирования. План или бюджет в чистом виде – это только управленческий инструмент. Но чтобы управлять им, на предприятии должны быть сформированы механизмы по контролю выполнения установленных показателей эффективности. Вот почему так важно на протяжении бюджетного периода регулярно (каждую неделю, месяц, квартал) проводить план-факт анализ или оценку фактического выполнения финансовых показателей, рассматривать причины их невыполнения и принимать своевременные решения для выхода из ситуации.

План-факт анализ показателей эффективности может использоваться для большей доли финансовых бюджетов. Он подходит для отдельных операционных и функциональных бюджетов, если требуется более детальное изучение причин отклонений от плана. План-факт анализ может быть проведен в масштабе всей компании или для отдельных центров финансовой активности, проектов, направлений деятельности – тогда он покажет, какой из них дает отрицательные/положительные отклонения и степень их эффективности. В любом случае компания сама выбирает объект анализа, отталкиваясь от приоритетных, по мнению руководства, задач.

В целом ряде организаций серьезная роль отводится бюджетному комитету, который проводит план-факт анализ показателей эффективности, управляет политикой компании в области инвестирования, формирует стратегию финансового планирования. Обычно в подобные комитеты входят топ-менеджеры компании, такие как функциональные директора и руководители бизнес-единиц. Они контролируют бюджетный процесс, за счет чего удается добиться эффективности и быстроты изменения финансовых планов, своевременно вырабатывать рекомендации по исправлению финансового положения всей компании или отдельного центра финансовой ответственности.

Для корректного сопоставления важно, чтобы показатели план-факт анализа приводились в одинаковых аналитических разрезах, с одной периодичностью. За счет отклонений в анализируемых данных удается сделать выводы об эффективности/неэффективности работы всей фирмы или ее отдельных подразделений. При наличии серьезных отклонений прибегают к корректировке или актуализации бюджетов.

Кроме того, результаты план-факт анализа показателей эффективности используются для расчетов бюджетов на другие периоды.

Благодаря правильному выполнению план-факт анализа удается повысить точность бюджетирования, укрепить финансово-экономическое положение компании. Добиться такого эффекта удается за счет параллельного анализа причин отклонений показателей эффективности и создания стратегии для исправления положения.

Как показывает практика, разумнее всего использовать автоматизированную систему для план-факт анализа исполнения бюджетов, подготовки отчетов, позволяющих установить отклонения между плановыми и фактическими данными и описать их причины, вовремя произвести корректировки и актуализацию, что очень важно для эффективности любого бизнеса.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Как подготовиться к план-факт анализу показателей эффективности

Прежде чем приступать к осуществлению план-факт анализа показателей эффективности (особенно когда речь идет о скользящем планировании) необходимо разделить все статьи финансового бюджета на те, где:

изменение показателей может влиять на плановые значения будущих периодов (увеличивать их при излишке денежных средств или снижать в случае перерасхода);
прогнозные значения не зависят от фактических в уже закрытом периоде.

При помощи этого приема вы сможете вовремя скорректировать бюджет.

Важно понимать, что постоянные перебросы неиспользованных расходов на другие статьи или периоды говорят о трудностях компании в процессе бюджетирования. Правда, при резко сменившихся внешних факторах (например, в макроэкономической ситуации) без перебросок между статьями просто не обойтись.

отклонение 50 % – очень существенное, требует срочного обоснования и введения контрмер.

Если в организации работает система финансовых KPI, данная шкала может быть не только полезна при план-факт проверке, но и играть роль инструмента оценки эффективности и качества прогнозирования.

На что обращать внимание при план-факт анализе показателей эффективности

При план-факт анализе показателей эффективности необходимо понять, в какой мере конкретное отклонение является благоприятным, иными словами, повышает ли оно операционную прибыль. В случае незначительных изменений показателей можно отказаться от срочной детальной проверки, поскольку небольшие отрицательные отклонения по одним статьям могут компенсироваться благоприятными отклонениями по другим. Но если же причина выявленного при план-факт оценке отклонения кроется в постоянных факторах, их сумма будет постепенно нарастать, а это требует контрмер для сохранения эффективности работы компании.
Важно разделить отклонения по конкретным статьям бюджета на уровни существенности. Так, к критичным можно относить изменения показателей, превышающие 5 % или 10 % от общей суммы поступлений/расходов. Эти цифры говорят о том, что при превышении отклонения фактического показателя от планового накопленным итогом на 5 % или более требуется внесение поправок в бюджет организации. Стоит понимать, что лимиты существенности отклонений зависят от ряда характеристик фирмы. В первую очередь, к ним относится сфера деятельности, а также немалую роль играют отклонения, выявленные при план-факт анализе в предыдущих периодах.
Отслеживайте взаимосвязь отклонений: допустим, при увеличении выручки и операционных расходов на одинаковый процент не нужно проводить корректировку бюджета. Но при росте операционных расходов, значительно превышающем увеличение выручки, необходим детальный план-факт анализ – он позволит выявить причины такого изменения показателей эффективности.

Кроме того, нужно усилить контроль использования средств оборотного капитала. Также провести анализ критичности изменения выручки позволяет операционный рычаг (отношение маржинальной прибыли к чистой). Представим, что значение рычага равно 3, а текущая рентабельность бизнеса – 15 %, тогда критичным считается сокращение показателя выручки более чем на 5 % – при подобном положении дел фирма понесет убытки, и будет сложно говорить об эффективности ее работы.

Понять, каким образом отклонение по определенной статье, выявленное во время план-факт анализа, сказалось на уровне прибыли, позволяют следующие действия:

Таким образом, план-факт анализ показателей эффективности становится факторным, что значительно облегчает задачу выявления разного рода отклонений и принятия управленческих решений.

ТОП-5 программ для составления план-факт анализа показателей эффективности

1. БИТ.ФИНАНС

Система БИТ.ФИНАНС представляет собой универсальный инструмент для управления вашим бизнесом, а функционал предназначен для автоматизации управленческого учета предприятий любого масштаба, любых направлений деятельности и форм собственности.

БИТ.ФИНАНС предназначен для:

параллельного ведения нескольких видов учета;
формирования и актуализации мастер-бюджетов: БДР, БДДС, ББЛ;
контроля лимитов бюджетов и исполнения бюджетных заявок;
учета и контроля исполнения договоров;
ведения электронного документооборота, согласования и визирования документов;
осуществления план-фактного анализа;
ведения многосценарного планирования;
консолидации отчетности группе компаний.

Задачи, которые вы решите с помощью БИТ.ФИНАНС

ведение управленческого учета на предприятии по индивидуальным правилам отражения хозяйственных операций, которые приняты в вашей организации;
полная автоматизация системы бюджетирования и финансового планирования предприятия: БДР, БДДС, ББЛ;
одновременное ведение учета и получение отчетности по нескольким стандартам: РСБУ, НУ, МСФО, US/UK GAAP;
создание единого информационного поля и консолидация отчетности холдинга;
учет договоров: от согласования проекта договора до формирования графика платежей;
централизованное управление поступлениями и расходованием денежных средств на предприятиях со сложной организационной структурой;
получение руководством компании актуальной финансовой информации в режиме реального времени в наглядном графическом виде: диаграммы, графики, датчики.

Эта платформа разрабатывалась для финансового планирования и бюджетирования многофилиальных предприятий и холдингов. С ее помощью можно планировать показатели финансово-хозяйственной деятельности, учитывать, контролировать и проводить план-факт анализ исполнения бюджетов и показателей эффективности работы компании.

Финансовое планирование и бюджетирование посредством современных технологий и методик. В данном случае может использоваться любая модель бюджетирования. Так, возможна организация ведения бюджета в рамках финансовой структуры предприятия с выделением центров учета.

Для план-факт анализа эффективности работы компании и финансовых показателей могут быть выбраны различные бюджеты: движения денежных средств; доходов и расходов; накладных расходов; инвестиций, пр. Допускается ведение бюджетов в различных валютах с проведением анализа по разным показателям: продуктам, проектам, контрагентам, пр.

4. SAP R/3.

Среди основных достоинств данного ПО стоит назвать тот факт, что это комплексная интеграционная платформа на основе ERP-решения, помогающая усовершенствовать системы управления финансами и корпоративного управления. Кроме того, она дает возможность оказывать положительное влияние на производительность, результативность и оперативность принятия решений, позволяет проводить адаптацию к изменениям бизнеса. Также данное ПО способно объединять на своей базе другие IT-приложения.

Читайте также: